事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化

于寧寧

摘要：檔案對于事業(yè)單位來說有著重要的價(jià)值，其不僅記錄了事業(yè)單位日常運(yùn)行的方方面面，同時(shí)也是事業(yè)單位發(fā)展的方向標(biāo)之一。所以，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理、實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與電子化，對事業(yè)單位來說至關(guān)重要。本文羅列了檔案管理現(xiàn)代化和電子化的優(yōu)勢，并對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的典型問題進(jìn)行列舉，然后提出實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和電子化的幾點(diǎn)建議，旨在為事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)步提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)代化;電子化

現(xiàn)代社會已經(jīng)是以高新技術(shù)為代表的社會，對于事業(yè)單位來說，傳統(tǒng)的管理模式和手段已經(jīng)不再適用，現(xiàn)代化的檔案管理模式是事業(yè)單位檔案管理部門轉(zhuǎn)型的必然。在高新技術(shù)的支持下，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化能夠促進(jìn)檔案管理優(yōu)化與升級，為事業(yè)單位帶來更大的價(jià)值。所以，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化是事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的必經(jīng)之路。

一、檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與電子化的優(yōu)勢

實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化與電子化，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的無紙化存儲和應(yīng)用，通過互聯(lián)網(wǎng)來進(jìn)行檔案的存儲與利用，有效避免了紙質(zhì)檔案被破壞、丟失等問題。同時(shí)，強(qiáng)化了檔案的電子化發(fā)展，讓檔案存儲在數(shù)據(jù)庫中，方便管理、存儲和借閱。相較于傳統(tǒng)的管理方式來說，現(xiàn)代化、電子化的檔案管理是以互聯(lián)網(wǎng)為載體，由于其便捷性較高，所以各個(gè)部門對檔案的利用效率顯著提升，對挖掘檔案價(jià)值、發(fā)揮檔案作用有著重要的作用。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的典型問題

目前，事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化和電子化程度還沒有達(dá)到預(yù)期的狀態(tài)。在檔案管理工作中，相關(guān)制度的不盡完善、電子化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對落后、安全管理工作不到位、管理人員水平跟不上等原因都是影響檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化的直接因素，也是比較典型的問題，很多事業(yè)單位都是受到其中部分或全部因素的影響而導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)步緩慢甚至是停滯不前。所以，解決好這些典型問題，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和電子化的關(guān)鍵。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化與電子化的幾點(diǎn)建議

（一）加強(qiáng)制度的完善

現(xiàn)行的檔案管理制度是在傳統(tǒng)制度的基礎(chǔ)上擴(kuò)充和修改而成，但是其條款并不完全適用于所有的事業(yè)單位。由于事業(yè)單位發(fā)展參差不齊，所以相應(yīng)的檔案管理制度也需要“因人而異”。事業(yè)單位需要針對本單位的發(fā)展情況、工作性質(zhì)、環(huán)境特征以及管理需求等對檔案進(jìn)行針對性的開發(fā)和管理，有針對性地提升工作效率和管理質(zhì)量。通過大量的實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)來不斷完善檔案管理制度，以國家出臺的相關(guān)規(guī)定為基礎(chǔ)[比如《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局第13號令）]，融入地域性發(fā)展需求，從而制定更加符合本單位的檔案管理制度。

（二）做好安全保護(hù)工作

對于電子化的檔案管理工作來說，由于數(shù)據(jù)信息較容易受到各方面因素的影響而導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真、丟失或是被惡意攻擊等問題，所以做好安全保護(hù)工作是非常重要的。第一，要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備所處環(huán)境的安全，避免潮濕、暴曬的環(huán)境影響設(shè)備的性能，從環(huán)境上提供安全保障;第二，加強(qiáng)單位網(wǎng)絡(luò)本身的安全防護(hù)等級，使用內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行各種檔案管理和利用工作，并提升防火墻等級，加強(qiáng)安全保護(hù)軟件的進(jìn)一步使用，從網(wǎng)絡(luò)環(huán)境上提供保障;第三，要注重電子檔案存儲的時(shí)效性，及時(shí)做好備份工作，并及時(shí)更換老舊的設(shè)備，讓檔案信息數(shù)據(jù)所處的環(huán)境始終安全。同時(shí)做好定期安全檢查工作，排除安全隱患，保證數(shù)據(jù)信息的安全。

（三）強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括檔案室的監(jiān)控設(shè)備、傳感器設(shè)備、硬件、軟件等。檔案室一旦發(fā)生火災(zāi)，其帶來的負(fù)面影響是不可逆的，所以加強(qiáng)監(jiān)控設(shè)備、溫度傳感器、濕度監(jiān)測、防盜監(jiān)測等系統(tǒng)組成的預(yù)警體系的建設(shè)是非常重要的，并與消防設(shè)備聯(lián)動(dòng)，組成完整的聯(lián)動(dòng)體系，以及時(shí)應(yīng)對突發(fā)情況。所以在預(yù)警體系中所涉及到的設(shè)施，必須要及時(shí)更新?lián)Q代，保證其靈敏度和精準(zhǔn)度。硬件設(shè)施的更新?lián)Q代是提升現(xiàn)代化與電子化程度的基礎(chǔ)，所以要定期對硬件設(shè)施的性能進(jìn)行檢查、系統(tǒng)更新、零件更換等。軟件設(shè)施的選用也是現(xiàn)代化與電子化的必然。如：對軟件市場進(jìn)行調(diào)研，選擇合適的檔案管理軟件，或是與第三方研究機(jī)構(gòu)共同開發(fā)合適的檔案管理平臺、APP等，為檔案管理工作奠定良好基礎(chǔ)。

（四）提升管理人員能力

以往的檔案管理工作對管理人員的綜合能力要求并不高，但是現(xiàn)代化和電子化的檔案管理則對檔案管理人員自身的能力有著更高的要求。無論是從管理觀念、管理能力還是操作技術(shù)上，都提出了更多的要求。所以，事業(yè)單位要及時(shí)提升、更新并升級檔案管理隊(duì)伍。一方面，做好檔案管理隊(duì)伍的培訓(xùn)工作，通過適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)對管理人員的管理觀念、管理能力、計(jì)算機(jī)操作水平、職業(yè)素養(yǎng)與道德等方面進(jìn)行提升，全面提升管理人員的綜合水平。另一方面，要為隊(duì)伍注入“新鮮血液”，積極引進(jìn)高端人才，吸引更多兼具管理能力與計(jì)算機(jī)操作能力的人才，為檔案管理工作提供更多的人才支持。同時(shí)也能夠通過“幫扶政策”讓老員工傳授管理經(jīng)驗(yàn)，讓新員工傳授高新技術(shù)，促進(jìn)隊(duì)伍綜合水平的整體提升。

總而言之，事業(yè)單位檔案管理工作對事業(yè)單位本身的發(fā)展有著重要的促進(jìn)作用，基于檔案管理現(xiàn)代化和電子化的優(yōu)勢，需要事業(yè)單位積極進(jìn)行改革，通過制度的完善、基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、安全保護(hù)、隊(duì)伍建設(shè)等方式全面提升檔案管理的綜合水平，促進(jìn)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化。

參考文獻(xiàn)：

[1]張夏陽.論事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的運(yùn)用[J]. 現(xiàn)代國企研究，2018（06）：49.

[2]張海洋.城管單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展探索[J]. 納稅，2018，12（21）：123.

[3]韓偉.事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化[J]. 黑龍江科技信息，2017（13）：252.

[4]楚天舒.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展[J]. 才智，2017（16）：244.