設計院檔案管理信息化水平的提升策略研究

胡艷華

摘要：在信息時代下，人們的生活及工作方式都出現(xiàn)了較大變化，現(xiàn)代社會的各個方面都開始逐漸邁上信息化道路。故此，加強檔案信息化建設，提高檔案管理信息化水平，是順應時代發(fā)展的必然趨勢，是一個地區(qū)乃至一個國家檔案管理彰顯現(xiàn)代化的重要路徑。本文聯(lián)系筆者工作實踐，研究了設計院檔案管理信息化水平的提升策略。

關鍵詞：檔案管理;設計院;信息化

自改革開放以來，我國便邁向了高速發(fā)展的道路，各種項目與工程相繼開展，這也使得設計院變得愈加重要，因而，設計院也獲得了長足發(fā)展，規(guī)模普遍得以擴大。在這一背景下，設計院的工程資料和檔案管理工作的重要性越來越凸顯。所以，在信息化時代下設計院需要加強信息化建設，開發(fā)出科學的一套檔案管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)自身檔案管理工作的創(chuàng)新，從而推動自身良性發(fā)展。

一、加大宣傳力度，培養(yǎng)全體檔案意識

一方面，單位領導要高度重視和大力支持檔案信息化工作。對此，設計院檔案部門應主動爭取領導支持檔案信息化工作開展，以使領導能夠轉變思想觀念，增強緊迫感與責任感，結合設計院檔案管理的具體情況，統(tǒng)籌規(guī)劃，適當增加經(jīng)費支持，配置先進的管理設備、設施及軟件等，著手關鍵問題的解決，使檔案信息化工作有計劃、有組織地開展[1]。另一方面，加大內(nèi)部宣傳力度，建立合理的宣傳機制，將宣傳工作常態(tài)化，并加快自身相關宣傳平臺的構建。同時，在設計院全年工作計劃中納入檔案管理工作，對各方面力量做充分調(diào)動，以使全體的檔案意識得以培養(yǎng)。

二、檔案數(shù)字化，夯實信息化物質(zhì)基礎

伴隨設計院的持續(xù)發(fā)展，其工程項目越來越多，承接業(yè)務范圍也更為廣泛，這也很大程度加大了內(nèi)部檔案的館藏量。由于某些項目名稱幾經(jīng)變更、工程項目名稱相似等因素，較大程度影響到檔案的查找利用，使得檔案管理人員在實體檔案查找上浪費了較多時間。為了使上述問題得到良好解決，就須把這些檔案數(shù)字化，如此一來，能夠使檔案利用的便捷性得到顯著提升，更方便人員的管理和借閱，避免了紙質(zhì)檔案僅能供一人使用的情況，使檔案人員工作效率和檔案利用效率得到很大提升[2]。檔案人員能夠擁有更多的時間展開檔案知識化管理和檔案信息資源編研。所以，設計院應逐步數(shù)字化加工歷史室藏的非涉密紙質(zhì)檔案，逐漸達到100%的檔案數(shù)字化率?？傊?，檔案數(shù)字化能使檔案室由“數(shù)字檔案信息中心”替代以往的“檔案實體保管和服務”為主的情況。

三、知識點標識，滿足設計人員利用需求

設計院擁有著數(shù)量巨大的檔案，若只是簡單的檢索查閱，則無法使生產(chǎn)設計人員的利用需求得到良好滿足。通過標識知識點，則是基于生產(chǎn)設計人員的利用需求，深入挖掘檔案信息資源，有助于推動檔案信息化邁向高級階段。知識點標識工作大致可分為兩部分：其一屬性分類，檔案管理人員先根據(jù)業(yè)務范圍大致分類檔案文件，比如，給水工程、污水工程、垃圾工程、勘察測量、環(huán)境保護等類別，然后根據(jù)這些分類，與相關專家進行配合，結合專業(yè)特性對分類做進一步細化，將擁有較大利用價值的屬性細分出來;其二屬性標識，組織相關專家結合數(shù)字化成果內(nèi)容，對工程檔案展開屬性標識，完成標識后，生產(chǎn)設計人員就可將自身需要的檔案快速找到。

四、信息化管理，確保檔案管理有序開展

工程檔案的形成過程即為工程建設的過程，這便使得設計院檔案的建立是復雜而漫長的一個過程。從工程立項到工程驗收，是由不同的單位或部門來實施檔案資料的收集和整理的，這也在一定程度上加大了檔案建立的難度，因此，為了提高檔案管理效率和效益，就須開展信息化管理[3]。具體應做好如下內(nèi)容：一是采用適合單位檔案管理的軟件，加快檔案信息化建設，并著手檔案信息化管理規(guī)章制度的制定，對不符合檔案信息化要求的管理體制進行改革，將部門間的分割打破，使設計院信息共享和交換水平得以不斷提升;二是為了不斷提高相關崗位人員的工作能力與素質(zhì)，要著手建立重實效、多渠道、多層次的檔案信息化人力資源的培訓和考評制度;三是決定計算機管理系統(tǒng)成敗的一項重要因素，便是數(shù)據(jù)質(zhì)量，因此為了確保系統(tǒng)的運行穩(wěn)定，就須確保輸入數(shù)據(jù)的準確性與全面性。對此，可著手數(shù)據(jù)審核制度的建立，在數(shù)據(jù)輸入前嚴格審核數(shù)據(jù)，并在輸入后展開認真校對。

結語：總之，對于設計院而言檔案信息化管理工作十分關鍵，涉及到諸多機密文件的保存，倘若出現(xiàn)文件的損壞或丟失，則會很大程度影響到單位的發(fā)展。并且，在信息化時代下內(nèi)部檔案管理信息化，是實現(xiàn)單位可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢，因此，這需要單位方面高度重視，并采用多種方式來提高檔案管理信息化水平，完成檔案信息化建設。

參考文獻：

[1]李玲.大數(shù)據(jù)背景下化工設計院檔案管理研究[J].卷宗，2020，000（002）：106.

[2]李珍.建筑設計單位檔案管理的方法及創(chuàng)新研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（3）：34-35.

[3]王娜娟.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理工作的創(chuàng)新之道[J].辦公室業(yè)務，2019，000（019）：91-92.