做好文書檔案管理工作的實踐策略分析

程紅

摘? ? 要：新形勢下單位發(fā)展對文書檔案管理工作提出了更高的要求，然而傳統(tǒng)文書檔案管理工作中存在著一系列的問題。只有切實轉(zhuǎn)變單位管理層和具體管理人員的觀念，提高其責(zé)任感和服務(wù)意識，完善檔案管理體系，做好文書工作與檔案管理工作的銜接，加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高軟硬件條件，單位文書檔案管理工作才能更好地開展，檔案資源才能更好地服務(wù)于單位的發(fā)展、社會的進步。本文探討了做好文書檔案管理工作的實踐策略分析。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理工作;策略

1? 前言

文書檔案管理工作主要是對事業(yè)單位所有部門以及經(jīng)營環(huán)節(jié)相關(guān)工作情況加以記錄，事業(yè)單位在制定經(jīng)營決策和發(fā)展戰(zhàn)略過程中，可以依據(jù)這些資料提高決策的正確性，推動事業(yè)單位發(fā)展。因此，事業(yè)單位要針對文書檔案管理建立科學(xué)的管理機制和制度，保持文書和檔案工作的順暢銜接，優(yōu)化和創(chuàng)新管理方式，做好人員培訓(xùn)工作，在努力提升文書檔案管理水平的過程中，促進事業(yè)單位健康發(fā)展。

2? 文書檔案管理的特征

2.1? 文書檔案管理的核心在于資料的收集、保存，即記錄“歷史”

文書檔案管理主要以已發(fā)生的文件、人事、事件、物品存檔為管理對象，管理方法則依靠載體（主要為紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì)）進行記錄，且分門別類地存放于檔案室內(nèi)。該階段管理的重點為“收集”“編目、編冊”“借閱”“保存”等方面。同時，各環(huán)節(jié)均很注重資料的安全性與完整性。

2.2? 和文書檔案有緊密聯(lián)系的即是文書工作

文書工作又包括文件登記、收集、催辦、運轉(zhuǎn)、承辦與文件整理、收集、立卷與歸檔。文書工作整個流程也屬于檔案的形成過程，但檔案工作是在文書工作的前提下對檔案進行收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、歸類、編研與利用。文書工作是檔案工作的前提與基礎(chǔ)。檔案主要源于文書，文書部門將機關(guān)單位活動中產(chǎn)生的、有一定保存意義的文件材料整理立卷，定期交由檔案部門歸檔。文書檔案的質(zhì)量影響著檔案工作的質(zhì)量。

2.3? 文書檔案內(nèi)容豐富、載體多樣化

文書檔案是機關(guān)單位工作情況的真實記錄與反映，包括行政管理、黨群管理、科技檔案等多方面，內(nèi)容豐富多樣。又因文書檔案里有單位簽署的重要合同、協(xié)議，有錄像、錄音以及各類電子檔案的發(fā)文、收文等，文書檔案載體也更加多樣化。

3? 做好文書檔案管理工作的實踐策略分析

3.1? 提高全體人員的檔案管理意識

檔案管理不僅是某個部門的事而是需要企業(yè)全體人員共同協(xié)作來完成的工作。因此企業(yè)應(yīng)高度重視檔案管理工作的開展，以文件的形式明確要求全體人員對此重視并積極配合。在此基礎(chǔ)上，檔案管理部門應(yīng)在形式發(fā)生重大改變的第一時間對全體人員進行通知或組織培訓(xùn)，將檔案管理工作的新形式，新要求，新規(guī)范及時傳達給全體人員，在某些關(guān)鍵節(jié)點上對響應(yīng)的部門進行集中培訓(xùn)，通過不斷提高全體人員的檔案管理意識將檔案管理工作從源頭抓起，將工作做在前頭，變被動為主動，確保檔案管理后續(xù)工作的順利開展。

3.2? 建立并完善文書檔案管理制度

通過文書檔案管理制度的建立和完善來進一步規(guī)范企業(yè)內(nèi)部各部門之間的配合和協(xié)作，比如在制度中明確規(guī)定文件資料和檔案管理部門的對接時間、對接內(nèi)容、對接格式等內(nèi)容;將檔案管理部門和文書資料整理部門及相關(guān)部門的績效考核與工作職責(zé)掛鉤，激發(fā)各部門之間的相互配合，增強各人員的工作責(zé)任感和工作積極性，避免因為人文因素導(dǎo)致的文件資料丟失和延誤等問題出現(xiàn)，保障文書檔案管理工作的高效率和高質(zhì)量。

3.3? 優(yōu)化和創(chuàng)新文書檔案管理模式

在文書檔案的管理模式上，應(yīng)改變過去被動管理的模式，采用主動管理的模式來提高管理效率。比如采用以點帶面的形式，以檔案管理部門為基點，輻射到企業(yè)各部門，通過檔案管理部門與其他部門定期有效的咨詢實現(xiàn)及時的對接，確保在各項資料和各項內(nèi)容構(gòu)建初期就跟蹤管理，提前對接文書檔案的相對要求和對接內(nèi)容，將檔案管理工作做到前頭。通過實際工作的開展不斷地總結(jié)經(jīng)驗，摸索出一套切實符合企業(yè)自身的檔案管理模式，靈活有效地來開展檔案管理工作。

3.4? 不斷提高文書檔案管理技術(shù)水平

隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，自動化網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)也越來越成熟。作為文書檔案管理部門應(yīng)保持與時俱進，利用現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)來更好地提升檔案管理的效率和質(zhì)量。一方面，在硬件上要構(gòu)建和完善自動化管理體系，建立電子檔案管理系統(tǒng);另一方面，在軟件上要及時針對工作中出現(xiàn)的問題與軟件公司溝通，不斷升級和完善檔案自動化管理系統(tǒng)，保障自動化管理系統(tǒng)更健康更高效的運行。此外，文書檔案管理人員要密切關(guān)注國家政策和行業(yè)內(nèi)的法律法規(guī)，及時更新專業(yè)理念和專業(yè)技能，為企業(yè)文書檔案管理制度和管理措施的制定提供專業(yè)性意見，保障企業(yè)的檔案管理工作走在先進行列。

3.5? 進一步加強文書檔案管理工作的流程和方式

要建立符合新時期文書檔案使用需要的管理新模式。在文書檔案建檔中，對原始文書檔案精挑細選，保證文書檔案的有用率。要在實際操作時，注重標準規(guī)范。以將紙質(zhì)文書檔案電子化的過程為契機，對文書檔案進行二次的建檔歸檔，改進過去的缺陷。要對歸檔時的名稱目錄建立進行規(guī)范。從電腦的查詢特點出發(fā)，建立一整套規(guī)范的關(guān)鍵詞數(shù)據(jù)庫，避免出現(xiàn)人為理解因素影響查詢的情況。要建立科學(xué)合理的查詢流程，建立數(shù)據(jù)全、資料準的龐大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，為文書檔案的有效使用、精準查找提供保障。

3.6? 強化部門問合作

各部門所收集的有一定利用價值的檔案資料屬于檔案管理的主要來源，因而文書檔案管理部門應(yīng)充當(dāng)好各部門間的樞紐，妥善處理各部門間關(guān)系，不斷提升所收集檔案資料的質(zhì)量。工作中做到積極主動，掌握單位內(nèi)產(chǎn)生的最新資料與信息，并認真思考檔案資料收集與管理怎樣圍繞重心工作來進行。另外，應(yīng)多在各部門間走動，做好報監(jiān)資料、發(fā)文與收文的整理，展現(xiàn)出檔案部門在工作中的參謀功能。

3.7? 注重檔案管理人員的工作培訓(xùn)

首先，應(yīng)注重對檔案管理人員的工作培訓(xùn)，定期為其普及檔案管理理論知識，提高工作認知，以防出現(xiàn)懈怠思想，并依照要求按時上交工作報告與總結(jié)。其次，需定期與同事或領(lǐng)導(dǎo)進行工作經(jīng)驗交流，及時總結(jié)，提高檔案管理工作技能與效率。最后，需完善內(nèi)部管理制度，確保檔案管理人員依照規(guī)章辦事，并時刻引導(dǎo)檔案管理人員積極主動工作，確保檔案管理人才隊伍長久、穩(wěn)定。

3.8? 建立“互聯(lián)網(wǎng)+”下的文本檔案管理新模式

將過去的紙質(zhì)資料檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)字化的文本資料是一項巨大的工程。文書檔案管理單位，要結(jié)合實際情況，把轉(zhuǎn)電子數(shù)字化的工作納入長期規(guī)劃，積極推進電子數(shù)字化管理文書檔案的新模式。要提高文書檔案電子數(shù)字化的質(zhì)量，利用高還原度掃描、高利用率數(shù)據(jù)壓縮等新技術(shù)，把紙質(zhì)文書檔案和近期的光影等圖像資料都盡可能地收集存儲好。要建立與單位、個人需求相適應(yīng)的文書檔案查詢網(wǎng)站，在網(wǎng)上利用云平臺、云計算等新互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，讓文書檔案發(fā)揮更大的作用。

總之，文書檔案管理對單位發(fā)展具有一定的作用。全面科學(xué)管理文書檔案， 各部門相互協(xié)調(diào)合作， 促使文書檔案在單位運營中的作用凸現(xiàn)出來。工作人員利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段， 充分體現(xiàn)檔案的功能， 提高管理水平。文書檔案管理工作中還面臨較多的問題，要想有效提升工作質(zhì)量，就應(yīng)該在提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)和規(guī)范文書檔案管理工作流程方面多下功夫，只有這樣才能有效避免實際工作中存在的問題，提升整體工作效率。

參考文獻：

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