淺談高校審計(jì)檔案管理與實(shí)施

李丹 李想 唐燕

摘 要：審計(jì)檔案是高校檔案一個(gè)不可缺少的部分，隨著2012年中華人民共和國(guó)審計(jì)署、國(guó)家檔案局第10號(hào)令《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》的頒布，對(duì)高校審計(jì)檔案的管理提出了新的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，不斷探索高校審計(jì)檔案管理工作實(shí)踐，盡快提高高校審計(jì)檔案管理與利用水平是我們肩負(fù)的歷史使命。

關(guān)鍵詞：高校;審計(jì)檔案;管理

2020年1月2日中共中央總書記、國(guó)家主席、中央軍委主席、中央審計(jì)委員會(huì)主任習(xí)近平作出重要指示：審計(jì)機(jī)關(guān)認(rèn)真落實(shí)貫徹黨中央部署，依法履職盡責(zé)，扎實(shí)勤勉工作，在推動(dòng)黨中央政令暢通、助力打好三大攻堅(jiān)戰(zhàn)、維護(hù)財(cái)經(jīng)秩序、保障和改善民生、推進(jìn)黨風(fēng)廉政建設(shè)等方面發(fā)揮了重要作用。審計(jì)是黨和國(guó)家監(jiān)督體系的重要組成部分。審計(jì)機(jī)關(guān)要在黨中央統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，適應(yīng)新時(shí)代新要求，緊緊圍繞黨和國(guó)家工作大局，全面履行職責(zé)，堅(jiān)持依法審計(jì)，完善體制機(jī)制，為推進(jìn)國(guó)家治理體制和治理能力現(xiàn)代化作出更大貢獻(xiàn)。作為高校審計(jì)檔案工作者，我們深受鼓舞，在今后的工作中要牢記習(xí)總書記的重要指示精神，高度重視高校審計(jì)檔案管理工作，用自己的實(shí)際行動(dòng)助推國(guó)家審計(jì)事業(yè)的發(fā)展，把高校審計(jì)檔案管理工作做得更細(xì)、更扎實(shí)，補(bǔ)齊短板，夯實(shí)基礎(chǔ)，不斷奮進(jìn)，不負(fù)韶華。

為了規(guī)范審計(jì)檔案管理工作，2012年11月中華人民共和國(guó)審計(jì)署、國(guó)家檔案局公布第10號(hào)令《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》，對(duì)審計(jì)檔案的材料類別、歸檔范圍、立卷方式、責(zé)任人、保管期限、密級(jí)和保密期限、存放、信息化管理和銷毀等做出了統(tǒng)一規(guī)定。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)審計(jì)法》、教育部《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案工作法規(guī)，結(jié)合高校審計(jì)檔案管理工作實(shí)際，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)審計(jì)檔案的集中統(tǒng)一管理工作，提高保護(hù)和利用審計(jì)檔案的能力。

高校審計(jì)檔案是高校檔案的重要組成部分，是高校審計(jì)部門或社會(huì)審計(jì)機(jī)關(guān)在進(jìn)行審計(jì)（含專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查）活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)及高校具有保存價(jià)值的各種文字、圖表等不同形式的歷史記錄。是國(guó)家檔案的組成部分。建立和管理高校審計(jì)檔案是高校審計(jì)機(jī)關(guān)的重要任務(wù)，是高校審計(jì)工作中必不可少的環(huán)節(jié)。

一、人員編制與基本任務(wù)

為了搞好審計(jì)檔案的管理工作，我校檔案館設(shè)立專職文書檔案管理人員1名，兼職審計(jì)檔案管理人員1名負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)、監(jiān)督本校黨政辦公室和審計(jì)部門的立卷歸檔工作;收集、整理和保管學(xué)校審計(jì)部門在各項(xiàng)審計(jì)工作中形成的全部審計(jì)檔案，并負(fù)責(zé)學(xué)校審計(jì)檔案的提供利用和統(tǒng)計(jì)工作。貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策及學(xué)校檔案工作管理辦法，按照有關(guān)規(guī)定，對(duì)學(xué)校的審計(jì)檔案定期進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地判定到期審計(jì)檔案的存毀，負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校審計(jì)機(jī)構(gòu)和社會(huì)審計(jì)機(jī)構(gòu)在學(xué)校進(jìn)行的審計(jì)工作所形成的檔案進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

二、審計(jì)檔案案卷的基本要求

高校審計(jì)檔案的立卷堅(jiān)持誰審計(jì)誰立卷的原則，建立立卷歸檔工作負(fù)責(zé)制。由學(xué)校審計(jì)部門指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理和立卷工作，做到邊審計(jì)、邊收集整理，材料真實(shí)、完整、有效、規(guī)范，審結(jié)卷成。在審計(jì)項(xiàng)目終結(jié)后按照學(xué)校立卷方法和規(guī)定于次年4月底以前由審計(jì)部門兼職檔案員進(jìn)行歸類整理，經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核、檔案館專職檔案管理人員檢查后，按照學(xué)校檔案管理有關(guān)規(guī)定進(jìn)行編目和裝訂，由學(xué)校審計(jì)業(yè)務(wù)部門向檔案館專職檔案人員辦理移交手續(xù)。審計(jì)材料按照結(jié)論類、證明類、立項(xiàng)類、備查類進(jìn)行排列。每一年度執(zhí)行審計(jì)項(xiàng)目計(jì)劃所形成的審計(jì)材料;每項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目所形成的文件材料;每個(gè)案卷內(nèi)重要文件的各種稿本均應(yīng)收集整理齊全。在立卷過程中要按照文件材料保存價(jià)值進(jìn)行取舍，按照審計(jì)項(xiàng)目分別立卷。審計(jì)復(fù)議案件的材料由復(fù)議機(jī)構(gòu)逐案單獨(dú)立卷歸檔，審計(jì)監(jiān)督和行政管理兩類文件需要分別立卷，對(duì)于與審計(jì)報(bào)告所列問題無關(guān)或未經(jīng)核實(shí)的材料均不立卷。

三、材料的收集整理

學(xué)校審計(jì)部門確定審計(jì)項(xiàng)目后，兼職審計(jì)檔案管理員要根據(jù)該項(xiàng)目及時(shí)制定文件材料的收集整理工作計(jì)劃，做好材料收集整理的準(zhǔn)備工作。對(duì)項(xiàng)目審計(jì)過程中的每個(gè)審計(jì)程序上形成的文件材料進(jìn)行及時(shí)收集，并存放在事先準(zhǔn)備好的該審計(jì)項(xiàng)目文件盒（袋）中，以備整理、選用。凡審計(jì)過程中形成的文件、信函、憑證、筆錄的原件及其復(fù)印件，電子文檔、照片、音像材料均屬審計(jì)材料的收集整理范圍。不需歸檔的材料包括：與本項(xiàng)目無關(guān)的文件材料;未用作審計(jì)報(bào)告所列問題的文件材料;未經(jīng)證實(shí)的文件材料和重復(fù)的文件材料。在審計(jì)文件材料的整理過程中要注重文件材料的歷史聯(lián)系和實(shí)際保存價(jià)值，以審計(jì)報(bào)告所列問題的需要為標(biāo)準(zhǔn)對(duì)立卷材料和證明材料進(jìn)行嚴(yán)格鑒別和挑選。

四、審計(jì)文件的立卷組合

1.按照職能立卷。區(qū)分審計(jì)監(jiān)督和行政管理活動(dòng)所形成的不同文件材料，分別按各自要求立卷。遇到兩種文件材料相互交叉難以區(qū)分時(shí)，應(yīng)認(rèn)真分析酌情處理，個(gè)別文件可在審計(jì)和文書兩類案卷中同時(shí)立卷。

2.按項(xiàng)目立卷。對(duì)需要立卷歸檔的審計(jì)材料根據(jù)審計(jì)項(xiàng)目不同進(jìn)行立卷，專項(xiàng)審計(jì)按照年度進(jìn)行立卷。

3.按單元排列。卷內(nèi)文件的排列順序，一般采用單元排列法，應(yīng)當(dāng)按照結(jié)論類、證明類、立項(xiàng)類、備查類4個(gè)單元進(jìn)行排列，每個(gè)單元內(nèi)再根據(jù)不同情況和需要按不同順序排列，一般批復(fù)在前，請(qǐng)示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;定稿在前，修改稿在后。

五、審計(jì)檔案的保管期限、密級(jí)、保秘期限及銷毀

高校審計(jì)檔案的保管期限根據(jù)審計(jì)項(xiàng)目涉及的金額、性質(zhì)、社會(huì)影響等因素劃分為永久、長(zhǎng)期（16-50年）、短期（15年）。審計(jì)檔案的保管期限應(yīng)自歸檔年度開始計(jì)算。

高校審計(jì)檔案的密級(jí)及保密期限由高校審計(jì)部門根據(jù)審計(jì)工作保密視線范圍和有關(guān)主管部門保密事項(xiàng)范圍的規(guī)定確定密級(jí)和保密期限，一般為絕密級(jí)30年、機(jī)密級(jí)20年、秘密級(jí)10年，保密期限已滿后即自行解密。定密部門可根據(jù)審計(jì)工作的實(shí)際需要按照解密程序向高校保密工作部門提出提前或者推遲解密的申請(qǐng)。

學(xué)校審計(jì)機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人應(yīng)定期發(fā)起并主持高校審計(jì)檔案鑒定組對(duì)已達(dá)到和超過保管期限的審計(jì)檔案進(jìn)行認(rèn)真、系統(tǒng)的鑒定，準(zhǔn)確地判定審計(jì)檔案的存毀。

六、審計(jì)檔案的信息化管理及利用

高校審計(jì)檔案一般不對(duì)外借閱，但是作為記錄高校日常審計(jì)工作內(nèi)容、方法、措施及效果的重要?dú)v史憑證，對(duì)高校審計(jì)工作的發(fā)展和傳承起著不可替代的作用。在當(dāng)今數(shù)字化大時(shí)代背景下，伴隨著計(jì)算機(jī)科技和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，使審計(jì)檔案的信息化、數(shù)字化建設(shè)迫在眉睫，科學(xué)編目，推進(jìn)審計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠給高校審計(jì)機(jī)關(guān)提供多途徑、快捷、準(zhǔn)確的檔案檢索服務(wù)，通過將實(shí)際分散的紙質(zhì)審計(jì)檔案信息化，使高校審計(jì)工作人員可以通過檢索目錄進(jìn)行快捷查詢、歸納、匯總，實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案資源的共享利用。

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