內(nèi)部控制在建筑企業(yè)會(huì)計(jì)管理中的應(yīng)用研究

王嵐淼

[摘 要]本文從建筑行業(yè)的發(fā)展實(shí)際出發(fā)，圍繞應(yīng)收賬款這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)，從事前、事中、事后控制三個(gè)層面探討內(nèi)部控制手段在建筑企業(yè)會(huì)計(jì)管理中的應(yīng)用，以期解決建筑企業(yè)資金周轉(zhuǎn)困難、“壞賬”“死賬”多的問題，提升建筑企業(yè)會(huì)計(jì)管理的整體效能。

[關(guān)鍵詞]建筑企業(yè);內(nèi)部控制;會(huì)計(jì)管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.16.003

[中圖分類號(hào)]F275[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2020）16-000-02

0? ? ?引 言

近年來，建筑行業(yè)作為我國基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)領(lǐng)域的重要板塊，在經(jīng)濟(jì)持續(xù)利好的背景下迎來了發(fā)展契機(jī)，但與此同時(shí)也吸引了大量企業(yè)的參與，加劇了建筑行業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。出于搶占市場(chǎng)份額的考慮，多數(shù)建筑企業(yè)采用信用賒銷等方式與客戶開展合作，使企業(yè)應(yīng)收賬款的比例不斷增加，“壞賬”“死賬”問題頻頻出現(xiàn)，嚴(yán)重阻礙了建筑企業(yè)的正常運(yùn)營。究其原因，在于建筑企業(yè)在會(huì)計(jì)管理中忽略了內(nèi)部控制的作用，導(dǎo)致建筑企業(yè)無法應(yīng)對(duì)應(yīng)收賬款帶來的巨大壓力，因此，加強(qiáng)應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制是當(dāng)前建筑企業(yè)提升會(huì)計(jì)管理水平的必然舉措。

1? ? ?事前控制

1.1? ?完善內(nèi)部控制體系

構(gòu)建健全的應(yīng)收賬款內(nèi)部控制體系，既是應(yīng)收賬款事前控制的重要環(huán)節(jié)，也是筑起全面防范資金風(fēng)險(xiǎn)的堅(jiān)實(shí)堡壘。構(gòu)建這一體系，需要依托各職能部門的協(xié)調(diào)合作與有效分工。首先，在合同簽署前，要由經(jīng)營部門與信用管理部門共同評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，在發(fā)揮前者較為熟悉工程業(yè)務(wù)、對(duì)外溝通便利優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，加強(qiáng)信用管理部門的專業(yè)管理職能，最大限度地提升評(píng)估結(jié)果的可靠性;其次，在完成合同簽訂但尚未進(jìn)入正式的施工環(huán)節(jié)階段，經(jīng)營部門要持續(xù)跟進(jìn)，避免產(chǎn)生預(yù)算過低或過高、整體規(guī)劃不當(dāng)?shù)葐栴};再次，在實(shí)際工程施工進(jìn)程中，項(xiàng)目部門員工要全程督促工程施工，按計(jì)劃推進(jìn)并完成工程，同時(shí)，對(duì)于應(yīng)收賬款應(yīng)按照工程的實(shí)際進(jìn)程進(jìn)行催賬并及時(shí)結(jié)算，避免壞賬問題出現(xiàn);最后，在整體工程項(xiàng)目結(jié)束之后，項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)開展最后的結(jié)算工作，與對(duì)方的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行有效的交流溝通，防止工程款結(jié)算滯后。

1.2? ?組織崗位培訓(xùn)

內(nèi)部控制制度可以憑借直觀的規(guī)范形式為企業(yè)應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制提供指導(dǎo)，但與此同時(shí)，“無形”的內(nèi)部控制文化會(huì)在潛移默化中影響內(nèi)部控制的諸多環(huán)節(jié)，且這種影響通常更加深遠(yuǎn)。因此，企業(yè)在采用制度建設(shè)等硬性手段優(yōu)化內(nèi)部控制框架的同時(shí)，也應(yīng)完善內(nèi)部控制文化建設(shè)。其中，開展有針對(duì)性的培訓(xùn)是一項(xiàng)極為重要的工作。首先，企業(yè)要明確各部門的內(nèi)部控制培訓(xùn)任務(wù)，由企業(yè)內(nèi)部控制小組與本部門的負(fù)責(zé)人相互合作，以講座的形式向員工宣傳內(nèi)部控制的重要性，尤其是要讓員工認(rèn)識(shí)到如果不能有效收回應(yīng)收賬款，將直接威脅公司的資金流，最終損害每一位員工的實(shí)際權(quán)益，引導(dǎo)其樹立內(nèi)部控制意識(shí)。其次，企業(yè)還應(yīng)為各部門員工提供學(xué)習(xí)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制知識(shí)、評(píng)估客戶信用資質(zhì)的機(jī)會(huì)，對(duì)于主動(dòng)參與社會(huì)進(jìn)修、發(fā)表學(xué)術(shù)論文的員工，要給予表揚(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)，促使企業(yè)形成自主學(xué)習(xí)的良好氛圍。

1.3? ?做好風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作

建立信用評(píng)價(jià)檔案，可以增強(qiáng)企業(yè)全面掌握用戶資信信息的能力。企業(yè)在建立信用評(píng)價(jià)檔案的過程中，應(yīng)遵循全面納入、持續(xù)更新的原則，保證信用評(píng)價(jià)檔案內(nèi)容的真實(shí)性與全面性。具體來說，要重點(diǎn)把握如下內(nèi)容。首先，依照統(tǒng)一模板，將企業(yè)當(dāng)前掌握的客戶信用信息納入模板中，依照客戶類型進(jìn)行分類，并依照這一標(biāo)準(zhǔn)形成獨(dú)立文件。一般來說，信用檔案主要涵蓋基礎(chǔ)類信息與補(bǔ)充類信息兩大部分，前者主要指客戶的企業(yè)名稱、電話、通訊方式、行業(yè)類型等，補(bǔ)充類信息則需要進(jìn)行動(dòng)態(tài)化補(bǔ)充，涉及用戶經(jīng)營狀況的變化等動(dòng)態(tài)性內(nèi)容。其次，優(yōu)化信息獲取的內(nèi)外部途徑。內(nèi)部途徑是一種相對(duì)傳統(tǒng)的信息獲取渠道，通過這一渠道完成全面的信息收集工作需要較長(zhǎng)的周期。通常由業(yè)務(wù)人員先與客戶接觸，在交流調(diào)研中逐漸掌握客戶的信用情況，促成合作;隨著合作頻率的增加與規(guī)模的擴(kuò)大，漸漸完成高層對(duì)高層的交流，拓寬信息獲取渠道。目前，天眼查等信用平臺(tái)的建立，為企業(yè)開拓外部信息獲取渠道提供了條件，企業(yè)應(yīng)利用好這些專業(yè)的第三方平臺(tái)，將不良甲方剔除在合作范圍外。當(dāng)然，企業(yè)也不能盲目信任第三方平臺(tái)的信息，同樣需要結(jié)合線下的實(shí)地調(diào)研進(jìn)行綜合審視。為了提升合同管理的效能，避免因合同管理不當(dāng)造成應(yīng)收賬款回收困難以及不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛，企業(yè)會(huì)計(jì)管理部門應(yīng)嘗試引入合同管理信息系統(tǒng)，將各類復(fù)雜的合同文件錄入合同管理信息系統(tǒng)中，保證合同內(nèi)容的完整性。

2? ? ?事中控制

2.1? ?明確部門崗位職責(zé)

目前，多數(shù)建筑企業(yè)應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制存在部門崗位職責(zé)劃分不清的情況，嚴(yán)重阻礙了部門業(yè)務(wù)與崗位人員工作效率的提升。因此，企業(yè)應(yīng)明確部門崗位職責(zé)，提高各部門及各崗位人員分工的合理性與清晰性。同時(shí)，依照工程項(xiàng)目不同階段的特點(diǎn)，將對(duì)應(yīng)工作劃分到不同的職能部門中。例如，合同簽訂環(huán)節(jié)，主要由經(jīng)營部門負(fù)責(zé)同客戶商談，明確交款時(shí)限等各項(xiàng)條款并形成清晰的合同。因此，經(jīng)營部門的工作人員必須對(duì)合同內(nèi)容負(fù)責(zé)到底，如果后期出現(xiàn)因合同不清而產(chǎn)生的回款困難情況，則仍由經(jīng)營部門負(fù)責(zé)，不能轉(zhuǎn)嫁到其他部門。同樣，在施工階段，各項(xiàng)任務(wù)的推進(jìn)由工程技術(shù)部門負(fù)責(zé)，如果因材料供應(yīng)不及時(shí)、施工方案執(zhí)行不當(dāng)而產(chǎn)生進(jìn)度或質(zhì)量上的偏差，那么該部門同樣也要負(fù)責(zé)到底。此外，在工程各環(huán)節(jié)完成后，質(zhì)監(jiān)部門具有保證工程質(zhì)量達(dá)標(biāo)的監(jiān)督職能，經(jīng)過驗(yàn)收合格后，要及時(shí)形成驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，再交由財(cái)務(wù)部門處理，形成清晰的分工格局。

2.2? ?加強(qiáng)信息溝通

2.2.1? ?加強(qiáng)內(nèi)部溝通

多數(shù)建筑企業(yè)在信息溝通環(huán)節(jié)存在一定的疏漏，使會(huì)計(jì)管理的內(nèi)部控制陷入被動(dòng)局面。針對(duì)這些情況，企業(yè)可以應(yīng)用SAP系統(tǒng)等，保證公司內(nèi)各部門之間的密切配合，同時(shí)相互監(jiān)督，讓企業(yè)應(yīng)收賬款管理變得更加有效。另外，建筑企業(yè)可以根據(jù)行業(yè)的發(fā)展規(guī)律及特點(diǎn)，完善公司內(nèi)部控制流程，為公司營造良好的氛圍，建立一套模塊化管理的信息處理系統(tǒng)，使項(xiàng)目部門、經(jīng)營部門、財(cái)務(wù)部門以及其他相關(guān)部門之間能夠互通互聯(lián)，確保應(yīng)收賬款相關(guān)信息在公司內(nèi)部高效傳遞。

2.2.2? ?加強(qiáng)外部溝通

首先，企業(yè)要以友好合作的態(tài)度，增強(qiáng)客戶同企業(yè)的溝通。建筑企業(yè)應(yīng)收賬款回收困難的問題中，有很大一部分來源于客戶與公司的矛盾，而這些矛盾又緊密圍繞進(jìn)度、質(zhì)量?jī)纱蠛诵膬?nèi)容。針對(duì)這些問題，企業(yè)應(yīng)保持客觀的態(tài)度，及時(shí)向客戶傳遞工程進(jìn)展信息，避免顧客因信息不足而產(chǎn)生不滿、質(zhì)疑的心理，防范因質(zhì)量、進(jìn)度違約等產(chǎn)生壞賬風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，企業(yè)也應(yīng)積極跟進(jìn)甲方，以誠懇的態(tài)度與甲方進(jìn)行溝通交流，獲取甲方資信狀況的動(dòng)態(tài)化信息，以更好地應(yīng)對(duì)突發(fā)問題，及時(shí)控制損失。其次，綜合考慮不同客戶的實(shí)際情況，匹配具有針對(duì)性和靈活性的方案。在建筑工程施工領(lǐng)域，習(xí)慣性欠款問題較為突出，甚至很多公司的資金有較大盈余，但是客戶因習(xí)慣故意拖欠款項(xiàng)。如果客戶存在這一傾向，那么企業(yè)要提高催款頻率，必要時(shí)可以采用法律手段維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。而對(duì)于部分合作較多、業(yè)內(nèi)聲譽(yù)較好的企業(yè)，則可以在合理的范圍內(nèi)，適當(dāng)降低催收頻率，避免客戶產(chǎn)生抵觸與厭煩心理。最后，保證問題上報(bào)的及時(shí)性與解決方案的有效性。在臨近還款日時(shí)出現(xiàn)可能無法收回應(yīng)收賬款的征兆時(shí)，除了要繼續(xù)與客戶溝通外，公司還應(yīng)及時(shí)組織項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與職能部門進(jìn)行溝通，提出相應(yīng)解決方案。

3? ? ?事后控制

3.1? ?健全內(nèi)部監(jiān)督制度

完善的內(nèi)部監(jiān)督可以為企業(yè)各項(xiàng)內(nèi)部控制制度的落實(shí)奠定環(huán)境基礎(chǔ)，這是保持內(nèi)部控制系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)效率的關(guān)鍵要素。首先，針對(duì)當(dāng)前企業(yè)權(quán)責(zé)分配不均衡的情況，企業(yè)必須革除集權(quán)式思維的影響，既要發(fā)揮好項(xiàng)目部、財(cái)務(wù)部的核心職能，也要通過企業(yè)內(nèi)部控制小組，為各部門的協(xié)調(diào)工作提供規(guī)范化的引導(dǎo)與監(jiān)督，保證以信用審查到最終的催款尾期都處于監(jiān)督的有效范圍內(nèi)。其次，要維護(hù)內(nèi)部控制小組的獨(dú)立性，保證其直接對(duì)企業(yè)最高管理層負(fù)責(zé)，對(duì)現(xiàn)有的內(nèi)部控制情況進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，整頓環(huán)境中存在的不確定性風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，加強(qiáng)內(nèi)部控制小組的管理職責(zé)，組織各職能部門負(fù)責(zé)人以及具體項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人參與風(fēng)險(xiǎn)培訓(xùn)，引導(dǎo)其自覺牢固樹立風(fēng)險(xiǎn)控制意識(shí)。最后，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身的經(jīng)營發(fā)展?fàn)顩r，在動(dòng)態(tài)變化的環(huán)境中不斷調(diào)整與優(yōu)化監(jiān)督制度，以公正、公開、透明、全面為原則，以全過程監(jiān)管的方式保證內(nèi)控機(jī)制高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.2? ?健全外部監(jiān)督制度

內(nèi)部監(jiān)督是優(yōu)化調(diào)整企業(yè)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制的主要方式，通過構(gòu)建有效的內(nèi)部監(jiān)督制度，可以消除監(jiān)督過程的死角，極大地提高企業(yè)內(nèi)部控制效率。但必須注意的是，單一的內(nèi)部監(jiān)督同樣會(huì)在一定程度上受到主觀因素的影響，在這種情況下，企業(yè)需要引入外部監(jiān)督，及時(shí)彌補(bǔ)內(nèi)部監(jiān)督的不足。目前，我國的外部監(jiān)督部門主要包括財(cái)政部、證監(jiān)會(huì)、銀監(jiān)會(huì)等公共部門以及審計(jì)機(jī)構(gòu)等專業(yè)的第三方機(jī)構(gòu)。企業(yè)應(yīng)建立常態(tài)化的外部監(jiān)督機(jī)制，與外部第三方機(jī)構(gòu)簽訂合作監(jiān)督協(xié)議，如每半年由專業(yè)會(huì)計(jì)師事務(wù)所審核公司應(yīng)收賬款的賬面情況，判斷其中是否存在舞弊行為、是否存在較大的回收風(fēng)險(xiǎn);或邀請(qǐng)專業(yè)管理咨詢公司定期對(duì)企業(yè)的整體運(yùn)營狀況進(jìn)行評(píng)估，判斷企業(yè)當(dāng)前的運(yùn)營能力能適應(yīng)何種程度的應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)情況，幫助企業(yè)權(quán)衡收益與風(fēng)險(xiǎn)的契合點(diǎn)。

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