原始地質(zhì)資料歸檔管理與常見問題分析

摘要：原始地質(zhì)資料是地質(zhì)勘查取得的第一手?jǐn)?shù)據(jù)資料，是編寫地質(zhì)報(bào)告的基礎(chǔ)和依據(jù)。原始地質(zhì)資料立卷在歸檔過程中尤其重要;將其轉(zhuǎn)換為電子資料是現(xiàn)代地質(zhì)資料管理的主要組成部分。結(jié)合工作實(shí)際就原始地質(zhì)資料的歸檔過程中資料收集與整理環(huán)節(jié)存在的問題進(jìn)行總結(jié)性分析，并提出對(duì)應(yīng)的解決方法，使原始地質(zhì)資料的價(jià)值和作用得到有效的利用。

關(guān)鍵詞：原始地質(zhì)資料;歸檔方法;電子檔案

中圖分類號(hào)：G275.9

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

0引言

原始地質(zhì)資料，是指在地質(zhì)工作時(shí)直接形成或采集的，反映一定的地質(zhì)體或地質(zhì)現(xiàn)象，以各種載體形式出現(xiàn)的記錄資料、中間性解譯資料。它是地質(zhì)工作成果的原稿、初稿，包括各種地質(zhì)底圖、底稿、原圖、記錄本等。原始地質(zhì)資料反映最初始的地質(zhì)信息，具有一定的客觀性，被地質(zhì)礦產(chǎn)部門和廣大地質(zhì)工作者所重視。隨著地質(zhì)信息技術(shù)的快速發(fā)展和地質(zhì)綜合研究意識(shí)的增強(qiáng)，需要再次查閱以前的原始地質(zhì)資料，從而提取其中的原始地質(zhì)資料信息進(jìn)行信息的重新分析由此得出新的結(jié)論和新的認(rèn)識(shí)，亦或者對(duì)某項(xiàng)地質(zhì)成果產(chǎn)生一些突破。因此，原始地質(zhì)資料的形成、收集、歸檔是重要且必要的[1]。

在管理地質(zhì)資料方面國(guó)家頒布了《成果地質(zhì)資料匯交格式要求》《地質(zhì)資料管理?xiàng)l例》《涉密地質(zhì)資料管理細(xì)則》《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》等，這些規(guī)章制度對(duì)地質(zhì)資料的工作要求和發(fā)展趨勢(shì)做出詳細(xì)的規(guī)定。

1原始地質(zhì)資料的歸檔方法

通過《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》DA/T41-2008，結(jié)合工作實(shí)際，形成了系統(tǒng)的、操作性強(qiáng)的方式方法，解決了原始地質(zhì)資料歸檔工作過程巾遇到的問題。

1.1原始地質(zhì)資料的分類

根據(jù)《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》劃分的10類[2]（如圖1所示），將每一件原始地質(zhì)資料按資料職能一一對(duì)應(yīng)歸類。

1.2原始地質(zhì)資料的立卷

歸檔的原始地質(zhì)資料以“件”為單位，按照地質(zhì)項(xiàng)目名稱做立卷名稱，同一案卷號(hào)內(nèi)不能有重號(hào)和重復(fù)文件。

如果一個(gè)地質(zhì)項(xiàng)目工作進(jìn)行多年的，則按年份對(duì)原始地質(zhì)資料立案卷號(hào)進(jìn)行類別劃分來歸檔，這樣就不會(huì)出現(xiàn)歸檔工作時(shí)密集架空檔。

1.3原始地質(zhì)資料的排序

原始地質(zhì)資料歸檔材料按《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》所規(guī)定的10種類別的順序進(jìn)行排序，編制件號(hào)和順序號(hào)。

1.4原始地質(zhì)資料的裝訂

原始地質(zhì)資料按件用棉線裝訂，做好對(duì)應(yīng)其內(nèi)容的封面、對(duì)于內(nèi)容較多的地質(zhì)資料需做文件目錄并裝訂。圖紙不需要裝訂，附在其他原始資料之后。

1.5原始地質(zhì)資料的盒裝

原始地質(zhì)資料按分類（如圖1所示）所列的順序依次裝入專用資料盒，并在資料盒的正面填寫其相對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目名稱和分類類別;資料盒順序號(hào)依據(jù)立卷號(hào)由小到大依次排列;若有一項(xiàng)原始地質(zhì)資料有兩盒以上的情況時(shí)，按盒號(hào)從小到大列順序，即可完成對(duì)地質(zhì)資料的盒裝。

2如何對(duì)原始地質(zhì)資料進(jìn)行信息化管理

電子信息化技術(shù)的應(yīng)用給地質(zhì)礦產(chǎn)管理部門和地質(zhì)工作者帶來了有效、快捷的工作方式。原始地質(zhì)資料作為地質(zhì)工作不可或缺的一部分同樣要適應(yīng)信息化要求，參與信息化建設(shè)。

（1）原始地質(zhì)資料與電子資料制作有機(jī)結(jié)合，達(dá)到規(guī)范化、科學(xué)化制作和使用原始地質(zhì)電子資料文檔。

原始地質(zhì)資料可通過word、excel、mapgis、arcgis等軟件格式進(jìn)行存儲(chǔ)，對(duì)其無法存儲(chǔ)的可通過紙質(zhì)掃描為圖片形式進(jìn)行存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)原始地質(zhì)資料紙質(zhì)版向電子版的轉(zhuǎn)變。由于電子信息儲(chǔ)存量大、輸入速度快，資料下載、上傳、輸出管理過程快捷，利于地質(zhì)工作者查閱和使用，極大提高了原始地質(zhì)資料的管理工作和借閱服務(wù)能力。

（2）保管好原始地質(zhì)資料電子檔案。

電子原始地質(zhì)資料的借閱應(yīng)采取專用的機(jī)器讀取，這樣可有效地防治電腦病毒，保證電子資料的持續(xù)可讀性。

電子資料的儲(chǔ)存介質(zhì)基本上都是磁介質(zhì)。根據(jù)《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》中的規(guī)定，磁性載體的保存溫度不可超過20℃-27℃，室內(nèi)相對(duì)濕度不能超過15%。對(duì)同一份電子檔案要復(fù)制2套，進(jìn)行分庫(kù)房保管。同時(shí)將磁介質(zhì)文件保存在特質(zhì)的防靜電、防磁、防潮的防磁柜中，確保電子檔案能夠長(zhǎng)期有效的保存。

（3）建立有效的借閱制度和拷貝制度，利用規(guī)章制度保護(hù)原始地質(zhì)資料電子檔案的安全。

要根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次借閱原始地質(zhì)資料的地質(zhì)人員確定不同借閱拷貝的范圍，規(guī)定不同借閱拷貝的手續(xù)，使得提供資料借閱工作有據(jù)可循，在開展電子資料借閱工作的同時(shí)，確實(shí)保證不泄密、不失密，保護(hù)原始地質(zhì)資料電子檔案的安全。

3歸檔過程中存在的實(shí)際問題

野外地質(zhì)工作人員在形成原始地質(zhì)資料的過程中普遍存在著原始地質(zhì)資料分布范圍廣，放置時(shí)間長(zhǎng)，資料檔案意識(shí)淡薄，導(dǎo)致資料不同程度的破損[3]現(xiàn)象的發(fā)生。

（1）地質(zhì)項(xiàng)目工作周期長(zhǎng)，工作種類多，形成的原始地質(zhì)資料數(shù)量多。

在地質(zhì)項(xiàng)目實(shí)施過程巾，往往地質(zhì)測(cè)量、地質(zhì)災(zāi)害點(diǎn)調(diào)查、地質(zhì)環(huán)境點(diǎn)調(diào)查、鉆探采樣、測(cè)試分析等多項(xiàng)工作交替實(shí)施，從而完成的地質(zhì)成果報(bào)告，每一項(xiàng)工作的實(shí)施都會(huì)形成各自相對(duì)應(yīng)的文字、表格、圖件、數(shù)據(jù)等地質(zhì)資料;且這些地質(zhì)項(xiàng)目工作周期長(zhǎng)，故而形成的原始地質(zhì)數(shù)量多、內(nèi)容雜。

（2）歸檔的原始地質(zhì)資料整理、歸檔不夠及時(shí)。

依據(jù)原始地質(zhì)資料立卷的管理辦法中要求，地質(zhì)項(xiàng)目在完成到一定時(shí)間結(jié)點(diǎn)就應(yīng)整理資料及時(shí)歸檔。但對(duì)工作量分配在若干年完成的地質(zhì)項(xiàng)目而言，所涉及的原始地質(zhì)資料就是越久越多，而項(xiàng)目負(fù)責(zé)人較為注重成果地質(zhì)資料和該項(xiàng)目任務(wù)書巾所列的原始資料，忽視對(duì)項(xiàng)目中產(chǎn)生的其他原始地質(zhì)資料，造成部分原始地質(zhì)資料內(nèi)容不完整，給其他的地質(zhì)項(xiàng)目在后續(xù)調(diào)查工作中的借閱利用造成無法查閱或地質(zhì)信息模糊的情況。

（3）地質(zhì)項(xiàng)目人員對(duì)已經(jīng)形成的原始地質(zhì)資料不夠重視，造成原始地質(zhì)資料內(nèi)容不完整和紙質(zhì)頁(yè)面有損壞。

項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)程巾，對(duì)已形成的原始地質(zhì)資料隨意放置，造成原始地質(zhì)資料看不清、缺頁(yè)、不完整等磨損現(xiàn)象，圖紙也沒有按照規(guī)范折疊，另外圖紙的二次折疊也損壞了圖紙，減少了圖紙的利用年限，給檔案人員整理入庫(kù)帶來了很大工作量[4]。

4對(duì)應(yīng)措施辦法

本論述通過實(shí)際在原始地質(zhì)資料整理歸檔工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析總結(jié)，提出了三點(diǎn)積極可行的解決方法。

（1）資料管理人員通過積極溝通讓項(xiàng)目負(fù)責(zé)人認(rèn)識(shí)到原始地質(zhì)資料歸檔的重要性。

原始地質(zhì)資料是地質(zhì)單位開展地質(zhì)工作的核心[5]，是開展地質(zhì)工作的價(jià)值所在。如果原始地質(zhì)資料不齊全，檔案管理人員應(yīng)積極與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人溝通，告知其應(yīng)及時(shí)補(bǔ)齊原始地質(zhì)資料，以便后續(xù)項(xiàng)目利用、借閱。對(duì)已結(jié)題的地質(zhì)項(xiàng)目歸檔發(fā)生此類問題，資料不齊全、不完整，不予以歸檔，促使項(xiàng)目人員重視對(duì)原始地質(zhì)資料的收集、產(chǎn)生、保管，保證以后的地質(zhì)項(xiàng)目產(chǎn)生的原始地質(zhì)資料齊全、完整。

（2）項(xiàng)目組一人負(fù)責(zé)項(xiàng)目地質(zhì)資料歸檔，建立一套符合本單位實(shí)際的原始地質(zhì)資料歸檔制度。

因地質(zhì)項(xiàng)目涉及的原始地質(zhì)資料數(shù)量多、種類雜，資料會(huì)在野外調(diào)查、勘探、樣品分析測(cè)試巾心等不同部門、不同工作人員巾產(chǎn)生，需專門指定一人收集、管理以防丟失，同時(shí)應(yīng)確定責(zé)任人，對(duì)存在不合格和破損的資料及時(shí)修正。

（3）開展原始地質(zhì)資料展評(píng)活動(dòng)，各項(xiàng)目人員相互借鑒學(xué)習(xí)，提高對(duì)資料收集、整理工作的水平。

單位可舉辦“地質(zhì)資料展評(píng)”活動(dòng)，以獎(jiǎng)勵(lì)的辦法來促進(jìn)原始資料收集、整理水平，推動(dòng)各地質(zhì)項(xiàng)目采集、收集、生成的原始數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，格式整齊、美觀，內(nèi)容充實(shí)。

5結(jié)論

（1）結(jié)合實(shí)際，探索出融入項(xiàng)目屬性、工作單位和工作時(shí)間對(duì)原始地質(zhì)資料進(jìn)行立卷，做到快速查找，方便借閱利用。

（2）對(duì)原始資料信息化管理提出來建議，對(duì)重新提取數(shù)據(jù)信息有著長(zhǎng)遠(yuǎn)重要的備查和備考作用。

（3）對(duì)原始資料歸檔過程中總結(jié)了3類常見問題，并提出了利于規(guī)范收集、整理資料的解決方法，以此來減少此類問題在今后工作中發(fā)生。

參考文獻(xiàn)：

[1] 田莉莉.國(guó)土資源大調(diào)查項(xiàng)目原本地質(zhì)檔案的立卷歸檔方法[J].甘肅科技，2013，29（18）：88-90.

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[3]卓雅.對(duì)地質(zhì)資料歸檔匯交中若干問題的分析[J].甘肅地質(zhì)，2014，23（4）：89-91.

[4]鄧春秀.淺談原始地質(zhì)檔案的收集與歸檔[J].能源與環(huán)境，2016（4）：22，25.

[5]姜竹君.淺談地質(zhì)科技檔案資料的編研與開發(fā)利用[J].甘肅地質(zhì)，2013，22（1）：86-89.

收稿日期：2020-06-22

作者簡(jiǎn)介：楊瀟（1985-），女，漢族，甘肅蘭州人，大學(xué)本科，助理T程師，主要從事地質(zhì)資料檔案管理工作。