檔案收集整理是管理好檔案的基本要求

趙曉霞

中圖分類號：G270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）08-035-01

摘 要 檔案的收集整理是檔案管理工作中的核心一環(huán)，其直接影響著檔案價值的有效發(fā)揮。本文簡單闡述了檔案收集整理的重要性，同時對如何提高檔案收集整理工作水平展開了重點研究。

關(guān)鍵詞 檔案收集整理 檔案管理 措施

一、檔案收集整理的重要性

從檔案管理方面分析，檔案的收集整理是一項基礎(chǔ)性工作，但在檔案管理中占據(jù)著關(guān)鍵性地位。檔案收集整理在檔案管理工作中的重要性，具體表現(xiàn)如下：首先，檔案收集整理可以進一步挖掘檔案資源蘊含的潛在價值。大部分檔案資源蘊含的價值都是通過前期收集整理而發(fā)現(xiàn)的，所以針對此類檔案資源，需要檔案工作人員進行認真、仔細記錄，以便充分發(fā)揮檔案資源價值與作用[1]。其次，檔案收集整理是形成檔案資料的重要一環(huán)，也是檔案形成的根本性前提，檔案的收集整理影響著檔案資料形成的最終效果，所以必須高度重視檔案收集整理工作。最后，檔案的收集整理作為檔案管理工作的一種方式，也是最基本的工作要求，通過檔案的收集整理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的分類、記錄等，所以檔案管理工作人員必須高度重視檔案收集整理工作。

二、提升檔案收集整理工作水平的措施

（一）提高檔案收集整理意識

為了能夠有效提升檔案的收集整理工作水平，就需要增強工作人員的檔案收集整理意識，深刻地認識到檔案收集整理在檔案管理中的重要性，從而認真、仔細完成檔案收集整理工作[2]。由此檔案部需要實施培訓與教育，不斷地提升檔案管理工作人員的收集整理意識，使其能夠全面地了解與有效掌握檔案的收集整理有關(guān)知識、方法等，促進檔案收集整理工作的有序、有效落實。

（二）優(yōu)化檔案收集整理體系

檔案的收集整理工作，需要根據(jù)檔案管理工作基本要求與檔案部實際狀況，不斷地優(yōu)化與創(chuàng)新檔案收集整理工作體系，科學地應用信息化技術(shù)與網(wǎng)絡化技術(shù)，以現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)為前提逐步優(yōu)化檔案收集整理工作體系，厘清檔案收集整理工作網(wǎng)絡，切實提升工作效率，從而為檔案管理工作的全面落實夯實基礎(chǔ)。此外，還需要對檔案收集整理工作環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，促進檔案收集整理工作人員之間的科學協(xié)調(diào)與配合，有效提升檔案收集整理效率。

（三）完善管理制度，將責任落實到部門

綜合分析檔案管理實際情況與檔案部人員配置狀況，構(gòu)建完善的檔案收集整理工作管理制度，通過各種途徑或者是不同場合積極宣傳檔案管理知識與相關(guān)法律法規(guī)，把制度有效貫穿到檔案收集整理工作之中，明確檔案部需要承擔的責任，深化其檔案管理意識，促使其自覺、認真完成檔案收集整理工作[3]。針對檔案收集整理工作管理制度的構(gòu)建，需要包括檔案的移交歸檔制度、檔案崗位規(guī)范制度與責任落實制度等，從而使檔案收集整理工作的落實能夠有制度可循。

（四）主動收集，提升歸檔率

檔案收集整理工作不僅要構(gòu)建檔案收集歸檔機制，需要高層領(lǐng)導與各個部門之間的密切配合，也需要檔案管理工作人員嚴格落實“三勤”基本原則，也就是腦勤、手勤與腳勤，樹立端正的工作態(tài)度，認真履行工作責任。檔案管理工作人員要結(jié)合檔案資料的來源廣突出特點，積極主動上門收集，并進行跟蹤。針對沒有按照規(guī)定移交檔案資料的部門，檔案管理工作人員必須上門催交，積極與其進行溝通，要有耐心，從而切實提升歸檔率。

（五）提升服務水平，化被動為主動

檔案工作人員是檔案資料的管理者，也是檔案資料使用者的服務者。檔案人員必須樹立服務意識，克服傳統(tǒng)的“守攤式”服務工作理念，突出助手作用，借助信息化技術(shù)實現(xiàn)遠程服務，通過網(wǎng)絡信息載量大與傳輸效率高等優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案資料的分享與共享。高度重視編研工作，檔案工作人員需要掌握檔案資料具備保存情況，綜合分析與研究檔案資料中的各項信息，然后通過收集、篩選、歸納以及摘編等編印成相關(guān)的檔案參考資料，讓檔案資料使用者深刻地認識到檔案資料的價值與作用[4]。以實際作為立足點，有目標性的編制檔案資料檢索工具，從而提高檔案資料使用的便利性。

（六）建立檔案職業(yè)道德規(guī)范，提升檔案工作人員道德水平

為了能夠使檔案工作人員在檔案收集整理工作中有效落實檔案職業(yè)道德，檔案部應該制定檔案職業(yè)道德規(guī)范制度，借助制度約束與規(guī)范檔案工作人員的行為。與此同時，應綜合分析與研究檔案工作人員內(nèi)心需要，使其認識到檔案管理工作價值需要通過與社會交往體現(xiàn)，當檔案工作人員獲得了社會滿足感，真正的看到檔案職業(yè)價值，就會端正工作態(tài)度，并自覺遵守檔案收集整理工作制度。

三、結(jié)語

隨著時代的進步與發(fā)展，檔案管理工作也變得十分復雜，為了切實提升檔案管理效率，就需要以檔案管理實際情況為立足點，以檔案收集整理為切入點，通過一系列措施提升檔案收集整理工作水平，從而保證檔案管理工作的有序、有效落實。

參考文獻：

[1]唐霞.檔案收集整理在檔案管理中的前提保障價值分析[J].辦公室業(yè)務，2015（23）：74.

[2]韓芳.文書檔案收集與整理工作的重要性探究[J].檔案天地，2018（08）：48-49.

[3]王璐.如何做好機構(gòu)改革期間檔案的收集與整理工作——以大慶市機構(gòu)改革期間檔案收集與整理為例[J].黑龍江檔案，2019（03）：102.

[4]卜娟娟.文件材料的平時收集在檔案管理工作中的作用[J].辦公室業(yè)務，2017（22）：115.