員工證件管理系統(tǒng)的構(gòu)建與實施

聶楊

摘要：員工資質(zhì)管理工作是企業(yè)現(xiàn)代化管理的一項重要內(nèi)容。本文從員工證件管理系統(tǒng)構(gòu)建的背景和意義、需求分析和開發(fā)思路、基本功能和操作說明以及系統(tǒng)的應(yīng)用幾方面，系統(tǒng)地闡述了員工證件管理系統(tǒng)在A公司的構(gòu)建和實施。

關(guān)鍵詞：員工證件管理系統(tǒng);資質(zhì)管理;需求分析;開發(fā)思路

近年來，隨著A公司生產(chǎn)經(jīng)營范圍不斷擴(kuò)大，運(yùn)營管理信息化水平不斷提高，迫切需要實現(xiàn)對公司員工信息進(jìn)行電子化采集，建立員工證件管理系統(tǒng)，從而達(dá)到規(guī)范管理、高效管理的目的。為此，A公司通過一系列努力，借助信息化的手段，在辦公自動化基礎(chǔ)上構(gòu)建了員工證件管理系統(tǒng)，通過對各類員工證件進(jìn)行歸口管理，滿足了公司各部門及項目組對內(nèi)對外工作的需要，在確保信息安全準(zhǔn)確的同時提高了工作效率。

一、員工證件管理系統(tǒng)構(gòu)建的背景和意義

A公司是大型國有企業(yè)，經(jīng)營業(yè)務(wù)范圍廣泛，擁有工程設(shè)計綜合甲級、工程監(jiān)理甲級、工程咨詢甲級等多個國家級資質(zhì)證書，能夠提供以能源化工工程設(shè)計為主體，從工程設(shè)計、工程咨詢、工程監(jiān)理、技術(shù)許可、項目管理到工程總承包的一站式服務(wù)，能夠提供工廠設(shè)計及總流程優(yōu)化、工廠節(jié)能優(yōu)化、工廠診斷咨詢服務(wù)及一體化解決方案。根據(jù)國內(nèi)相關(guān)行業(yè)法規(guī)，從事特定行業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員必須取得執(zhí)業(yè)資格證書，A公司鼓勵相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員參加考試并取得與公司資質(zhì)及生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展相關(guān)的執(zhí)業(yè)資格證書，以滿足專業(yè)技術(shù)工作的需要。

隨著A公司生產(chǎn)經(jīng)營范圍的擴(kuò)大以及資質(zhì)取證人員的增多，生產(chǎn)經(jīng)營活動涉及各類員工證書的使用頻率逐漸增多，體現(xiàn)在公司資質(zhì)取證、投標(biāo)報價、項目備案、消防報審等方面。在建立員工證件管理系統(tǒng)之前，公司的項目組和其他相關(guān)部門往往需要與員工本人聯(lián)系匯總各類證書掃描件，如果遇到人員流動或者證書遺失的情況，那么員工證書的管理就非常繁瑣，耗費(fèi)了大量的人工時，不利于工作效率的提高。

在此背景下，A公司嘗試在辦公自動化系統(tǒng)中構(gòu)建員工證件管理系統(tǒng)，利用信息化的手段，實現(xiàn)員工證件的統(tǒng)一歸口管理。

二、員工證件管理系統(tǒng)的需求分析和開發(fā)思路

（一）員工證件管理系統(tǒng)的需求分析

現(xiàn)有的證件獲取的工作模式，不能滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的需要，企業(yè)的發(fā)展迫切需要建立一個全新的工作模式，通過信息技術(shù)手段，在辦公自動化系統(tǒng)中搭建員工證件管理系統(tǒng)，與OA系統(tǒng)人事數(shù)據(jù)庫信息實現(xiàn)同步更新，員工證件管理系統(tǒng)需設(shè)置不同的功能模塊，實現(xiàn)員工證件的上傳、下載、查詢、數(shù)據(jù)編輯、證書檢查、證書文件統(tǒng)計、證書類別統(tǒng)計等功能。

（二）員工證件管理系統(tǒng)的開發(fā)思路

一方面，A公司人力資源部與信息化管理部門對接，提出開發(fā)需求及開發(fā)思路，進(jìn)行軟件開發(fā)項目立項，填寫項目開發(fā)計劃任務(wù)書，編制實施計劃;另一方面，A公司人力資源部召集各部門開會，商討各類員工證件的統(tǒng)一掃描事宜。各部門分別負(fù)責(zé)收集本部門人員的各類證件，然后統(tǒng)一交由印制出版室進(jìn)行彩色掃描。掃描完成后，證件按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名并分類，最后由信息化管理部門將證書掃描件批量導(dǎo)入到證件管理系統(tǒng)。

具體的開發(fā)思路為：信息化管理部門在Windows操作系統(tǒng)構(gòu)建簡潔人性化的系統(tǒng)界面，能夠?qū)崿F(xiàn)證書信息的查詢、上傳、下載、統(tǒng)計、編輯等功能，可以與人力資源數(shù)據(jù)庫進(jìn)行兼容，包括實現(xiàn)和人力資源數(shù)據(jù)庫信息的同步變更，員工證書相關(guān)信息提取等功能。

三、員工證件管理系統(tǒng)的基本功能和操作說明

（一）證書文件上傳

證書上傳有兩種方式，一種是單個文件上傳，一種是多個文件批量上傳，把證書文件上傳到服務(wù)器上的同時在證書數(shù)據(jù)庫中添加這個證書的記錄。

（二）批量下載

可以將選中的證書文件批量下載到電腦中。

首先根據(jù)系統(tǒng)左側(cè)的部門瀏覽樹及菜單[查詢條件]將需要查詢的證書文件記錄顯示在右側(cè)的窗口中，然后選擇需要下載的證書文件記錄，點擊菜單[批量下載]，選擇一個文件夾，然后點擊[確定]，就會把這些證書文件下載到選定的文件夾中。

（三）查詢

點擊系統(tǒng)左側(cè)的部門瀏覽樹，右側(cè)窗口就會顯示選中部門所有人員的證書記錄。

如果點擊瀏覽樹上的所有部門，右側(cè)窗口就會顯示公司所有人員的證書記錄。這時可以選擇窗口上面的“證書類別”和“證書名稱”，對右側(cè)窗口根據(jù)選擇的條件進(jìn)行過濾。

（四）數(shù)據(jù)編輯

數(shù)據(jù)編輯包括修改數(shù)據(jù)和刪除上傳文件記錄。

點擊菜單[編輯]進(jìn)入編輯狀態(tài)，可以修改的數(shù)據(jù)包括人員選擇、證書類別、證書名稱、有效期，其它數(shù)據(jù)不能修改。雙擊“工作證號”可以重新選擇一個人員，替換原來錯誤的人員，該人員的信息會自動全部換過來。

點擊菜單[刪除]可以刪除一條選定的證書記錄。

（五）打印預(yù)覽

點擊菜單[打印預(yù)覽]可以打印選擇的記錄，并將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到EXCEL中。

點擊菜單[轉(zhuǎn)入EXECL]可以將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到EXCEL中。

（六）統(tǒng)計報表

證書檢查，可以查詢某類證書還有哪些員工沒有上傳文件。

證書文件統(tǒng)計，統(tǒng)計各部門上傳證書的人員及證書文件數(shù)量。證書類別統(tǒng)計，統(tǒng)計證件庫中各類證件的人數(shù)。

四、員工證件管理系統(tǒng)的應(yīng)用

員工證書管理系統(tǒng)的成功開發(fā)，實現(xiàn)了A公司對員工各類證件的集中管理，具備證書查詢、上傳文件、下載文件、數(shù)據(jù)編輯、證書檢查、證書文件統(tǒng)計、證書類別統(tǒng)計等功能。該系統(tǒng)已實現(xiàn)與A公司的人事數(shù)據(jù)庫進(jìn)行關(guān)聯(lián)，信息能夠?qū)崿F(xiàn)同步更新，避免了“信息孤島”情況的發(fā)生。軟件性能良好，運(yùn)轉(zhuǎn)正常，原定的開發(fā)已達(dá)到并滿足日常工作需要。

目前，該系統(tǒng)收錄了身份證、畢業(yè)證書、學(xué)位證書、職稱證書、注冊證書、資格證書、其他證書等七大類證書掃描件，并建立了定期采集、動態(tài)管理、持續(xù)更新的管理機(jī)制。

A公司的項目組或部門如需查詢使用，需要填寫“員工證件申請表”，經(jīng)過三級審批，審批完成后，交給證件庫管理人員備案。管理人員對辦理完成申請手續(xù)的項目或部門，按時提供員工證件掃描件。表一為A公司自2017年以來員工證件管理系統(tǒng)的使用情況。

該系統(tǒng)的投入使用，為A公司的資質(zhì)取證、項目報價、項目備案等方面的工作提供了極大便利，改變了過去分散管理和證件掃描不規(guī)范的狀況，節(jié)約了人工時，提高了證件的規(guī)范性，為A公司的資質(zhì)管理和公司的高質(zhì)量發(fā)展提供了堅強(qiáng)的支撐作用。

五、結(jié)論

員工資質(zhì)管理工作是企業(yè)管理的一項重要方面。A公司通過開發(fā)員工證件管理系統(tǒng)，成功構(gòu)建了員工資質(zhì)管理的信息化平臺，運(yùn)用現(xiàn)代化的手段，實現(xiàn)了員工證件的高效統(tǒng)一管理，形成了規(guī)范化的運(yùn)轉(zhuǎn)流程，取得了良好的應(yīng)用效果。