電子檔案對(duì)醫(yī)院檔案管理發(fā)展的推動(dòng)作用

摘要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展帶來了全新機(jī)遇與挑戰(zhàn)，我國逐漸進(jìn)入到了信息時(shí)代，信息技術(shù)的先進(jìn)性得到人們的高度認(rèn)可。醫(yī)療行業(yè)在我國屬于重要的行業(yè)，在具體的發(fā)展歷程中，將信息技術(shù)引入到檔案管理工作當(dāng)中，使醫(yī)院檔案管理的工作理念與工作方式發(fā)生根本改變。本文首先分析電子檔案對(duì)醫(yī)院檔案管理發(fā)展起到的推動(dòng)作用，針對(duì)其中存在的不足，結(jié)合具體發(fā)展情況制定完善措施，在醫(yī)院檔案管理中，將電子檔案的作用與優(yōu)勢(shì)凸顯出來。

關(guān)鍵詞：電子檔案;檔案管理;創(chuàng)新策略

一、電子檔案對(duì)醫(yī)院檔案管理發(fā)展的作用

（一）簡(jiǎn)化檔案管理流程

受傳統(tǒng)工作方式的影響，醫(yī)院所開展的檔案管理工作，主要依靠人工進(jìn)行整理與登記，開展這項(xiàng)工作的過程中需要投入大量的人力與物力，直接增加了醫(yī)院的管理成本。受各項(xiàng)因素的影響，在人員操作的過程中難免存在一些漏洞，也會(huì)影響檔案資源的利用效率。隨著時(shí)間的推移，繁瑣的人工操作逐漸被電子檔案的生成所代替，簡(jiǎn)化工作流程的同時(shí)還能夠保證工作質(zhì)量與工作效率，逐漸形成自動(dòng)化檔案管理環(huán)境，實(shí)現(xiàn)檔案管理流程的完善。

（二）優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu)

在日常的檔案管理工作當(dāng)中，電子檔案的應(yīng)用對(duì)于檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)技能有著較高要求，部分檔案管理人員習(xí)慣性使用紙質(zhì)檔案開展工作，在具體的實(shí)踐技術(shù)方面，難以在短時(shí)間內(nèi)使用工作要求。因此，醫(yī)院為真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作向著信息化方向發(fā)展，應(yīng)對(duì)人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，將檔案管理人員的職責(zé)進(jìn)行優(yōu)化，制定完善的培訓(xùn)方案提高檔案管理人員的專業(yè)水平，培養(yǎng)出更多專業(yè)性人才，滿足電子檔案管理所提出的各項(xiàng)要求。

（三）提高檔案管理效率

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比較，目前電子檔案的統(tǒng)計(jì)工作更加高效，且減輕了相關(guān)工作人員的工作壓力。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案利用的重要手段之一就是統(tǒng)計(jì)管理，借助專業(yè)的方式進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析之后，逐漸形成可視化的數(shù)字模型，將醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)管理環(huán)節(jié)當(dāng)中存在的問題反映出來，明確今后的發(fā)展趨勢(shì)，針對(duì)具體情況作出科學(xué)的決策。在電子檔案管理當(dāng)中，借助系統(tǒng)平臺(tái)開展各項(xiàng)工作，能夠自動(dòng)完成各項(xiàng)數(shù)據(jù)的分析整理工作，展現(xiàn)出檔案資源的管理價(jià)值。

（四）實(shí)現(xiàn)信息資源共享

相比較而言，電子檔案屬于一種特殊的信息表現(xiàn)形式，為實(shí)現(xiàn)信息共享奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。醫(yī)院在開展檔案管理這項(xiàng)工作時(shí)，應(yīng)結(jié)合醫(yī)院內(nèi)部的具體管理要求，優(yōu)化軟件環(huán)境與硬件環(huán)境，為實(shí)現(xiàn)信息資源共享提供保障。另外，發(fā)揮內(nèi)部信息系統(tǒng)的開放性特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部與外部之間的交流互動(dòng)，利用檔案共享的功能滿足協(xié)調(diào)發(fā)展，還能夠根據(jù)電子檔案管理要求優(yōu)化檔案部門的物質(zhì)環(huán)境，提高電子檔案整體質(zhì)量。

二、醫(yī)院電子檔案管理的發(fā)展策略

（一）注重人才培養(yǎng)

開展醫(yī)院電子檔案管理這項(xiàng)工作時(shí)，需明確相關(guān)工作人員專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)的重要性。第一，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)改變傳統(tǒng)工作理念，給予電子檔案管理工作高度重視，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行正確引導(dǎo)，在醫(yī)院內(nèi)部營造良好的工作氛圍。第二，定期開展專業(yè)培訓(xùn)工作，加強(qiáng)檔案管理人員的各項(xiàng)技能，全面掌握專業(yè)知識(shí)，滿足信息化背景下提出的要求。第三，建立完善的薪酬激勵(lì)機(jī)制，結(jié)合醫(yī)院內(nèi)部發(fā)展的需求推動(dòng)大數(shù)據(jù)建設(shè)，提高醫(yī)院檔案管理的專業(yè)化水平。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)

因電子檔案需借助計(jì)算機(jī)設(shè)備，在開展電子檔案管理工作的過程中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的投入，改善工作環(huán)境提高電子檔案管理水平。開展電子檔案管理工作的過程中，對(duì)于專業(yè)化軟件以及計(jì)算機(jī)設(shè)備具有加高要求，醫(yī)院在建設(shè)內(nèi)部管理制度時(shí)應(yīng)將硬件是設(shè)備的采購計(jì)劃融入其中，結(jié)合醫(yī)院的發(fā)展情況選擇合適的檔案管理軟件。借助先進(jìn)的軟件系統(tǒng)與設(shè)備儀器，加強(qiáng)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)防御工程，構(gòu)建完善的電子檔案管理平臺(tái)后，真正提高檔案管理水平。

（三）健全管理制度

在信息化背景下，相關(guān)工作人員應(yīng)明確應(yīng)用電子檔案的重要性，對(duì)于醫(yī)院檔案管理而言，電子檔案的應(yīng)用起到了重要的推動(dòng)作用。因此，對(duì)現(xiàn)階段的檔案管理制度以及電子檔案管理之間存在的問題進(jìn)行深入分析，有針對(duì)性的進(jìn)行調(diào)整。建設(shè)電子檔案制度的同時(shí)，相關(guān)部門不僅要加強(qiáng)信息系統(tǒng)的建設(shè)，還應(yīng)保證電子文件與電子檔案的安全性，結(jié)合醫(yī)院的具體發(fā)展情況制定管理制度。另外，對(duì)各項(xiàng)細(xì)節(jié)問題進(jìn)行完善，明確電子檔案范圍提高管理水平。

（四）加強(qiáng)監(jiān)督管理

醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理人員，應(yīng)用積極的態(tài)度建立內(nèi)部監(jiān)督管理機(jī)制，并設(shè)置獨(dú)立的監(jiān)督環(huán)節(jié)，定期檢查電子檔案的管理情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理當(dāng)中存在的不足，在最短的時(shí)間內(nèi)制定解決措施，對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，從根本杜絕檔案信息安全事故的出現(xiàn)，對(duì)內(nèi)部監(jiān)督責(zé)任進(jìn)行強(qiáng)化。另外，醫(yī)院還應(yīng)積極配合外部監(jiān)督，開展專項(xiàng)檢查、全面檢查等工作，發(fā)現(xiàn)檔案管理當(dāng)中存在的問題采取措施進(jìn)行糾正，對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。

三、結(jié)語

在醫(yī)院管理工作當(dāng)中，檔案管理屬于一項(xiàng)重要內(nèi)容，電子檔案的發(fā)展優(yōu)勢(shì)逐漸得到凸顯。因此，應(yīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展的變化以及醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè)的需求，將電子檔案的應(yīng)用價(jià)值充分體現(xiàn)出來，加速醫(yī)院檔案工作向著信息化方向發(fā)展。受主觀與客觀等因素的影響，醫(yī)院檔案管理工作在轉(zhuǎn)型的過程中，依舊存在不足，應(yīng)有針對(duì)性的進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，提高信息化檔案管理的質(zhì)量與水平。

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作者簡(jiǎn)介：

陳韻（1991.02.21）女，漢族，四川成都，當(dāng)前職務(wù)：工會(huì)干事，當(dāng)前職稱：助理館員，學(xué)歷：本科，研究方向：醫(yī)院檔案管理.