關(guān)于物資采購合同管理的思考

張向陽

摘 要：物資采購合同是每個企業(yè)的重要一項，以物資采購合同管理為對象展開研究，并對該環(huán)節(jié)中的一些風(fēng)險進(jìn)行分析辨識，尋找針對性的改進(jìn)方案，有助于提升物資采購合同管理能力與水平，為企業(yè)安全生產(chǎn)及效益帶來促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：物資采購;合同管理;企業(yè)效益

引言

物資采購中采購合同管理中風(fēng)險控制及管理，對于采購企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，以及企業(yè)的實際權(quán)益保障，發(fā)揮了重要的作用。因此在具體的物資采購合同管理中，關(guān)于其風(fēng)險防范與控制，則引起了采購管理人員及法務(wù)研究人員的重視。筆者簡要剖析物資采購合同管理的風(fēng)險防范與控制，以盼能為相關(guān)物資采購合同管理中的風(fēng)險控制提供參考。

1物資采購管理的意義

在物資管理過程中合同是否能夠得到全面、順利、有效的履行，可以直接影響到煤礦企業(yè)正常的安全生產(chǎn)和經(jīng)營管理。由于合同管理工作會涉及到生產(chǎn)、銷售、技術(shù)、驗收、保管、以及財務(wù)等方方面面的問題，如果任何一個方面的管理工作做的不到位，就會影響到整個合同的順利進(jìn)行。因此，做為企業(yè)的物資供應(yīng)主管部門，尤其需要通過一套約束性較強(qiáng)的合同管理制度，來保證合同的順利履行，確保所采購的各項生產(chǎn)材料、設(shè)備能夠及時滿足企業(yè)安全生產(chǎn)所需，并有利于防范各類風(fēng)險。隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，在物資管理過程中會遇到不同的風(fēng)險，如果物資管理中存在松懈，就會面臨一定的法律風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險及安全風(fēng)險。在物資管理過程中，物資合同管理是一項重要性的工作，從嚴(yán)格草擬、簽訂、履行物資管理合同，能夠有效的規(guī)避物資合同中的各類陷阱，最大程度降低防范物資管理工作中的法律風(fēng)險，避免由于法律風(fēng)險給企業(yè)帶來的不必要損失。

2采購物資過程中合同管理面臨的風(fēng)險來源

2.1來自市場的風(fēng)險

作為物資采購活動實現(xiàn)的載體———市場，存在著諸多影響物資采購的因素與風(fēng)險，比如政策調(diào)整，尤其是供給側(cè)結(jié)構(gòu)性的變化，節(jié)能減排，使得各種以鋼材為主材的零部件、產(chǎn)品，會因為鋼材供求及價格的起伏而發(fā)生漲落波動，這也是引發(fā)物資采購合同管理風(fēng)險的最大因素，一方面會導(dǎo)致價格脫離預(yù)期，另一方面會造成貨源無法保障。

2.2合同內(nèi)容風(fēng)險

企業(yè)在進(jìn)行材料采購中，其合同管理工作的開展，合同內(nèi)容風(fēng)險為主要存在的一種風(fēng)險問題。其中具體分析合同內(nèi)容風(fēng)險主要體現(xiàn)為：材料采購合同內(nèi)容編訂中，存在編訂內(nèi)容缺失，內(nèi)容設(shè)定條款不合理等其他現(xiàn)象，最終造成了采購方或供應(yīng)方的權(quán)益受損，影響了采購合同的有效履約風(fēng)險現(xiàn)象。同時該類風(fēng)險現(xiàn)象的出現(xiàn)，對于合作方之間的資金支付，以及材料交付，也造成了一定的影響，不利于雙方的穩(wěn)定經(jīng)營發(fā)展，此外也造成了較大的經(jīng)濟(jì)損失，以及合作糾紛現(xiàn)象。

2.3來自品質(zhì)的風(fēng)險

現(xiàn)階段市場有著充足的貨源供給，同類產(chǎn)品有著豐富的層次品階與價格差異，然而各種品階所對應(yīng)的價格卻沒有明確的信息，在采購中往往會遇到品質(zhì)與價格不符的情況，不僅增加了采購難度，也帶來了驗收難度，而且容易引發(fā)采購質(zhì)量風(fēng)險，甚至引發(fā)安全事故，加之個別以次充好的供應(yīng)商的存在，如果采購者缺乏豐富的采購經(jīng)驗和專業(yè)知識，必然會出現(xiàn)質(zhì)量問題，特別是物資的品種繁多時，根本無法樣樣精通。由于一些物資規(guī)格要求十分嚴(yán)格、理化指標(biāo)復(fù)雜難懂，這樣對簽訂的合同造成難以預(yù)見的風(fēng)險。

2.4權(quán)責(zé)劃分風(fēng)險

物資采購合同管理中，合同簽訂的主要目的為：保障合作雙方或多方的合法權(quán)益，明確各方的應(yīng)盡義務(wù)。其中在物資采購合同管理中，權(quán)責(zé)劃分風(fēng)險則為常見的一類風(fēng)險問題。其中權(quán)重劃分風(fēng)險，主要表現(xiàn)為：合同簽訂中，對于合同簽約方之間的權(quán)利、責(zé)任、義務(wù)，劃分設(shè)定不清晰，約定不明確，造成在具體的合同履約中出現(xiàn)了履約糾紛現(xiàn)象，嚴(yán)重的影響了合同的正常履行，此外也造成了合作方的權(quán)益受損，以及業(yè)務(wù)合作進(jìn)度受阻的現(xiàn)象。

3采購合同管理的改進(jìn)方案

3.1完善合同管理制度

合同本身是具有法律效力的文本，與合同相關(guān)方的責(zé)權(quán)利直接相關(guān)，要制訂切實可行的合同管理制度，為合同履約提供有力的支撐與保障。包括對組織機(jī)構(gòu)、人員配置、運行流程、信息化管理、監(jiān)督檢查、績效考核等方面做出具體規(guī)定。比如，近年來在績效考核中引入的“事后合同”評價、“訴訟糾紛”專項指標(biāo)，既真實反映了合同管理中暴露的問題，也有效避免了相關(guān)不合規(guī)事件，降低了訴訟風(fēng)險，起到了制度制約作用。

3.2建立合同預(yù)警機(jī)制，全面提升采購管控

首先，建立合同到期預(yù)警機(jī)制，避免誤供、延供現(xiàn)象發(fā)生。做為焦煤公司物資采購管理部門，每年都要對外簽訂大量的物資采購合同，為避免因招標(biāo)或合同簽訂不及時，出現(xiàn)物資采購合同到期后，未及時簽訂新的采購合同，造成物資采購合同斷檔，導(dǎo)致誤供、延供現(xiàn)象發(fā)生，從而影響企業(yè)安全生產(chǎn)。通過建立合同到期預(yù)警機(jī)制，將責(zé)任明確到人，確保了物資采購合同的延續(xù)性，隨時隨地為焦煤公司安全生產(chǎn)提供強(qiáng)有力的后勤保障。其次，強(qiáng)化合同動態(tài)、全方位預(yù)警機(jī)制，提升物資供應(yīng)管理水平。建立合同動態(tài)、全方位預(yù)警機(jī)制，要求對簽訂的每份物資采購合同，從簽訂--履行--終止進(jìn)行全方位、全過程跟蹤監(jiān)督，做到及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，有效降低企業(yè)法律風(fēng)險，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。一是時效預(yù)警，由于很多采購合同履行期限較長，產(chǎn)品質(zhì)量、逾期交貨等情況的情況也偶爾發(fā)生，可以及時通過及時簽訂書面協(xié)議、信函、電子郵件等方式予以確認(rèn)，保證每個過程均在法律保護(hù)的范圍內(nèi)進(jìn)行。;二是履行瑕疵預(yù)警，對在合同履行過程中對所采購的設(shè)備、材料的使用及售后服務(wù)等情況進(jìn)行登記，凡發(fā)生遲延到貨、產(chǎn)品質(zhì)量瑕疵、售后服務(wù)不及時等問題必須逐項建檔，同時落實責(zé)任人、責(zé)任單位，確定時間節(jié)點，嚴(yán)格按照合同約定，實行閉環(huán)管理，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益;三是證據(jù)預(yù)警，確保所有與合同有關(guān)的資料原件都能完整、準(zhǔn)確歸檔，這樣一旦發(fā)生問題，以便法務(wù)能夠準(zhǔn)確了解案情，迅速采取有效的展開補(bǔ)救工作;通過以上幾個方面預(yù)警機(jī)制的建立，在合同簽訂后，能夠及時，準(zhǔn)確地了解和掌握合同履行的情況，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。

3.3強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)管，制定追責(zé)制度

從物資采購合同管理中的風(fēng)險現(xiàn)狀分析，強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部監(jiān)管，制定追責(zé)制度，則為物資采購合同管理中風(fēng)險防范與控制的主要策略。其中在具體的管理控制中，關(guān)于內(nèi)部監(jiān)管，以及追責(zé)制度的制定，可通過預(yù)先制定追責(zé)制度，并向相關(guān)合同管理負(fù)責(zé)人進(jìn)行內(nèi)容公告，確保合同管理人員明確相關(guān)義務(wù)責(zé)任，同時規(guī)避合同管理人員在合同管理中，出現(xiàn)的違規(guī)操作現(xiàn)象。其次在后續(xù)的追責(zé)制度確認(rèn)中，采購供應(yīng)方，可通過合同執(zhí)行監(jiān)管，財務(wù)監(jiān)管，以及行業(yè)市場調(diào)研，結(jié)合合同簽訂內(nèi)容現(xiàn)狀，進(jìn)行相關(guān)簽訂內(nèi)容的審查，以及違規(guī)現(xiàn)象的處理。通過追責(zé)制度的建立，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。以此達(dá)到規(guī)范合同管理人員作業(yè)程序，提升合同管理質(zhì)量，以及降低合同管理風(fēng)險的目的。

結(jié)束語

物資采購合同管理的重要性毋庸置疑，對于任何企業(yè)而言均是相當(dāng)關(guān)鍵的一項工作，直接決定著生產(chǎn)成本與產(chǎn)品品質(zhì)。因此，物資采購合同管理的優(yōu)劣，直接影響著整個生產(chǎn)流程與企業(yè)的整體發(fā)展，研究物資采購合同管理意義重大。對于議題的論述并不詳盡，忽略之處有待后續(xù)補(bǔ)充，敬請專家及同行指正，同時寄望于本文能夠從理論及實踐上為物資采購合同管理工作帶來些微助益。

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