成人教育檔案管理信息化管理若干思考

單兆軍

摘 要：在成人教育工作中，檔案管理是一個(gè)重要的組成部分。做好檔案管理工作，能夠?yàn)槌扇私逃ぷ鞯挠行?、高效開展奠定基礎(chǔ)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的信息化成為勢不可擋的趨勢之一。實(shí)行檔案信息化管理，不僅方便檔案信息查詢檢索、減輕工作人員工作強(qiáng)度，還能提升檔案管理工作效率、增強(qiáng)檔案信息安全性。然而，就當(dāng)下成人教育檔案管理現(xiàn)狀來看，存在重視程度不夠、管理制度不健全、管理人員信息素養(yǎng)偏低等一系列問題。本文立足實(shí)際情況，針對上述問題，就成人教育檔案信息化管理的具體實(shí)踐策略進(jìn)行論述。

關(guān)鍵詞：成人教育;檔案管理;信息化管理

現(xiàn)如今，隨著就業(yè)門檻的提高，成人教育已經(jīng)進(jìn)入普及化、大眾化時(shí)代，學(xué)校的招生規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，而且生源也具有多樣化特點(diǎn)，加上辦學(xué)層次的多樣化，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢的變化，必須要進(jìn)行改革和創(chuàng)新。而信息技術(shù)的發(fā)展為檔案的管理提供新的契機(jī)。實(shí)踐證明，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行管理，能夠在減輕管理人員負(fù)擔(dān)的基礎(chǔ)上促進(jìn)管理效率的提升。在本文中，筆者就成人教育檔案信息化管理存在的問題以及具體的管理措施分享幾點(diǎn)思考。

一、成人教育檔案信息化管理的重要性

（一）方便檔案信息查詢檢索

成人高校的招生規(guī)模近些年來呈現(xiàn)出逐年遞增的趨勢，學(xué)生的數(shù)量龐大，這也意味著，檔案管理工作愈加繁瑣、復(fù)雜。若是采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，對學(xué)生信息的查詢十分復(fù)雜，管理人員需要翻閱大量的資料，甚至要根據(jù)相應(yīng)的記錄去庫房中逐一篩選，耗時(shí)耗力[1]。而現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用，讓這些工作得到了簡化。管理人員以及相關(guān)人員要想獲取某些方面的信息，只需要在計(jì)算機(jī)上輸入關(guān)鍵詞、檢索詞等，就可以將信息調(diào)出來，不僅查找速度非?？?，而且查詢的信息準(zhǔn)確、全面。因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的介入，檔案信息的查詢和檢索更加方便、快捷。

（二）減輕工作人員工作強(qiáng)度

檔案管理是一件工作量較大的管理工作，管理人員需要采集信息、整理信息、錄入信息、修改信息。若是采取傳統(tǒng)的管理方式，資料非常多，人工操作不方便，而且資料的查詢和修改也極其不方便。更重要的是，學(xué)生的檔案信息并非一成不變，而是在不斷變化的，具有時(shí)效性[2]。管理人員需要定期或不定期對檔案信息進(jìn)行更新，工作量龐大，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。若是使用現(xiàn)代化信息技術(shù)，管理人員就可以快速收集管理數(shù)據(jù)，在更新信息的時(shí)候，只需要幾秒鐘就可以調(diào)取檔案然后進(jìn)行修改、補(bǔ)充、完善。除此之外，在錄入信息的時(shí)候，錄入的數(shù)據(jù)能夠重復(fù)利用，如課程名稱、教師名稱等，在錄入這些數(shù)據(jù)的時(shí)候可以直接使用一鍵復(fù)制等功能，操作輕松，也不容易出錯(cuò)，管理工作人員的工作強(qiáng)大大減輕[3]。

（三）提升檔案管理工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理模式下，不僅工作人員任務(wù)重，而且檔案占據(jù)的空間比較大。由于檔案保存的時(shí)間較長，在這個(gè)過程中可能會(huì)出現(xiàn)受潮、變質(zhì)等各種問題。情況嚴(yán)重的會(huì)造成檔案損壞、無法使用。此外，檔案在被利用的過程中，比如被有關(guān)人員查找、翻閱，很容易出現(xiàn)丟失、磨損等情況[4]。這樣的檔案管理模式顯然已經(jīng)不能滿足當(dāng)下成人教育檔案管理要求。而現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用，能夠有效解決上述問題。管理人員不需要再進(jìn)行大量的手工操作，通過先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)手段就能完成檔案的收集和編撰工作，而且檔案信息的利用率也非常高，并且不會(huì)因?yàn)槭艹?、變質(zhì)而出現(xiàn)損壞情況，檔案管理效率高。

（四）提升檔案信息的安全性

在成人教育中，檔案信息的價(jià)值較高，這是一種重要的資源信息，其真實(shí)性、合法性等直接關(guān)系到學(xué)生今后的就業(yè)，也間接地影響社會(huì)發(fā)展。一旦檔案出現(xiàn)泄露或丟失等情況，會(huì)損害學(xué)生的利益、學(xué)校的利益，甚至?xí)绊懮鐣?huì)效益。而現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用，能夠有效增強(qiáng)檔案信息的保密性和安全性。在信息化管理模式下，管理人員能夠隨時(shí)隨地、快速地檢查信息狀態(tài)，以保證檔案信息的完整性[5]。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，建立在信息技術(shù)之上的電子檔案更具有保密性、快捷性，為檔案信息安全提供可靠的保障。

二、當(dāng)前成人教育檔案信息化管理存在的問題

（一）檔案信息化管理沒有得到重視

受傳統(tǒng)管理工作理念和模式影響，加上檔案管理信息化建設(shè)仍處于探索階段，現(xiàn)如今，成人教育檔案信息化管理存在重視程度不夠等問題。部分工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，仍然采取傳統(tǒng)的管理方式。此外，一些成人院校為了節(jié)省成本資源，沒有針對檔案信息化管理專門設(shè)立部門，所以檔案管理信息化發(fā)展也就停滯不前。有些成人院校雖然進(jìn)行了檔案信息化管理，但是流于形式。在日常工作中，管理人員只是簡單地收集檔案并分類，對于怎樣運(yùn)用信息化技術(shù)管理檔案、優(yōu)化檔案管理質(zhì)量等問題，沒有進(jìn)行深入研討，導(dǎo)致信息化程度不高[6]。

（二）檔案信息化管理制度有待健全

檔案信息化管理是一種新型的、現(xiàn)代化管理方式，與傳統(tǒng)的檔案管理有著本質(zhì)區(qū)別。在實(shí)際工作中，必須針對檔案的信息化管理建立完善的制度，如安全管理制度、檔案查閱制度、檔案應(yīng)用制度等[7]。然而，就目前實(shí)際情況來看。在成人教育檔案管理工作中，普遍缺少完善制度的支撐。在很多成人院校中，管理人員對檔案實(shí)行信息化管理，完全憑借自己的經(jīng)驗(yàn)，或者從網(wǎng)上查詢、借鑒的有關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)。由于缺少完善的制度作支撐，所以檔案管理工作的開展存在很強(qiáng)的隨意性，每一個(gè)環(huán)節(jié)缺少制度把關(guān)，導(dǎo)致整體管理工作效率低下。

（三）檔案管理人員信息化素養(yǎng)偏低

在檔案信息化管理工作中，管理人員是主導(dǎo)者。所以，檔案管理效率和管理質(zhì)量，在很大程度上取決于管理人員的綜合素質(zhì)，尤其是信息素養(yǎng)。然而，就目前實(shí)際情況來看，成人院校中的檔案管理人員，普遍存在知識(shí)結(jié)構(gòu)不完善等問題，老化現(xiàn)象嚴(yán)重，對于檔案管理的有關(guān)技能不能有效掌握，難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。而且很多管理人員自主學(xué)習(xí)能力較低、學(xué)習(xí)意識(shí)不強(qiáng)，很少主動(dòng)去學(xué)習(xí)信息化管理技能，所以管理理念和管理手段存在一定的滯后性，影響檔案的信息化管理。

三、成人教育檔案管理信息化管理策略

（一）增強(qiáng)檔案信息化管理意識(shí)

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。在檔案信息化管理工作中，要想讓行動(dòng)取得實(shí)效性，必須要樹立正確的管理觀念。在成人教育檔案管理工作中，只有學(xué)校以及管理人員等重視檔案信息化管理，才能推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展。所以，要想提升信息化管理水平，首先要增強(qiáng)檔案信息化管理意識(shí)，讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性并從內(nèi)心接受信息化管理。當(dāng)管理人員具有這樣的意識(shí)，才會(huì)付諸行動(dòng)。因此，成人院校應(yīng)當(dāng)針對信息化管理進(jìn)行宣傳并開設(shè)相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，對檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)管理人員的信息化意識(shí)，打造良好的信息化管理氛圍。除了要及時(shí)革新檔案管理人員的思想觀念，增強(qiáng)其信息化管理意識(shí)，學(xué)校還要加強(qiáng)信息管理設(shè)備基礎(chǔ)的建設(shè)。在檔案信息化管理過程中，先進(jìn)的信息管理設(shè)備是基礎(chǔ)和前提。為了提升檔案信息化管理水平，學(xué)校應(yīng)當(dāng)針對信息化管理設(shè)備的建設(shè)加大投入力度，不僅要針對檔案的信息化管理成立專門的管理部門，還要為管理部門購買先進(jìn)的的信息化管理設(shè)備，以此優(yōu)化、改善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，建立一個(gè)完善的、能夠滿足檔案信息化管理需求、設(shè)備齊全的管理設(shè)備系統(tǒng)。有了優(yōu)越的技術(shù)支持和環(huán)境基礎(chǔ)，檔案信息化管理工作效率會(huì)大幅度提升，這對加快成人教育檔案信息化管理進(jìn)程步伐有一定的促進(jìn)作用。

（二）建立健全信息化管理制度

任何管理活動(dòng)的開展，都要有完善的、健全的管理制度作支撐。成人教育檔案信息化管理也是如此。在實(shí)際管理工作中，學(xué)校以及有關(guān)部門、工作人員要根據(jù)檔案信息化管理特點(diǎn)建立完善的信息化管理制度。與傳統(tǒng)的檔案管理不同，信息化管理更加復(fù)雜、繁瑣，信息化管理并不僅僅是檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術(shù)的簡單結(jié)合，而是兩者的有機(jī)融合，是方方面面的深度融合。所以，檔案管理部門及有關(guān)人員要立足實(shí)際，根據(jù)檔案信息化管理特點(diǎn)建立完善的管理制度，包括機(jī)房管理制度、檔案信息安全保密制度、檔案信息的管理規(guī)范、檔案工作制度等，通過這一系列的管理制度為檔案信息化管理工作的有序和高效開展提供可靠的保障，以實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和規(guī)范化。對于檔案信息化管理制度，既要做好建設(shè)工作，還要重視制度的執(zhí)行，保證每一項(xiàng)制度都能執(zhí)行到位，只有這樣才能充分發(fā)揮管理制度的價(jià)值。譬如，對于違反管理制度的管理人員，要嚴(yán)格按照制度要求給予相應(yīng)的處罰，同時(shí)，對于表現(xiàn)優(yōu)異的，如責(zé)任意識(shí)強(qiáng)、管理出色的工作人員，應(yīng)給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或精神獎(jiǎng)勵(lì)，以充分發(fā)揮管理制度的價(jià)值。除此之外，要樹立安全保密意識(shí)。安全問題是檔案信息化管理工作中的重要問題，信息化管理背景下，檔案的存儲(chǔ)主要通過數(shù)據(jù)的形式。所以，一旦出現(xiàn)安全問題，很容易造成大量數(shù)據(jù)丟失、損壞。故此，在檔案信息化管理過程中，要不斷增強(qiáng)安全防范意識(shí)，不僅要正確操作計(jì)算機(jī)，還要注重檔案信息的保存、備份，并且采取相應(yīng)的安全措施以預(yù)防病毒、黑客的入侵。

（三）重視信息化管理人才建設(shè)

成人教育檔案信息管理工作效果，在很大程度上取決于管理人員的信息素養(yǎng)和綜合素質(zhì)。所以，要想提升檔案信息化管理水平，必須要加強(qiáng)信息化管理人才建設(shè)。從根本上來說，成人院校應(yīng)不斷提升管理人員的信息素養(yǎng)，使其更好地勝任信息化管理和工作。首先，通過引進(jìn)的方式加強(qiáng)管理隊(duì)伍的建設(shè)。換言之，成人院校通過從外部引進(jìn)的方式為檔案信息化管理隊(duì)伍注入新鮮的血液。在檔案信息化管理工作中，涉及到軟件的維護(hù)、系統(tǒng)的開發(fā)等諸多工作，這些都需要高素質(zhì)信息化人才作保障。所以，成人院校以及檔案信息化管理部門可以通過高薪外聘的方式從外部引進(jìn)有扎實(shí)專業(yè)技術(shù)基礎(chǔ)、豐富的信息化管理經(jīng)驗(yàn)的管理人才，以解決成人教育檔案信息化管理工作中的各種技術(shù)難題。其次，針對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)。作為檔案信息化管理工作中的中堅(jiān)力量，現(xiàn)有的檔案管理部門人員必須要發(fā)揮自身的價(jià)值和作用，學(xué)校要立足實(shí)際，對檔案管理部門工作人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，以此提升其信息素養(yǎng)，尤其是信息化管理能力，為推動(dòng)成人教育檔案信息化管理工作提供可靠的保障。

綜上所述，成人教育檔案管理工作具有繁瑣、復(fù)雜、政策性強(qiáng)等各種特點(diǎn)，而且要求數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，這就必須要用到現(xiàn)代化信息技術(shù)，通過這一現(xiàn)代化技術(shù)對檔案管理模式不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，確保成人學(xué)生學(xué)歷證書、學(xué)籍的合法性、有效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。這是推動(dòng)成人教育事業(yè)可持續(xù)發(fā)展、塑造成人高校良好社會(huì)形象的有效措施。在本文中，筆者結(jié)合當(dāng)前實(shí)際情況，指出了成人教育檔案管理中存在的問題，并且針對問題提出相應(yīng)的信息化管理策略，希望能為有關(guān)工作人員的檔案信息化管理提供理論參考。

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