做好新冠肺炎疫情防控檔案收集歸檔工作的思考

摘 要：新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案是黨和政府領(lǐng)導(dǎo)人民抗擊疫情的真實記錄，是黨和國家檔案全宗的重要組成部分。本院在新型冠狀病毒肺炎疫情防控中形成了大量的文字、照片、音視頻等紙質(zhì)和電子文件材料以及實物，類型復(fù)雜、載體多樣，本文中剖析了疫情防控檔案的收集方法，確保疫情防控檔案應(yīng)收盡收、齊全完整，因疫情防控工作需要，檔案工作人員應(yīng)拓展思維，靈活采取疫情防控檔案收集的方法和途徑，工作中身體力行，加強(qiáng)疫情防控檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，將疫情防控檔案及時整理匯編，做好疫情防控檔案的宣教工作。

關(guān)鍵詞：疫情防控檔案;檔案應(yīng)收盡收;拓展收集途徑;業(yè)務(wù)指導(dǎo);整理匯編

新型冠狀病毒肺炎疫情發(fā)生以來，本院認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹各級主管部門頒發(fā)的文件通知和要求，積極開展新冠肺炎疫情防控的各項工作，防控工作落實在文件下發(fā)之前，防控措施執(zhí)行做到最嚴(yán)密，在門診大廳、傳染科門診專門設(shè)置預(yù)檢分診處，分開設(shè)立普通發(fā)熱門診和武漢相關(guān)發(fā)熱門診，設(shè)置獨立新型冠狀病毒感染肺炎隔離治療住院觀察病區(qū)，制定發(fā)熱門診就診、診療流程圖，新冠病毒感染預(yù)防與控制相關(guān)流程，會診轉(zhuǎn)診流程，發(fā)現(xiàn)符合（疑似）新冠病毒感染肺炎病例定義的觀察病例，立即報告本院新冠病毒感染肺炎防控領(lǐng)導(dǎo)組，立即組織專家組會診;成立新型冠狀病毒感染肺炎防控領(lǐng)導(dǎo)組、救治專家組、疫情防控管理組、物資保障組，分別負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)、醫(yī)療救治、日常監(jiān)測、物資保障，各領(lǐng)導(dǎo)組職責(zé)明確。下發(fā)《新型冠狀病毒感染肺炎醫(yī)療救治及感染防控應(yīng)急預(yù)案》《新型冠狀病毒肺炎醫(yī)療救治應(yīng)急預(yù)案》《新型冠狀病毒感染的肺炎防控期間發(fā)熱門診就診診療流程》《新型冠狀病毒肺炎患者接續(xù)集中救治工作方案》等。由于疫情發(fā)生緊急，因此疫情防控檔案的收集在疫情防控工作機(jī)構(gòu)成立之前開始了。本院在疫情防控工作中形成了大量的文字、照片、音視頻等紙質(zhì)和電子文件材料以及實物，是醫(yī)院抗擊新冠肺炎疫情真實的歷史記錄，收集管理好這些檔案，具有非常重要的意義，對于今后各項工作具有重要的憑證依據(jù)作用和查考利用價值。

一、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)高度重視，促使檔案有效收集

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)高度重視新冠疫情防控檔案的收集整理歸檔工作，將檔案工作納入疫情防控工作的整體部署，在疫情防控工作會議及職能部門辦公會上多次強(qiáng)調(diào)做好疫情防控檔案收集工作的重要性，要求各職能部門和一線相關(guān)工作人員積極主動收集本部門產(chǎn)生的疫情防控檔案材料，并移交辦公室及檔案室整理歸檔。通過會議傳達(dá)，檔案工作人員迅速行動，加強(qiáng)與職能部門及一線相關(guān)工作人員之間的聯(lián)系溝通，緊密配合，做好疫情防控檔案的收集歸檔工作。各職能部門及臨床一線相關(guān)工作人員在做好各自工作的同時，確保疫情防控檔案的有效收集和安全歸檔。

二、明確范圍，確保疫情防控檔案應(yīng)收盡收、齊全完整

為做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控文件材料收集歸檔工作，按照省檔案局、省疫控辦及縣檔案局發(fā)布的《關(guān)于做好新型冠狀病毒肺炎疫情防控文件材料收集歸檔工作的通知》，對照通知中需要歸檔的文件材料，逐項開展收集整理，并制定了適合本院的新冠疫情防控文材料歸檔范圍和檔案保管期限表[1]，確保有保存價值的各類文字、圖表、照片、音像、電子文件、實物檔案應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸，積極做到“隨辦隨歸”。我院新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案包括以下四大類：一是上級部門發(fā)放的關(guān)于疫情防控工作的重要文件、批示、指示等材料;二是本院在疫情防控管理中形成的文件材料：本院疫情防控醫(yī)療救治應(yīng)急預(yù)案及相關(guān)流程的重要通知、新冠病毒疫情防控督查表、疫情防控工作培訓(xùn)記錄資料、新冠病毒肺炎疫情信息日報表、新冠病毒疫情防控救治專家組會議記錄、其它疫情防控會議記錄、疫情期間體溫異常職工登記表、發(fā)熱患者體溫登記表、返涇隔離職工體溫登記表，發(fā)熱門診排班表、預(yù)檢分診人員排班表、暫停相關(guān)科室診療服務(wù)的通知及逐步有序恢復(fù)正常醫(yī)療秩序的方案;三是綜合類文件材料：上級關(guān)于緊急采購醫(yī)療設(shè)備的重要批示及本院請示、疫情防控病房升級改造的設(shè)計方案、竣工圖、項目工程結(jié)算審核表，PCR生物安全實驗室建設(shè)安裝資料、援鄂人員及疫情期間做出貢獻(xiàn)的人員榮獲表彰文件材料，防控物資統(tǒng)計報表;四是其它類：接受社會捐贈證明材料，網(wǎng)站、微信發(fā)布的宣傳報道材料、決戰(zhàn)書、抗疫日記，一線抗疫人員的照片、影像資料、疫情防控需要而刻制的印章等。

以上檔案按照我院檔案分類方案分別歸入文書檔案、設(shè)備檔案、音像檔案、實物檔案相應(yīng)類別檔案保管。截止目前收集疫情防控紙質(zhì)檔案457件，電子文件553件，照片187張，公眾號推文56份，實物檔案29件。

三、根據(jù)疫情防控工作需要，拓展新冠肺炎疫情防控檔案收集的途徑和方法

因疫情防控工作需要，檔案人員應(yīng)拓展新冠肺炎疫情防控檔案收集的途徑和方法，采取有效方法收集。[2]因目前疫情防控轉(zhuǎn)為常態(tài)化防控，按照黨中央關(guān)于常態(tài)化疫情防控工作的決策部署，為落實“外防輸入、內(nèi)防反彈”的防控策略，本院強(qiáng)化門診預(yù)檢分診措施和發(fā)熱門診工作流程，開展分時段預(yù)約診療，院區(qū)實行封閉式管理，加強(qiáng)預(yù)檢分診人員值班制度，檔案收集人員應(yīng)及時收集預(yù)檢分診人員值班表及醫(yī)院發(fā)布的常態(tài)化疫情防控期間就醫(yī)告知書公告等資料。新冠病毒核酸檢測同時是常態(tài)化疫情防控的重要措施，為確保醫(yī)院職工健康上崗，6月份期間對全院職工（包括臨床醫(yī)護(hù)、后勤、保潔、安保及固定陪護(hù)人員等）共926位人員進(jìn)行了核酸檢測，結(jié)果均為陰性。核酸檢測結(jié)果統(tǒng)計表等數(shù)據(jù)也是檔案收集的對象。

四、突出做好聲像檔案、網(wǎng)頁檔案、實物檔案及援鄂抗疫人員檔案的收集

除了紙質(zhì)檔案外，在此次疫情防控工作中還產(chǎn)生了大量的照片、錄音、視頻、網(wǎng)絡(luò)資訊和實物[3]，及援鄂人員的感人事跡材料，生動具體地記錄了全院抗擊疫情的全過程。檔案收集部門與宣傳部門聯(lián)系，及時收集與本院疫情防控相關(guān)的聲像檔案、網(wǎng)頁檔案、實物及援鄂抗疫人員材料。第一類聲像檔案，收集的是本院疫情防控工作中形成的照片、錄音和視頻等。聲像檔案收集同時備注文字說明，記錄拍攝的時間、地點、事由、拍攝者等要素。第二類是以網(wǎng)絡(luò)資訊為主的網(wǎng)頁檔案。疫情發(fā)生期間，本院宣傳科通過網(wǎng)絡(luò)自媒體平臺、微信公眾號向社會公眾發(fā)布了大量網(wǎng)絡(luò)資訊，兼具文字、圖片、聲音、影像的網(wǎng)頁版網(wǎng)絡(luò)資訊有著傳播迅速、互動性強(qiáng)等紙質(zhì)材料所不具備的特點。檔案收集部門應(yīng)制定網(wǎng)絡(luò)版檔案采集方案，微信公眾號的網(wǎng)頁版檔案采集時以疫情專題欄目為主要采集來源，將采集文章發(fā)送到電腦版微信的文件傳輸助手，再復(fù)制下載，將打印的網(wǎng)頁紙質(zhì)版材料，結(jié)合網(wǎng)頁截屏圖片一起歸檔，成為可歸檔可利用的檔案。第三類是實物。收集的是因疫情防控工作需要使用的印章、工作證件、測溫儀、防控宣傳用的標(biāo)牌、標(biāo)識、橫幅等，部分仍在使用的實物采用拍照的方式進(jìn)行收集歸檔。

第四類援鄂抗疫人物材料。自湖北武漢疫情發(fā)生以來，本院共計派出三批6位醫(yī)護(hù)人員支援武漢抗擊疫情，共同抗擊新冠肺炎疫情前線的還有駐守在隔離病房的醫(yī)生護(hù)士，這些材料收集的重點是醫(yī)護(hù)人員的工作影像、工作事跡、抗疫日記、榮獲表彰的先進(jìn)事跡材料等。

五、加強(qiáng)疫情防控檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、身體力行，是做好收集工作的重要手段

在這場抗擊新冠肺炎疫情的斗爭中，形成檔案之多之復(fù)雜，可以說是史上少有的，檔案工作者應(yīng)認(rèn)識到疫情防控檔案的長遠(yuǎn)保存和利用價值，因此，收集、整理并保存疫情防控檔案資料是每個檔案工作者的職責(zé)。檔案收集者應(yīng)深入各職能部門和臨床一線加強(qiáng)疫情防控檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，根據(jù)本單位檔案特點制定具體、明確的疫情防控文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，確保應(yīng)歸檔文件收集齊全完整。疫情防控檔案收集整理有一定的專業(yè)性要求，可以通過電話、QQ、微信等方式將檔案歸檔工作具體要求傳達(dá)到各職能部門和一線相關(guān)工作人員[4]，指導(dǎo)檔案業(yè)務(wù)工作開展。同時檔案工作人員應(yīng)身體力行深入基層，實地指導(dǎo)各職能部門和一線相關(guān)工作人員，確保疫情防控檔案的及時有效收集歸檔，以防檔案的丟失、損毀。

六、積極整理匯編，做好疫情防控檔案的宣教工作

疫情防控檔案的種類繁多、內(nèi)容豐富，檔案部門應(yīng)充分發(fā)揮疫情防控檔案史料的價值作用，一是將疫情防控檔案資料收集、整理加工，多角度、多方面的編輯檔案參考資料及專題匯編，如新冠疫情防控重要文件匯編、疫情防控預(yù)案及相關(guān)流程匯編、新冠肺炎期間院感防控督查表、新冠肺炎期間工作人員體溫登記、疫情防控援鄂抗疫人物篇，以上收集的匯編材料將為今后防范突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供參考依據(jù)。二是將檔案實物、醫(yī)護(hù)人員的“請戰(zhàn)書”，援鄂、抗疫一線醫(yī)護(hù)人員的工作照片、抗疫日記、疫情防控相關(guān)的文學(xué)作品適時開展專題檔案展覽，為疫情防控做好正面的宣傳教育工作。

參考文獻(xiàn)

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[2] 周春紫.淺談新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案的收集整理[J].蘭臺內(nèi)外，2020，（4）：12-13.

[3] 夏振華，趙真.加強(qiáng)新冠肺炎疫情防控檔案收集工作的思考[J].浙江檔案，2020（2）：15-17.

[4] 唯淵.強(qiáng)化意識堅持疫情防控檔案全流程管理[J].檔案與建設(shè)，2020，（2）：51-53.

作者簡介：胡曉姣，女，涇縣人，本科，館員，任職于涇縣醫(yī)院。