大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下辦公室檔案管理的改進(jìn)對(duì)策論述

王蕾

摘?要：隨著信息化時(shí)代的不斷推進(jìn)，對(duì)于辦公室檔案管理來(lái)說(shuō)，需要進(jìn)行信息化處理，必須跟上信息化發(fā)展步伐。為此，要想順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展以及新技術(shù)的需求，滿足新時(shí)期檔案管理與服務(wù)的要求，就必須對(duì)檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。不僅需要檔案資源的電子化和數(shù)字化，也需要檔案管理方式的信息化，檔案服務(wù)方式的便捷化，還要保障檔案信息安全，才能在保證質(zhì)量的前提下，盡可能地提高工作的效率，進(jìn)而使得辦公室檔案管理資料更為全面，促進(jìn)其不斷創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代背景?辦公室檔案管理?改進(jìn)對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271??文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A????文章編號(hào)：1003-9082（2020）09-00-01

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代辦公室檔案管理工作的特點(diǎn)

1.管理對(duì)象從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)向數(shù)字化

大數(shù)據(jù)時(shí)代，不管是檔案學(xué)研究對(duì)象還是檔案工作對(duì)象都發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的檔案學(xué)理論研究與檔案工作，都是以傳統(tǒng)載體為客體，為研究對(duì)象，而大數(shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)載體的文件和檔案越來(lái)越少，電子文件和數(shù)據(jù)越來(lái)越多。

2.管理過(guò)程向信息化轉(zhuǎn)變

現(xiàn)如今的社會(huì)越來(lái)越趨向信息化社會(huì)，同時(shí)，大數(shù)據(jù)時(shí)代也影響著我們的生活。在網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)時(shí)代下，信息化不僅給我們?nèi)粘５膶W(xué)習(xí)、工作、生活帶來(lái)了影響，而且我們逐漸意識(shí)到傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不適應(yīng)于現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，對(duì)于檔案的管理還需要引進(jìn)更為先進(jìn)的設(shè)備。目前，越來(lái)越多的單位建立起了自己的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，而且還將檔案管理工作的發(fā)展方向向著信息化轉(zhuǎn)變。

3.大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理的快速發(fā)展

對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，以前的檔案管理總是十分的單一而且非常不全面，往往以紙質(zhì)記載形式為主，其記載方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)如今都變?yōu)榱穗娮訖n案。由于社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展勢(shì)頭強(qiáng)勁，使得檔案管理得到了進(jìn)一步的發(fā)展，為此，電子檔案隨之產(chǎn)生。對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，與紙質(zhì)版對(duì)比，電子檔案能夠盡可能地提高管理信息等準(zhǔn)確度、精準(zhǔn)度。同時(shí)，還進(jìn)一步解決了距離帶來(lái)的問(wèn)題，方便了異地之間的溝通交流，使其能夠以最快的速度得到自己所要的信息。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代加強(qiáng)辦公室檔案管理工作的對(duì)策與建議

1.創(chuàng)新管理理念

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，如果想要使得檔案管理工作得到有效的落實(shí)，首先應(yīng)當(dāng)不斷更新檔案管理的理念，培養(yǎng)更多的管理人才，激勵(lì)其進(jìn)行創(chuàng)新研究，才能有效地促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展。其次，對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，不僅要在心理上給予高度重視，明確自身工作的重點(diǎn)內(nèi)容，還應(yīng)當(dāng)掌握信息化的檔案管理工作。最后，單位在進(jìn)行招聘時(shí)，由于年輕人相對(duì)更加熟悉信息網(wǎng)絡(luò)，也更容易接受新型的信息化管理理念，為了以后的管理考慮，應(yīng)當(dāng)招聘那些較為年輕的人員。為此，要想在大數(shù)據(jù)時(shí)代的作用下提高檔案管理工作的水平，就必須不斷更新管理理念。

2.健全信息化體制

由于大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，使得單位需要處理的檔案信息越來(lái)越多，雖然其數(shù)據(jù)的增多增加了單位建設(shè)的參考依據(jù)，但是也增加了檔案管理的難度。那么，我們現(xiàn)階段所要解決的主要問(wèn)題在于有效利用檔案信息，顯然老舊的檔案管理模式已經(jīng)不能處理大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案信息，要想更加系統(tǒng)、規(guī)范，就必須結(jié)合自身工作的實(shí)際情況，依據(jù)信息化系統(tǒng)的技術(shù)特征，逐步建立起一個(gè)完整的管理體系，使得各個(gè)部門和相關(guān)人員都能意識(shí)到自己的崗位職責(zé)，并建立起一套完整的管理細(xì)則。最后，在進(jìn)行管理的過(guò)程中，對(duì)數(shù)字檔案應(yīng)當(dāng)給予高度重視，它不僅能方便我們的日常生活，還有利于儲(chǔ)存安全性能的提升。

3.加強(qiáng)“云計(jì)算”的應(yīng)用

現(xiàn)階段，云計(jì)算技術(shù)已經(jīng)受到了廣泛的關(guān)注，其也被應(yīng)用于我們?nèi)粘Ｉ钪械母鱾€(gè)方面，對(duì)于云計(jì)算技術(shù)來(lái)說(shuō)，其是通過(guò)許多運(yùn)算技術(shù)組合而成的，是目前我們所接受的較為新型的計(jì)算方式之一。在辦公室檔案管理的過(guò)程中引入云計(jì)算技術(shù)，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的分析、整理、總結(jié)和歸納，還能大大降低計(jì)算的時(shí)間，進(jìn)而減輕了工作人員的壓力，使得檔案管理更加真實(shí)可靠。通過(guò)運(yùn)用云計(jì)算方式，可以有效地整理、分析、儲(chǔ)存來(lái)自政府、企業(yè)等大量的數(shù)據(jù)。由于科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案資料也越來(lái)越復(fù)雜，不僅包括視頻、音頻，還有大量的圖片需要進(jìn)行處理，這無(wú)疑增加了處理的難度以及儲(chǔ)存的容量，而利用云計(jì)算，可以有效地處理這些檔案，提高了檔案管理工作的效率。

4.規(guī)范工作流程

在設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，首先要對(duì)現(xiàn)有的工作流程進(jìn)行優(yōu)化，其實(shí)是系統(tǒng)中的工作流程自動(dòng)化管理，檔案管理、檔案服務(wù)、歸檔過(guò)程的調(diào)度都通過(guò)調(diào)用工作流引擎中的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)，系統(tǒng)管理、任務(wù)分發(fā)、過(guò)程管理、過(guò)程監(jiān)控完全由工作流驅(qū)動(dòng)承擔(dān)。完善的工作流管理是系統(tǒng)自動(dòng)化的基礎(chǔ)。

5.更新管理模式

在以往的檔案管理過(guò)程中，由于各種原因，經(jīng)常會(huì)發(fā)生文件丟失、難以查找急需文件的情況，這嚴(yán)重阻礙了單位的運(yùn)行，也極有可能為單位帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。另外，不僅會(huì)損害單位的經(jīng)濟(jì)利益，而且在對(duì)重要的資源進(jìn)行查找、修復(fù)的過(guò)程中，還需要調(diào)動(dòng)大量的人力物力財(cái)力，這必定會(huì)增加單位的成本，以及工作人員的工作量。為此，只有建立科學(xué)的管理模式，才能避免上述情況的發(fā)生?；诖?，通過(guò)充分利用新的管理模式，可以將已經(jīng)記錄的文件按照文檔的內(nèi)容以及性質(zhì)，將其進(jìn)行整理分類，并依據(jù)時(shí)間對(duì)其進(jìn)行編號(hào)、存檔，另外，還應(yīng)利用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備進(jìn)行記錄，形成電子化檔案。

6.檔案管理及人才培養(yǎng)

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，為以后的查檔工作提供便利，全面提高人才培養(yǎng)，這就要求辦公室檔案管理人需要結(jié)合以下幾點(diǎn)：第一，為提高檔案管理完整、準(zhǔn)確性需要檔案管理人員在收集檔案時(shí)認(rèn)真進(jìn)行分類、整理。第二，培養(yǎng)高素質(zhì)的辦公室檔案管理人才需要得到單位及相關(guān)部門的資金和技術(shù)方面支持。第三，可通過(guò)交流來(lái)取長(zhǎng)補(bǔ)短，相關(guān)單位及企業(yè)、高校之間、檔案管理單位之間、專業(yè)工作者之間創(chuàng)造互相交流的機(jī)會(huì)，讓這種交流從而達(dá)到彌補(bǔ)檔案管理人員自身存在不足的目的，不斷地推動(dòng)辦公室檔案管理工作發(fā)展和進(jìn)步，開(kāi)創(chuàng)檔案管理的新局面。

結(jié)語(yǔ)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的不斷推進(jìn)，使得科學(xué)發(fā)展越來(lái)越迅速，人們利用信息化的機(jī)會(huì)越來(lái)越高，不僅方便了我們?nèi)粘５膶W(xué)習(xí)、工作和生活，而且還能為我們提供更為精確的信息。現(xiàn)階段，將電子媒介應(yīng)用到檔案管理工作中，不僅使得其管理更加方便，而且還最大限度地提高了管理工作的效率，使其更加科學(xué)高效。同時(shí)，在管理中也會(huì)存在一定的問(wèn)題，為此，要想得到更好的發(fā)展空間，就必須不斷創(chuàng)新理念。

參考文獻(xiàn)

[1]明潔.大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的透視與反思[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（14）：99.