電力企業(yè)檔案信息化建設初探

桂波 蔣月琴

摘要：新形勢下，信息資源為企業(yè)更好參與社會生活和市場競爭提供了重要保障，在企業(yè)檔案管理中應用和推廣信息化，革新傳統(tǒng)的檔案管理模式，不斷優(yōu)化辦公軟件環(huán)境，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理效率和質量的有效提升。新時期電力企業(yè)檔案管理信息化建設的開展，是企業(yè)正常運轉的必然趨勢。

關鍵詞：電力企業(yè);檔案;信息化建設

引言

檔案是人類的文化遺產(chǎn)，是國家的財富，是人類社會活動的記憶。一個國家文明程度的重要標志之一是這個國家保存的檔案數(shù)量多寡與年代的久遠。檔案價值是檔案學研究的基礎問題，是檔案學的核心基礎理論之一，是檔案工作的昀終落腳點。伴隨著公眾對檔案的關注，人們的檔案意識進一步提高，檔案工作人員對如何更好地實現(xiàn)檔案價值進行了深入研究和探索。檔案價值指的是檔案這一客體對從事社會實踐活動的主體所具有的參考和憑證意義，即檔案利用者利用檔案材料滿足自己在社會活動中的需求。在信息化模式下利用新技術新方法，加強檔案價值的開發(fā)研究，挖掘檔案價值資源，更好地實現(xiàn)檔案價值，有利于提高檔案服務能力，發(fā)揮檔案在經(jīng)濟建設和社會民生方面的重要作用。

1電力企業(yè)檔案信息化資源的特征

1.1內(nèi)容廣泛

企業(yè)的檔案信息資源包括管理類、科技類、會計類等多方面的信息，信息量巨大、內(nèi)容豐富多樣、涉及范圍較廣泛。

1.2專業(yè)性強

企業(yè)在進行生產(chǎn)、科學研究、經(jīng)營管理等活動當中所形成的檔案信息具有檔案專業(yè)的屬性，需要在實施當中按照檔案工作管理原則，分類進行整理。

1.3數(shù)字化

檔案數(shù)字化水平不斷提高，檔案數(shù)字化規(guī)模不斷增加，檔案數(shù)字化加工市場已經(jīng)開始逐漸建立起來，檔案數(shù)字化對象越來越豐富，不再局限于紙質檔案，開始擴展到照片、音視頻等多元化的檔案數(shù)字化。

2檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀及存在的問題

2.1在觀念層面，沒有形成與信息化建設相匹配的觀念體系

一是檔案管理的意識薄弱，對檔案信息的收集、采集和歸檔沒有給予足夠的重視。有的檔案管理部門檔案信息疏于管理;有的不注重檔案資料的移交;還有的對檔案的時效性認識不到位，不及時進行分類、錄入、存放和歸檔，經(jīng)常是積壓很多一次集中處理。二是歸檔意識淡化，雖然對信息化建設各個環(huán)節(jié)的要求都清楚，但執(zhí)行起來就是不落實。有的不按制度來，隨意歸檔，想起來就做，想不起來就順其自然;有的缺乏檔案質量意識，把有用的無用的，價值高的價值低的一股腦堆積在一起。

2.2在人才層面，缺少與信息化建設相匹配的專業(yè)隊伍

一是專業(yè)的管理人員配備不到位，有限的人員大多是外行出身，都是照顧的對象，這些人不懂檔案管理方面的知識，電腦操作也知之甚少。二是缺乏既有檔案管理專業(yè)知識和技能、又有信息化操作技能的復合型人才，使檔案信息化建設成為一種擺設，一個口號。

2.3在管理層面，管理能力和管理水平難以滿足檔案信息化建設的需要

一是檔案管理流于形式，沒有嚴格按照信息化建設的要求和制度落實，各個環(huán)節(jié)都存在不到位的問題，造成總體管理效率非常低下。二是閉門造車，不與客戶進行溝通，信息化建設的價值沒有得到應有的開發(fā)。比如說，檔案信息的深加工和分析處理這個非常關鍵的環(huán)節(jié)，要么按老套路進行，處理的結果沒有任何應用價值;要么客戶需要的信息，自己沒有分析提供的能力。

3加強電力企業(yè)檔案信息化建設的措施

3.1增強檔案開發(fā)利用意識

為了保證企業(yè)檔案信息化資源高效開發(fā)和利用，需要讓企業(yè)人員充分認識到檔案信息化的重要意義。在經(jīng)濟快速發(fā)展的時代，檔案信息化水平直接影響企業(yè)的市場競爭實力與企業(yè)發(fā)展速度。企業(yè)檔案管理人員要將宣傳工作做到位，讓全體人員真正意識到企業(yè)檔案信息資源是重要的企業(yè)財富，能夠給企業(yè)提供更多的有效幫助，明確企業(yè)檔案信息化資源給企業(yè)未來發(fā)展帶來的積極指導作用。充分調動起員工的工作積極性，要讓他們在工作出現(xiàn)困難時能積極利用檔案信息資源尋求解決方法，真正靈活運用檔案信息化資源。

3.2注重優(yōu)秀檔案管理人才的引進和培養(yǎng)

電力企業(yè)要想將現(xiàn)代化管理的目標順利實現(xiàn)，就必須對檔案的信息化管理引起重視，這就要求電力企業(yè)在檔案信息化管理中，注重優(yōu)秀檔案管理人才的引進和培養(yǎng)，確保電力企業(yè)檔案信息化管理工作的完善性，竭盡全力在昀短的時間內(nèi)將電力企業(yè)檔案的信息化管理目標實現(xiàn)，為電力企業(yè)的穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎。因為檔案管理人員的綜合素質、專業(yè)素質和企業(yè)檔案信息化建設的進程息息相關，若是電力企業(yè)忽視優(yōu)秀檔案管理人才的引進和培養(yǎng)工作，既使具備再先進的設備也無濟于事，同時電力企業(yè)還要嚴格要求檔案管理人員，使其在工作中積極主動促進自身綜合素質和專業(yè)技能的增強，這就需要電力企業(yè)積極構建切實可行、有效科學的檔案管理人才培訓體系，從人才上大力支持電力企業(yè)的檔案信息化管理。

3.3加強檔案信息化管理的基礎建設，為信息化建設的全面發(fā)展提供可靠的基礎保障

一是要加強檔案信息化管理重點環(huán)節(jié)的建設，不但要配備標準的硬件設備，還要研發(fā)、引進與之相匹配的專業(yè)管理軟件。二是要加強檔案管理隊伍建設，通過“請進來、走出去”的方式，加大檔案管理人員的培訓力度，提高檔案管理人員的綜合素質，讓高素質的復合型人才走上領導崗位。三是要加強檔案信息化管理的思想建設，讓領導者和員工都樹立起濃厚的信息化意識，積極參與檔案管理信息化建設。

3.4建立檔案信息網(wǎng)絡

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，對檔案提供服務的速度要求更快，對檔案信息量的需求也更大，對企業(yè)收集檔案信息資源的方式方法也出現(xiàn)了改變，利用計算機對檔案的信息進行管理成為不可或缺的重要措施。推行現(xiàn)代化檔案管理工作，計算機是必備的。檔案工作需要緊跟時代發(fā)展步伐，加快推進檔案網(wǎng)絡化建設進程，實現(xiàn)檔案資源共享是現(xiàn)代化檔案管理的目標，檔案管理現(xiàn)代化作為檔案事業(yè)發(fā)展的一個重要時期，我們應以檔案管理現(xiàn)代化為切入點，深入高效開發(fā)檔案信息資源，讓企業(yè)員工能夠利用企業(yè)局域網(wǎng)來查找檔案信息資源，利用企業(yè)局域網(wǎng)為企業(yè)各個部門提供及時精準的服務，檔案信息網(wǎng)絡的建立沖破時空和地域的限制，讓使用者更快捷地利用檔案信息資源，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術的作用，促進檔案事業(yè)快速發(fā)展，推動檔案信息化資源的開發(fā)利用工作進程。

結語

總之，對于電力企業(yè)發(fā)展而言，檔案信息化建設尤為關鍵，但現(xiàn)階段電力企業(yè)檔案信息化建設缺乏均衡性，仍有諸多問題存在?；诖耍娏ζ髽I(yè)必須進一步強化檔案信息化建設。基于自身現(xiàn)狀，對電力企業(yè)檔案信息化建設的進程進行合理安排和規(guī)劃，把統(tǒng)一和規(guī)范的標準制定出來，以促進電力企業(yè)檔案信息化建設水平的提升，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息利用率昀大化。

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