公立醫(yī)院績效考核中應(yīng)用檔案管理的作用分析

張媛

摘要：公立醫(yī)院績效考核是提高效率，加強(qiáng)管理的一種手段，如今在醫(yī)院精細(xì)化管理中，檔案管理是績效考核過程中不可缺失的環(huán)節(jié)，本文簡要闡述了公立醫(yī)院績效考核中應(yīng)用檔案管理的作用。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院；績效考核；檔案管理；作用

檔案是記錄人類活動(dòng)的一種方式，查看檔案，可以了解一個(gè)人的過去，可以認(rèn)識(shí)和把握現(xiàn)在、預(yù)測(cè)未來的依據(jù)[1]。隨著公立醫(yī)院的不斷改革，醫(yī)院檔案管理在工作中出現(xiàn)了一些新的問題，臨床科室與醫(yī)技科室對(duì)績效考核有了明確的考核指標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)，如門診量、入院與出院人數(shù)等，這些指標(biāo)既能體現(xiàn)工作量又能產(chǎn)生比較好的效益。為了更好地抓住機(jī)遇，將公立醫(yī)院績效考核應(yīng)用到檔案管理中具有重要的作用。

一、醫(yī)院職工績效考核的概述

績效考核指在醫(yī)院管理中，采用科學(xué)的考核方式對(duì)照工作目標(biāo)和績效標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)醫(yī)院所有工作員工的工作職責(zé)履行程度、工作任務(wù)完成情況和員工的發(fā)展情況進(jìn)行評(píng)定，并且將評(píng)定結(jié)果反饋給員工的過程。通過績效考核可提高職工的積極性，發(fā)揮職工的潛能，以便更好地達(dá)到業(yè)績和行為兩方面的考核[2]。

由于我國醫(yī)院存在醫(yī)療資源分配不平衡，醫(yī)療資源過剩等現(xiàn)象，耗損著醫(yī)院內(nèi)部的資源，醫(yī)院缺乏有效的管理也使這種現(xiàn)象逐漸加重，因此，醫(yī)院應(yīng)重視績效管理，提高管理理念，達(dá)到提高經(jīng)營效率目的。醫(yī)院在績效考核評(píng)量中缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，雖然不同醫(yī)院及不同醫(yī)師之間對(duì)績效的探討較多，但還是沒有準(zhǔn)確的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)判?？剖遗c科室之間、醫(yī)護(hù)人員職稱之間及醫(yī)療部門與職能部門之間均有難以一致的判定標(biāo)準(zhǔn)。所以醫(yī)院應(yīng)按照各部門的職能，分配績效與醫(yī)療資源，將檔案管理應(yīng)運(yùn)于各科室績效考核中，改善醫(yī)院職能科室績效考核的有效性，提高醫(yī)院管理水平。

二、醫(yī)院職工績效考核在檔案管理中的意義

績效考核是人力資源管理的重要職責(zé)。檔案管理的主要任務(wù)是收集、整理、歸檔及利用檔案材料，保護(hù)檔案資料的完整性與真實(shí)性是工作的最基本要求。通過績效考核，可以使得醫(yī)院各部門檔案管理更加清晰，可進(jìn)一步改進(jìn)在檔案管理工作中的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)，使醫(yī)院檔案管理工作更加規(guī)范化。使用檔案管理制度進(jìn)行績效考核，可有效提升對(duì)檔案的管理水平，加大檔案工作落實(shí)情況。

（一）有利于落實(shí)檔案管理制度

近年來，檔案事業(yè)逐漸走向?qū)I(yè)化、信息化，對(duì)檔案管理人員要求也越來嚴(yán)格，其不僅需要提升自身素質(zhì)還需適應(yīng)各種考核形式，但多數(shù)只是流于形式并未能實(shí)施，也沒能形成定量考核。檔案管理工作在醫(yī)院中的實(shí)施，首先要制定好法律、法規(guī)制度，有效的規(guī)章制度可有效提升績效考核標(biāo)準(zhǔn)。要求醫(yī)院各部門定期開展檔案工作法律知識(shí)，認(rèn)真執(zhí)行檔案管理中的有關(guān)法律、法規(guī)。根據(jù)上級(jí)要求，各職能部門應(yīng)按時(shí)調(diào)整、完善檔案工作，重新修正檔案制度和目錄、保管分析表，避免工作處于原始狀態(tài)，如吃大鍋飯，獎(jiǎng)懲不明等影響檔案事業(yè)發(fā)展的狀態(tài)?？冃Э己说膶?shí)施，更加有利于檔案管理實(shí)施的法律制度，有效開展檔案工作。實(shí)施績效考核可有效阻止各部門不配合、檔案移交不及時(shí)、檔案質(zhì)量不高、檔案不完整等現(xiàn)象的發(fā)生，有利于改善檔案保管整體環(huán)境。

（二）使已儲(chǔ)存檔案更加完整、安全

績效考核管理制度的實(shí)施，使檔案管理人員對(duì)醫(yī)院各部門的材料進(jìn)行細(xì)致、安全的歸類，更加真實(shí)、準(zhǔn)確地反映各科室的原有面貌。在整理檔案時(shí)要確保檔案正確、全面，對(duì)聲音檔案、照片、光盤等檔案進(jìn)行合理收納，信息要記錄完整，一致，便于以后查詢?？冃Э己碎_展在檔案管理中可以豐富檔案資料，為以后檔案工作帶來便利?？冃Э己酥笜?biāo)要涉及到多方面，做到量化考核的效果，從而促進(jìn)績效考核工作的順利開展。

（三）更加利于檔案資源的開發(fā)

醫(yī)院進(jìn)行檔案管理是為了利用，要求檔案管理對(duì)醫(yī)院做出重大貢獻(xiàn)的職工，通過文字、聲像記錄等方式進(jìn)行保存，方便各科室進(jìn)行查閱，更加重視檔案資源的開發(fā)，進(jìn)一步促進(jìn)檔案資源。在進(jìn)行檔案管理時(shí)應(yīng)改變過去的服務(wù)理念，將績效考核制度升華到工作中。這些都為檔案工作進(jìn)行客觀、公正、公開的考核提供了參考依據(jù)，進(jìn)一步促進(jìn)檔案工作正常、高效的開展。

三、現(xiàn)階段績效考核在醫(yī)院職能科室中存在的問題

（一）醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略與績效考核不相同

績效考核是醫(yī)院穩(wěn)步發(fā)展的導(dǎo)向標(biāo)，績效考核的開展是根據(jù)各科室相應(yīng)指標(biāo)進(jìn)行的，績效管理也是衡量管理績效的水準(zhǔn)。在如今醫(yī)院績效考核中難以從量化層面開展工作，導(dǎo)致醫(yī)院績效考核與醫(yī)院發(fā)展不同步[3]。檔案管理不僅需要檔案管理人員重視，還應(yīng)得到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視，通過制定健全檔案管理制度，實(shí)施檔案工作人員績效管理，嚴(yán)格按照相關(guān)要求進(jìn)行實(shí)施，為績效考核工作的建立與實(shí)施起到正面作用，進(jìn)而提升檔案管理的實(shí)際效果。

（二）主觀能動(dòng)性較低導(dǎo)致績效考核失衡

績效考核的設(shè)定保證公平、公正，但在目前績效的考核中，由于受人為因素的影響導(dǎo)致主觀能動(dòng)性受到約束，以KPI指標(biāo)為主開展的績效考核中，因各部門負(fù)責(zé)人對(duì)各自所開展的工作不太了解，按照自身的主觀判斷及自身喜好類進(jìn)行績效的判斷，導(dǎo)致績效考核失去衡量的公平性?？冃Э己司褪沁M(jìn)行正確的定量考核，從而減少各種投入，為臨床一線提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（三）績效考核標(biāo)準(zhǔn)過于單一

如今績效考核中的關(guān)鍵部分為計(jì)劃管理。由于績效考核中缺乏計(jì)劃管理的標(biāo)準(zhǔn)，所以導(dǎo)致績效不公平現(xiàn)象出現(xiàn)。在醫(yī)院傳統(tǒng)績效考核標(biāo)準(zhǔn)中，因管理人員處于醫(yī)院的上層其身份特殊，醫(yī)務(wù)處的績效考核進(jìn)行相應(yīng)限制，使醫(yī)生與患者交流受到制約?？己说闹攸c(diǎn)內(nèi)容和指標(biāo)是業(yè)務(wù)能力，其中涉及到檔案歸檔總數(shù)和出錯(cuò)比例，這些都涉及到檔案管理的能力與方法。因此，為保證完成績效考核的指標(biāo)，普遍進(jìn)行預(yù)留計(jì)劃方式開展工作，以保證醫(yī)院各科室在保障計(jì)劃的情況下取得比較高的成績。

（四）績效考核標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)性較差

績效考核在醫(yī)院職能部門中存在較多問題，在個(gè)人晉升職稱時(shí)沒有規(guī)范的制度來衡量，僅以模糊的參考標(biāo)準(zhǔn)來做聘任的依據(jù)，導(dǎo)致績效考核在實(shí)際應(yīng)用中無法發(fā)揮它的作用。醫(yī)院應(yīng)著力于薪酬獎(jiǎng)勵(lì)制度、培訓(xùn)及晉升方式作為績效考核的重點(diǎn)，從而讓職能部門員工素質(zhì)有效提升，。醫(yī)院考核委員會(huì)應(yīng)定期進(jìn)行公示，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行加減分值，科室根據(jù)專項(xiàng)得分進(jìn)行扣分，直接兌現(xiàn)個(gè)人總分值，兌現(xiàn)績效工資，以便達(dá)到提升績效考核的目標(biāo)[4]。

（五）考核內(nèi)容、考核指標(biāo)設(shè)定不夠細(xì)化

醫(yī)院對(duì)臨床業(yè)務(wù)工作考核主要采用工作量+工作質(zhì)量的考核辦法，由醫(yī)務(wù)科牽頭組織相關(guān)專家按照考核標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查，并依靠醫(yī)院強(qiáng)大的現(xiàn)代化信息系統(tǒng)的支撐，考核結(jié)果得到了廣大醫(yī)護(hù)人員的支持和認(rèn)可，而醫(yī)院對(duì)檔案崗位的考核是由職能科室考核組進(jìn)行，由于相關(guān)人員不了解檔案工作，認(rèn)為檔案工作無法量化考核，因此主要依靠考核者的主觀意志來作出評(píng)價(jià)，這種考核結(jié)果很難令職工信服，而學(xué)歷、職稱、資歷等的參考因素使科室內(nèi)部二次分配結(jié)果有時(shí)并未令人滿意。因此定期對(duì)考核結(jié)果較好的人員不僅在物質(zhì)上進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，在精神上也應(yīng)進(jìn)行褒揚(yáng)，以提高員工積極性。

四、績效考核中應(yīng)用檔案管理的作用分析

現(xiàn)今醫(yī)院職能部門中均存在以上所述問題，采用檔案管理手段對(duì)職能部門績效進(jìn)行重新設(shè)定，更加有利于醫(yī)護(hù)人員的積極性，對(duì)醫(yī)院的實(shí)際工作進(jìn)行評(píng)價(jià)，糾正員工對(duì)錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，并及時(shí)進(jìn)行調(diào)整查找問題節(jié)點(diǎn)。

（一）提高醫(yī)院職能部門對(duì)檔案管理的認(rèn)知

目前要讓醫(yī)護(hù)人員意識(shí)到檔案管理的重要性，改變醫(yī)護(hù)人員對(duì)檔案管理的認(rèn)知。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理作為重點(diǎn)項(xiàng)目進(jìn)行深入研究和執(zhí)行，在實(shí)際工作中開展，對(duì)醫(yī)院管理和經(jīng)營等多個(gè)環(huán)節(jié)中強(qiáng)化檔案管理信息，拓寬對(duì)檔案管理的能力，提升醫(yī)護(hù)人員的思想，全員重點(diǎn)參與推進(jìn)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。采用更加廣闊的宣傳前景進(jìn)行宣傳和推廣，使廣大員工了解績效檔案管理的重要性，在工作范圍內(nèi)使用的必要性[5]。采用公平、公正、高效率的方式，采取更多有效措施鼓勵(lì)員工，提高員工責(zé)任心，以便檔案管理工作的順利進(jìn)行。對(duì)員工進(jìn)行定期考核，考核結(jié)果不理想者進(jìn)行批評(píng)教育，并扣除相應(yīng)的績效工資。

（二）確保檔案管理工作與績效考核的一致性

如今隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，電子網(wǎng)絡(luò)化檔案在目前的檔案管理中運(yùn)用極為廣泛。檔案管理迎來新的時(shí)代，在不同崗位、科室及工作職責(zé)中，各類人員均應(yīng)做好績效檔案管理，使得績效管理更加穩(wěn)妥順利進(jìn)行。運(yùn)用辦公軟件進(jìn)行計(jì)算和統(tǒng)計(jì)功能對(duì)考核數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析，提升工作效率，對(duì)工作情況進(jìn)行定量的分析使電子化檔案管理繼續(xù)有效的開展，以更加標(biāo)準(zhǔn)的秩序，合理有序開展工作。

（三）有效提升工作人員的素質(zhì)

醫(yī)院在實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的同時(shí)，按照醫(yī)療系統(tǒng)績效，有重點(diǎn)、有計(jì)劃地對(duì)負(fù)責(zé)績效管理的人員進(jìn)行專業(yè)能力及知識(shí)提升。醫(yī)院可通過定期組織有關(guān)人員進(jìn)行在線培訓(xùn)，利用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，重新開始整合和制定綜合醫(yī)院績效考核檔案管理的工作。用先進(jìn)的檔案工作管理模式為醫(yī)院實(shí)施績效考核提供更好的條件。將醫(yī)院人力資源部與財(cái)務(wù)部門的管理工作分開，對(duì)績效管理的工作進(jìn)行重新整合。

（四）醫(yī)院信息化軟件在績效工作中的使用

醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理績效考核時(shí)，應(yīng)展開信息化的設(shè)置，使用統(tǒng)一信息化設(shè)備。根據(jù)績效考核開展的工作內(nèi)容的多少，開發(fā)軟件的兼容性和可移植性，為職工績效信息獲取提供有利條件。

五、結(jié)語

科學(xué)規(guī)范的檔案管理是一個(gè)醫(yī)院業(yè)績與管理水平的體現(xiàn)，通過有效的績效考核，調(diào)整和改善檔案管理人員及其他職工的行為，使他們更加積極主動(dòng)地完成工作任務(wù)，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，建立更加有效的績效制度?？冃Э己酥贫鹊膶?shí)施可以激發(fā)職工的競(jìng)爭意識(shí)，對(duì)各部門人員均有較好的約束作用。績效制度的開展，也可優(yōu)化公立醫(yī)院內(nèi)部管理水平。能更好地真實(shí)反映工作效率與工作重點(diǎn)，進(jìn)而提高工作質(zhì)量，提高醫(yī)院管理水平，為醫(yī)院檔案信息化管理打下夯實(shí)的基礎(chǔ)。

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