大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理人員素質(zhì)的提升和新要求研究

龍麥養(yǎng)

摘要：中國(guó)已然邁入大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)被各行各業(yè)的人所廣泛使用，各種數(shù)據(jù)數(shù)量倍增，為了應(yīng)對(duì)激增的各類數(shù)據(jù)，許多新型的信息管理方式如雨后春筍般出現(xiàn)。數(shù)據(jù)的激增和檔案管理方式的變革也給檔案管理人員帶來(lái)了嚴(yán)峻的考驗(yàn)和更高的要求，本文處于大數(shù)據(jù)背景下，對(duì)檔案管理方式的變革、檔案管理人員所面臨的困境以及應(yīng)該采取的對(duì)策進(jìn)行深入分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理；人員素質(zhì)

一、前言

大數(shù)據(jù)時(shí)代，意味著無(wú)論是生產(chǎn)或是獲得信息的渠道都成倍增加，每時(shí)每刻都有各個(gè)領(lǐng)域、各行各業(yè)的信息出現(xiàn)，海量的數(shù)據(jù)充斥著互聯(lián)網(wǎng)，也充斥著相關(guān)信息管理人員的腦海。暴漲的各類信息促使相關(guān)的檔案管理方式的變革，而信息管理方式的變革也對(duì)相關(guān)的檔案管理人員提出了更高的要求。尤其是在圖書(shū)館、學(xué)校、醫(yī)院這些收錄了大量信息的地方負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，面臨著更高的工作挑戰(zhàn)。這就要求檔案管理人員必須能夠迎合時(shí)代發(fā)展，擁有大數(shù)據(jù)思維以及能夠靈活使用大數(shù)據(jù)的專業(yè)素質(zhì)。這對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)嚴(yán)峻的考驗(yàn)。

二、檔案管理方式的變革

大數(shù)據(jù)應(yīng)用的興起和各類數(shù)據(jù)的暴漲促進(jìn)了檔案管理方式的變革，數(shù)量倍增的數(shù)據(jù)資料對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式提出了巨大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案從征集、收錄到他人的借閱和返還，全程需要檔案管理人員親自操作，眾多的數(shù)據(jù)資料和煩瑣的手續(xù)導(dǎo)致檔案管理人員人手不足，同時(shí)，也需要有更多的地方用于存放檔案，租金成本增加。紙質(zhì)檔案受限于自身材料問(wèn)題，保存難度高，并且無(wú)法頻繁地翻閱，這進(jìn)一步加深了傳統(tǒng)檔案管理工作的困難。

于是，處于對(duì)自身壓力和工作效率的雙重考慮之下，結(jié)合大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，檔案管理模式發(fā)生了變革，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式向新型的信息化檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，新型的信息化檔案管理有著顯而易見(jiàn)的優(yōu)勢(shì)，首先，信息化檔案沒(méi)有了保存時(shí)間的限制，信息化的檔案一經(jīng)錄入電腦，便可永久保存，隨意翻閱，不用擔(dān)心損壞。其次，信息化的檔案降低了對(duì)使用土地的需求和管理人員的數(shù)量，有效節(jié)約了成本，而計(jì)算機(jī)軟件和信息化技術(shù)本身就具備許多諸如整理、分析、搜索等功能，優(yōu)化了工作流程，極大地提高了工作效率。同時(shí)突破了紙質(zhì)的束縛之后，信息化的檔案保存種類也得以擴(kuò)大，視頻、音頻、圖片、文字等，都可以在儲(chǔ)存成為信息化的檔案得以保存。

信息化的檔案管理方式不僅解決了數(shù)據(jù)倍增的問(wèn)題，而且還節(jié)省了成本，提高了工作效率，豐富了檔案種類，一舉多得。但同時(shí)，管理模式的改變和倍增的檔案數(shù)量也為管理人員帶來(lái)了新的問(wèn)題。

三、管理人員所面臨的困境

（一）專業(yè)技能的缺失

信息化的檔案管理模式是立足于大數(shù)據(jù)之上的，而對(duì)信息化的檔案進(jìn)行管理同樣需要大數(shù)據(jù)的幫助，因此，檔案管理人員需要對(duì)大數(shù)據(jù)有一個(gè)基本的認(rèn)識(shí)與了解，要懂得如何使用大數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行檔案的管理工作，這已然成為信息化檔案管理工作中不可或缺的一項(xiàng)基本技能。但傳統(tǒng)的檔案管理模式并沒(méi)有這個(gè)要求，因此許多的檔案管理人員對(duì)于大數(shù)據(jù)并不了解，更不懂得如何使用。而不懂大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，便無(wú)法勝任檔案管理員這份任務(wù)。這種專業(yè)技能的缺失是管理人員在這個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代所面臨的主要困境。

（二）業(yè)務(wù)水平的不足

檔案管理模式的變革必然會(huì)導(dǎo)致管理工作業(yè)務(wù)的改變，紙質(zhì)檔案管理工作的業(yè)務(wù)流程與信息化檔案管理工作的業(yè)務(wù)流程是截然不同的，工作需要的相關(guān)管理方法和所需的專業(yè)知識(shí)都發(fā)生了極大的變動(dòng)，并且信息化檔案管理工作的業(yè)務(wù)流程的要求顯然更高。檔案管理業(yè)務(wù)的改變讓原本只熟悉紙質(zhì)檔案管理流程的管理人員的業(yè)務(wù)水平驟然下降，面對(duì)驟變的管理模式以及不斷增長(zhǎng)的檔案數(shù)量和用戶需求，管理人員由于自身專業(yè)素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平不足、相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的缺乏以及對(duì)工作缺乏熱情等各種原因，工作效率必然會(huì)大打折扣，導(dǎo)致檔案管理人員很難能夠順利完成業(yè)務(wù)，一些檔案管理工作甚至可能無(wú)法有效進(jìn)行。

（三）綜合素質(zhì)的缺失

為了能夠更好地對(duì)檔案進(jìn)行管理，檔案管理員需要對(duì)自己所管理的檔案有一個(gè)基本的了解，檔案的種類越多，所需了解的也就越多。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式中，由于受到地域和時(shí)間的限制，檔案數(shù)量與種類并不算多，對(duì)于管理人員的綜合素質(zhì)并沒(méi)有什么要求，但在大數(shù)據(jù)時(shí)代的今天，檔案信息化打破了空間的時(shí)間上的限制，加之大數(shù)據(jù)應(yīng)用和互聯(lián)網(wǎng)的使用，信息化檔案數(shù)量倍增，檔案種類繁多，涉及到生活中的方方面面。因?yàn)闄n案的增加，查看檔案的用戶需求也隨之增加，加之部分檔案管理人員缺乏一定的敬業(yè)精神和服務(wù)意識(shí)。這些對(duì)于管理人員的綜合素質(zhì)提出了挑戰(zhàn)，面對(duì)形形色色的各類檔案和用戶需求，管理人員若是沒(méi)有一個(gè)優(yōu)秀的綜合素質(zhì)很難高效地完成自己的工作[1]。

四、應(yīng)對(duì)檔案管理人員困境的對(duì)策

（一）強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)技能

信息化檔案管理是建立在大數(shù)據(jù)的應(yīng)用之上，了解大數(shù)據(jù)，懂得使用大數(shù)據(jù)管理檔案是新型信息化檔案管理工作必需的專業(yè)技能，因此，必須加強(qiáng)檔案管理人員的這項(xiàng)專業(yè)技能，熟練掌握互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)應(yīng)用的相關(guān)技能，這樣在工作時(shí)才能得心應(yīng)手。首先，從檔案管理的主體出發(fā)，高?；蚴枪拘枰M(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，例如高校或公司設(shè)立講述大數(shù)據(jù)相關(guān)知識(shí)的課程，定期開(kāi)課，讓檔案管理員來(lái)聽(tīng)課學(xué)習(xí)，強(qiáng)化其對(duì)大數(shù)據(jù)方面的了解，培養(yǎng)其大數(shù)據(jù)意識(shí)，使其能夠更好地適應(yīng)信息化檔案管理工作。高校或公司也可定期組織檔案管理人員去熟悉大數(shù)據(jù)應(yīng)用的互聯(lián)網(wǎng)公司或者是已經(jīng)建立起技術(shù)成熟的新型檔案管理公司進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，這也有助于檔案管理員大數(shù)據(jù)意識(shí)的培養(yǎng)。對(duì)于檔案管理員來(lái)說(shuō)，需要擁有自主學(xué)習(xí)的意識(shí)，不能只是被動(dòng)地學(xué)習(xí)，在了解到自身不足后，要主動(dòng)通過(guò)各種渠道去填補(bǔ)自身空白。例如，可以主動(dòng)參加與大數(shù)據(jù)相關(guān)的知識(shí)講座，積極向講師請(qǐng)教，同他人交流經(jīng)驗(yàn)等。

（二）檔案管理人員需不斷學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)水平

信息化的檔案管理模式改變了傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)模式，如何適應(yīng)全新的業(yè)務(wù)服務(wù)，提升自己的業(yè)務(wù)水平，是檔案管理人員需要面對(duì)的一大難題。管理人員的業(yè)務(wù)水平主要包括兩個(gè)方面，一是檔案管理人員需要具備優(yōu)秀的信息意識(shí)，二是要求檔案管理人員有熟練的信息處理能力[2]。具備這些能力之后，才能更好地處理激增的檔案數(shù)量、維護(hù)檔案信息安全以及更好地服務(wù)用戶。我們可以通過(guò)多種方式來(lái)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。比如公司通過(guò)開(kāi)設(shè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)班和培訓(xùn)課程來(lái)教授管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)，完善他們的結(jié)構(gòu)體系，從而達(dá)到檔案管理人員業(yè)務(wù)水平提升的效果。同時(shí)檔案管理人員自身也要積極完善自身業(yè)務(wù)技能，可通過(guò)自學(xué)的方法，提升自身知識(shí)儲(chǔ)備，提高業(yè)務(wù)水平[3]。崗位輪班也是很有效的方法，可在工作時(shí)使用崗位輪班制度，讓檔案管理人員輪番上陣。這樣一方面使檔案管理人員有了更多的自由時(shí)間去學(xué)習(xí)新型的業(yè)務(wù)知識(shí)，填補(bǔ)自身理論上的不足，同時(shí)也讓檔案管理人員在崗位得到充分的鍛煉，將自身的理論知識(shí)與工作更好地結(jié)合，進(jìn)而達(dá)到提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的目的。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同信息化的檔案在沒(méi)有了空間與時(shí)間的局限之后，數(shù)量和種類暴增，這樣的特殊性極大地提高了對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)的要求。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，僅僅掌握信息化檔案管理業(yè)務(wù)的理論知識(shí)和專業(yè)技能，是不夠的，還要對(duì)許多方面都有所涉及，對(duì)于自身所管理的檔案種類與內(nèi)容有基本的了解。同時(shí)大數(shù)據(jù)時(shí)代是一個(gè)變化速度極快的時(shí)代，檔案管理人員要能夠跟緊時(shí)代變化的腳步，熟悉國(guó)家的相關(guān)政策，了解政策的變動(dòng)方向，并以此為依據(jù)時(shí)刻調(diào)整自身的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平。這樣管理人員才能更加科學(xué)、合理的對(duì)檔案進(jìn)行管理。

大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案不單單是檔案數(shù)量與種類的增加，在打破了空間的限制之后，用戶的數(shù)量同樣也是與日俱增，這也意味著即便有大數(shù)據(jù)的支持，檔案管理員的工作強(qiáng)度也會(huì)大上許多，所以檔案管理員也需要強(qiáng)化自己的服務(wù)態(tài)度與服務(wù)意識(shí)，擺正自己的位置，注意自己心態(tài)方面的調(diào)整，從而為用戶提供更好的服務(wù)，更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作的變革給檔案管理人員帶來(lái)了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，但在現(xiàn)如今這一特殊的時(shí)代背景之下，檔案管理工作的變革依然成為必然，因此，檔案管理人員必須時(shí)刻努力跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，通過(guò)公司的培訓(xùn)和自己的自主學(xué)習(xí)，培養(yǎng)自己的大數(shù)據(jù)管理意識(shí)，提升自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，唯有這樣才能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。雖然過(guò)程可能會(huì)很辛苦，也有可能會(huì)被淘汰，但危機(jī)之中也藏有機(jī)遇，只要堅(jiān)持下去，必然會(huì)迎來(lái)更好的明天。

參考文獻(xiàn)：

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[2]何慧.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理人員的素質(zhì)要求[J].才智,2018(28):76.

[3]張圣和.淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代圖書(shū)檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)[J].中國(guó)新通信,2019,21(6):161.