信息化技術(shù)在檔案收集整理中的應(yīng)用

趙曉霞

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2020）08-042-01

摘 要 檔案收集管理是一項(xiàng)復(fù)雜性、綜合性比較強(qiáng)的工作。在檔案收集整理工作中實(shí)踐應(yīng)用信息化技術(shù)，能夠切實(shí)提升檔案收集整理效率與水平。本文以信息化技術(shù)為視角，重點(diǎn)分析了檔案收集整理中信息化技術(shù)的應(yīng)用策略。

關(guān)鍵詞 信息化技術(shù) 檔案收集整理 應(yīng)用策略

基于新時代背景下，很多行業(yè)與領(lǐng)域中已經(jīng)高度重視檔案收集整理工作。傳統(tǒng)意義上的檔案管理是以紙質(zhì)檔案管理模式為主，但是紙質(zhì)檔案占據(jù)的存儲空間比較大，查閱檔案資料難度大。然而檔案收集整理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)，能夠有效解決這些問題，并且推動檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

一、加強(qiáng)檔案管理工作人員培訓(xùn)

檔案收集整理中信息化技術(shù)的有效應(yīng)用，需要高素養(yǎng)、高能力的檔案管理專業(yè)人員支撐，因此必須加強(qiáng)檔案管理工作人員培訓(xùn)。檔案管理工作人員應(yīng)對信息化技術(shù)與軟件等有全面地認(rèn)識，準(zhǔn)確掌握信息化技術(shù)與軟件操作規(guī)范，同時還需要具備創(chuàng)新意識、創(chuàng)新能力，力求實(shí)現(xiàn)檔案收集整理信息化應(yīng)用邁入新的階段。

（一）加大素質(zhì)教育與能力培訓(xùn)力度

為了提升檔案收集整理工作成效，就必須切實(shí)增強(qiáng)檔案管理工作人員的綜合能力與素質(zhì)。由此需要高度重視檔案管理工作人員的專業(yè)能力培訓(xùn)，比如計算機(jī)軟件應(yīng)用能力、檔案資料分類處理能力、檔案快速檢索能力等等，保證其能夠勝任檔案收集整理信息化工作[1]。與此同時，幫助檔案管理工作人員樹立職業(yè)道德，提升思想覺悟，在工作中恪守職業(yè)道德，始終堅持實(shí)事求是的原則，提高檔案收集整理工作警惕性，認(rèn)真、仔細(xì)記錄各項(xiàng)數(shù)據(jù)，并借助信息化技術(shù)分析數(shù)據(jù)，切實(shí)提升檔案收集整理水平。

（二）引導(dǎo)檔案管理工作人員樹立創(chuàng)新意識

檔案記錄著大量信息，就算是選擇現(xiàn)代化管理方式，查找檔案信息也很費(fèi)力。由此檔案管理工作人員需要不斷地進(jìn)行創(chuàng)新，探索出更便捷、更人性化的檔案管理方式，切實(shí)提升檔案管理效率。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作人員必須積極順應(yīng)新變化，不斷地完善檔案收集整理方式，減小檔案收集整理工作難度，實(shí)現(xiàn)檔案收集整理工作細(xì)節(jié)的優(yōu)化與完善。

二、加強(qiáng)檔案信息安全保護(hù)工作

信息化技術(shù)為檔案收集整理工作提供了諸多便利，但也增加了檔案信息安全風(fēng)險。一般電子檔案都存儲在數(shù)據(jù)庫之中，若是程序發(fā)生了錯誤，就可能會造成電子檔案丟失。尤其是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推廣與普及，電子檔案面臨的威脅更加嚴(yán)峻，網(wǎng)絡(luò)漏洞、網(wǎng)絡(luò)病毒等都可能會對電子檔案造成嚴(yán)重破壞，由此在高度重視檔案收集整理信息化的基礎(chǔ)上，也要加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)[2]。首先，應(yīng)該加大防火墻技術(shù)的研究與開發(fā)力度，通過防火墻技術(shù)切實(shí)保證檔案信息安全性；其次，檔案管理部門及檔案管理工作人員必須樹立檔案信息安全防護(hù)意識，端正工作態(tài)度，認(rèn)真履行工作職責(zé)，在檔案收集整理工作中科學(xué)、合理地應(yīng)用信息化技術(shù)。

三、優(yōu)化檔案收集整理信息系統(tǒng)建設(shè)

從本質(zhì)上分析，檔案收集整理是一項(xiàng)綜合性、專業(yè)性以及復(fù)雜性比較強(qiáng)的工作，由此優(yōu)化檔案收集整理信息系統(tǒng)建設(shè)尤為重要。實(shí)現(xiàn)檔案收集整理信息化工作的系統(tǒng)化與規(guī)范化，其根本目的是充分發(fā)揮出檔案管理的作用與價值，隨著檔案收集整理工作的規(guī)范化與系統(tǒng)化，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的完善保存，也能夠提升檔案檢索與應(yīng)用便利性[3]。但是在此過程中還應(yīng)該注意幾點(diǎn)問題：首先是科學(xué)分類與管理檔案，按照時間或者是功能的區(qū)別實(shí)施分類，提高檔案收集整理的便捷性；其次是落實(shí)檔案有效期管理制度，在檔案入庫時確定具體的保存日期，當(dāng)檔案達(dá)到保存日期后就會自動進(jìn)行銷毀，從而充分利用有限的檔案庫空間；最后，檔案收集整理信息系統(tǒng)建設(shè)需要專業(yè)知識、技術(shù)的支撐，引入先進(jìn)的檢索技術(shù)與信息處理技術(shù)，能夠提高檔案收集整理效率與水平，而且能夠促進(jìn)各個檔案館間的檔案信息互動與交流，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。

四、完善檔案收集整理手段

檔案信息收集整理工作的基本要求是完成對檔案信息的全方面調(diào)查，切實(shí)保證檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性與完善性[4]。檔案信息的收集整理需要工作人員了解檔案具體流動與使用情況，并全面了解檔案資料的數(shù)量、內(nèi)容、價值以及具體保存時間等，然后選擇信息化管理方式實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效管理，同時在檔案信息移交過程中，需要協(xié)同相關(guān)部門展開監(jiān)督與管理，借助于信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)上跟蹤定位，從而保證檔案資料的完善性與不可分散性。

五、結(jié)語

信息化技術(shù)的實(shí)踐應(yīng)用對提升檔案收集整理工作效率與水平有著巨大幫助。在新時代背景下，檔案收集整理工作中信息化技術(shù)的應(yīng)用需要通過實(shí)踐不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，并不斷地探索與創(chuàng)新，從而切實(shí)發(fā)揮出檔案管理的作用與價值。

參考文獻(xiàn)：

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[3]郭秀卒.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].環(huán)渤海經(jīng)濟(jì)瞭望，2020（1）：97.

[4]高紅.街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作思路探析[J].才智，2019（20）：207.