文書檔案管理實現數字化的意義及舉措

周倩

【摘 ?要】在市場經濟高速發(fā)展的大背景下，數字化技術在各行各業(yè)中的應用也越來越普遍。文書檔案是行政管理事務活動中的產物，包括命令、指示、布告、通知、決定、簡報、計劃等多種形式，管理內容相對復雜，傳統(tǒng)管理模式的效率相對較低，難以保障信息的穩(wěn)定性與真實性。論文重點分析文書檔案管理實現數字化的意義和舉措，希望切實提高文書檔案管理水平。

【Abstract】Under the background of the rapid development of the market economy， the application of digitization technology in all walks of life is also becoming more and more common. Document archives are the products of administrative affairs activities， including orders， instructions， announcements， notices， decisions， briefings， plans and many other forms. The management content is relatively complicated， and the efficiency of traditional management mode is relatively low， and it is difficult to ensure the stability and authenticity of information. The paper focuses on the analysis of the significance and measures of realizing the digitization of document archives management， hoping to effectively improve the level of document archives management.

【關鍵詞】文書檔案管理;數字化;意義;舉措

【Keywords】document archives management; digitization; significance; measures

【中圖分類號】G275.2 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2020）09-0009-02

1 引言

隨著信息技術水平的不斷提高，文書檔案管理的數字化進程也隨之不斷加快。先進的數字化信息技術不僅能實現文書檔案的高效利用與長期保存，也開辟了更為便捷的查詢渠道，有助于促進文書檔案管理效率與質量的提高[1]。雖然目前文書檔案管理的數字化發(fā)展已經取得了較大的突破。但受傳統(tǒng)管理理念的影響，實際操作過程中仍存在較多的漏洞，相關技術的應用也仍處于探索發(fā)展的初步階段。同時，由于檔案管理人員隊伍中缺乏專業(yè)的信息人才，且信息安全意識不足，對文書檔案管理的安全發(fā)展造成了阻礙。文書檔案管理是檔案事業(yè)的源頭，文書檔案管理數字化的實現在推動檔案管理現代化發(fā)展中具有顯著的價值。同時，只有緊跟知識經濟數字化時代發(fā)展的步伐，積極引入先進的計算機技術，才能有效促進數字化檔案標準體系的建立與完善。

2 文書檔案管理實現數字化的意義

2.1 有助于保護檔案資源

文書檔案的完整性、準確性、真實性是評估管理質量的重要標準，也是衡量檔案價值的重要尺度。傳統(tǒng)紙質檔案的保存既需要投入大量的人力和物力，也容易受到害蟲、溫度和濕度的影響，隨著時間的推移，可能會出現字跡模糊、破損等情況。而經數字化處理后，文書檔案保存的相關問題能得到有效解決。不僅如此，文書檔案的數字化副本可以實現一份文件多人共享，利用廣域網與局域網也可以實現異地傳輸，異地調閱將更加便捷。另外，文書檔案的數字化管理也是實現計算機辦公的重要基礎，既有效提高了檔案的查閱速度，也有效減少了能源浪費。同時，借助數字化技術可以將水印加入文書檔案中，可以有效避免檔案被非法篡改。

2.2 有助于提高管理實效

數字化文書檔案管理模式符合當前社會發(fā)展需求，既實現了信息的共享與交流，也改變了管理人員的工作模式。在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，管理人員的大部分精力都放在歸檔、查檔上，一旦發(fā)生檔案資源遺漏的問題，就需要進行拆卷重做，嚴重拉低了管理工作效率。而利用數字化技術的電子類文書，可以有效降低檔案管理工作的難度和強度，在插入遺漏文件后，可以自動生成新的目錄與編號，能有效避免重復勞動，這不僅有助于提高文書檔案管理的實效性，也有助于控制檔案管理成本[2]。同時，在傳統(tǒng)管理模式下，由于未對工作環(huán)節(jié)進行統(tǒng)一規(guī)范，導致每個人的工作方式都各有不同，在檔案分類方面也缺乏統(tǒng)一的標準。而計算機的數據處理效率極高，可以按照既定程序優(yōu)化檔案立卷、分類等環(huán)節(jié)。

3 文書檔案管理實現數字化的舉措

3.1 強化制度保障，創(chuàng)新工作機制

想要切實推進制度創(chuàng)新，強化制度保障，就必須對落后的規(guī)章制度進行合理合法的清理。首先，綜合考慮現有管理體制及機構情況，找出不適宜的規(guī)定并盡快完善或廢除。同時，要從文書檔案管理的整體性出發(fā)，重構全面性的管理體系，并積極梳理文書檔案管理網絡，明確崗位責任。在創(chuàng)新工作機制的同時，應以原有制度為基礎制定完善的電子檔案管理標準，以促進文書檔案管理體系的進一步完善。其次，隨著新技術的不斷引入，文書檔案修編規(guī)范也應隨之做出相應的改變，同時，管理人員需明確文書檔案管理數字化建設是一項長期艱巨的任務，只有定期對相關制度進行評審、修訂、補充，才能促進文書檔案管理的健康可持續(xù)發(fā)展。在現實利益環(huán)境下，文書檔案管理部門必須加快建立起完善的自我營銷機制，強化檔案管理宣傳工作，以提高領導層及其他部門對文書檔案管理的重視程度，進而為檔案生成質量的提高打下堅實基礎。最后，鼓勵員工積極參與到中心工作和重大活動中，加快建立起科學的互動、協(xié)調、銜接機制，并充分發(fā)揮自身的服務、監(jiān)督、指導職責，以凸顯文書檔案管理工作的重大意義。

3.2 注重人才培養(yǎng)，優(yōu)化隊伍結構

在文書檔案管理工作中，一些管理人員不僅缺乏數字化管理技能，同時，也不是專業(yè)的檔案管理人士，還有一部分人員由于年齡較大，對數字化信息技術的接受速度較慢，在很大程度上限制了文書檔案管理工作的數字化發(fā)展。為改善這一問題，首先，要建立起完善的人才引入機制，把好入口關，以提高文書檔案管理隊伍中高素質、高資歷、高技術人才的比例。其次，要強化內部培訓，根據崗位實際情況組織管理人員進行多形式、分層次的繼續(xù)教育，以增強其知識儲備，提高其綜合工作素養(yǎng)。在實際工作中，可實行崗位輪換機制，以強化管理人員之間的橫向業(yè)務交流，進而有效促進其綜合業(yè)務能力的提高。最后，要本著公平、公正的原則建立起優(yōu)勝劣汰的用人機制，并完善職稱評定、晉升制度，對于在文書檔案管理數字化建設中表現優(yōu)異的人員，應給予福利待遇方面的獎勵以及精神層面的表揚。對于在工作中出現重大失誤或責任感較差的人員，也絕不能姑息，應給予相應的懲戒，以強化全體管理人員的工作危機意識。

3.3 深化管理變革，實現工作創(chuàng)新

文書檔案管理工作想要徹底轉變原有的等、靠、要工作模式，就必須加快工作創(chuàng)新，并致力于從“閉系統(tǒng)”向“開系統(tǒng)”的轉變。檔案部門也應樹立信息開放性意識，定期將檔案目錄和專題成果展示于公眾媒體上，以便用戶及時查閱，進而充分發(fā)揮文書檔案的應用價值。當然，文書檔案具有一定的保密性質，在實現資源共享的同時，也要強化對重要隱私檔案的保護，并采取有效手段及時消除泄露隱患。文書檔案管理的工作創(chuàng)新與數字化建設均離不開實用性強、拓展空間大的軟件，但不同單位的實際情況不同，只有充分考慮軟件的適用度，并建立起個性化的數字化管理平臺，才能滿足文書檔案管理的通用性要求。管理人員應樹立終身學習的發(fā)展理念，主動了解數字化技術與相關理論知識，以實現文書檔案數字化管理平臺的最優(yōu)利用。同時，要提高自身的安全意識，嚴格把控文書檔案借閱環(huán)節(jié)，以降低信息泄露風險。無論是電子借閱還是紙質借閱，其具體流程在本質上的區(qū)別不大，在提供檔案信息前，管理人員必須認真審核借閱申請單，并嚴格審批，以最大限度地提高文書檔案管理的規(guī)范化水平。

3.4 引入先進技術，提高服務效率

數字化技術不僅是優(yōu)化檔案管理工作的重要手段，也是實現檔案信息高效交流的重要媒介。檔案管理部門必須樹立起現代化的文書檔案管理理念，積極引入先進的管理技術，切實提高服務效率與水平。受傳統(tǒng)管理觀念的影響，部分管理人員常會固執(zhí)地認為手工方式更可靠，在引入新技術后，難以形成接受新技術、新方法的工作使命感，對數字化技術的應用與推廣造成了阻礙。基于此，必須強化宣傳工作，扭轉管理人員對文書檔案數字化管理無效益的片面認知。同時，要構建文書檔案數字化管理網絡，利用數字化技術優(yōu)勢強化部門間的溝通與交流，以實現檔案資源的高效配置。此外，也要安排專業(yè)人員對信息化管理平臺進行維護，并做好文書檔案的遠程檢測，在方便用戶獲取文書檔案信息的同時，也能提高檔案管理工作的安全性。數字化文書檔案管理不僅在提高管理工作效率方面發(fā)揮著重要的作用，也形成了更高質量的圖像文件，為用戶的瀏覽帶來了較大的便利。

4 結語

文書檔案管理的數字化建設是實現檔案管理創(chuàng)新的有效路徑，檔案管理部門應從整體實際情況出發(fā)，利用先進技術強化管理工作創(chuàng)新，以充分發(fā)揮文書檔案的最優(yōu)價值，進而從根本上提高檔案管理服務的質量。

【參考文獻】

【1】尚曉燕.文書檔案管理的特點及創(chuàng)新途徑研究[J].數字化用戶，2019，25（15）：60-61.

【2】張文佳.建立文書檔案數字化管理模式的必要性[J].消費導刊，2019，3（13）：255.