企業(yè)檔案編研工作的實(shí)踐與探索

羅小楓

摘要：一個(gè)企業(yè)有很多的結(jié)構(gòu)和資源，而企業(yè)檔案編研作為企業(yè)資源的重要組成部分，對(duì)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展有著至關(guān)重要的的作用。企業(yè)檔案編研的主要工作是將有關(guān)企業(yè)的各種信息資源進(jìn)行整理開(kāi)發(fā)，有效的讓企業(yè)掌握信息，能夠更好的推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。本文主要探索了企業(yè)檔案編研工作在實(shí)踐過(guò)程中存在著的問(wèn)題，分析企業(yè)檔案編研工作的重要性，對(duì)當(dāng)下企業(yè)檔案編研工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行深入分析提出相應(yīng)的解決方法，有效的提升企業(yè)檔案編研工作的有效性。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案編研;實(shí)踐;探索;問(wèn)題;方法

一、企業(yè)檔案編研的重要性

（一）、企業(yè)檔案編研是保護(hù)企業(yè)檔案的重要手段

一個(gè)企業(yè)的檔案是非常重要的，企業(yè)檔案中可能包含著很多關(guān)于企業(yè)的資源信息以及有關(guān)企業(yè)發(fā)展私密信息，它的嚴(yán)密性關(guān)乎的著整個(gè)企業(yè)的發(fā)展[1]。而企業(yè)檔案編研工作可以對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行一個(gè)有效的保護(hù)，企業(yè)檔案在一段時(shí)間內(nèi)都會(huì)進(jìn)行整理檢查，可以及時(shí)的發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案中有破損或者不妥的文件，對(duì)這些文件可以進(jìn)行一個(gè)快速的修補(bǔ)或者備份，讓文件得到很好的保護(hù)，不易丟失，保證企業(yè)檔案信息的長(zhǎng)久性。而且，企業(yè)檔案編研工作者在進(jìn)行工作時(shí)，對(duì)檔案信息會(huì)進(jìn)行一個(gè)了解，記住關(guān)鍵的信息資源，在有人進(jìn)行查找檔案信息時(shí)，可以節(jié)省查找檔案的信息，快速的得到所需的檔案信息，也減少了查找者對(duì)檔案文件的翻找，這樣也是在一定程度上對(duì)企業(yè)檔案文件進(jìn)行了一個(gè)保護(hù)。

（二）、企業(yè)檔案編研可以讓檔案的作用得到更好的發(fā)揮

企業(yè)檔案編研工作是將企業(yè)中的重要檔案進(jìn)行一個(gè)整合，有層次的將重點(diǎn)信息進(jìn)行劃分，最后可以得到一目了然的信息資源[2]。企業(yè)的很多決策都是根據(jù)企業(yè)檔案中的信息資料提出的，所以企業(yè)檔案是作為企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目決策的重要參考。由于企業(yè)檔案的多而雜，企業(yè)的決策層在進(jìn)行查找時(shí)會(huì)非常困難，而企業(yè)檔案編研工作就將檔案信息進(jìn)行了完美的劃分，可以讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能夠快速的查看信息資源，對(duì)企業(yè)項(xiàng)目提出準(zhǔn)確決策。同樣，一般在整個(gè)季度或者年度的時(shí)候，企業(yè)檔案編研工作者將企業(yè)檔案進(jìn)行一個(gè)整編，將企業(yè)這段時(shí)間的成果或者成就進(jìn)行一個(gè)宣傳展示，提高企業(yè)的知名度，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。由此可見(jiàn)，企業(yè)檔案編研工作是非常重要的。

（三）、企業(yè)檔案編研可以體現(xiàn)檔案部門(mén)在企業(yè)管理中的作用

企業(yè)有很多的部門(mén)結(jié)構(gòu)，不同的部門(mén)都要有不同相應(yīng)的管理，企業(yè)在對(duì)部門(mén)進(jìn)行分配管理時(shí)，會(huì)制定一定的制度，而制度制定的一部分基礎(chǔ)就來(lái)源于企業(yè)檔案中有關(guān)部門(mén)的資源。因?yàn)槠髽I(yè)中不論是人員還是崗位都有一定的信息，這些信息資源都會(huì)存儲(chǔ)在企業(yè)檔案中，對(duì)信息進(jìn)行一個(gè)保留。企業(yè)檔案編研工作人員將這些信息資源進(jìn)行分類，保留重點(diǎn)信息，在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行查看時(shí)，可以更加的方便。這樣一來(lái)，企業(yè)在不同的部門(mén)進(jìn)行管理時(shí)，就可以把企業(yè)檔案編研工作人員整理的檔案信息資源作為制定重要管理制度的參考，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)企業(yè)進(jìn)行一個(gè)良好的管理[3]。

（四）、企業(yè)檔案編研滿足了國(guó)家對(duì)企業(yè)檔案管理的要求

企業(yè)作為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要支柱，所以我國(guó)非常看重企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，對(duì)企業(yè)的發(fā)展也提出了一系列要求，制訂了相應(yīng)的政策，其中就有關(guān)于企業(yè)檔案編研工作的。其中我國(guó)推出的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》中就對(duì)企業(yè)檔案工作提出了嚴(yán)格的要求，要求企業(yè)要重視企業(yè)檔案編研工作的重要性;企業(yè)要積極的做好檔案編研工作，對(duì)信息進(jìn)行及時(shí)的匯整，分類和保存;進(jìn)而保證企業(yè)檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，保證企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。因此，可以看出企業(yè)檔案編研工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，積極的開(kāi)展企業(yè)檔案編研工作也是積極的響應(yīng)了國(guó)家的政策，也間接的推動(dòng)了國(guó)家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

二、提升企業(yè)檔案編研工作有效性的對(duì)策

（一）、改變傳統(tǒng)觀念，讓企業(yè)檔案編研工作對(duì)企業(yè)發(fā)展發(fā)揮更大的作用

隨著我國(guó)綜合國(guó)力的不斷提高，部分企業(yè)對(duì)企業(yè)檔案編研工作還保持著傳統(tǒng)的思想觀念，并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到新形勢(shì)下企業(yè)檔案編研工作應(yīng)該進(jìn)行有效的改革創(chuàng)新，才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展[4]。很多企業(yè)還將部分有關(guān)企業(yè)成果檔案當(dāng)成不可泄露的機(jī)密，將企業(yè)檔案編研工作作為一個(gè)密不透風(fēng)的工作，這樣一來(lái)企業(yè)檔案編研工作只是完成了簡(jiǎn)單表面的整理工作，對(duì)企業(yè)的發(fā)展并沒(méi)有起到實(shí)際的作用。

其實(shí)在新形勢(shì)下，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，讓企業(yè)檔案編研工作成為一個(gè)對(duì)企業(yè)發(fā)展進(jìn)行有效宣傳的工作，。因?yàn)槠髽I(yè)檔案編研工者會(huì)將企業(yè)中重要的成果和成就進(jìn)行一個(gè)整理劃分，企業(yè)可以將企業(yè)檔案編研工作人員整理好的成就信息，選擇合適的信息，將這樣的成果信息通過(guò)多媒體進(jìn)行宣傳。這樣的宣傳可以讓更多的人了解該企業(yè)的優(yōu)秀成果，不僅提高了該企業(yè)的知名度，也可以讓企業(yè)得到更多的資源。例如，人才資源，項(xiàng)目資源以及投資合作資源。企業(yè)得到了更多的資源，進(jìn)而大大加快了企業(yè)的發(fā)展，所以改變傳統(tǒng)的觀念，讓企業(yè)檔案編研工作成為企業(yè)發(fā)展中的重要宣傳人員。

（二）、準(zhǔn)確的了解企業(yè)檔案內(nèi)容，不斷提高檔案編研的質(zhì)量

每個(gè)企業(yè)檔案信息的信息都是復(fù)雜繁多的，而企業(yè)檔案編研人員還需要快速準(zhǔn)確的對(duì)信息進(jìn)行整理和開(kāi)發(fā)，因此對(duì)于企業(yè)檔案編研人員來(lái)說(shuō)，有效的對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行編研是非常困難的。這樣的情況也導(dǎo)致了企業(yè)檔案編研工作會(huì)出現(xiàn)一些失誤，面對(duì)困難時(shí)，企業(yè)檔案編研人員要更加提升自己的工作能力，在最大程度上減少對(duì)失誤。面對(duì)眾多的檔案信息要找到技巧性的方法去記住檔案內(nèi)容，高效的對(duì)企業(yè)檔案內(nèi)容進(jìn)行一個(gè)了解，方便接下來(lái)的工作。只有企業(yè)檔案編研工作人員自身明白自身工作的重要性，讓自己工作時(shí)嚴(yán)謹(jǐn)再嚴(yán)謹(jǐn)，才能最大程度上減少失誤，讓企業(yè)檔案編研工作有效的進(jìn)行，從而也保證了檔案編研成果的質(zhì)量。

（三）、運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開(kāi)通網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享

隨著我國(guó)科技的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代也已經(jīng)到來(lái)，這也為各行各業(yè)的工作都提供更加有效的方式方法。同樣順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)也要將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用到企業(yè)檔案編研工作上，建立企業(yè)檔案信息資源平臺(tái)，將企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行一個(gè)共享，全面實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案編研工作網(wǎng)絡(luò)化。通過(guò)這樣的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，大大的減少了企業(yè)檔案編研工作人員的工作量，企業(yè)檔案編研工作人員只需要建立不同的檔案類別，將企業(yè)的檔案信息根據(jù)類別進(jìn)行一個(gè)錄入。這樣不僅保證了企業(yè)信息保存的長(zhǎng)久性，也讓企業(yè)檔案原文件可以進(jìn)行一個(gè)長(zhǎng)久的保存。

更重要的是，企業(yè)人員在對(duì)企業(yè)檔案信息進(jìn)行查詢時(shí)也更加方便。傳統(tǒng)的檔案查詢，查詢?nèi)藛T要進(jìn)行申請(qǐng)，進(jìn)入檔案室，再由企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行手動(dòng)查找，非常的不方便。而通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，查詢?nèi)藛T只需根據(jù)公司的權(quán)限要求進(jìn)行一個(gè)網(wǎng)上登錄查詢，可以根據(jù)企業(yè)檔案編研工作分類好的信息資源，進(jìn)行一個(gè)快速的查詢，這樣的查詢方式不僅方便了查詢者，也方便了企業(yè)檔案編研工作人員。

（四）、進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案編研工作人員

企業(yè)自身也要重視企業(yè)檔案編研工作的重要性，如果企業(yè)檔案編研的工作人員沒(méi)有良好的工作能力以及優(yōu)秀的綜合素質(zhì)，又怎么能將檔案編研工作做好，對(duì)企業(yè)的發(fā)展也不會(huì)起到推動(dòng)作用。所以企業(yè)本身也要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重視，企業(yè)結(jié)合自身的發(fā)展情況，對(duì)企業(yè)檔案編研人員有一定的要求，在有一定的能力基礎(chǔ)上，對(duì)企業(yè)檔案編研進(jìn)行一定的培訓(xùn)，進(jìn)行適當(dāng)?shù)乃枷虢逃岣哒麄€(gè)企業(yè)檔案編研工作隊(duì)伍的道德素養(yǎng)。最終再制定相應(yīng)的考核機(jī)制，實(shí)行一定的獎(jiǎng)罰措施，在一定程度上企業(yè)檔案編研人員對(duì)工作的積極性，只有這樣企業(yè)檔案編研人員才能更好的明白自身對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，更好的為企業(yè)發(fā)展進(jìn)行奮斗。

結(jié)語(yǔ)：綜上所述，企業(yè)的檔案編研工作的有效性關(guān)乎著企業(yè)發(fā)展的進(jìn)程。所以企業(yè)要明白檔案編研工作對(duì)于自身的重要性，從多個(gè)方面來(lái)進(jìn)行改革，保證企業(yè)檔案編研工作的順利進(jìn)行，進(jìn)而保證企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

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