人事檔案數(shù)字化與人才服務信息化建設研究

宋曉鋒 宋海宏 王少英

隨著信息時代及網(wǎng)絡時代的到來，很多先進的網(wǎng)絡信息技術(shù)及數(shù)字化技術(shù)均被應用到人事檔案管理及人才服務體系建設中，不僅促進了人事檔案數(shù)字化發(fā)展，還加快了人才服務信息化建設步伐，最終提高了人事檔案管理及人才服務工作質(zhì)量。實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化、建設人才服務信息化，能夠提升人事檔案管理水平及人才服務質(zhì)量，所以越來越多的企業(yè)都將先進的數(shù)字化及信息化技術(shù)引進人事檔案管理及人才服務工作中。

一、人事檔案數(shù)字化管理及人才服務信息化建設過程中存在的問題

（一）數(shù)字化標準體系不完善

盡管很多企業(yè)都非常重視并在實際人事檔案管理中應用到了數(shù)字化技術(shù)，但因為起步晚等原因使得關(guān)于數(shù)字化管理的標準體系沒有得到完善。沒有根據(jù)數(shù)字化管理實際需要修訂和執(zhí)行數(shù)字化保管、錄入、掃描、傳送和歸檔等規(guī)范及標準。

（二）人事檔案信息安全受到威脅

隨著社會與科技的發(fā)展，人事檔案也在跟隨時代的進步實現(xiàn)數(shù)字化，能夠大大降低查找檔案的工作量，此外，也能有效防止檔案在保存以及閱覽等過程中，出現(xiàn)損壞等問題。但在數(shù)字化檔案的時代背景下，人事檔案也隱藏著被泄露的危險?？赡軙驗殡娔X黑客的攻擊使得部分檔案信息被盜用，同時信息病毒也會對相關(guān)數(shù)據(jù)造成隱患，總的來說，當前電子檔案信息的管理與保存，雖然實現(xiàn)了便捷化，但還有很長的一段完善路要走。

（三）數(shù)字化技術(shù)落后

以往我們都是采用傳統(tǒng)的手工找尋查看檔案，但是因為每年都會辦理大量的信息檔案，因此很難及時尋找到所需檔案。在進行人事檔案電子化的過程中，一定要保證效率與質(zhì)量的同步提升，同時，在信息更新以及安全管理等方面也要做到更有保障。所以要根據(jù)時代需求，不斷更新檔案信息化技術(shù)。

二、人事檔案數(shù)字化及人才服務信息化建設的重要性

（一）能夠提高招聘工作效率及質(zhì)量

利用信息檔案的大數(shù)據(jù)優(yōu)勢，我們可以在更廣闊的范圍內(nèi)，獲取到流動人員的相關(guān)數(shù)據(jù)。比如說，在人才市場的數(shù)據(jù)庫里，都會記錄眾多流動人員工作變動的相關(guān)信息，例如從事哪個行業(yè)、哪家公司、哪個職位等，借助人工智能的數(shù)據(jù)分析優(yōu)勢，能夠快速幫助公司人力資源工作者篩選適合的候選人。

（二）能夠強化人才培訓力度

實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)化和人才服務信息化，能夠讓人才培訓工作更加多樣化。由于人事檔案大數(shù)據(jù)，能夠與互聯(lián)網(wǎng)連接公司的管理者，能夠借助電子數(shù)據(jù)來完成對員工的精準分析，從而更好的以員工為中心，快速的辨別出員工的學習需求以及定位，從而制定有效合理的培訓方案，幫助員工快速達到工作要求。

（三）能夠全面有效的測評人才

人事檔案電子化及人才服務信息化對于職業(yè)測評領域也有非常大的優(yōu)勢，借助人事檔案電子化技術(shù)，可以實現(xiàn)對流動人員、工作領域、從事崗位以及工作時間等信息快速分析，進而針對績效考核、人才培訓等方面分析，及時幫助員工改變以往工作中存在的缺點。借助信息化技術(shù)優(yōu)勢能夠幫助我們更快、更精準的采集信息，進而從數(shù)據(jù)庫中找尋我們想要的隱藏信息，以便實現(xiàn)更快的測評，更好的效果與結(jié)果。

三、強化人事檔案數(shù)字化管理的有效措施

（一）重視并做好檔案收集、整理和審核工作

在日常檔案的整理過程中，首先要保證信息的準確性，避免后續(xù)核對的復雜工作。除此之外，還要根據(jù)檔案信息進行分類，進行編序力求做到目錄清晰；其次，針對人事檔案進行核實，將檔案卷卷核對，如果出現(xiàn)缺材料信息的現(xiàn)象需及時對接組織或個人進行補充。一旦出現(xiàn)填寫不規(guī)范、重復記錄的信息時，能夠快速處理，從而保證每一份人事檔案資料的準確性與完整性；最后，不定期對人事檔案，進行監(jiān)督與檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，進而建立完善有效的工作機制，推動檔案數(shù)字化工作，快速全面的展開。

（二）根據(jù)實際建立健全人事檔案數(shù)據(jù)庫

第一，建立標準化的檔案信息資料庫，實現(xiàn)身份證驗證，進而搜索與識別，使得既有數(shù)據(jù)，比如社保、公積金等數(shù)據(jù)能夠直接錄入信息庫中；第二，完善檔案數(shù)據(jù)庫的操作系統(tǒng)，不斷優(yōu)化，檔案信息的整理以及搜索技術(shù)，都是強化后臺的監(jiān)督核實以及對比等功能，更有效的提高紙質(zhì)材料與電子材料的校對工作，保證檔案數(shù)據(jù)的精準性與完整性；第三，不斷引進先進的數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案信息的錄入、更新以及安全，提供更有效的技術(shù)保障。

（三）加強檔案信息安全管理

第一，嚴格把控人事檔案的錄入、審核及歸檔等工作，盡量將人事檔案存儲的地方與辦公地分開，并建立單獨的檔案室和錄入室，避免和減少除檔案管理人員以外的人隨意查看檔案；第二，要求每個人事檔案管理人員、數(shù)字化建設人員等都簽訂保密協(xié)議和承諾書，并明確各自的責任和工作內(nèi)容；第三，加大對數(shù)據(jù)泄露行為的懲罰力度，并制定嚴防數(shù)據(jù)泄露的相關(guān)規(guī)定及制度，以保證人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)構(gòu)建項目的數(shù)據(jù)接口被保護和封閉，同時還需要禁止無線網(wǎng)絡搭建、統(tǒng)一掃描儀及服務器等設備；第四，要定期對檔案保存設備及系統(tǒng)等進行檢查和維護，并及時更換具有安全威脅的系統(tǒng)和軟件。

四、促進人才服務信息化建設的有效措施

（一）構(gòu)建完善和統(tǒng)一的信息化建設標準

第一，一定要制定統(tǒng)一的信息技術(shù)應用規(guī)范，并配套相應的人才信息化建設標準；第二，運作管理人才信息化系統(tǒng)時，需要利用網(wǎng)絡實現(xiàn)對不同資源的共享，從而提高人才服務工作質(zhì)量及效率；第三，用于人才服務信息化建設的技術(shù)應用平臺必須統(tǒng)一，以實現(xiàn)不同領域的分工協(xié)作，并減少了資源重復收集和重疊的問題；第四，根據(jù)“人性化”原則構(gòu)建共性網(wǎng)絡平臺，并建立便捷化信息檢索系統(tǒng)，以提高人才服務工作效率。

（二）加大對信息技術(shù)人才的培訓力度

第一，聘請信息技術(shù)方面的專家及經(jīng)驗豐富的人組建信息技術(shù)培訓小組，以實現(xiàn)對企業(yè)信息化建設參與人員的專業(yè)化及系統(tǒng)化培訓，從而提升他們的信息技術(shù)水平；第二，信息化建設小組要積極與其他部門溝通，以了解人才服務需求，從而構(gòu)建出具有針對性的人才服務信息系統(tǒng)；第三，要加強對信息化建設人員的素質(zhì)培養(yǎng)、信息技術(shù)知識教育及人才服務意識培養(yǎng)等，以提高他們信息技術(shù)專業(yè)能力的同時，強化他們的服務意識及綜合能力。

（三）組建信息技術(shù)專業(yè)機構(gòu)

要根據(jù)人才服務信息化建設需要構(gòu)建信息技術(shù)專業(yè)機構(gòu)，即聘請頂尖的信息技術(shù)專業(yè)人員組建信息技術(shù)機構(gòu)，以實現(xiàn)對人才信息系統(tǒng)的實時監(jiān)督、更新與完善，并實現(xiàn)對整體職員的信息及時專業(yè)培訓。此外，還需要配套對應的統(tǒng)一化管理標準及規(guī)范，以保證運營機制長時間處于高效運作的狀態(tài)。

（四）利用信息技術(shù)創(chuàng)新和完善人才服務體系結(jié)構(gòu)

利用信息技術(shù)機制，提高人才服務機制的信息化水平；盡可能替換辦公設備使信息化設備，諸如之前的人工檔案記錄替換成計算機記錄等，提高辦公信息化水平；利用信息技術(shù)搜集、整理和管理人才資料，提高了人才服務質(zhì)量及效率。

五、結(jié)語

數(shù)字化及信息化時代的到來，提高了人們對人事檔案管理及人才服務工作的要求，不僅要求提升檔案管理水平及人才服務質(zhì)量，還需要促進人事檔案數(shù)字化及人才服務信息化發(fā)展，所以將數(shù)字化及信息化及時應用于人事檔案及人才服務中是必然的。通過分析了解到，人事檔案數(shù)字化及人才服務信息化建設過程中還存在各種問題，需要通過建立健全人事檔案數(shù)據(jù)庫、優(yōu)化人事檔案質(zhì)量管理體系、加強檔案信息安全管理和加大對信息技術(shù)人才的培訓力度等舉措，來促進人事檔案數(shù)字化及人才服務信息化建設。

作者單位：宋曉鋒、宋海宏 邯鄲市永年區(qū)中醫(yī)院

王少英 邯鄲市永年區(qū)醫(yī)保局

基金項目：2020年河北省人力資源和社會保障研究課題 項目編號：JRSHZ-2020-02126