對檔案信息化建設(shè)中若干問題的思考

張皓涵

摘要：目前，社會各個領(lǐng)域的發(fā)展都很快，這與科學(xué)技術(shù)以及信息技術(shù)的發(fā)展有必然聯(lián)系，而信息技術(shù)的發(fā)展也推進(jìn)檔案管理向新的征程邁進(jìn)。將信息技術(shù)運用到檔案管理中，加強(qiáng)信息化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理的一項重要內(nèi)容。文章概述了我國檔案信息化的基本情況，并詳細(xì)分析檔案信息化建設(shè)中所遇到的問題，進(jìn)而提出推進(jìn)檔案信息化建設(shè)應(yīng)采取的有效手段。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設(shè);信息資源

一、引言

隨著信息社會的不斷發(fā)展，以往的檔案管理體制、管理方式都無法滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展要求，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)已刻不容緩。檔案信息化不僅是當(dāng)前的主要發(fā)展趨勢，更是實現(xiàn)檔案信息服務(wù)社會的最佳途徑。作為檔案管理人員要及時改變自己的觀念，對檔案信息化提高認(rèn)識，使檔案管理工作的質(zhì)量和效率都能得到提高，將有價值的檔案信息資源提供給企業(yè)和社會。

二、我國檔案信息化的基本情況

在我國，檔案工作基本實現(xiàn)了信息化。從最近幾年來看，我國檔案工作得到了順利開展，而且不斷提升了相關(guān)機(jī)構(gòu)工作的信息化程度，管理工作也有了質(zhì)的革新。在這種情況下，檔案機(jī)構(gòu)之間開始對資源進(jìn)行共同分析，共同交流檔案信息，檔案工作的發(fā)展方向體現(xiàn)出開放性特點。與此同時，它服務(wù)的客體也有相應(yīng)的變化產(chǎn)生，之前只是服務(wù)于國家機(jī)構(gòu)，現(xiàn)在開始為廣大群眾工作。我們作為普通群眾可以利用遠(yuǎn)程信息去分析檔案信息，這為我們帶來了很多便利。但是信息化工程非常繁瑣，而且需要很長時間。因此，公民有義務(wù)共同去推進(jìn)它的發(fā)展。

三、檔案信息化建設(shè)中遇到的問題

1、人才隊伍落后

由于檔案信息化建設(shè)是一項比較復(fù)雜的工程，要想將它做好就必須有一支高素質(zhì)的人才隊伍，也就是精通相關(guān)技術(shù)和管理工作的人才。然而，專家和管理者往往在技術(shù)上因素質(zhì)緣由而導(dǎo)致溝通困難，他們的認(rèn)知水平根本不在同一個層面上，這就導(dǎo)致技術(shù)工作和管理工作銜接不上，工作效率降低。因此，檔案信息化建設(shè)工作要實現(xiàn)更好的開展，就要求相關(guān)工作者及時轉(zhuǎn)變思想觀念，努力提高自己的創(chuàng)新能力。檔案信息化建設(shè)具有前瞻性特點，但是很多工作人員比較保守，卻難以擺脫傳統(tǒng)管理觀念的禁錮，對信息化無法真正接受，更談不上創(chuàng)新，浪費了大量資源，也無法正常開展信息化工作。

2、缺乏足夠的資金支持

作為一項長期工程，檔案信息化建設(shè)必須要有足夠的資金支持。與其他工作相比，社會對檔案信息化建設(shè)投入的比較少，也沒有給予足夠的重視，資金不足使其發(fā)展遇到瓶頸，這與檔案工作本身的性質(zhì)有關(guān)，也和檔案工作人員有很大的關(guān)系。工作人員如果缺少創(chuàng)新精神，一直處于被動狀態(tài)，不主動的爭取資金，那么就會導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)發(fā)展十分緩慢。

3、開發(fā)利用存在滯后性

檔案管理涉及到復(fù)雜的管理流程，主要包括：檔案的整理、立卷、移交、歸檔、庫房管理等，應(yīng)保證所有的流程都符合規(guī)范要求。但是就當(dāng)前檔案管理工作的實際情況來看，很多工作人員在使用管理系統(tǒng)時都只是手工計算機(jī)化，運用信息體系時也沒有將其所具有的功效開發(fā)出來，僅利用其存儲目錄等數(shù)據(jù)信息，沒有實現(xiàn)流程化、程序化的管理操作。分析其原因發(fā)現(xiàn)，關(guān)鍵在于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源沒有得到更好的利用，對相關(guān)信息沒有做好組織、收集等，所以信息資源的開發(fā)和利用就有著較強(qiáng)的滯后性存在。

4、整合信息資源的問題

檔案信息資源整合問題出現(xiàn)于前端業(yè)務(wù)部門，因檔案資源整合工作沒做到位，所以檔案信息化的瓶頸問題隨之出現(xiàn)，體現(xiàn)在檔案信息資源的電子化信息獲取上有一定困難以及整合相關(guān)資源有較大的難度。出現(xiàn)前者的原因就是許多檔案歸類工作處于一個初始的狀態(tài)，沒有得到廣泛的開展。所以，想獲取相關(guān)電子資源還沒有可靠的來源，大量工作堆積在上層，很難得到徹底解決，這對檔案信息化建設(shè)就造成很大的阻礙。此外，由于整合相關(guān)資源有較大的難度，而且資源又比較分散，所以有信息安全隱患存在，影響了檔案部門的開展工作的積極性。

5、總體規(guī)劃無序

沒有對當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃。由于缺少單位的全局調(diào)整及調(diào)動，所以也沒能統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)檔案信息化建設(shè)工作，實際過程中基本都處于各自為政、各取所需的狀態(tài)。

四、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的有效手段

1、加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)

檔案信息化建設(shè)涉及信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)等廣泛領(lǐng)域，在這一過程中就要開發(fā)和整合大量的信息資源，需要大量高素質(zhì)人才。因此，當(dāng)務(wù)之急就是加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，確保他們懂管理知識，同時還能對信息系統(tǒng)進(jìn)行很好的操控，使工作的開展更加順利。企業(yè)應(yīng)該對檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，可以邀請專家舉辦講座，通過培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行專業(yè)的學(xué)習(xí)，緊跟時代發(fā)展步伐。另外，還要規(guī)范檔案信息化建設(shè)的相關(guān)流程，促進(jìn)工作效率的全面提高。

2、投入大量資金

檔案信息化建設(shè)必須要用到設(shè)備，這就要求對信息化建設(shè)應(yīng)該提供足夠的物質(zhì)保障。目前，有很多企業(yè)都存在經(jīng)費緊張的問題，在這種情況下就要向社會尋求幫助。企業(yè)為了能緩解資金壓力，可以自籌資金。針對檔案管理經(jīng)費問題，國家財政部門已經(jīng)出臺了相應(yīng)政策，使資金不足的情況得到有效解決，從根本上保證檔案信息化建設(shè)達(dá)到了一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

3、檔案資源的合理利用

服務(wù)于社會是檔案存在的最大價值，所以要體現(xiàn)出檔案的存在價值，應(yīng)該對檔案資源合理利用。尤其在當(dāng)前社會，有著更大的檔案信息需求，只有對檔案信息積極的開發(fā)使用，才能使其為社會更好的服務(wù)。要對信息結(jié)構(gòu)進(jìn)行不斷完善，建立起完善的信息保障系統(tǒng)。對當(dāng)前的檔案利用方法必須加快更新，高度重視創(chuàng)建檢索體系工作。應(yīng)積極的面對現(xiàn)實，堅持創(chuàng)新，從而不斷加寬資源的利用范圍。還要增加檔案機(jī)構(gòu)和社會之間的聯(lián)系，對資源有目的地開發(fā)，使檔案機(jī)構(gòu)的社會功能也得到不斷開發(fā)。此外，要大力開展宣傳活動，增加檔案的使用范圍，為檔案信息化建設(shè)打造出一個較好的社會氛圍。

4、及時更新觀念，多渠道開辟檔案信息資源

全面收集那些與企業(yè)發(fā)展息息相關(guān)的檔案信息，還要收集與企業(yè)檔案有關(guān)的各種資料，收集與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營決策有關(guān)的信息資料，在收集信息的過程中應(yīng)該不斷拓展其深度和廣度。國家應(yīng)重視對企業(yè)政策信息的收集，能對其及時更新，在市場導(dǎo)向性的基礎(chǔ)上，對各種適銷對路的檔案信息深入挖掘。檔案管理人員如果能在這些方面為企業(yè)提供詳細(xì)、真實的檔案資料，為企業(yè)提供高級的信息服務(wù)，那么將有利于企業(yè)做出正確的決策。

5、加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實現(xiàn)檔案信息共享

在企業(yè)內(nèi)部保證檔案管理方式的統(tǒng)一性，根據(jù)類別統(tǒng)一對檔案進(jìn)行編號，并且對主題詞的運用加以嚴(yán)格的規(guī)范，為分類查詢提供諸多便利。針對以往沒有統(tǒng)一編號的不同類別的檔案必須及時更新，使升級轉(zhuǎn)換工作更完善。另外，相關(guān)的應(yīng)用程序以及歷史數(shù)據(jù)都要收集并保管好，這樣就使企業(yè)各部門在今后的工作中便于查閱和利用。

結(jié)語

總之，檔案信息化建設(shè)是必然的發(fā)展趨勢，同時它也是一項長期工程，應(yīng)該以自身的發(fā)展規(guī)律為前提，由企業(yè)各部門共同協(xié)調(diào)合作來完成。然而，在現(xiàn)階段的檔案信息化建設(shè)過程中仍有一些問題存在，對其發(fā)展產(chǎn)生一定制約。為此，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身實際情況，提高檔案信息化管理水平，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

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