簡(jiǎn)析行政事業(yè)單位內(nèi)部控制中合同管理的主要風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對(duì)

【摘? 要】隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，現(xiàn)時(shí)各個(gè)行政事業(yè)單位內(nèi)部開(kāi)始對(duì)資金管理工作進(jìn)行重視，并且積極的采取合理內(nèi)部控制措施，保證能夠避免一些可能發(fā)生的資金風(fēng)險(xiǎn)。在這種情況下，行政事業(yè)中的合同管理工作也需要跟隨企業(yè)管理工作的發(fā)展方向，對(duì)現(xiàn)時(shí)合同管理工作中存在的主要問(wèn)題進(jìn)行合理分析，制定出合理的風(fēng)險(xiǎn)防范、應(yīng)對(duì)措施，以此保證行政事業(yè)單位能夠?qū)崿F(xiàn)更加健康、長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】行政事業(yè)單位;內(nèi)部控制;合同管理;主要風(fēng)險(xiǎn)和應(yīng)對(duì)

引言

合同是行政事業(yè)單位履行自身職責(zé)、積極參與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的一種連接紐帶，其具有涉及范圍比較廣、包含種類多的特點(diǎn)。因此對(duì)于合同的管理工作需要得到各個(gè)行政事業(yè)單位的重視，不僅需要避免合同管理過(guò)程中出現(xiàn)紕漏或者錯(cuò)誤，同時(shí)也要對(duì)容易發(fā)生的各種風(fēng)險(xiǎn)制定合理的防范和應(yīng)對(duì)措施，以此保證合同管理工作能夠真正促進(jìn)行政事業(yè)單位的資產(chǎn)管理工作更加順利、有效的進(jìn)行，為單位能夠?qū)崿F(xiàn)可持續(xù)發(fā)展做貢獻(xiàn)。

1.合同管理概述

合同又可以稱為契約，其是在平等的情況下，由兩個(gè)當(dāng)事人設(shè)立能夠?qū)崿F(xiàn)變更或者中止的一種協(xié)議。合同具有的法律行為屬于民事行為，是雙上協(xié)商一致產(chǎn)生的產(chǎn)物，其從成立的時(shí)間開(kāi)始生效，具有一定的法律效力。

隨著經(jīng)濟(jì)體制改革進(jìn)程的不斷推進(jìn)，各個(gè)行政事業(yè)單位作為一個(gè)享有民事權(quán)利、承擔(dān)民事義務(wù)的單位，在履行社會(huì)中管理職責(zé)、從事民事行為、提供公共服務(wù)時(shí)簽訂的合同數(shù)量在不斷的增加。雖然這種情況比較有利于單位實(shí)現(xiàn)更加積極的發(fā)展，但是同時(shí)也為單位帶來(lái)了一些不可避免的風(fēng)險(xiǎn)，因此合同管理工作開(kāi)始受到了各個(gè)單位的重視，其已經(jīng)成為單位中資產(chǎn)管理的一個(gè)重要組成部分，在單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的過(guò)程中是不可缺少的工作內(nèi)容。合同管理主要是指在將履行合同作為最終目標(biāo)，按照相關(guān)的法律積極單位內(nèi)部控制相關(guān)制度，從合同的立項(xiàng)工作開(kāi)始，到合同歸檔整個(gè)過(guò)程中進(jìn)行有效管理，確保能夠防范過(guò)程中容易出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)，為行政事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展、順利開(kāi)展經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)提供基礎(chǔ)支持。

2.行政事業(yè)單位合同管理中存在的主要風(fēng)險(xiǎn)

2.1簽訂環(huán)節(jié)

單位在簽訂合同的時(shí)候，一般會(huì)包含以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：策劃、調(diào)查、談判、簽署。在這些環(huán)節(jié)中任何一個(gè)疏漏都會(huì)導(dǎo)致合同管理工作存在一定風(fēng)險(xiǎn)，首先，在簽訂合同之前，沒(méi)有進(jìn)行合理的事前調(diào)研工作和論證工作，對(duì)于合同中提出的各種需求審查不嚴(yán)格，導(dǎo)致出現(xiàn)重復(fù)、資源浪費(fèi)的情況出現(xiàn);其次，在簽訂合同之前，對(duì)于合同另一方的個(gè)人資質(zhì)、信譽(yù)、履約能力等都沒(méi)有進(jìn)行準(zhǔn)確、及時(shí)的調(diào)查，導(dǎo)致后期容易出現(xiàn)違約的風(fēng)險(xiǎn);最后，簽署合同的過(guò)程中，出現(xiàn)越權(quán)簽署合同造成合同失效、無(wú)權(quán)簽署合同導(dǎo)致業(yè)務(wù)不能順利開(kāi)展等情況，都會(huì)給行政事業(yè)單位的資產(chǎn)管理工作帶來(lái)一定困難。

2.2履行環(huán)節(jié)

履行合同是簽署之后雙方對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行義務(wù)執(zhí)行的一個(gè)階段，主要包含：義務(wù)履行、補(bǔ)充條款、變更條款、解除合同、終止合同等環(huán)節(jié)。在實(shí)際的履行合同過(guò)程中，容易產(chǎn)生以下風(fēng)險(xiǎn)：首先，由于各個(gè)職能類的部分，在職能上比較單一和分散，難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，如業(yè)務(wù)部門(mén)主要負(fù)責(zé)簽訂合同，而法律部門(mén)負(fù)責(zé)的是審查合同等。在這種情況下，非常容易出現(xiàn)由于疏于管理出現(xiàn)的合同執(zhí)行不佳情況，如沒(méi)有按照約定的時(shí)間和金額付款等，非常容易造成行政事業(yè)單位出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)上的損失;其次，在履行合同的時(shí)候，常常會(huì)出現(xiàn)需要變更某個(gè)合同條款的情況，如果這時(shí)不能采取合理有效的措施對(duì)合同的各種變化沒(méi)有及時(shí)跟進(jìn)和處理，就容易給單位帶來(lái)一些法律上的風(fēng)險(xiǎn)。

2.3后續(xù)管理

關(guān)于合同的后續(xù)管理相關(guān)環(huán)節(jié)，主要指的是對(duì)已經(jīng)完成的合同進(jìn)行適當(dāng)保管、考核、評(píng)價(jià)。在行政事業(yè)單位中，比較重視簽訂合同、執(zhí)行合同兩個(gè)環(huán)節(jié)，非常容易忽視合同后期管理工作，主要會(huì)存在以下幾個(gè)方面的風(fēng)險(xiǎn)：首先，后續(xù)合同管理的過(guò)程中，不能確保合同記錄和歸檔準(zhǔn)確、規(guī)范、及時(shí)的進(jìn)行，導(dǎo)致合同處于失控的狀態(tài)，無(wú)法對(duì)其進(jìn)行查閱;其次，單位中合同會(huì)分散放在不同的部分中，這就導(dǎo)致建立合同檔案工作無(wú)法順利實(shí)施，同時(shí)也容易出現(xiàn)合同中內(nèi)容外泄的情況出現(xiàn)。

3.行政事業(yè)單位內(nèi)部控制中合同管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施

3.1健全內(nèi)部控制制度，有效防范風(fēng)險(xiǎn)

想要保證單位中的合同管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化以及流程化的進(jìn)行，最重要的就是要先從完善相關(guān)制度入手，并且通過(guò)提升單位內(nèi)部管理人員的重視，確保能夠有效的防范合同管理工作中容易產(chǎn)生的各種風(fēng)險(xiǎn)，為單位的資產(chǎn)管理工作順利開(kāi)展提供良好基礎(chǔ)。健全內(nèi)部控制相關(guān)制度可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，需要按照內(nèi)部控制的相關(guān)規(guī)范要求，結(jié)合單位內(nèi)部的實(shí)際情況，制定出合理可行的管理制度，并且通過(guò)明確制度中的流程、劃分部門(mén)和人員職責(zé)、確定合同審核重點(diǎn)等方式，確保合同管理工作能夠真正規(guī)范化、科學(xué)化的進(jìn)行，為風(fēng)險(xiǎn)控制工作提供制度上的支持;其次，相關(guān)制度的內(nèi)容需要將合同立項(xiàng)、合同談判、合同審查等各個(gè)換基恩進(jìn)行明確規(guī)范，并且對(duì)于整個(gè)單位內(nèi)部參與到合同工作中的人員進(jìn)行合理的監(jiān)督，以此保證合同管理能夠按照規(guī)定順利進(jìn)行;最后，需要提升相關(guān)人員的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力，適當(dāng)?shù)慕M織一些培訓(xùn)工作，建立合理的合同管理人員管理制度，將績(jī)效考核和管理工作有效結(jié)合在一起，實(shí)施獎(jiǎng)懲制度，以此保證能夠?qū)芾砣藛T的工作進(jìn)行一定規(guī)范。

3.2合理管控關(guān)鍵環(huán)節(jié)，有效避免風(fēng)險(xiǎn)

在實(shí)際的合同管理工作中，每個(gè)不同的步驟中都存在一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)，想要保證合同管理能夠真正發(fā)揮出應(yīng)有的效果，就要對(duì)這些關(guān)鍵的環(huán)節(jié)進(jìn)行合理控制，主要可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：首先是擬定合同的階段，需要加強(qiáng)合同簽訂之前的調(diào)查和論證工作，審核合同是否符合單位的實(shí)際發(fā)展情況，避免出現(xiàn)一些浪費(fèi)資源的情況。同時(shí)要對(duì)對(duì)方的實(shí)際資質(zhì)和信譽(yù)進(jìn)行調(diào)查，對(duì)于一些比較復(fù)雜、涉及范圍比較廣的合同要及時(shí)的建立專業(yè)團(tuán)隊(duì)，監(jiān)控合同的簽訂、履行等各個(gè)過(guò)程;其次，在合同正式履行的過(guò)程中，要對(duì)人員分散造成的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行提前防控，如完善關(guān)于合同使用、傳遞的記錄，以此保證能夠全面跟蹤合同的整個(gè)履行過(guò)程。在遇到需要變更合同的情況，需要與對(duì)方進(jìn)行及時(shí)有效的協(xié)商，并且對(duì)于協(xié)商結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，避免出現(xiàn)違約的情況;最后，在合同完成之后的歸檔、登記工作中，也要進(jìn)行有效的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)控。對(duì)合同進(jìn)行備案的部門(mén)需要建立嚴(yán)格的備案登記相關(guān)制度，并且積極的將信息技術(shù)應(yīng)用在工作中，以此保證合同的保管和查閱信息能夠?qū)崿F(xiàn)共享，為需要合同的人員和部門(mén)提供隨時(shí)查詢合同使用情況、合同歸檔情況機(jī)會(huì)，確保合同歸檔工作能夠真正取得應(yīng)有的效果。

4.結(jié)束語(yǔ)

行政事業(yè)單位在合同管理的工作中，需要通過(guò)合理的內(nèi)部控制措施、把握關(guān)鍵環(huán)節(jié)等各種措施，確保合同管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)能夠及時(shí)被發(fā)現(xiàn)，便于單位中的管理人員及時(shí)制定解決措施，確保單位的資產(chǎn)能夠避免面對(duì)風(fēng)險(xiǎn)。以此保證能夠?yàn)閱挝粚?shí)現(xiàn)更好的發(fā)展、有效執(zhí)行資產(chǎn)管理工作奠定良好的基礎(chǔ)，促使企業(yè)真正實(shí)現(xiàn)健康、長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：雷芳勝（1983.5-），男，畬族，福建南安人，本科，初級(jí)職稱，研究方向?yàn)樾姓聵I(yè)單位內(nèi)控、績(jī)效管理。