大數(shù)據(jù)背景下檔案管理信息化建設(shè)初探

劉亮

摘 要： 檔案管理工作是各行業(yè)日常工作的重要組成部分，檔案資料對于各機關(guān)事業(yè)單位來講都是寶貴的資源，能為機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的下一步目標(biāo)制定起參考作用。大數(shù)據(jù)時代為檔案管理工作提供了便利，但隨之而來還有許多問題需要解決。鑒于此，文章結(jié)合筆者多年工作經(jīng)驗，對大數(shù)據(jù)背景下檔案管理信息化建設(shè)初探提出了一些建議，僅供參考。

關(guān)鍵詞： 大數(shù)據(jù)背景下;檔案管理;信息化建設(shè);初探

【中圖分類號】G647.24 ? ? 【文獻標(biāo)識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.33.276

引言：對檔案進行管理是機關(guān)單位工作中的重要組成部分，也是保證機關(guān)單位正常運行的重要文件資料。長期以來，檔案管理受到技術(shù)水平的影響，使用傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適用于時代快速發(fā)展的要求，在機關(guān)單位發(fā)展過程中，傳統(tǒng)的檔案管理方法在人力、物力、財力方面管理能力都比較低，檔案使用的價值遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有發(fā)揮出來。在大數(shù)據(jù)時代對檔案進行信息化管理，應(yīng)該充分利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢，改變傳統(tǒng)的管理方法，找到更適合時代快速發(fā)展的管理模式，創(chuàng)新管理措施。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

在檔案管理工作中開展數(shù)字化建設(shè)，不斷改進檔案管理工作，有利于社會的發(fā)展進步，更好地滿足人們提出的對資源高效率的利用。檔案管理信息化工作的開展有其必然性，第一，開展檔案數(shù)字化建設(shè)符合社會發(fā)展的需要。當(dāng)前已經(jīng)進入信息化社會，社會整體發(fā)展方向都是朝著信息化、科技化的方向進行的，而傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足社會發(fā)展的需求，無法實現(xiàn)對現(xiàn)有的檔案資源的優(yōu)化配置，為了讓檔案的服務(wù)惠及更多的群眾，開展檔案數(shù)字化管理勢在必行。第二，改善檔案管理工作方法要求推進檔案信息化管理。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，常常需要對檔案原件進行查閱，翻閱次數(shù)越多，對檔案本身所造成的磨損就越嚴(yán)重。如果能夠?qū)⑿畔⒒夹g(shù)應(yīng)用到檔案管理中去，將能夠有效解決這些問題，同時還能防止檔案丟失，進一步提升檔案管理質(zhì)量。第三，進一步提升檔案管理服務(wù)水平要求開展檔案信息化建設(shè)。檔案管理信息化建設(shè)中，檔案管理人員能夠充分發(fā)揮計算機的作用開展檔案信息管理，大大提升檔案信息管理的水平。

2 當(dāng)前檔案管理信息化的問題

2.1 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一

不同類型的檔案數(shù)據(jù)格式存在差異，檔案管理人員在整理歸檔時需要投入精力將檔案資料的格式統(tǒng)一，拖緩了檔案管理速度。這種問題的產(chǎn)生主要是由于傳播的載體特殊，若將不同格式的資料直接歸檔容易造成文件損壞丟失，造成不可逆轉(zhuǎn)的損失，因此想盡快普及檔案管理信息化技術(shù)應(yīng)解決數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一的問題。

2.2 檔案管理信息化水平低

近兩年還有部分機關(guān)事業(yè)單位采取傳統(tǒng)管理方式進行檔案管理工作，未能跟進時代步伐，及時建立信息化檔案庫，導(dǎo)致檔案管理水平低下且管理手段滯后;機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的資金投入不足，管理人員無法適應(yīng)管理手段的改變;且檔案管理部門沒有建立合理的檔案管理制度，對這項工作重視度不夠，都拖緩了檔案管理信息化建設(shè)的進度。

3 大數(shù)據(jù)時代做好檔案管理信息化的途徑

3.1 不斷優(yōu)化檔案管理人員的結(jié)構(gòu)

首先，各單位要組織相關(guān)人員積極學(xué)習(xí)相關(guān)檔案管理工作的法律法規(guī)，讓他們充分認(rèn)識檔案管理信息化建設(shè)的重要意義。并且積極開展各種形式的思想政治教育活動，提高他們的政治思想水平，提高他們的職業(yè)道德，提升他們的職業(yè)素養(yǎng)。其次，機關(guān)單位還應(yīng)該組織檔案工作人員積極參與各種形式的專業(yè)學(xué)習(xí)活動，通過專家講座、進修、觀摩、經(jīng)驗交流等學(xué)習(xí)活動，豐富他們的檔案管理專業(yè)知識，提高他們的信息技術(shù)應(yīng)用能力，從而提高他們的職業(yè)技能。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，在大數(shù)據(jù)時代對于檔案進行管理，對管理人員提出了更高的要求，為了能夠更好地進行檔案管理，機關(guān)單位應(yīng)引進一些專業(yè)人才，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，不斷優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，使更多的年輕人愿意從事檔案管理工作，成為檔案管理的中堅力量，而年齡較大的工作人員應(yīng)輔助年輕人做好檔案信息化管理。

3.2 正確認(rèn)識理解檔案數(shù)字化，科學(xué)開展檔案數(shù)字化建設(shè)

如果不能科學(xué)正確地認(rèn)識理解檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化管理將會受到影響。由于很多工作人員的檔案管理思想受到傳統(tǒng)思維的影響，局限性過多，無法進行有效創(chuàng)新突破，無法科學(xué)合理地開展檔案數(shù)字化建設(shè)。要轉(zhuǎn)變過去對檔案數(shù)字化存在的錯誤理解，打破傳統(tǒng)思維對創(chuàng)新的局限性，在不違背檔案管理基本原則的前提下加入一定現(xiàn)代化的管理思維理念，大膽創(chuàng)新，創(chuàng)造新的檔案數(shù)字化建設(shè)。與此同時，要在檔案數(shù)字化建設(shè)中科學(xué)合理地適當(dāng)增加資金投入，不能為了追求發(fā)展速度而盲目投資。

3.3 統(tǒng)一檔案管理數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

為降低檔案管理人員的工作難度，促進檔案管理信息化建設(shè)更快發(fā)展，應(yīng)優(yōu)先完善檔案管理工作機制，其中檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計規(guī)范要擺在突出地位，不斷完善機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理制度，為該工作提供更可靠的依據(jù)。電子信息技術(shù)在檔案信息化管理中應(yīng)占據(jù)主要地位，保障檔案管理工作能滿足機關(guān)事業(yè)單位的查閱、監(jiān)督、分析等需求。同時檔案管理人員在將紙質(zhì)資料導(dǎo)入計算機時應(yīng)按照統(tǒng)一文件格式錄入，為后續(xù)歸檔工作提供便利;在收集新的檔案資料時也應(yīng)要求資料上傳人和收集人按照統(tǒng)一的文件格式填寫資料，避免因文件格式不同產(chǎn)生返工的情況，這樣不僅為后續(xù)工作提供便利，也能減少機關(guān)事業(yè)單位各部門間的矛盾。例如，某機關(guān)事業(yè)單位在將舊資料錄入電腦時要求錄入員將資料全部使用WPS辦公軟件錄入，輸入時規(guī)范好統(tǒng)一的格式和字體，有效避免了因資料錄入不規(guī)范導(dǎo)致檔案管理人員工作難度增加的問題。

3.4 構(gòu)建完整的大數(shù)據(jù)檔案信息平臺

機關(guān)單位進行檔案的信息化管理，要想切實提高信息管理的水平，就應(yīng)該創(chuàng)建完善的大數(shù)據(jù)信息流通平臺，在工作過程中充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用價值，這也是進行檔案管理的關(guān)鍵內(nèi)容。在具體的應(yīng)用過程中，工作人員應(yīng)充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)大平臺的實際價值，盡量采用統(tǒng)一的信息數(shù)據(jù)儲存、管理、接收、編輯等處理過程，對各個檔案處理過程進行不斷改進，在后續(xù)管理中，工作人員利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，進一步探索大數(shù)據(jù)平臺帶來的便利，為未來的檔案管理研究出新的發(fā)展路徑。除此之外，為了使檔案信息更為安全，應(yīng)合理應(yīng)用計算機安全技術(shù)，確保技術(shù)操作更加專業(yè)，把機關(guān)檔案信息管理系統(tǒng)安全維護工作放在首要位置。

結(jié)束語：綜上所述，檔案管理工作作為各機關(guān)事業(yè)單位重點工作內(nèi)容，建設(shè)信息化管理制度是十分有必要的，能夠有效提高檔案管理工作效率，因此各機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)利用大數(shù)據(jù)時代給檔案管理帶來的便利，不斷改良措施，深化機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化水平。

參考文獻

[1] 岳碧容.大數(shù)據(jù)環(huán)境下的國企檔案信息化管理研究[J].傳播力研究，2019，3（33）：294.

[2] 孫海.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思路[J].蘭臺內(nèi)外，2019（32）：31-32.

[3] 申新穎.大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作創(chuàng)新探究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（32）：25-26.