打造一款優(yōu)質(zhì)的公文處理系統(tǒng)的策略探索

□ 李秀珍

公文處理系統(tǒng)是以網(wǎng)絡系統(tǒng)為背景，建立起來的系統(tǒng)辦公環(huán)境，辦公人員可以是固定的辦公形式，也可以是移動的辦公形式，或者是遠程的辦公形式來完成辦公活動，這就是在現(xiàn)代技術支持條件下的辦公自動化。它是系統(tǒng)概念，基于公文處理系統(tǒng)在單位行政管理中的重要作用，如何打造一款真正實用、便捷、高效的系統(tǒng)，筆者認為應該從開發(fā)公司遴選、前期需求整理、軟件開發(fā)、售后維護四個方面進行全方位打造。

一、開發(fā)公司遴選

近年，一些經(jīng)營開發(fā)辦公自動化的軟件公司如雨后春筍般成立起來，公司的大小實力也良莠不齊，如何在眾多的公司中選擇適合本單位特點的合作公司，需要進行三看:

(一)看公司業(yè)績案例。是否開發(fā)過成熟、穩(wěn)定的公文處理系統(tǒng)非常重要。擁有成功行業(yè)經(jīng)驗和最佳實踐，就可以借鑒原來好的經(jīng)驗、做法，又可避免原來開發(fā)過程中走的彎路，節(jié)約時間與成本。另外，只有經(jīng)過實踐檢驗并真正在單位使用不斷完善起來的系統(tǒng)，才算一個成功的案例。選擇公司時最好選擇與同系統(tǒng)、上級單位有成功合作的公司，以利于將來有對接的可能性。

(二)看可否個性化定制。目前一些公文處理系統(tǒng)開發(fā)公司都設有固定的工作流，簡單針對單位機構人員信息進行稍加改動，便可使用，優(yōu)點是可縮短開發(fā)周期，降低成本，但弊端是靈活性不強，功能模塊不全。軟件公司如能根據(jù)單位的需求進行個性化定制，那么既能遵循以往單位的辦公習慣，又能靈活增加一些功能，使用起來會比較簡捷。

(三)看單位預算。看公司的報價是否符合單位在辦公系統(tǒng)方面的預算，報價過高與單位在這方面預算不符則無法通過審批，如果報價過低系統(tǒng)功能過于簡單或者模塊不全，會影響系統(tǒng)使用效果。

二、前期需求整理

(一)單位高層的重視程度。單位高層的重視程度幾乎可以決定實施的成敗，軟件的實施過程就是業(yè)務流程的梳理過程，因要規(guī)范員工行為，轉變工作模式，沒有統(tǒng)一的思想認識，將難以推行，這就需要決策層的有力態(tài)度，購買軟件是第一步，實施過程中對既有工作流的變更以及一些困難環(huán)節(jié)的推進都需要堅定的支持與包容。

(二)需求采集要全面細致。開發(fā)公司的需求采集人員要深入到單位內(nèi)部，熟悉單位運行情況，采集功能模塊、工作流程、單位組織架構、人員節(jié)點、印章、手寫簽名等信息，對每個流程、節(jié)點、功能進行分析，對于可以實現(xiàn)的功能，充分溝通細節(jié)，精細到每個人的人員信息，崗位職責，及所產(chǎn)生的工作流，每一流程步驟要盡可能詳盡，這樣可以避免在實施過程中因為考慮不周而反復修改流程，延誤工期。如果通過分析或基于技術原因無法實現(xiàn)的功能，要提早放棄，以免做無用功。

(三)提前采購軟硬件設備。根據(jù)公司提供的系統(tǒng)需求，提早采買軟、硬件，包括計算機、手寫屏、服務器、數(shù)據(jù)庫、移動辦公設備、各種輔助軟件等。另出于安全方面考慮，一定提前搭建與互聯(lián)網(wǎng)隔離的內(nèi)部網(wǎng)絡環(huán)境。

三、軟件開發(fā)

(一)平臺與架構合理。搭建軟件平臺一定要有前瞻性，以備將來增加的上層架構和功能留有充足的空間，保持在若干年內(nèi)系統(tǒng)的可升級完善，不會因系統(tǒng)落后或空間不足而造成重新開發(fā)。

(二)美觀與便捷統(tǒng)一。一個好的辦公系統(tǒng)一定是界面風格莊重、色調(diào)典雅，功能節(jié)點一目了然。這就需要技術開發(fā)公司選派美學功底較高的美工人員進行總體設計，以達到界面美觀友好，辦公效果舒適，如綠色界面底色對緩解視覺疲勞具有一定效果。目前機關工作人員計算機技術的掌握上還有待提高，而且也不可能花很多的精力去學習計算機，因此就要求在辦公系統(tǒng)的設計上要盡量做到“兩高一型”，即高智能、高技術、系統(tǒng)操作傻瓜型，把能做的事情盡量交給計算機自己來做，人員操作最好僅限于點點按鈕，最多錄入一些辦理意見，只有這樣才能減輕人員的工作壓力，也有利于在單位內(nèi)部迅速推廣使用。

(三)創(chuàng)新與傳承結合。保留一些單位工作流程和習慣，這里的創(chuàng)新主要是指單位工作流程、工作方式和機制的創(chuàng)新，可以打破傳統(tǒng)紙質(zhì)文件傳遞過程的時間、空間局限，充分利用電腦智能，做到依托辦公系統(tǒng)的整個單位運轉的提質(zhì)、提速、提效。例如，采取協(xié)同辦公、虛擬抄送的技術方式，可多人、多部室同時辦理一個文件，不必像紙質(zhì)公文一樣逐人、逐單位傳遞公文，大大縮短文件傳遞時間;領導如果出差、開會，可以在移動辦公手機上簽文，可以打破空間局限，不必因不在辦公室而無法簽文。但創(chuàng)新的同時也要保留一些必要的傳統(tǒng)辦公習慣和好的經(jīng)驗做法，不要全面改變，那樣不利于員工迅速熟悉與接受。

(四)穩(wěn)定與安全并重。安全是系統(tǒng)的生命線，辦公系統(tǒng)中的部分公文與資料屬于政府機密或者只限于在內(nèi)部傳達的敏感信息，而部分是需要向社會公開的信息，這就需要處理好信息保密和資料共享的關系，建立并嚴格執(zhí)行保密審查制度，安裝殺毒軟件，堵住系統(tǒng)漏洞，嚴防黑客攻擊，同時也要防止因工作人員失誤導致的泄密事件。數(shù)據(jù)穩(wěn)定同樣重要，最好建立備用的服務器、數(shù)據(jù)庫，及時備份數(shù)據(jù)，防止因斷電、系統(tǒng)問題引起的數(shù)據(jù)丟失，不然紙質(zhì)文件基本取消，如發(fā)生系統(tǒng)長時間不能使用的情況，完全依賴電子辦公系統(tǒng)的單位，工作運轉也將陷入癱瘓。

(五)注重試運行。系統(tǒng)搭建基本完成后，選擇具有代表性的行政層級人員進行特定小范圍內(nèi)試運行，選擇人員范圍盡量要全，代表性要強，一般工作人員、中層管理人員、領導層人員都要涉及，過程中鼓勵試用人員多提使用問題，發(fā)現(xiàn)問題的過程就是系統(tǒng)完善的過程。只有經(jīng)過不斷發(fā)現(xiàn)問題，解決問題的循環(huán)往復的過程才會使系統(tǒng)不斷完善。

四、售后維護

(一)售后人員選擇與培養(yǎng)。售后人員的選擇非常關鍵，開發(fā)人員在實現(xiàn)系統(tǒng)全面運行，并進行交工驗收后，一般會被開發(fā)公司調(diào)回開發(fā)其他項目，這時，面臨新的售后人員介入，而售后人員一般對進行個性定制后的系統(tǒng)會較陌生，需進行很長一段時間的熟悉才能掌握，另外一般公司都會把公司的業(yè)務主力放在研發(fā)軟件階段，而輕視對售后人員的配備，還有一個原因是IT行業(yè)人員流動性強已成為普遍現(xiàn)象，幾年內(nèi)新手成長為高手后都會選擇跳槽，所以，單位必須要求公司在撤回開發(fā)人員之前對售后人員進行傳幫帶，等熟悉系統(tǒng)能進行日常維護后再撤回公司，另外擦亮眼睛，認真挑選一些思維敏捷、動手能力強、勤奮好學、責任心強的人員進行主動培養(yǎng)，已期開發(fā)與售后階段的順利過渡。

(二)建立應急反應協(xié)作機制。單位與開發(fā)公司應建立一套完整的應急反應機制，因為紙質(zhì)文件已經(jīng)取消，單位完全依賴電子辦公系統(tǒng)進行辦公，一旦系統(tǒng)發(fā)生故障，則整個單位陷入無法運轉的境地，所以一般故障，售后人員應立即修復，較大故障單位應加派熟悉系統(tǒng)的人員約定在一定時間段內(nèi)修復完畢，以不能長時間耽誤辦公為前提，要建立懲罰機制，如果因延誤而造成較嚴重的事故，開發(fā)公司要承擔相應的責任。

［1］孟憲宇．辦公自動化系統(tǒng)中公文管理的實現(xiàn)［J］．遼寧工學院學報，2004，3

［2］黃英．OA系統(tǒng)在公司管理中的應用［J］．電腦知識與技術，2009，12