不動產(chǎn)登記檔案的收集與整理

朱夢嘉

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2020）07-084-02

摘 要 不動產(chǎn)登記檔案是在進(jìn)行不動產(chǎn)機(jī)構(gòu)管理時進(jìn)行登記的一項(xiàng)十分重要的工作，其主要目的是盡可能對各種具有保存價值的文字、圖表以及聲像等不同形式的材料進(jìn)行歷史記錄，不動產(chǎn)檔案的有效登記能夠反映不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的變更、轉(zhuǎn)讓和消滅的情況是現(xiàn)代不動產(chǎn)機(jī)構(gòu)在進(jìn)行產(chǎn)權(quán)管理時，一項(xiàng)十分重要的依據(jù)和管理工作的真實(shí)記載，其中不僅包含登記過程中的各種申請和審核資料，也包含了用戶的基本信息等多項(xiàng)內(nèi)容。不動產(chǎn)登記檔案中包含不動產(chǎn)登記簿以及不動產(chǎn)登記材料，兩個部分登記材料由相關(guān)工作人員進(jìn)行有效的歸檔后則可將其作為有效的法律檔案進(jìn)行應(yīng)用，是不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)在不動產(chǎn)權(quán)管理時最為原始且真實(shí)的記錄，這種檔案不僅具有檔案的歷史性，還包含了產(chǎn)權(quán)歸屬的法律屬性，其本質(zhì)上屬于一種不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的權(quán)屬管理工具。

關(guān)鍵詞 不動產(chǎn) 檔案登記 整理與收集 管理方案

不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案在進(jìn)行登記時包含了專業(yè)性、動態(tài)性、真實(shí)性和完整性等多個特點(diǎn)，其具有的法律效應(yīng)是其他檔案登記無可比擬的。有效的不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記能夠有效保護(hù)不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)所有人的合法權(quán)益，對于我國房地產(chǎn)市場的健康發(fā)展以及管理來說有積極的意義。隨著我國近年來市場的變化，不僅轉(zhuǎn)讓和購買業(yè)務(wù)增多，其中存在的租賃以及各種商業(yè)活動層出不窮，所以相關(guān)工作人員需要意識到不動產(chǎn)檔案登記的重要性，應(yīng)用合理的管理，對檔案進(jìn)行有效的收集與整理，這樣才能保證我國的不動產(chǎn)管理質(zhì)量，使檔案發(fā)揮其真正的效益。但登記的過程由受理開始，直接貫穿于檔案應(yīng)用的每一個過程中，無論是審核、登簿還是發(fā)證，只要是涉及到不動產(chǎn)檔案變動的工作，都應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)的規(guī)定，由工作人員進(jìn)行有效的歸檔，并制作這一項(xiàng)步驟的相關(guān)登記材料，向下一個步驟進(jìn)行移交，按照各項(xiàng)交接手續(xù)進(jìn)行操作，這樣能夠保證檔案生成的規(guī)范性[1]。

一、房屋登記檔案的收集范圍

（一）申請表以及不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的變化

不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)在發(fā)生變化或者消滅時，都應(yīng)當(dāng)由相關(guān)工作人員對步驟進(jìn)行記錄不動產(chǎn)權(quán)的所有人，在提交申請后，由相關(guān)工作人員記錄申請人的身份證明以及法定代表人的身份證明，根據(jù)其檔案的變更需求對其進(jìn)行合理合法的不動產(chǎn)權(quán)登記，同時還需要記錄經(jīng)公證的各種授權(quán)材料以及法定代表人提供的各種證明材料。

（二）房屋登記檔案的登記內(nèi)容

登記機(jī)構(gòu)在進(jìn)行不動產(chǎn)的登記與調(diào)查時，涉及到的文字材料和圖表材料較多，這些材料都需要滿足結(jié)論性材料的特點(diǎn)。工作人員在進(jìn)行登記時，要求法定代表人提供的各種材料種類應(yīng)當(dāng)齊全，并且能夠真實(shí)反映不動產(chǎn)的歸屬、變動的情況，所以在進(jìn)行材料登記時，應(yīng)當(dāng)保證證件齊全，其中應(yīng)當(dāng)包含不動產(chǎn)的平面示意圖、權(quán)籍調(diào)查表、面積計算表以及協(xié)議書和審核表等多項(xiàng)材料。

二、不動產(chǎn)登記檔案的收集質(zhì)量需求

（一）不動產(chǎn)的登記內(nèi)容應(yīng)當(dāng)保持完整

在進(jìn)行不動產(chǎn)的登記時，其中涉及到的各項(xiàng)文字資料應(yīng)當(dāng)具有高度的完整性，不可出現(xiàn)錯漏的情況，尤其是針對各種成套的要件不可出現(xiàn)缺頁少頁的情況，在進(jìn)行圖表的收集時還應(yīng)當(dāng)保持表格的完整性，使檔案中的各項(xiàng)內(nèi)容都具有較高的完整度和詳實(shí)度，這樣才能保證登記材料具有可保存價值，如果其中有錯漏的情況或者涂改的情況，都不應(yīng)當(dāng)將其作為登記材料進(jìn)行記錄[2]。

（二）不動產(chǎn)的登記內(nèi)容應(yīng)當(dāng)真實(shí)準(zhǔn)確

真實(shí)準(zhǔn)確不僅僅是申請人客觀的認(rèn)知，還需要具有一定的法律效應(yīng)，無論是法律上起到的憑證作用，還是反映歷史變更狀況的相關(guān)記錄，都應(yīng)當(dāng)真實(shí)準(zhǔn)確，尤其是在進(jìn)行歷史的變更情況記錄時，不可出現(xiàn)疏漏的情況，例如某一時間段登記缺失。在完成材料的收集后，還需要由相關(guān)工作人員進(jìn)行二次審核，如果在二次審核中發(fā)現(xiàn)收集的材料不準(zhǔn)確或者存在疏漏，應(yīng)當(dāng)予以退回，要求申請人進(jìn)行再次提供相應(yīng)的材料或者對材料進(jìn)行修復(fù)后再次進(jìn)行申請，不可盲目收集登記材料導(dǎo)致錯卷的情況[3]。

（三）登記材料應(yīng)當(dāng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

在進(jìn)行歸檔時，應(yīng)當(dāng)采用紙質(zhì)化的模板進(jìn)行記錄，需要選擇市場上的通用A4打印紙進(jìn)行打印，紙張重量應(yīng)當(dāng)在70g以上，同時不可利用廢棄的紙張背面進(jìn)行打印，避免誤導(dǎo)相關(guān)工作人員或者在保存時出現(xiàn)錯漏的情況。登記單位的窗口工作人員在受理登記業(yè)務(wù)時，需要對申請人附帶的各種原始材料進(jìn)行嚴(yán)格審核，包括所有的原件的復(fù)印件都應(yīng)當(dāng)復(fù)印在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的A4紙張上，并且各種復(fù)印件絕不能進(jìn)行裁剪或拼接，無論是原件還是復(fù)印件，都不可出現(xiàn)涂改的情況。在進(jìn)行資料的收集是收集的材料應(yīng)當(dāng)為統(tǒng)一格式的合同文本、評估報告以及完稅證明等紙質(zhì)材料。而在進(jìn)行文字書寫或打印時，需要流出天頭、地腳、翻口、訂口。申請人在確認(rèn)資料無誤后，需要手寫簽署身份證上姓名，并且在審核完成后，各級的審核人員都應(yīng)當(dāng)在責(zé)任同意書上簽名或蓋章，而在進(jìn)行數(shù)據(jù)或日期的記錄時，各項(xiàng)文字書寫都應(yīng)當(dāng)規(guī)范工整，采用碳素筆或者藍(lán)黑墨水筆進(jìn)行書寫，蓋章時需要新加印泥，不可出現(xiàn)蓋章圖案缺失的情況。申請人需要親筆簽署約定或者筆錄，申請人一定需要親自簽寫，而不可由其他人代替，即使是在申請時，申請人委任與本人同來的同行人簽名也不可[4]。

每個工序在進(jìn)行案件的移交時，都應(yīng)當(dāng)具有移交清單，清單中需要對案件的數(shù)量和資料進(jìn)行記錄，由相關(guān)工作人員核對無誤后，可在移交單上簽署責(zé)任簽名并蓋章，留檔備查。

三、不動產(chǎn)登記檔案的整理原則

（一）不動產(chǎn)檔案需遵循利用原有基礎(chǔ)

在進(jìn)行檔案的登記時，相關(guān)工作人員需要對已有的檔案進(jìn)行有效的管理，由工作人員整理好的相關(guān)檔案，如果不需要進(jìn)行調(diào)查或者調(diào)查具有不必要性，則不可輕易的打亂重排，尤其在檔案室內(nèi)需要加強(qiáng)管理，避免檔案出現(xiàn)蟲蛀或者由于其他外界因素而引起損失。凡是相關(guān)內(nèi)容集中，并且檔案管理質(zhì)量良好的管理區(qū)域，需要盡可能保持原有的檔案整理體系，在進(jìn)行后期的維護(hù)與管理時，都應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行，如果在進(jìn)行檔案核對時，發(fā)現(xiàn)檔案的保存具有不合理性，可以由三名以上的檔案管理人員再進(jìn)行檔案的維護(hù)與整理時簽署相關(guān)的檔案整理責(zé)任書，開展后續(xù)的整理工作，通過適當(dāng)調(diào)整來保證檔案的合理性，進(jìn)而保證檔案在調(diào)用時能夠獲得良好的效果。值得注意的是，檔案在應(yīng)用與管理時，都應(yīng)當(dāng)盡可能降低檔案的翻找、整理頻率，避免由于操作過多而導(dǎo)致檔案出現(xiàn)整理錯誤的情況。

（二）保持檔案的連續(xù)性

在進(jìn)行不動產(chǎn)的檔案登記時，不動產(chǎn)檔案的最終目的是保證相關(guān)工作人員在調(diào)用不動產(chǎn)資料時能夠了解不動產(chǎn)，所以不動產(chǎn)在進(jìn)行檔案登記時，需要依托于真實(shí)的記載與事實(shí)，所以在進(jìn)行檔案的登記時，應(yīng)當(dāng)保證檔案具有高度的聯(lián)系性。工作人員在進(jìn)行檔案的整理與登記時，應(yīng)當(dāng)盡可能保證檔案的連續(xù)性，不可出現(xiàn)年份錯漏或者日期不連續(xù)的情況，只有保證檔案的連續(xù)性，才能保證登記活動中的固有聯(lián)系，使其成為有機(jī)的整體。值得注意的是，在進(jìn)行檔案的登記時，為了保證檔案的連續(xù)性，工作人員在調(diào)用檔案時也需要注意檔案的整理狀況，調(diào)用的檔案需要由原處放回，不可隨意將其放置在成套的檔案中，應(yīng)當(dāng)保證檔案的年份或者時間連接[5]。

（三）檔案整理的最終目的是使檔案便于保管與利用

不動產(chǎn)登記檔案在進(jìn)行整理時，最終的目的是盡可能使檔案能夠應(yīng)用于后續(xù)的活動中，而檔案的整理工作則能夠保證工作人員在調(diào)取檔案時能夠更為快速的找到檔案的對應(yīng)項(xiàng)目，這也是檔案整理工作的基本點(diǎn)和出發(fā)點(diǎn)，也是最終目標(biāo)，所以相關(guān)工作人員需要在一定范圍內(nèi)意識到檔案的管理質(zhì)量，不斷對管理方案進(jìn)行調(diào)整，以便于檔案的保管與利用。

四、不動產(chǎn)登記檔案整理的質(zhì)量需求

（一）裝訂整理的質(zhì)量管理

在進(jìn)行檔案的管理時，對分開的檔案進(jìn)行裝訂整理，是檔案管理工作中一項(xiàng)十分重要的工作環(huán)節(jié)。在進(jìn)行檔案的裝訂時，裝訂工作不可隨意，應(yīng)當(dāng)保證裝訂整理，按照檔案的時間或者其他順序進(jìn)行圈內(nèi)檔案的材料再進(jìn)行排列時，需要遵循一定的邏輯關(guān)系進(jìn)行分類排列。為了保證后續(xù)調(diào)用的方便，通常會將結(jié)論性的材料放置在裝訂成冊的前面，而依據(jù)性材料則應(yīng)當(dāng)在后面；或者審批材料在前，申報材料在后；文字材料在前，圖表材料在后。這些都是對不動產(chǎn)檔案進(jìn)行整理的常見邏輯關(guān)系，也可以按照內(nèi)容的重要程度或者時間先后順序進(jìn)行排列，如果圈內(nèi)中包含的文件材料有紙張大于A4幅面的材料或者圖紙，則應(yīng)當(dāng)按照A4大小進(jìn)行折疊，并注意留出定口，這樣能夠便于后續(xù)調(diào)用時展開翻閱，在進(jìn)行裝訂時應(yīng)當(dāng)保證材料的裝訂平整，不可出現(xiàn)褶皺的情況。

（二）小篇幅材料的管理方案

如果圈內(nèi)文件篇幅有小于A4版面的，例如常見的各種收費(fèi)收據(jù)和購房發(fā)票的文件，需要直接粘貼在A4專用的粘貼紙上，每頁的粘貼紙上的票據(jù)數(shù)量不可過多，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)。不可出現(xiàn)重疊的情況。票據(jù)在進(jìn)行粘貼時，所應(yīng)用的膠水應(yīng)當(dāng)均勻且適量的涂抹在粘貼紙上，不可采用訂書機(jī)直接將其進(jìn)行固定，而檔案中原有包含的金屬物或者釘書釘應(yīng)當(dāng)去除，這樣才能保證紙張在通過高速掃描儀時能夠更為順暢。同時常見的較為柔軟的材料也需要將其直接粘貼到A4紙上，而卷內(nèi)的文件應(yīng)當(dāng)盡可能保持原有的面貌，工作人員不可擅自對其進(jìn)行裁剪或者改動，尤其是不能進(jìn)行涂改。

（三）入庫后的材料管理

裝訂入庫后的材料再進(jìn)行管理時，如果需要對材料進(jìn)行增減、替換，則需要由相關(guān)管理人員出具文字證明，確認(rèn)責(zé)任管理后，由相關(guān)工作人員將裝訂入庫后的文件取出，并且將分解文字證明附在卷中，需要增減的位置，其他沒有接到更改工作的檔案管理人員無權(quán)對材料進(jìn)行任何處理[6]。

五、結(jié)語

不動產(chǎn)材料檔案的整理與收集雖然看似簡單，但其中涉及到的工作內(nèi)容較多，并且十分復(fù)雜，各個登記環(huán)節(jié)都需要有工作人員統(tǒng)一協(xié)調(diào)的進(jìn)行配合，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏都有可能對后續(xù)的檔案利用產(chǎn)生影響，所以一旦管理人員不僅需要具備合理的專業(yè)知識和技能，還需要具備高度的責(zé)任心和事業(yè)心，這樣才能保證檔案管理工作的順利。

參考文獻(xiàn)：

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[6]焦?jié)h科，易家莉，劉振榮.不動產(chǎn)登記房地存量數(shù)據(jù)整合技術(shù)路線研究——以廣州市增城區(qū)為例[J].地理信息世界，2019，26（1）：132-138.