科研事業(yè)單位經(jīng)費全過程管理信息化探索

戴經(jīng)緯 石婉璟

一、科研事業(yè)單位經(jīng)費管理信息化必要性

近年來，國家不斷深化科技體制改革，堅持以人為本理念，不斷推進(jìn)“放管服”改革，要求不斷給科研人員松綁，破除一切體制機(jī)制性障礙，而科研事業(yè)單位當(dāng)前經(jīng)費管理理念及手段仍然相對落后，報銷繁雜現(xiàn)象普遍存在。因此提高財務(wù)工作效率和服務(wù)能力，是當(dāng)前科研事業(yè)單位亟待解決的緊迫性任務(wù)。而經(jīng)費管理信息化是提高財務(wù)服務(wù)能力的重要措施。信息化網(wǎng)絡(luò)縮短了業(yè)務(wù)辦理時間和空間，實現(xiàn)項目經(jīng)費信息在更廣泛范圍集成共享，有利于提高財務(wù)管理和項目管理工作效率。

二、科研事業(yè)單位經(jīng)費管理信息化現(xiàn)狀

（一）收入管理

傳統(tǒng)的收入管理流程是當(dāng)科研項目經(jīng)費到賬時，財務(wù)管理部門通過紙質(zhì)到賬通知單（含來款單位、到賬金額、來款日期等信息）通知科技管理部門經(jīng)費到賬信息；科技管理部門收到相關(guān)信息后，進(jìn)行項目經(jīng)費分配，郵件或電話通知科研人員辦理項目經(jīng)費追加事宜；科研人員到科技管理部門領(lǐng)取經(jīng)費追加通知單（一式三聯(lián)），到財務(wù)部門辦理項目經(jīng)費入賬，財務(wù)人員根據(jù)手續(xù)完整的經(jīng)費追加通知單（科研人員和科技管理部門人員簽字），辦理項目經(jīng)費收入核算。傳統(tǒng)的收入管理流程效率低下，主要表現(xiàn)在：財務(wù)人員、科研管理人員都需要提供紙質(zhì)單據(jù)在不同經(jīng)辦人員間流轉(zhuǎn)，有時候紙質(zhì)單據(jù)遺漏或丟失，這些都延長了經(jīng)費入賬時間；科研人員需要跑多個部門辦理經(jīng)費追加，有時候經(jīng)辦人員可能不在，消耗了科研人員的時間與精力。

（二）報銷管理

傳統(tǒng)的經(jīng)費報銷流程是由報賬人員填寫費用報銷單經(jīng)過課題組長、科研管理部門、所領(lǐng)導(dǎo)逐級審批后，才能拿到財務(wù)窗口辦理報銷。隨著科技創(chuàng)新經(jīng)費的不斷投入，科研經(jīng)費體量不斷增加，這種報銷模式已經(jīng)不能完全滿足各方需求及國家要求。主要表現(xiàn)在：第一，這種報銷模式，報賬人員經(jīng)常來來回回找各相關(guān)人員簽字審批，遇到個別流程環(huán)節(jié)中審批人出差，整個審批流程將無法進(jìn)行，不僅浪費報賬人員大量的時間，還嚴(yán)重影響了項目的執(zhí)行進(jìn)度；第二，這種報賬模式，經(jīng)常造成報賬人員排隊報銷現(xiàn)象，環(huán)境嘈雜，財務(wù)人員審核壓力較大，在人員集中的時候容易出現(xiàn)差錯；第三，傳統(tǒng)的報銷模式，財務(wù)模塊沒有跟項目預(yù)算模塊相關(guān)聯(lián)，靠人為地去控制項目預(yù)算，經(jīng)常在結(jié)題階段，項目支出出現(xiàn)超預(yù)算現(xiàn)象，導(dǎo)致大量經(jīng)費支出調(diào)賬現(xiàn)象。

三、科研事業(yè)單位經(jīng)費管理信息化設(shè)計

基于以上現(xiàn)狀的分析，設(shè)計一套基于項目經(jīng)費全過程管理的經(jīng)費管理系統(tǒng)是M研究所當(dāng)務(wù)之急，該系統(tǒng)關(guān)聯(lián)網(wǎng)上報銷、項目管理、收入模塊，破除以往的信息“孤島”現(xiàn)象。

首先，在收入等管理模塊，將員工、項目管理部門、財務(wù)部門關(guān)聯(lián)起來形成信息共享平臺，流程如下圖1所示。

圖1 到賬經(jīng)費管理流程圖

以上流程圖的環(huán)節(jié)說明：1.到賬經(jīng)費維護(hù)。財務(wù)人員（出納）建立經(jīng)費到賬單，可將網(wǎng)銀中到賬經(jīng)費信息粘貼導(dǎo)入或手工維護(hù)，并維護(hù)收款的銀行會計科目信息，輔助核算項根據(jù)收款信息自動帶出。2.到賬經(jīng)費分配?？蒲许椖抗芾砣藛T或者財務(wù)人員可以根據(jù)任務(wù)書、合同直接對經(jīng)費進(jìn)行分配，并由財務(wù)人員進(jìn)行分配會計科目信息，包括財務(wù)會計收入科目及預(yù)算收入科目信息。3.經(jīng)費認(rèn)領(lǐng)。財務(wù)人員將到賬經(jīng)費通知科研財務(wù)秘書認(rèn)領(lǐng)后，員工通過待認(rèn)領(lǐng)經(jīng)費將到賬經(jīng)費認(rèn)領(lǐng)到相應(yīng)核算賬號，認(rèn)領(lǐng)申請?zhí)峤粯I(yè)務(wù)審核。4.直接收款。員工將直接收到的款項在系統(tǒng)中建立直接收款申請，將直接收款分配到相應(yīng)核算賬號，申請?zhí)峤粯I(yè)務(wù)審核。5.生成總賬憑證。財務(wù)人員（會計）審核無誤后分配收入及預(yù)算收入會計科目信息，審核通過后可生成總賬憑證。

其次，在報銷管理模塊，采用電子化審批手段，流程如下圖2所示。

圖2 報銷審批流程圖

以上報銷審批流程圖的各環(huán)節(jié)說明：1.建立報銷單。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員建立報銷單，逐項填寫報銷信息，提交報銷單進(jìn)入后續(xù)審批環(huán)節(jié)，系統(tǒng)預(yù)先根據(jù)審批流程及審批權(quán)限自動流轉(zhuǎn)，無需報銷人員選擇，自動提醒審批人員待批事項，待業(yè)務(wù)審核完畢打印報銷單提交財務(wù)審核。2.業(yè)務(wù)審批環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)審批人員根據(jù)本單位財務(wù)管理辦法，按照業(yè)務(wù)事項、報銷金額、核算賬號屬性等條件確定業(yè)務(wù)審核流程，按照逐級審批方式完成業(yè)務(wù)審批，審批人核查審批意見、結(jié)果，審批通過后進(jìn)入下一環(huán)節(jié)，否則退回報銷人員修改后重新審批。3.財務(wù)人員審批環(huán)節(jié)。財務(wù)人員核對電子及紙質(zhì)報銷單，并確認(rèn)財務(wù)會計科目與預(yù)算會計科目，可根據(jù)需要修改結(jié)算方式。4.付款環(huán)節(jié)。財務(wù)出納確定付款日期完成付款，付款完成自動生成總賬憑證。

新型經(jīng)費管理系統(tǒng)具有如下優(yōu)勢。

第一，提高了經(jīng)費全過程管理的高效性和準(zhǔn)確性。審批人可以在電腦端和手機(jī)端進(jìn)行各類業(yè)務(wù)審批，打破了時空的限制，大大提高了業(yè)務(wù)辦理效率；以往業(yè)務(wù)經(jīng)辦人可能需要來回在各個部門間找人簽字，手續(xù)不全的還得多次重復(fù)勞動，耗費大量的精力在業(yè)務(wù)辦理上，線上審批使得坐在辦公室就能辦理各種報銷、經(jīng)費認(rèn)領(lǐng)等業(yè)務(wù)，為科研人員節(jié)省了時間；對于財務(wù)人員，系統(tǒng)根據(jù)經(jīng)費到賬分配信息、報銷填制信息直接生成對應(yīng)的憑證信息，減少了以往手工制單人為差錯。

第二，提高了經(jīng)費收支信息的集成與共享。以往經(jīng)費到賬信息在科研人員、項目管理人員、財務(wù)人員三者之間存在著嚴(yán)重的信息滯后，財務(wù)人員知道了某筆到賬信息，通知項目管理人員，項目管理人員再詢問科研人員，一筆經(jīng)費從通知到入賬快則一個星期，慢則一個月，嚴(yán)重影響了項目的進(jìn)展和執(zhí)行。通過共享到賬信息，使得項目管理人員、科研人員都能及時認(rèn)領(lǐng)經(jīng)費信息，線上審批后進(jìn)行會計核算，這種共享信息帶來便捷的同時，也提高了工作效率。以往報銷附件的電子化沒有上傳至數(shù)據(jù)庫，實行電子化審批后，審批人員基于報銷人上傳的電子附件進(jìn)行業(yè)務(wù)審批，這些諸如合同、任務(wù)書、發(fā)票等信息在報銷人員、審批人員、財務(wù)人員之間進(jìn)行信息共享與集成，也便于日后項目的結(jié)題審計，查閱相關(guān)報銷憑證。

第三，提高了科研事業(yè)單位內(nèi)部控制的有效性?；陔娮踊?jīng)費管理信息系統(tǒng)，固化了流程，將單位的內(nèi)控制度流程化、信息化，避免了以往跨環(huán)節(jié)、缺環(huán)節(jié)審批后報銷情況的發(fā)生，使得內(nèi)控執(zhí)行更加有效，嚴(yán)肅了財經(jīng)紀(jì)律。此外在報銷環(huán)節(jié)，報銷人員需要選擇報銷對應(yīng)的項目預(yù)算科目，對于超支預(yù)算科目，將提醒項目人員無法辦理報銷，這種系統(tǒng)預(yù)算控制模式大大提高了預(yù)算管理水平。

四、科研事業(yè)單位經(jīng)費管理信息化的建議

第一，全面梳理單位業(yè)務(wù)流程，制定相應(yīng)制度。科研事業(yè)單位要在落實中央50號文件精神下，繼續(xù)挖掘“放管服”潛力，精簡繁瑣不必要的流程環(huán)節(jié)，將制度流程完全借助互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)固化在信息系統(tǒng)中，以提高辦事效率。

第二，要注重業(yè)財融合，頂層設(shè)計。經(jīng)費管理信息系統(tǒng)作為一個單位的獨立子系統(tǒng)，需要與單位其他功能模塊系統(tǒng)具有很好的兼容和集成，達(dá)到數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)和共享。在設(shè)計經(jīng)費管理信息系統(tǒng)時，要考慮業(yè)務(wù)實際，注重財務(wù)和科研業(yè)務(wù)融合，實現(xiàn)各部門各環(huán)節(jié)聯(lián)動，需要做好頂層設(shè)計，充分論證。

第三，建立信息化人才隊伍。抽取單位各部門骨干力量組建信息化人才隊伍，加強(qiáng)人才隊伍培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化理念和手段，結(jié)合自身的業(yè)務(wù)知識，打造一支適應(yīng)時代的人才隊伍，為單位的信息化進(jìn)程夯實人才基礎(chǔ)。