談財務(wù)共享中心建設(shè)

王靜

摘 要：財務(wù)共享中心作為近年來出現(xiàn)的新型財務(wù)機構(gòu)，有些單位已經(jīng)建立或在準備建立當中，本文從實際操作出發(fā)，探索了財務(wù)共享中心建立的趨勢、方法、可能遇到的問題和發(fā)展方向，以期解除財務(wù)人員的困惑，和對財務(wù)機構(gòu)的變動提出參考。

關(guān)鍵詞：財務(wù)共享;建設(shè);信息化

一、為什么要建立

財務(wù)共享中心是近年來出現(xiàn)的新型財務(wù)機構(gòu)，它將原來財務(wù)部職責范圍內(nèi)的核算單獨剝離出來，是專門進行記賬、資金收支和編制報表等基礎(chǔ)財務(wù)工作的機構(gòu)，它的產(chǎn)生有時代發(fā)展的趨勢：

大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)傳輸?shù)膶崟r和大量數(shù)據(jù)的可集成存儲、應用、分析使得財務(wù)突破了地域限制，集團內(nèi)部不同地理單位的財務(wù)數(shù)據(jù)可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)集中和調(diào)用。

網(wǎng)銀普及，使得原來開具支票的業(yè)務(wù)改變?yōu)榫W(wǎng)銀收支，省去了經(jīng)辦人員在單位和銀行之間來回跑的步驟，而且資金收支更加快捷、更加安全。

精益管理的要求，集中整合可標準化處理的會計基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，將相同業(yè)務(wù)進行統(tǒng)一規(guī)范，將同一規(guī)范的業(yè)務(wù)更高效的處理，有利于內(nèi)部控制的實施，節(jié)約業(yè)務(wù)處理成本，提高辦事效率，提升財務(wù)信息質(zhì)量。

無論是技術(shù)層面還是管理層面，財務(wù)共享中心都是順應時代發(fā)展的要求產(chǎn)生的，目的是讓專業(yè)的更規(guī)范，讓規(guī)范的更高效。

二、如何建立

機構(gòu)的建立離不開人力物力的配備，建立財務(wù)共享中心也一樣。

第一，集中財務(wù)人員。財務(wù)人員的集中可以有三種方式：物理集中、云集中、二者結(jié)合。物理集中是把集團內(nèi)部不同地理單位的財務(wù)人員集中到一個地點辦公。這種方式的優(yōu)點是便于財務(wù)共享中心的機構(gòu)管理和財務(wù)人員的溝通，便于與財務(wù)共享中心相關(guān)的單位和部門辦理業(yè)務(wù);缺點是部分財務(wù)人員不愿意搬遷帶來的轉(zhuǎn)崗人員流失。云集中是把集團內(nèi)部的財務(wù)數(shù)據(jù)集中，不同地域的財務(wù)人員根據(jù)權(quán)限劃分從數(shù)據(jù)庫云端進行數(shù)據(jù)調(diào)用。這種方式的優(yōu)點是不影響財務(wù)人員的現(xiàn)有生活模式也可以實現(xiàn)財務(wù)共享工作，缺點是不利于機構(gòu)的統(tǒng)一管理，財務(wù)人員之間、財務(wù)與業(yè)務(wù)部門之間的交流不夠直接。二者結(jié)合的方式是較小區(qū)域內(nèi)物理集中，而較大區(qū)域內(nèi)云集中，比如集團內(nèi)部省會里不同單位物理集中，而同一地級市區(qū)域內(nèi)不同單位云集中的方式。這種方式的優(yōu)點是靈活選擇便于實現(xiàn)，缺點是機構(gòu)管理方式較多。

第二，劃分財務(wù)共享中心核算區(qū)域。財務(wù)人員配備以后，進行核算區(qū)域的劃分，有兩種劃分方式：按單位劃分、按業(yè)務(wù)類型劃分。財務(wù)共享中心集中了原來多個單位的財務(wù)核算工作，按單位劃分是分配財務(wù)人員對應做哪些單位的財務(wù)核算，甚至可以讓原單位來的財務(wù)人員繼續(xù)做該單位的財務(wù)核算。這種方式的優(yōu)點是能夠盡快推動財務(wù)共享中心的運行，缺點是不利于業(yè)務(wù)統(tǒng)一規(guī)范。按業(yè)務(wù)類型劃分是打破單位的限制，按收入、成本費用、資產(chǎn)、工程、稅金、出納、報表等業(yè)務(wù)類型進行劃分，分配財務(wù)人員對所有單位的同一類業(yè)務(wù)進行處理。這種方式的優(yōu)點是實現(xiàn)了財務(wù)共享的真正意義，集中整合可標準化處理的會計基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，將相同業(yè)務(wù)進行統(tǒng)一規(guī)范;缺點是流程梳理和規(guī)范需要時間，推廣需要業(yè)務(wù)部門支持，財務(wù)人員長期處理同類業(yè)務(wù)不利于內(nèi)部控制和人員培養(yǎng)。實際操作過程中可以將按單位劃分作為過渡，逐漸理順到按業(yè)務(wù)類型劃分。

第三，信息系統(tǒng)支持。這是關(guān)鍵的一環(huán)，工欲善其事，還需先利其器。從業(yè)務(wù)處理需要和建設(shè)架構(gòu)上看，較為完善的信息系統(tǒng)需要包含四個系統(tǒng)：影像系統(tǒng)、財務(wù)核算系統(tǒng)、銀企互聯(lián)系統(tǒng)、兼容系統(tǒng)。兼容系統(tǒng)是指財務(wù)核算系統(tǒng)與其他相關(guān)業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)的接口、傳輸和調(diào)用，比如與資產(chǎn)系統(tǒng)、物資系統(tǒng)、人資系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)等的兼容。以報賬為例，業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員將報賬資料掃描錄入影像系統(tǒng)開始網(wǎng)絡(luò)審核，同時系統(tǒng)對應生成條碼粘貼在紙質(zhì)資料上以便歸檔備查;經(jīng)過業(yè)務(wù)部門審核以后的報賬資料傳到財務(wù)核算系統(tǒng)，會計生成憑證后傳遞審批，財務(wù)共享中心審批完以后傳遞到出納，出納在銀企互聯(lián)系統(tǒng)進行資金支付;資金支付完成以后對應傳遞到兼容系統(tǒng)，兼容系統(tǒng)對應資產(chǎn)系統(tǒng)的固定資產(chǎn)卡片登記、物資系統(tǒng)的賬實核對、人資系統(tǒng)的經(jīng)辦人員信用評價績效兌現(xiàn)、辦公系統(tǒng)的數(shù)字化歸檔等。

第四，理順規(guī)范業(yè)務(wù)流程，包括內(nèi)部流程、外部流程。財務(wù)共享中心內(nèi)部應建立工作規(guī)范，對憑證流轉(zhuǎn)、銀行余額調(diào)節(jié)表編制、報表編制、檔案裝訂等工作的時間、流程及標準進行規(guī)定。外部流程方面，因原來各單位具體實施上略有不同，比如使用的費用報銷單格式不一樣，有的單位報銷住院慰問費附住院證明而有的單位不附，財務(wù)共享中心應發(fā)出業(yè)務(wù)指導書，標準化業(yè)務(wù)前端傳遞的資料，統(tǒng)一規(guī)范要求，理順業(yè)務(wù)流程，才能加強內(nèi)部控制，加快處理效率，為財務(wù)共享中心長遠的提升發(fā)展打下基礎(chǔ)。

三、建立的難點及解決措施

在財務(wù)共享中心建立的前期，難點在于財務(wù)共享中心職責從財務(wù)部中的剝離，以及理順業(yè)務(wù)流程。解決的措施：首先，需要從機構(gòu)設(shè)置上明確財務(wù)部和財務(wù)共享中心的定位，哪些劃分為管理類工作，哪些劃分為基礎(chǔ)核算類工作。其次，需要明確某一類工作劃分的程度，比如報表工作，審批和對外披露劃分到哪個部門，編制劃分到哪個部門。再次，需要明確工作劃分的結(jié)點，比如持續(xù)施工的某項工程，按支付進度按工程進度還是按時間，從什么結(jié)點開始由財務(wù)共享中心承接辦理。每項工作都需要財務(wù)部和財務(wù)共享中心進行良好的溝通、深入細致的分析和周全的考慮，理清和明確職責范圍，既要避免以后工作出現(xiàn)推諉兩不管或者重復勞動，又要讓管理和核算順暢協(xié)作，保證集團內(nèi)部各項業(yè)務(wù)持續(xù)正常運轉(zhuǎn)。

在財務(wù)共享中心運行后，內(nèi)部控制的完善和加強成為難點。財務(wù)共享中心為集團內(nèi)部很多單位報賬，但財務(wù)共享中心與各單位是獨立的機構(gòu)，并不了解各單位的實際情況。比如，報銷一些人工費用時，財務(wù)共享中心無從判斷費用中是否包含了不應由各單位承擔而應由勞務(wù)派遣單位承擔的費用;不同工齡員工的報銷比例不同，財務(wù)共享中心無從判斷員工的工齡。解決的措施：首先，要明確事權(quán)財權(quán)的劃分，業(yè)務(wù)部門事權(quán)的審批要完善，對業(yè)務(wù)該不該發(fā)生、該發(fā)生多少負責;財務(wù)共享中心財權(quán)的審批也要完善，對報賬資料的完備、資金收支安全負責。其次，財務(wù)共享中心要發(fā)出同類業(yè)務(wù)的標準化處理規(guī)范完善加強內(nèi)部控制，比如要求人工費用報銷需附與勞務(wù)派遣單位簽訂的合同、人資部確認的員工工齡單據(jù)。

信息系統(tǒng)的兼容和安全性，是財務(wù)共享中心長期運作中的難點。財務(wù)共享中心現(xiàn)有的影像系統(tǒng)、財務(wù)核算系統(tǒng)、銀企互聯(lián)系統(tǒng)通常能夠?qū)崿F(xiàn)報賬單據(jù)規(guī)范化、審批流程電子化、信息傳遞自動化、收支實時化，但停留在財務(wù)共享中心的數(shù)據(jù)要變?yōu)楦鳂I(yè)務(wù)部門能夠便利使用的信息，還需要財務(wù)核算系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)的兼容。解決的措施是集團內(nèi)部信息部、財務(wù)共享中心、相關(guān)業(yè)務(wù)部門、外部軟件公司長期的溝通協(xié)調(diào)和合作，一方面對原有的信息系統(tǒng)不斷的升級改造，一方面在建立新信息系統(tǒng)時就統(tǒng)籌考慮。信息系統(tǒng)還需做好訪問系統(tǒng)人員的使用權(quán)限的劃分和安全保密等。

四、未來的發(fā)展

大數(shù)據(jù)時代，信息化自動化的發(fā)展日新月異，財務(wù)共享中心的工作也會隨著技術(shù)的進步越來越迅速高效。也許在不久的將來，財務(wù)共享中心的工作能夠?qū)崿F(xiàn)一體化、一站式和無紙化。比如付款方面，業(yè)務(wù)部門報賬人員將標準化表單及附件資料錄入系統(tǒng)，系統(tǒng)就可以自動帶入會計科目生成憑證，財務(wù)人員僅復核，財務(wù)共享中心審批后，系統(tǒng)自動付款;收款方面，系統(tǒng)收到銀行進賬信息自動檢索資金來源并與銷售合同匹配，同時通知營銷部確認后，系統(tǒng)自動生成憑證，財務(wù)共享中心復核入賬。系統(tǒng)與銀行自動對賬，自動生成報表，自動與兼容系統(tǒng)傳遞信息，全過程甚至在手機上就可以辦理及查看。

將現(xiàn)在消耗大量時間精力的審核資料、選擇會計科目、清理核對工作交給計算機的人工智能去做，財務(wù)人員僅進行復核，以及處理不能模式化的業(yè)務(wù)。財務(wù)共享中心在解放單一重付勞動的基礎(chǔ)上，向數(shù)據(jù)監(jiān)控、預警、利用和分析轉(zhuǎn)型，分析財務(wù)數(shù)據(jù)反映的經(jīng)營趨勢，提出改進方法，為決策提供參考，將財務(wù)從事后記錄改變?yōu)槭虑爸敢龠M業(yè)財融合。

參考文獻：

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