探析新形勢下傳媒企業(yè)檔案的管理與創(chuàng)新

葉瓊花

摘 要：檔案管理是一個企業(yè)內(nèi)部工作中十分重要的一環(huán)，對于企業(yè)來說，檔案是承載整個企業(yè)文化精髓的工具，是促進企業(yè)持續(xù)地經(jīng)營發(fā)展的資料庫。而相對來說，傳媒企業(yè)的檔案管理在各式各樣的企業(yè)之中，擁有更領(lǐng)先的技術(shù)，因此也有助于檔案以最簡便但是高效的方式保存下來。在新的形勢之下，信息化技術(shù)飛速發(fā)展，各行各業(yè)都進行了信息化的改革，給企業(yè)檔案的管理帶來便捷的同時，還有一些難以回避的問題。為了適應(yīng)變化著的新環(huán)境，利用科技將檔案管理的效率提高，發(fā)揮檔案本身的價值，企業(yè)不得不在完成基礎(chǔ)性工作的同時，做出相應(yīng)的改變和創(chuàng)新。本文立足于傳媒企業(yè)的檔案管理，探討在新形勢之下，如何對該項工作進行優(yōu)化和創(chuàng)新，服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：傳媒企業(yè);檔案;管理與創(chuàng)新

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 22-0-02

一、引言

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，傳媒企業(yè)的檔案管理部門作為整個企業(yè)十分重要的一個部門，面對的工作任務(wù)十分的艱巨繁重。傳媒企業(yè)在檔案管理中不斷地進行機制的改革，檔案的范圍擴大以及將檔案管理工作信息化，急切地想要優(yōu)化檔案工作的程序，實行合理的管理，將檔案管理工作的效率提高功能擴大。檔案工作為傳媒企業(yè)向前發(fā)展起著一個更新“資料庫”的作用，幫助傳媒企業(yè)在經(jīng)營之中獲取更多的社會效益和經(jīng)濟效益。但是，目前我國的傳媒企業(yè)檔案管理的發(fā)展十分不充分，并且檔案管理水平并沒有達到很高的水平，在企業(yè)的發(fā)展進程中產(chǎn)生了不良的影響。本文對目前的傳媒企業(yè)檔案工作做出探討并針對具體的問題進行創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化信息化，建立一個完善的檔案管理體系。

二、傳媒企業(yè)檔案管理目前存在的問題

（一）缺乏優(yōu)質(zhì)的管理團隊，檔案管理混亂

對于一個企業(yè)來說，在經(jīng)營的時候會盡力將成本降到最低，人力資源成本向來都是一筆較大的支出。許多傳媒企業(yè)在辦公地點和企業(yè)生產(chǎn)的一線工廠上已經(jīng)將人力成本降到了最低的限度，這樣的思路難免會同樣帶入到檔案管理人員的身上。降低檔案管理人員的待遇，難免會導(dǎo)致該崗位吸引力不足、人員流動性較大，檔案管理在人員的銜接上會顯得乏力，檔案工作在人員更迭之中出現(xiàn)交接問題，從而使檔案管理工作出現(xiàn)混亂，長此以往，甚至?xí)?dǎo)致某些重要的信息丟失[1]。另一方面，減少對檔案管理的重視，必然會導(dǎo)致所聘請的工作人員缺乏專業(yè)知識，在進行檔案管理這樣相對來說十分專業(yè)、要按照特定程序來進行的工作時，缺少相應(yīng)的知識進行支撐的話，難免會出現(xiàn)疏漏。特別是在當(dāng)下信息化的背景之下，很有可能發(fā)生蝴蝶效應(yīng)，一次小小的失誤，導(dǎo)致巨大的錯誤誕生。

（二）檔案管理工作的程序失靈，檔案工作難以理順

傳媒企業(yè)的檔案管理，是一個持續(xù)性系統(tǒng)性的工作，并不是一朝一夕可以達成的。這就要求在企業(yè)的經(jīng)營過程之中，檔案管理工作必須有一個完整的科學(xué)的程序，使管理人員可以用該程序進行檔案管理。但是檔案管理程序不應(yīng)該是一成不變的，有些傳媒企業(yè)會抱著一種制定一個程序那么今后的所有檔案管理工作都仰仗這個程序的想法。這樣的思想是錯誤的。時代在變，企業(yè)的經(jīng)營策略在變，檔案管理的需求也在變，因循守舊只能是故步自封[2]。另一方面，很多傳媒企業(yè)為了減少在這方面的成本投入，采取的是觀摩其他成功企業(yè)的檔案管理經(jīng)驗，然后照搬現(xiàn)成的，但是殊不知檔案管理的經(jīng)驗并不是百試不爽的。在檔案管理程序的設(shè)置之中，借鑒或許是必要的，抄襲卻是大可不必。

（三）緊跟時代的意識匱乏，檔案管理滯后

相對于檔案管理，傳媒企業(yè)會將更多的財力、人力和時間成本投入到技術(shù)和項目的研發(fā)之中，這一點是無可厚非的。但是，檔案管理工作不能夠被遺忘。首先，檔案管理工作可能不像一項技術(shù)和一次合作一樣，能夠給予一個企業(yè)迅速地回報反饋?？墒?，企業(yè)在進行經(jīng)營的時候難免要看看曾經(jīng)走過來的路，來指引以后要走的路。檔案管理工作可以幫助媒體企業(yè)在向前行進的過程之中，記住過去的經(jīng)驗和教訓(xùn)，少走一些彎路[3]。其次，檔案管理工作所管理的是企業(yè)所有的資料，包括企業(yè)資料里面最深邃最精華的部分——企業(yè)文化。在對企業(yè)的資料進行整理的時候，可以將企業(yè)文化做出符合現(xiàn)代形勢的解釋并且將它運用在員工和企業(yè)的管理之上，這樣在實施其他工作的時候，既能夠有奮進的動力，也可以促進企業(yè)的凝聚力。

三、傳媒企業(yè)檔案的管理與創(chuàng)新的措施

（一）構(gòu)建專業(yè)的團隊，減少人員的流動

首先，對于檔案管理這種具有專業(yè)技術(shù)性的崗位，應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)一些具有針對性的專業(yè)人才。并且在對傳媒企業(yè)進行檔案管理的過程之中，難免會接觸到一些企業(yè)的機密，對于能夠接觸到企業(yè)機密的管理人員，應(yīng)當(dāng)盡可能地減少其流動。其次，如果在企業(yè)管理的過程中，人力成本不得不從檔案管理部門進行裁剪，那么應(yīng)當(dāng)盡量減少核心人員的流失，在保持檔案管理的核心人員的條件之下，新入的人員能夠很快地在帶領(lǐng)之下熟悉工作，這樣相對來說，可以減少團隊中因為更換人手而產(chǎn)生的磨合的時間，提高工作的效率[4]。最后，檔案管理工作人員在工作的時候多是以團隊的形式進行，那么應(yīng)該注重團隊內(nèi)部的和諧，不要將人員之間的矛盾帶到工作之中，一個穩(wěn)定協(xié)調(diào)的團隊才能夠在工作之中擁有更顯著的成就。

（二）完善檔案管理體系，設(shè)置管理程序

檔案管理部門對于傳媒企業(yè)來說，是最重要的職能部門之一，在工作之中應(yīng)當(dāng)盡力將一切對企業(yè)有價值的檔案資料收集并妥善地保管。因此，必須在檔案管理中堅持集中統(tǒng)一的機制，分層次地對檔案進行保管。首先，掌握決策的人員和高級管理人員要將檔案管理工作重視起來，在設(shè)置管理體系的時候，要有高屋建瓴的管理思路，做出有效的決策。其次，設(shè)置科學(xué)的檔案管理體系，對檔案進行層次性的管理，避免在收集檔案的時候出現(xiàn)缺失，檔案也不應(yīng)當(dāng)出現(xiàn)在個人的手中，應(yīng)當(dāng)將檔案管理形成一個牢不可破的網(wǎng)絡(luò)，來保障管理工作的展開[5]。最后，設(shè)置相應(yīng)的管理程序，在每一個對應(yīng)的程序之上，安排負責(zé)的人員，對應(yīng)的環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題之后，直接找相應(yīng)的責(zé)任人員。這樣不僅有助于檔案管理工作能夠切實有序地展開，還能提高監(jiān)督的效率。避免工作人員在其位，不謀其政。

（三）運用現(xiàn)代信息化技術(shù)，簡化檔案管理工作

傳媒企業(yè)作為走在時代潮流前端的企業(yè)，在經(jīng)營的過程之中能夠輕而易舉地獲取到現(xiàn)代最領(lǐng)先的科學(xué)技術(shù)，并且轉(zhuǎn)換成適合自身的進行運用。但是，如前所述，可能考慮到企業(yè)的投入和本企業(yè)的經(jīng)營策略，在檔案管理中投入的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還不夠顯著，這在企業(yè)長遠的發(fā)展之中是存在著弊端的。首先，要將現(xiàn)代的信息化技術(shù)運用到檔案管理工作之中，不得不讓企業(yè)的管理人員改變自己的思路，只進行眼前的盈利投入是十分淺薄的，只有整理發(fā)展的資料，在眾多資料之中尋求養(yǎng)分才是長足之道。企業(yè)的管理人員對于檔案管理技術(shù)投入給予高度的重視，才能將相應(yīng)的具體策略落到實處[6]。其次，信息化技術(shù)雖然便捷，但是在一定程度上也考驗了工作人員的能力，特別是要求其對大數(shù)據(jù)的處理有足夠的敏感性。傳媒企業(yè)應(yīng)當(dāng)對從業(yè)人員進行定期的培訓(xùn)，保證他們適應(yīng)新技術(shù)的變革。最后，在新時代的背景之下，孤軍奮戰(zhàn)難以獨秀于林，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)貙ζ渌麄髅狡髽I(yè)進行一定的學(xué)習(xí)。但是也必須要結(jié)合自己的具體情況，因時因地制宜，取長補短，找出適合自身的發(fā)展道路。

四、結(jié)語

新時代的形勢之下，傳媒企業(yè)的檔案管理享受著信息化發(fā)展的紅利，但是同時也存在著大量的問題。第一，要克服管理團隊的不專業(yè)，培養(yǎng)專業(yè)、合格、協(xié)調(diào)的管理團隊，盡量地增加一些管理從業(yè)人員的資金投入，加大對專業(yè)人才的吸引力，為企業(yè)檔案管理提供可靠的人力支持。第二，建立完善傳媒企業(yè)檔案管理的體系，設(shè)置相應(yīng)的程序，并且將設(shè)置的程序落到實處，引導(dǎo)工作人員通過設(shè)定的程序?qū)n案進行管理，使整個企業(yè)的檔案管理工作開展得井然有序。第三，要善于發(fā)揮信息化技術(shù)領(lǐng)先的優(yōu)勢，將其運用到傳媒企業(yè)檔案管理之中，使得企業(yè)的檔案管理于大數(shù)據(jù)接軌，將檔案管理工作的效率提高。在企業(yè)發(fā)展與創(chuàng)新之路上，檔案管理不應(yīng)該被忽視。只有正視檔案管理工作的地位且為其投入人力和財力，企業(yè)在后續(xù)的發(fā)展之中才能獲得堅實的支撐。

參考文獻：

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[4]許玲，張蕾，張喜春.對新形勢下做好企業(yè)檔案管理的研究與創(chuàng)新[J].科技風(fēng)，2019（27）：7.

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[6]魏欣然.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革探討[J].中文信息，2019（002）：57.