事業(yè)單位提升人事檔案管理水平的探究

張俐

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）08-019-02

摘 要 近年來(lái)，隨著社會(huì)主義的發(fā)展，事業(yè)單位的改革和更進(jìn)，檔案種類和數(shù)量也隨之不斷增加，加之傳統(tǒng)的管理方法，使得檔案管理效率低下，為管理工作帶來(lái)一定的難度。事業(yè)單位檔案管理部門，應(yīng)該跟隨信息化現(xiàn)代化技術(shù)廣泛應(yīng)用發(fā)展的潮流，加強(qiáng)自身檔案管理數(shù)字化建設(shè)，保證檔案管理的真實(shí)性和有效性，構(gòu)建信息化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為各部門的檔案提取應(yīng)用工作提供信息化基礎(chǔ)，提升事業(yè)單位檔案管理的運(yùn)行效率。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 人事檔案管理

人事管理工作指的是相關(guān)部門為了實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的管理目標(biāo)，對(duì)部門范圍內(nèi)的員工開展選拔使用、提升培養(yǎng)、考核獎(jiǎng)懲等一系列的管理活動(dòng)。人事管理工作的目的在于通過(guò)對(duì)員工的科學(xué)合理管理，通過(guò)良好完善的制度以調(diào)整員工與組織、員工與員工之間的健康關(guān)系，充分優(yōu)化人力資源配置并激勵(lì)員工勞動(dòng)熱情，對(duì)優(yōu)化部門人員管理效果、強(qiáng)化部門管理工作效果等均有積極作用。而人事檔案管理作為事業(yè)單位在人事管理工作中的基礎(chǔ)工作內(nèi)容，其工作質(zhì)量的好壞將直接決定著人事管理工作的工作質(zhì)量[1]。

一、事業(yè)單位人事檔案的重要性

現(xiàn)今，信息是一項(xiàng)不可或缺的重要社會(huì)資源，人事檔案作為信息的一個(gè)分支，是最具有社會(huì)屬性的信息，而人才也已是單位贏得競(jìng)爭(zhēng)主動(dòng)的戰(zhàn)略性資源。事業(yè)單位通過(guò)高效率的人事檔案運(yùn)轉(zhuǎn)，幫助單位和個(gè)人搭建和諧的聯(lián)系橋梁，實(shí)現(xiàn)對(duì)人才的科學(xué)配置，更大程度地有助于單位人才隊(duì)伍建設(shè)，人才儲(chǔ)備、后備干部?jī)?chǔ)備，促進(jìn)人力資源管理工作順利進(jìn)行。具體來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位人事檔案管理的重要性主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。①人事檔案對(duì)員工個(gè)體的重要性。通常，員工個(gè)體通過(guò)人事檔案，能夠幫助個(gè)人辦理護(hù)照以及港澳等通行證，方便出行；能夠辦理社會(huì)保險(xiǎn)，提供婚姻狀況和資產(chǎn)證明，有效證明個(gè)人的社會(huì)身份，進(jìn)而使自己能夠獲得更多的社會(huì)保障，在一定程度上改善個(gè)人的生活狀況，使自身的社會(huì)安全得到保障。②人事檔案對(duì)單位管理工作的重要性。高質(zhì)量的人事檔案信息資料能夠幫助單位選拔更優(yōu)秀、更合適的人才。為單位人才隊(duì)伍的構(gòu)建和發(fā)展、遠(yuǎn)景規(guī)劃及預(yù)測(cè)，干部選拔、聘用，員工評(píng)優(yōu)、薪資待遇調(diào)整、職稱評(píng)審、晉升等，以及退休員工年齡推算，以便做好養(yǎng)老保險(xiǎn)等相關(guān)系列重要工作，提供有用的證明材料或參考依據(jù)，從而推動(dòng)事業(yè)的健康發(fā)展[2]。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理意識(shí)較薄弱

雖然人事檔案管理工作在事業(yè)單位中占據(jù)十分重要的地位，但該項(xiàng)工作與單位的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益沒有直接聯(lián)系，使得部分單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)人事檔案管理工作的足夠重視，也沒有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的必要性和緊迫性。在一些工作人員看來(lái)，人事檔案管理就是對(duì)個(gè)人信息的抄寫與保管，不需要具備豐富的專業(yè)知識(shí)，從而對(duì)相應(yīng)工作產(chǎn)生了懈怠、消極等情緒。久而久之，他們對(duì)人事檔案管理工作的重視程度越來(lái)越低，出現(xiàn)了應(yīng)付工作的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量逐漸降低，不能為單位的人才隊(duì)伍建設(shè)提供有效服務(wù)[3]。

（二）人事檔案管理能力的問題

基于人事檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位人事管理工作的基礎(chǔ)性和重要性，其管理人員的個(gè)人能力與綜合素質(zhì)也必須伴隨著事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)步而不斷進(jìn)步。尤其是當(dāng)前信息時(shí)代的發(fā)展背景下，多數(shù)事業(yè)單位在人事檔案管理工作中已經(jīng)應(yīng)用信息化技術(shù)并對(duì)人事檔案管理工作的方式、標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容進(jìn)行了多個(gè)方面的改革，如果管理人員本身素質(zhì)能力不達(dá)標(biāo)或者不能適應(yīng)當(dāng)前事業(yè)單位與時(shí)代技術(shù)的發(fā)展形勢(shì)，那么其個(gè)人能力勢(shì)必會(huì)對(duì)人事檔案管理工作的開展效果造成不利影響[4]。

（三）人事檔案管理信息化建設(shè)速度較慢

雖然人事檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)被部分學(xué)校提上日程，但信息化建設(shè)的速度和程度卻不盡如人意。學(xué)校的人事檔案管理依舊處于較低的水平，許多管理人員依然習(xí)慣于手動(dòng)操作和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存方式，缺乏對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的科學(xué)合理應(yīng)用，這是造成人事檔案管理信息化效率較低的重要原因[5]。

三、事業(yè)單位提升人事檔案管理水平的建議

（一）增強(qiáng)人事檔案管理工作意識(shí)

為創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理工作，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)從思想上認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，并將其納入議事日程中來(lái)，只有這樣才能加強(qiáng)單位干部隊(duì)伍建設(shè)，以便為單位內(nèi)部的相關(guān)工作和崗位輸送優(yōu)質(zhì)人才。第一，成立人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，要求相關(guān)人員定期就人事檔案管理開展檢查、指導(dǎo)與監(jiān)督工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出相應(yīng)的解決措施。第二，采用分級(jí)分類指導(dǎo)、級(jí)別動(dòng)態(tài)升降等原則來(lái)進(jìn)一步促進(jìn)單位內(nèi)部的人事檔案管理工作有序開展。第三，根據(jù)單位各基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的具體情況來(lái)為從事人事檔案管理工作的員工配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)和掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，使檔案管理工作的安全性和可靠性得到一定的物質(zhì)保障[6]。

（二）強(qiáng)化事業(yè)單位人事檔案管理人員能力

事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合當(dāng)前人事檔案管理人員的實(shí)際工作能力對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)引導(dǎo)，要求管理人員在完成人事檔案管理工作的同時(shí)，對(duì)其保密能力、交流能力、綜合能力、服務(wù)能力等進(jìn)行積極培訓(xùn)，依照事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展情況對(duì)其檔案管理技術(shù)進(jìn)行考察培訓(xùn)，確保管理人員在順利有效開展人事檔案管理工作的基礎(chǔ)上擁有更加全面綜合的素質(zhì)能力，以此適應(yīng)人事檔案管理工作的發(fā)展變化，適應(yīng)現(xiàn)代化人事檔案管理技術(shù)的應(yīng)用需求，幫助人事檔案管理人員從檔案管理向信息管理積極轉(zhuǎn)變[7]。

（三）提高人事檔案管理的信息化水平

當(dāng)前科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展，事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案管理工作只有具備高度的信息化水平，才能適應(yīng)我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。根據(jù)我國(guó)基層人員對(duì)人事檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，使用過(guò)去那種傳統(tǒng)的檔案管理手段進(jìn)行工作，已經(jīng)嚴(yán)重不符合當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展要求，并且這種傳統(tǒng)的管理方式由于其自身的復(fù)雜性會(huì)導(dǎo)致人事檔案管理發(fā)生錯(cuò)誤或者檔案丟失。為此，需要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行更新，其中需要做到：首先，事業(yè)單位要積極將科技化的手段融入人事檔案管理工作中來(lái)，配備與更新先進(jìn)的信息化設(shè)備軟件系統(tǒng)。其次，要學(xué)習(xí)其他事業(yè)單位人事檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)[8]。

（四）完善措施，確保安全

事業(yè)單位需要加大對(duì)檔案管理的資金和精力投入，配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理設(shè)備，及時(shí)更新檔案管理軟件。加強(qiáng)檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，例如檔案室要做到堅(jiān)固，消除安全隱患。對(duì)防火、防潮、防光、防高溫等設(shè)備要定期檢查。檔案柜及相關(guān)用品用具要具備安全、防盜、防蟲蛀等條件。空調(diào)、除濕、滅火、滅鼠等器材要齊全。建立相應(yīng)的管理規(guī)范，做到責(zé)任到人，監(jiān)管到位。盡可能創(chuàng)造條件將檔案室、閱檔室和管檔人員的辦公室分離。在檔案管理過(guò)程中，做到準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸人事檔案信息，提高人事檔案信息的利用效率[9]。

（五）規(guī)范人事檔案管理工作流程

評(píng)定人事檔案管理工作成效的關(guān)鍵要素就是人事檔案材料是否完整和標(biāo)準(zhǔn)。因此，事業(yè)單位有必要對(duì)人事檔案管理工作流程進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)范，使檔案的收集、鑒別和查閱、轉(zhuǎn)遞等工作真正落到實(shí)處。第一，認(rèn)真做好人事檔案的收集工作。在單位規(guī)定的期限內(nèi)按照規(guī)范要求及時(shí)收集年度考核、干部任免、調(diào)研考察等檔案信息，以確保個(gè)人材料的完整性。第二，認(rèn)真做好人事檔案的鑒別工作。檔案工作人員在這個(gè)環(huán)節(jié)需要高度關(guān)注檔案材料的日期與真?zhèn)?，判定檔案材料是否屬于該員工、相關(guān)手續(xù)是否完備，如缺少有關(guān)材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記、收集與補(bǔ)充。第三，認(rèn)真做好人事檔案的整理工作。檔案材料要按照基本原則進(jìn)行編號(hào)與歸檔，比如為材料編“類、頁(yè)、號(hào)”、抄寫檔案目錄、裝訂、編寫索引號(hào)等等。第四，認(rèn)真做好人事檔案的查借閱工作。根據(jù)查閱人所持有的單位介紹信或查閱審批表提供相應(yīng)的服務(wù)，經(jīng)審查符合規(guī)定后進(jìn)行閱檔登記，然后提取檔案以供查閱。如遇借閱檔案這樣的特殊情況，需辦理相關(guān)的借閱手續(xù)。第五，認(rèn)真做好人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作。必須針對(duì)所需檔案填寫“人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”，并批注檔案轉(zhuǎn)出時(shí)間和轉(zhuǎn)往單位，同時(shí)還要填寫轉(zhuǎn)出檔案登記表，確認(rèn)無(wú)誤后在回執(zhí)單上簽名蓋章，完成檔案轉(zhuǎn)出。

（六）端正日常管理服務(wù)態(tài)度

人事檔案部門是服務(wù)窗口，是為廣大教職工和學(xué)校的發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持和查閱服務(wù)的部門。服務(wù)意識(shí)是服務(wù)部門工作人員的基本意識(shí)，從事人事檔案管理的人員應(yīng)該要端正服務(wù)態(tài)度，提升服務(wù)意識(shí)，始終把為人民服務(wù)作為根本宗旨，始終把用戶的需求放在首位。通過(guò)在窗口服務(wù)積累經(jīng)驗(yàn)和網(wǎng)上問卷調(diào)查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)新時(shí)期用戶對(duì)人事檔案管理的需求，并提出有針對(duì)性的解決方案，從而在不斷發(fā)展過(guò)程中加強(qiáng)服務(wù)能力，提升服務(wù)質(zhì)量。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，制定規(guī)范的事業(yè)單位人事檔案管理制度，加強(qiáng)人事檔案管理工作的收集整理，完善相關(guān)功能，提高其利用率，引用先進(jìn)的信息技術(shù)運(yùn)用在人事檔案管理中，同時(shí)處理好管理與保密的關(guān)系，就一定能實(shí)現(xiàn)提高人事檔案管理工作的效率和資源利用，使人事檔案管理工作更好地服務(wù)于事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理，從而促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

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