秘書(shū)事務(wù)性工作的處理技巧探析

李萬(wàn)軍

摘要：秘書(shū)工作自古有之，在現(xiàn)代社會(huì)中，職業(yè)秘書(shū)的工作也越來(lái)越重要。在社會(huì)發(fā)展的新時(shí)代，職業(yè)秘書(shū)要積極主動(dòng)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的新常態(tài)、新?tīng)顟B(tài)，不僅要提高自我的綜合素養(yǎng)，更要在實(shí)踐工作中，掌握一定的事務(wù)處理技巧，只有這樣才能更好地勝任本職崗位，發(fā)揮出職業(yè)秘書(shū)的作用和價(jià)值。

關(guān)鍵詞：職業(yè)秘書(shū)；事務(wù)性工作；處理技巧

一、秘書(shū)的定義

秘書(shū)主要是指黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、軍隊(duì)、院校內(nèi)的一種行政職位，是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)人員的參謀和助手，主要職責(zé)是協(xié)助決策，承辦業(yè)務(wù)，做好行政工作。近年來(lái)，秘書(shū)在現(xiàn)代企事業(yè)單位中所發(fā)揮出來(lái)的作用和價(jià)值越來(lái)越大，我國(guó)職業(yè)技能鑒定部門(mén)結(jié)合秘書(shū)的特點(diǎn)，對(duì)秘書(shū)職業(yè)的等級(jí)進(jìn)行了職業(yè)等級(jí)劃分，即總體分為初級(jí)秘書(shū)、中級(jí)秘書(shū)和高級(jí)秘書(shū)等三類(lèi)。

二、秘書(shū)事務(wù)性工作的內(nèi)容

首先，綜合服務(wù)工作。綜合服務(wù)類(lèi)是秘書(shū)事務(wù)工作的重要內(nèi)容，如做好日常后勤服務(wù)、做好各種會(huì)務(wù)等。其次，文書(shū)處理工作。秘書(shū)要具有一定的文字功底與寫(xiě)作能力，因?yàn)樵趯?shí)際工作中，文書(shū)管理工作在秘書(shū)的工作內(nèi)容中占有相當(dāng)大的比率。因此，文件的起草、撰寫(xiě)、合同擬定和單位工作規(guī)章制度的制定基本都是由秘書(shū)人員完成，這也是事務(wù)性工作的重要內(nèi)容。再次，輔助工作。秘書(shū)人員作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，具有輔助管理的職能，幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行辦公室事務(wù)的管理，幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行內(nèi)外部管理事務(wù)，這也是現(xiàn)代秘書(shū)工作中不可或缺的工作內(nèi)容。最后，接待工作。日常工作中，秘書(shū)從業(yè)人員會(huì)有大量的接待工作，如接待來(lái)賓，安排來(lái)賓的住宿飲食及領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)工作任務(wù)。

三、工作中存在的問(wèn)題

（一）信息傳遞不完整

秘書(shū)在日常工作中最常見(jiàn)的一項(xiàng)事務(wù)性工作就是向下向上傳遞各種信息，信息傳遞是否正確、是否完整直接關(guān)系到工作成效，甚至?xí)苯雨P(guān)系到系統(tǒng)內(nèi)部的人際關(guān)系，因此，作為秘書(shū)從業(yè)人員必須要正確的認(rèn)識(shí)到信息傳遞的重要性。在實(shí)踐過(guò)程中，一些秘書(shū)從業(yè)人員在信息傳遞的過(guò)程中，常常會(huì)出現(xiàn)信息傳遞不正確、不完整的現(xiàn)象。例如會(huì)前，忘記通知會(huì)議召開(kāi)的主題和要求，給領(lǐng)導(dǎo)撰寫(xiě)講話稿時(shí)，秘書(shū)起草的文稿始終不能令領(lǐng)導(dǎo)滿意。

（二）工作渠道不暢通

工作渠道暢通對(duì)于秘書(shū)崗位來(lái)說(shuō)十分重要，只有渠道暢通才能更好地收集到各種信息，有利于推動(dòng)工作的開(kāi)展。在現(xiàn)實(shí)過(guò)程中，一些秘書(shū)從業(yè)人員的工作渠道不暢通，在日常工作中，無(wú)法收到需要的各種信息資源，直接影響到了事務(wù)性工作的開(kāi)展。

（三）工作疲于應(yīng)付

工作疲于應(yīng)付也是現(xiàn)代秘書(shū)在事務(wù)處理工作中常會(huì)出現(xiàn)的狀況。一些秘書(shū)從業(yè)人員在工作中面對(duì)大量的工作事務(wù)，整天都會(huì)疲于應(yīng)付，焦頭爛額，工作十分累且質(zhì)量不高，常常會(huì)出現(xiàn)各種錯(cuò)誤，人也處于身心疲憊的狀態(tài)，這是秘書(shū)從業(yè)人員在工作中最常見(jiàn)的現(xiàn)象之一。

（四）增強(qiáng)工作原則性

一些秘書(shū)從業(yè)人員在日常工作中，對(duì)于工作的原則性把握不強(qiáng)。例如，秘書(shū)會(huì)經(jīng)常性接觸到一些機(jī)密性的工作，掌握一些機(jī)要性的文件。在日常工作中，如果泄漏出去將會(huì)造成嚴(yán)重的后果，在實(shí)踐過(guò)程中，少數(shù)秘書(shū)不太注重自己的保密意識(shí)，保密觀念不強(qiáng)，無(wú)意之間對(duì)外泄露出了一些信息，給工作帶來(lái)了較大的被動(dòng)性，讓工作開(kāi)展陷入到尷尬的境地。

四、秘書(shū)事務(wù)性工作的處理技巧

技巧是一種工作的方式和方法，它是在實(shí)踐工作中總結(jié)出來(lái)的，是在實(shí)踐工作中提煉出來(lái)的，掌握工作的技巧，才能更高效穩(wěn)妥的處理好工作，達(dá)到事半功倍的效果；反之，不掌握好工作技巧，常常會(huì)事倍功半，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，得不償失。秘書(shū)是組織系統(tǒng)內(nèi)部的重要的崗位，秘書(shū)從業(yè)人員的日常工作也十分繁重，事務(wù)多且雜，因此掌握一定的工作技巧，能夠更好地推動(dòng)秘書(shū)工作的開(kāi)展，更加有力地推動(dòng)好自己的工作。

（一）準(zhǔn)確分析領(lǐng)導(dǎo)意圖，傳遞正確信息

秘書(shū)工作職責(zé)中的一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容就是向其它部門(mén)和工作人員傳遞領(lǐng)導(dǎo)的工作指示和安排，起到承上啟下的作用。在承擔(dān)該項(xiàng)工作時(shí)，作為秘書(shū)要準(zhǔn)確的分析領(lǐng)導(dǎo)的意圖，傳遞出正確的信息，才能更好地實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。在現(xiàn)實(shí)狀況下，很多秘書(shū)從業(yè)人員在傳遞信息的過(guò)程中，常常會(huì)出現(xiàn)信息傳遞不準(zhǔn)確，信息傳遞不完全等現(xiàn)象，造成這一現(xiàn)象的主要原因就是沒(méi)有準(zhǔn)確分析領(lǐng)導(dǎo)的意圖，因此，傳遞出來(lái)的信息就不完整。如何準(zhǔn)確分析領(lǐng)導(dǎo)的意圖，首先就要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情有全面地了解，只有全面了解后，才能掌握住事情的完整狀況，其次對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情，要抓住核心的關(guān)鍵點(diǎn)，只有核心關(guān)鍵點(diǎn)抓住了，要點(diǎn)掌握了，信息傳遞時(shí)才能準(zhǔn)確。最后作為秘書(shū)從業(yè)人員必須要有大局觀，要能夠從全局的角度去思考問(wèn)題，去分析問(wèn)題，只有這樣才能更好地傳遞出正確的信息。

（二）學(xué)會(huì)溝通尊重，建立暢通的工作渠道

秘書(shū)從業(yè)人員在日常工作不僅要向其他部門(mén)和員工傳遞領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，同時(shí)，還需要將其它部門(mén)和員工的一些工作上的需求向領(lǐng)導(dǎo)反饋；這就需要信息暢通。因此，作為秘書(shū)從業(yè)人員必須要建立暢通的工作渠道。如何建立暢通的工作渠道，關(guān)鍵就是要求秘書(shū)從業(yè)人員能夠與其他部門(mén)和人員建立良好的工作關(guān)系，做為秘書(shū)從業(yè)人員要能夠正確對(duì)待自我的工作職能，科學(xué)定位自我的角色，不能越俎代庖，在于領(lǐng)導(dǎo)相處的過(guò)程中，秘書(shū)是下級(jí)，要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。在和同事們的相處過(guò)程中，要保持平等的心態(tài)，和諧相處，要積極融入到團(tuán)隊(duì)中去，和團(tuán)隊(duì)一起面對(duì)各種問(wèn)題。在傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示時(shí)，要講究科學(xué)的方法，切不能自認(rèn)自己是領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，肆無(wú)忌憚，要能夠根據(jù)實(shí)際情況，準(zhǔn)確定位自己，更好地完成各項(xiàng)工作任務(wù)。同時(shí)，作為秘書(shū)從業(yè)人員要能夠從他人的角度出發(fā)去看待問(wèn)題，能夠從全局的角度出發(fā)，去分析問(wèn)題，并注重溝通的方式方法和語(yǔ)言，學(xué)會(huì)運(yùn)用正確的語(yǔ)言和方式進(jìn)行有效溝通，才能更好地傳遞和掌握各種信息，更好地推動(dòng)工作的開(kāi)展。

（三）學(xué)會(huì)輕重緩急，提升工作的質(zhì)量和水平

秘書(shū)從業(yè)人員的日常事務(wù)較多較雜，很多事務(wù)很小且煩瑣，工作量大且雜，很多秘書(shū)從業(yè)人員在日常工作中，常常會(huì)感到每天都很累，總有忙不完的事情需要去做，但是就是沒(méi)有什么成績(jī)，看不到成績(jī)，造成這種現(xiàn)象的原因源于諸多方面，其中最重要的一點(diǎn)就是秘書(shū)從業(yè)人員的在處理日常事務(wù)過(guò)程中，沒(méi)有學(xué)會(huì)輕重緩急，工作的質(zhì)量和水平不高，眉毛胡子一把抓，因此，效率不高，錯(cuò)誤較多，影響到了工作的質(zhì)量和水平，工作累且不出彩。所以，對(duì)于秘書(shū)從業(yè)人員來(lái)說(shuō)在日常工作的過(guò)程中，每當(dāng)工作繁重，事務(wù)多的時(shí)候，必須要學(xué)會(huì)輕重緩急，急事急辦，重要的事情重點(diǎn)辦，對(duì)待日常工作確立好工作辦理的優(yōu)先級(jí)順序，才能更好地推動(dòng)工作。

（四）堅(jiān)持原則，嚴(yán)守工作職業(yè)操守

秘書(shū)這一職業(yè)在日常工作中常常會(huì)涉及或接觸到系統(tǒng)內(nèi)部很多機(jī)密的工作或是系統(tǒng)內(nèi)部重要的信息，一旦泄露出去會(huì)造成嚴(yán)重的影響；因此，秘書(shū)從業(yè)人員在日常工作的過(guò)程中，必須要嚴(yán)格遵守秘書(shū)從業(yè)操守，不斷提升自我的綜合素質(zhì)，對(duì)于涉及機(jī)密的工作內(nèi)容或事務(wù)，嚴(yán)格保守秘密，做到知而不言，謹(jǐn)慎從事，只有這樣才能更好地勝任秘書(shū)崗位，在本職崗位上干好工作。

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制環(huán)境下，現(xiàn)代秘書(shū)職業(yè)的要求和標(biāo)準(zhǔn)也越來(lái)越高，作為秘書(shū)從業(yè)人員必須加快自我的修養(yǎng)，不斷提升自我，努力掌握處理事務(wù)的工作技巧和方式，才能更加高效的從事好秘書(shū)的崗位工作。本文對(duì)秘書(shū)事務(wù)的工作技巧展開(kāi)了探討，總結(jié)歸納了秘書(shū)事務(wù)性工作的特點(diǎn)和重要性，歸納和分析了當(dāng)前秘書(shū)在處理事務(wù)過(guò)程中常見(jiàn)的共性問(wèn)題，同時(shí)，結(jié)合存在的問(wèn)題，提出了準(zhǔn)確分析領(lǐng)導(dǎo)意圖，傳遞正確信息、學(xué)會(huì)溝通尊重、建立暢通的工作渠道、學(xué)會(huì)輕重緩急，提升工作的質(zhì)量和水平、堅(jiān)持原則，嚴(yán)守工作職業(yè)操守等具體建議意見(jiàn)，對(duì)于幫助秘書(shū)從業(yè)人員正確處理好日常事務(wù)，更好地發(fā)揮出秘書(shū)的作用和價(jià)值。

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