淺析文書檔案的科學(xué)分類法

張君杰

摘? 要：文書檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)和社會(huì)團(tuán)體在社會(huì)活動(dòng)和管理活動(dòng)中形成的寶貴文件，是整理工作的重要部分之一。分類的科學(xué)特性決定了文書檔案排序是否合理。將文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化和按照某些性能分類是整理文書檔案的重要組成部分。文書檔案如何分類現(xiàn)在還沒有一個(gè)統(tǒng)一的做法，文中就如何科學(xué)的進(jìn)行文書檔案分類作了利弊分析。

關(guān)鍵詞：文書檔案;分類法;選擇

前言

分類是人類理解客觀世界的基本方法，也是區(qū)分客觀事物的基本方法。分類研究的核心問題是事物開發(fā)和事物開發(fā)中形成的事物之間的差異和認(rèn)同感，事物之間的相似點(diǎn)是分類的基礎(chǔ)。同樣，文書檔案的分類也是基于此。文件是否屬于特定范疇取決于文件是否相似。而且，這些相似性必須是文件本身的內(nèi)在特性。文件本身的屬性很多。某些屬性可能成為分類標(biāo)準(zhǔn)：內(nèi)容信息、物理載體、來源、時(shí)間、密碼水平等。但要滿足文件管理要求，必須選擇最合適的分類標(biāo)準(zhǔn)。因此，對(duì)于分類方法研究，這不僅是對(duì)文書檔案研究的理論性問題，也是文書檔案的科學(xué)管理實(shí)踐的基本問題。目前對(duì)這個(gè)問題的理解與慣例存在差異，因此在文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化過程中產(chǎn)生了一定的困難。特別是從文件實(shí)體管理到文件信息管理，在當(dāng)前文件作業(yè)管理方法中設(shè)置檔案事業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，決定檔案分類是非常重要的且很緊急的問題。

1 文書檔案管理存在的問題

1.1 電子文件保密性降低

電子文檔的內(nèi)部?jī)?nèi)容容易變更，也沒有固定的格式，因此文件的保密性較低。電子文件很容易修改，變更后沒有明顯的痕跡，內(nèi)容變更的可能性總是比紙質(zhì)文件高，所以人們很難掌握原始內(nèi)容。電子文件中沒有特定的筆跡，可以根據(jù)需要將電子文件印刷成不同的字體和字體大小，這樣來看是無法區(qū)分筆跡和獨(dú)創(chuàng)性的，并且也無法確認(rèn)該電子文檔是不是來源。無法在每個(gè)電子文件上蓋章或簽名，并且無法封存。上面的所有問題雖然都通過了電子文檔的機(jī)密性測(cè)試，但是由于網(wǎng)絡(luò)竊密技術(shù)的提升，電子文件是無法成為機(jī)密文件而保存下來的。

1.2 對(duì)檔案管理人員的能力要求提高

管理者要強(qiáng)化教育。電子文檔管理并不僅僅是只有了解如何管理紙質(zhì)文件的人才能勝任，也不是只懂電腦技術(shù)的人能勝任的。這是對(duì)管理人員技術(shù)及質(zhì)量水平的高度要求。為了實(shí)現(xiàn)信息的辦公自動(dòng)化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理層要有高水平的知識(shí)和高級(jí)技術(shù)人才，這不能滿足一般的計(jì)算機(jī)運(yùn)營(yíng)水平。從現(xiàn)在的角度來看，在許多業(yè)務(wù)部門缺乏現(xiàn)代的尖端技術(shù)人才。其中，處理檔案信息的復(fù)合人才要少得多，現(xiàn)有的大部分的檔案處理業(yè)務(wù)人員大都現(xiàn)代技術(shù)水平低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了最新設(shè)備，但文件信息電子化的作用仍然不能完全體現(xiàn)。一部分單位的文件檔案管理負(fù)責(zé)人沒有對(duì)檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，這些員工只有對(duì)檔案的分類和提交等專業(yè)文件管理工作的部分知識(shí)就直接管理了文書檔案。各業(yè)務(wù)員在對(duì)辦公文件訓(xùn)練的要求事項(xiàng)之間也有很大的差異。有些部門的作業(yè)人員即使有上崗證書，但也很少參與額外的培訓(xùn)，只具備對(duì)文件作業(yè)的基本認(rèn)識(shí)和理解，也無法跟上文件管理的現(xiàn)代化的速度，無法有效地改善檔案管理水平。尤其是現(xiàn)在，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，為了管理文件，使用電腦是現(xiàn)代文件管理不可避免的趨勢(shì)。

2 文書檔案的三種分類方法

2.1 組織機(jī)構(gòu)分類法

所謂的組織機(jī)構(gòu)分類方法是以提交單位的內(nèi)部組織為基礎(chǔ)，將整個(gè)文件劃分為多個(gè)范疇，對(duì)處理過的文件進(jìn)行分類的簡(jiǎn)單分類方法。組織分類方法中有范疇設(shè)置和文件分類方面的客觀標(biāo)準(zhǔn)，例如：組織名稱為類名。組織結(jié)構(gòu)是一個(gè)為了反映國(guó)家的政策指導(dǎo)而具有行政功能和國(guó)家公共機(jī)關(guān)的組織。通過行政活動(dòng)提供公共服務(wù)可以維持社會(huì)的循環(huán)周期。從整個(gè)社會(huì)環(huán)境的角度來看，組織結(jié)構(gòu)不是靜態(tài)的，而是動(dòng)態(tài)的。并且期間不同組織結(jié)構(gòu)的增加和減少都有很大的差異。近幾年來，由于改革的影響，很多部門都經(jīng)歷了各種形式的改革和探索。經(jīng)濟(jì)管理進(jìn)入了各個(gè)領(lǐng)域，共同經(jīng)濟(jì)主體登場(chǎng)。組織機(jī)構(gòu)分類法水平上分支多，垂直上連續(xù)性不夠。并且具有分類簡(jiǎn)單，多種文件被寬松結(jié)合，無法形成緊密相連的有機(jī)系統(tǒng)等的缺點(diǎn)。

2.2 問題分類法

問題分類方法是根據(jù)文檔中包含的內(nèi)容，根據(jù)實(shí)際功能分類，將整個(gè)文件劃分為幾個(gè)范疇的方法。無論組織在不同的時(shí)期如何變化，基本功能和基本功能的輔助服務(wù)都是長(zhǎng)期穩(wěn)定的，這一功能被用作編類標(biāo)準(zhǔn)。具有相同功能的文件可以不受組織變更的影響而集中化。這兩種密切相關(guān)的分類標(biāo)準(zhǔn)是以不同的方式將文件排列并結(jié)合在一起的，是整個(gè)文件系統(tǒng)的目的。因此，根據(jù)文件的來源觀點(diǎn)上的問題分類，文件的分類應(yīng)該要更準(zhǔn)確，為社會(huì)的專業(yè)使用和功能性活動(dòng)提供更為方便的服務(wù)。根據(jù)文檔內(nèi)容中的問題或"事由"，文件和文件之間分為多個(gè)類別。這一分類方法，問題的摘要必須準(zhǔn)確、明確，同一水平的各個(gè)范疇必須具有排他性，并根據(jù)文件的主要內(nèi)容進(jìn)行分類。文檔之所以能夠轉(zhuǎn)換成檔案，是因?yàn)槲臋n本身反映了特定的人類實(shí)務(wù)記錄、特定的內(nèi)容、過程和人類活動(dòng)結(jié)果。它記錄了人類知識(shí)的全部方面，具有歷史價(jià)值。各文檔中有固有的位置、洞察力和討論方法及證據(jù)對(duì)象。該類方法主要由文件本身的固有內(nèi)容特性決定。根據(jù)功能特性決定的范疇是永久的，科學(xué)的，具有實(shí)際意義的。根據(jù)文件的內(nèi)容，可以更好地通過分類來保持文件內(nèi)容的連接，比較相同品質(zhì)的文件，可以成為內(nèi)部鏈接和邏輯系統(tǒng)的一部分。通過查找各種問題的分類，并突出顯示各文件的特性，輕松地搜索和使用。

2.3 年度分類法

年度分類方法，是根據(jù)編制完整文件，將文檔和檔案分為多個(gè)范疇，并且按年度設(shè)定范圍，按標(biāo)準(zhǔn)對(duì)所有文件進(jìn)行分類。在使用年度分類方法的情況下，文件要按照正確的日期分類為相應(yīng)的年度類別，這是保證分類質(zhì)量的核心。有些小規(guī)模的機(jī)構(gòu)由于文件較少，而采用了年度分類方法。即，根據(jù)年度分類生成文件，但是分類后，文檔逐漸增加，以后就不得不采用組織分類方法。一部分單位根據(jù)組織結(jié)構(gòu)，數(shù)年內(nèi)將文檔重新構(gòu)成了分類系統(tǒng)，還有一部分單位根據(jù)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行了分類。因此，對(duì)于年度分類法來說，應(yīng)用的范圍被顛覆，對(duì)于文件較多的單位改用按問題分類法。

3 結(jié)束語

隨著社會(huì)信息化水平的增加，人們對(duì)阿卡夫信息的需求增加，文件管理方法正在從文件實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)槲募畔⒐芾?。過去，案例研究基本上被限制在經(jīng)營(yíng)研究上，但今后將通過這種情況調(diào)查有關(guān)部門的內(nèi)容。對(duì)檔案分類的方法有很多種，但是最常用的是按組織，按年度，按問題分類。目前，文件分類方法沒有統(tǒng)一的規(guī)定，各小組可以根據(jù)各自的情況選擇三種分類方法之一，這必然會(huì)成為不同的標(biāo)準(zhǔn)。這一無限期混亂不僅會(huì)造成大量的人力、材料資源和財(cái)政資源的浪費(fèi)，也會(huì)給檔案的中央集中式管理帶來困難，不適合現(xiàn)代式的檔案管理。因此，盡快整合事例分類是無可置疑的。

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