淺談辦公自動化環(huán)境下的現(xiàn)代企業(yè)文秘工作

汪曉宏

【摘? 要】隨著我國科技的不斷發(fā)展，辦公自動化已經成為了人們日常工作的常態(tài)，現(xiàn)代企業(yè)在發(fā)展的過程中，需要不斷的創(chuàng)新與改革，緊跟時代發(fā)展的步伐，提升企業(yè)發(fā)展與日常工作的效率。在辦公自動化這樣的社會環(huán)境下，現(xiàn)代企業(yè)文秘工作需要轉變以往的工作方式，適應辦公自動化的工作速度。

【關鍵詞】辦公自動化;現(xiàn)代企業(yè);文秘工作

文秘工作的日常工作內容是根據(jù)企業(yè)的類型與規(guī)模決定，辦公自動化提高了企業(yè)文秘工作的效率，由原先的手寫文件，變成了現(xiàn)在的計算機打印，在工作難度與工作時間上都獲得了很大的便利，也為現(xiàn)代企業(yè)文秘工作的發(fā)展奠定了良好的基礎。

1.辦公自動化的意義

辦公自動化就是把辦公與計算機進行結合，以往需要手寫的文件，通通利用計算機來打印，并且在用計算機辦公時，計算機可以連接網(wǎng)絡，通過計算機網(wǎng)絡的連接，領導可以在計算機上與文秘工作人員進行溝通與交流并且也可以在計算機上進行工作任務的分配與調節(jié)。辦公自動化還可以在計算機中存儲公司與工作有關的文件，并且根據(jù)文件的類型來進行分配，在工作需要時，可以隨時調取文件，獲得文件的內容，節(jié)省了許多查找文件的時間。

辦公自動化給辦公帶來了便利，也提高了辦公的效率。第一，辦公自動化可以提高辦公時領導與文秘工作人員之間的溝通效率，同樣也能提高文秘工作人員與員工之間的溝通效率，更快速的完成工作;第二，工作內容可以統(tǒng)一發(fā)放，文秘工作人員會第一時間收到工作內容，并及時的進行工作準備，減少了許多文秘工作人員的工作內容;第三，文檔保存與分類比較細致，可以輕松獲取文秘工作人員需要的工作信息與文件，提高了文秘工作人員工作的嚴謹性與科學性。

2.辦公自動化給文秘工作帶來的影響

2.1加快了信息傳遞與處理的速度

辦公自動化加快了信息傳遞與處理的速度，文秘工作人員在接到領導想要下發(fā)發(fā)指令時，需要自己編撰下發(fā)文件的格式與內容，整理領導想要傳遞的含義，并利用書面的形式傳遞給員工。利用計算機來存儲文件可以減少文件的損毀幾率，以往紙質的文件很容易丟失或損毀，把文件存儲在計算機中，及時計算機發(fā)生一些問題，也可以根據(jù)備份或修復從新獲取文件的內容。辦公自動化可以為文秘工作人員提供相關的樣板與寫作內容模板，文秘工作人員按照模板進行樣板的填寫，這樣的填寫方式節(jié)省了文秘工作人員很多的撰寫時間，有效的提高了文秘工作人員的工作效率。然后利用計算機的網(wǎng)絡連接，直接傳遞給相關的員工，這樣的方式減少了文秘工作人員的工作壓力，也提高了信息傳遞的速度。

2.2增加了報表制定的規(guī)范性

文秘工作人員需要查看各種各樣的信息與數(shù)據(jù)，并且在查看完成之后，需要繪制成報表上交給領導。辦公自動化增加了報表制定的規(guī)范性，根據(jù)文秘工作人員輸入的數(shù)據(jù)內容與數(shù)據(jù)信息來進行報表的繪制，這樣既能保證數(shù)據(jù)的準確性，也能增加報表的規(guī)范性。

2.3減少了檔案整理的時間

以往文秘工作人員需要進行檔案的整理，對于領導下發(fā)的文件與各個部分需要領導審批的文件等，都要進行整理，這樣檔案的整理就需要花費很多的時間，并且也容易出現(xiàn)錯誤。如今，辦公自動化可以制作電子版的文件與檔案，需要領導審批的文件也可以直接發(fā)到文秘工作人員的郵箱里面，文秘工作人員會根據(jù)審批的內容進行郵件的標注，然后發(fā)給領導，領導根據(jù)文件的內容提出相應的批改，再交到文秘工作人員的郵箱中，這樣文件的審批與檔案的整理時間將大大減少，計算機本身的存儲功能會自動存儲檔案信息，方便員工進行查找。

2.4提高了會務安排的效率

文秘工作人員需要對企業(yè)的會務進行安排，表面上會務工作就是傳遞開會時間與開會內容，實際會務工作的安排非常復雜。通過辦公自動化可以自動進行日期的標注，提醒文秘工作人員會議的時間，文秘工作人員會在計算機上給員工傳遞會議的內容與信息，提醒員工按時參加會議，有效的提高了會務安排的效率。

3.辦公自動化環(huán)境下現(xiàn)代企業(yè)文秘工作發(fā)展的措施

3.1確定文秘工作人員的工作責任

文秘工作人員本身的職責需要進行科學的界定，確定自身的工作職責，在職責范圍內要處理好自己的工作內容。利用辦公自動化來進行日常工作，也同樣需要文秘工作人員認真對待，嚴格按照企業(yè)的要求來進行自己的工作。

3.2提升文秘工作人員的工作能力

提升文秘工作人員的工作能力是提高現(xiàn)代企業(yè)文秘工作效率的基礎。第一，在日常工作中文秘工作人員要不斷積累和提高自己的專業(yè)知識和業(yè)務技能，文秘工作人員不僅要掌握計算機、傳真機、復印機、打印機等現(xiàn)代辦公設備，還要熟悉計算機信息處理技術和網(wǎng)絡技術，熟練使用辦公自動化軟件;第二，注重文秘工作人員所需要相關知識的積累、公文寫作、職業(yè)素質、社會科學等知識的學習，不僅可以陶冶情操，還可以減少工作的難度，提高工作效率;第三，注重自己的素質，穿著要與自己的氣質和身份相符，從細節(jié)上體現(xiàn)文秘工作人員的工作能力。

3.3完善文秘工作人員的思想認識

文秘工作人員要從思想上認識到辦公自動化的必要性，打破自己的思想局限，完善自己的思想認識。在辦公自動化環(huán)境下，從容高效地處理日常工作，讓文秘工作人員有更多的時間和精力去思考工作的改進和創(chuàng)新，真正意義上提高工作效率。文秘工作是一個積累和提高的過程，如果文秘工作人員仍然按照傳統(tǒng)的工作方式進行工作，不使用現(xiàn)代辦公系統(tǒng)來進行工作，這將會影響和限制現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展。只有完善文秘工作人員的思想認識，才能使秘書工作呈現(xiàn)出快節(jié)奏、高效率的效果，幫助現(xiàn)代企業(yè)更好的發(fā)展與創(chuàng)新。

結束語

確定文秘工作人員的工作責任、提升文秘工作人員的工作能力、完善文秘工作人員的思想認識等措施可以有效的提高現(xiàn)代企業(yè)文秘工作的效率。本文還有不足之處，希望可以幫助辦公自動化環(huán)境下現(xiàn)代企業(yè)文秘工作可以更好的進行。

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