淺析信息化檔案管理安全防范策略

謝迎杰

[摘 要]檔案管理記錄著一個國家的歷史乃至世界文明，促進技術進步和經(jīng)濟發(fā)展?？茖W有效的管理檔案，要求檔案管理工作者收集管理檔案，對檔案進行整理加工再利用，提供各種管理工作服務。檔案管理工作具有悠久的歷史，在人類文明的早期已經(jīng)產(chǎn)生。隨著社會政治、經(jīng)濟、文化、社會的發(fā)展，20世紀中后期以來，檔案管理工作也發(fā)生了變化。檔案已經(jīng)從紙質(zhì)版向電子版過渡，檔案管理也從傳統(tǒng)向現(xiàn)代管理過渡?，F(xiàn)代社會產(chǎn)生了大量電子文件，紙質(zhì)文件與電子文件同時存在，檔案工作向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，檔案管理變得越來越復雜，檔案管理的安全變得尤為重要。

[關鍵詞]信息化;檔案管理;安全

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.16.085

[中圖分類號]G271;TP399-C1[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）16-0-02

1? ? ?信息化概述

信息化是借助計算機實施的，旨在實現(xiàn)智能化。比如，現(xiàn)在疫情期間，全國大學中學小學借助計算機網(wǎng)絡上課，企業(yè)員工借助計算機網(wǎng)絡開會。信息化的最終目的是產(chǎn)生實現(xiàn)智能化的工具，如現(xiàn)在的智能手機、機器人。信息化不是孤立的，而是借助網(wǎng)絡，實現(xiàn)資源共享、信息通信，提高工作效率，實現(xiàn)智能化，減少倉庫這種實體的存在，降低成本。期望能改變?nèi)伺c物、物與物之間的關系，實現(xiàn)智能化。

2? ? ?信息化檔案管理安全防范的必要性

2.1? ?檔案安全概述

檔案安全指檔案本身的安全和檔案內(nèi)容的安全，檔案管理工作關系到國家的發(fā)展、國家的安全問題及國家技術的發(fā)展，甚至涉及國家機密。檔案自產(chǎn)生起就有可能面臨人為或自然因素的損害，因此，保證檔案安全，能夠讓人們記住歷史，保存社會記憶，增強國家的文化自信，為檔案信息開發(fā)利用奠定檔案物質(zhì)基礎。如果檔案安全得不到保障，那么各種實踐活動將無法積累經(jīng)驗，影響我國的工業(yè)以及技術進步。

2.2? ?檔案安全管理的意義

不像一般的圖書被大量印刷，進而實現(xiàn)流通，檔案在人們的生產(chǎn)實踐活動中逐漸產(chǎn)生，并逐漸積累起來。因此，檔案比一般的圖書更顯珍貴。例如，古老的檔案可以反映多年前中國社會的治安、宗教情況，承擔著記錄歷史的責任，反映了那個時代的經(jīng)濟、政治、社會等活動，記錄著社會歷史的進步、經(jīng)驗技術的積累過程。

2.3? ?歸檔范圍

不是所有的檔案都需要歸檔處理。檔案管理部門應保留有價值的、對黨以及社會的政治經(jīng)濟文化有促進作用的各種檔案。如果歸檔范圍得不到保證以及規(guī)范，就有可能浪費珍貴的資料。無論低估或者高估檔案價值，都會造成資源浪費。檔案在維護國家、集體和公民權利等方面是一個憑證;同時，各種珍貴的檔案可以使人們重回歷史，例如，我國保留的大量近代中國屈辱史的檔案，各種賠款條約讓侵略者無法掩蓋自己的罪行，讓中國人能夠銘記歷史。

3? ? ?檔案資源現(xiàn)狀

目前，我國檔案館藏數(shù)量較少，種類不夠齊全，內(nèi)容比較單一;時間跨度短，結(jié)構不合理，且質(zhì)量較低;專注于檔案管理的人才較少;檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡化程度較低，資源利用率低;檔案分類不夠明晰，檔案館的層次不明顯。在檔案資源結(jié)構方面，存在普通檔案多，專門檔案少，特種檔案少，私人檔案缺乏國家控制等問題。此外，我國檔案保存不完整，受近代以來戰(zhàn)爭的影響，我國遺留至今的檔案很少。檔案館珍藏檔案的種類較少，對檔案缺乏嚴格審理，降低了檔案質(zhì)量和信息利用率。

4? ? ?信息化檔案管理安全防范策略

4.1? ?檔案一體化管理

第一，對文檔進行分類，讓文檔與文檔之間產(chǎn)生關系，便于文檔利用與管理。第二，從管理體制機構以及人員選擇方面加強管理。這樣直接通過文檔檢索系統(tǒng)就能檢測出人們需要的文檔。通過信息化管理，檔案管理人員可以隨時將已處理的文件歸檔。更重要的是，檔案人員可以參與系統(tǒng)設計，方便了解今后的管理工作，可以提高信息綜合度，優(yōu)化單位的資源配置，實現(xiàn)資源共享，滿足社會數(shù)字化、信息化以及信息綜合化的管理需要。隨著計算機技術、網(wǎng)絡技術、現(xiàn)代通信技術的發(fā)展，兩個一體化管理的趨勢日趨明顯。檔案種類多種多樣，關系到各行各業(yè)的發(fā)展，要求管理者開闊自己的視野，注重延伸，提高專業(yè)知識和自身素質(zhì)，為我國檔案管理事業(yè)做出重大貢獻。

4.2? ?檔案的層次化管理

在檔案管理過程中，管理者需對檔案進行分類，甚至分級。如將檔案分為歷史類、財會類、政治類、經(jīng)濟類等，可以按照檔案的重要性分為A、B、C、D等級，或者設立卷宗。同時，還需要對檔案館進行分類。不同種類的檔案分別放置在不同種類的檔案館中，使我國的檔案管理層次分明，便于社會組織機關以及個人查閱，提高信息利用率。另外，加強檔案管理人才培養(yǎng)，對檔案管理人才進行分類培養(yǎng)。對文檔進行分層，對文檔管理者進行分倉，對文檔管理相關專業(yè)進行分層，讓專門的人做專門的事。

4.3? ?全民參與檔案管理

建立中國檔案管理網(wǎng)站，讓全國人民可以對檔案管理提出意見和建議，讓全民參與檔案管理。檔案最終要服務于企業(yè)、各種機構組織以及個人。建設檔案管理網(wǎng)站，站在被服務者的角度解決問題，更加具有針對性，能夠提高政府機關組織以及個人的滿意度，使更多的人認識到檔案的意義，并利用檔案收集信息，進一步提高檔案利用率，提高檔案的知名度。

4.4? ?檔案的系統(tǒng)化、智能化

我國已經(jīng)進入了信息化時代，信息化時代最重要的標志是以計算機為媒介，通過互聯(lián)網(wǎng)絡實現(xiàn)智能化。在信息化時代，各行各業(yè)都產(chǎn)生了大量的電子文件，人們可以在館藏中安裝電子查閱系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)化與智能化，提高檔案利用效率和資源利用率，提高檔案管理效率。政府可以加大這方面的投資力度，與信息技術相關企業(yè)合作，通過在線或離線方式歸檔以后轉(zhuǎn)化為電子文檔。將不同載體的內(nèi)容數(shù)字化，形成數(shù)字檔案。將紙質(zhì)、膠片、唱片等檔案進行數(shù)字化，以實現(xiàn)網(wǎng)絡化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，檔案網(wǎng)絡化是大勢所趨。目前，許多機構正嘗試從方便快捷、價格低廉的云服務方面進行數(shù)字檔案館建設。

4.5? ?深入管理工作的內(nèi)容

檔案管理應該持續(xù)深入。首先，檔案管理部門應建立檔案管理體系，采用檔案分類歸宗等方法，讓檔案與檔案之間產(chǎn)生關系，建立檔案管理系統(tǒng)，從檔案A可以直接找到檔案B，提高檔案利用效率。由于檔案原件不能被替代，所以檔案管理工作者的大部分時間都在收集和整理檔案，忽略了檔案與檔案的聯(lián)系，孤立了檔案，大大減少了檔案管理系統(tǒng)的力量。因此，檔案管理部門應開發(fā)和管理檔案信息資源，提供檔案信息，為社會各界服務。如今的社會是信息化的社會，只有對信息進行有效整理和組織，才能發(fā)揮信息的最大價值。深入管理檔案，適應現(xiàn)代化信息的需求。其次，檔案管理工作者應提高自己的能力，學習專業(yè)知識，適應新時代檔案管理的變化，為我國檔案管理做出重大貢獻。

4.6? ?檔案的鑒定重組

第一，提高管理效率，發(fā)揮檔案自身的價值。同時，及時銷毀不重要的檔案，減輕管理負擔。第二，用長遠的眼光鑒定檔案價值，看到檔案將來10年乃至20年的發(fā)展。第三，檔案管理者可以重新組織檔案，取其精華，去其糟粕，不斷補充檔案。具體的做法是：將檔案按照不同種類進行分類，管理員分別管理不同種類的文件文檔，不斷補充，形成新的類似知識的系統(tǒng)。第四，分類掃描保存原文件，紙板及其他文件可以不必保存，減輕檔案館的負擔，為今后檔案管理工作提供便利。

4.7? ?檔案的保管

第一，重視檔案的保管工作。檔案的保管工作分為兩個方面：一方面，對檔案自身安全的保管;另一方面，防止檔案丟失。在檔案管理方面，注重對庫房的管理，防火防盜防水，還要避免檔案在查閱過程中損壞丟失。第二，設立專門的檔案管理制度。比如，只允許查閱檔案的人員在館內(nèi)進行查詢，不允許攜帶檔案出館。第三，增強管理人員的安全意識，提高管理人員的專業(yè)能力和自身素質(zhì)。另外，對于十分珍貴的檔案，可以進行備份，并將備份分散到多個地方保存，減小地震等自然災害造成的威脅。

4.8? ?建立安全保護系統(tǒng)

檔案管理部門建立檔案庫房安全保護系統(tǒng)時，可以充分利用現(xiàn)代信息技術等實時監(jiān)控庫房，增加庫房管理功能。對庫房進行有效通風，可以設置通風系統(tǒng)，避免倉庫漏水，對倉庫進行定期檢查與維修，安裝自動防盜系統(tǒng)，防止檔案丟失。適當與高科技企業(yè)進行合作，提高庫房安全系統(tǒng)的管理能力。

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