知識管理視域下的科技館科普檔案管理

孫磊

摘 要： 隨著時代與社會的快速發(fā)展，推動各個行業(yè)不斷進(jìn)步，近年來，科技館受到當(dāng)代人更多關(guān)注，同時也給管理工作帶來更多挑戰(zhàn)，科普檔案在科技館運(yùn)營管理和科學(xué)知識傳播中的作用日益突顯。本文闡述了科技館科普檔案的類型、管理要點，提出科普檔案優(yōu)化管理的對策，以期能提升科技館科普檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞： 檔案管理;科普檔案;科技館

【中圖分類號】F204 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.30.272

引言：進(jìn)入21世紀(jì)，社會發(fā)展進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時代，知識管理應(yīng)運(yùn)而生。檔案資源被認(rèn)為是一種重要的知識資源，從而推動檔案管理逐步進(jìn)入知識管理階段。知識管理是以知識為核心的管理，就企業(yè)來說，是指為提高企業(yè)競爭力而對企業(yè)內(nèi)外的各種信息、知識進(jìn)行有效地識別、全面地收集、科學(xué)地加工和充分地利用，并且通過知識的共享和創(chuàng)新實現(xiàn)知識的增值。知識管理的運(yùn)動規(guī)律是知識積累、知識運(yùn)用和知識創(chuàng)新三者周而復(fù)始地循環(huán)運(yùn)動。知識管理理論為科技館科普檔案管理開辟了全新的視野，開創(chuàng)了檔案管理的新思路。

1 科技館檔案管理的具體內(nèi)容分析

在科技館中，針對檔案管理工作來說，其涵蓋的內(nèi)容相對較多，具體分析如下：第一，科普展品檔案。對于這類檔案，是科技館在開展教育活動以及科普知識宣傳階段，采購以及開發(fā)等直接形成的對科技館工作有保存價值的文字、圖片等文件材料。從檔案的表達(dá)形式層面分析，該類型的檔案可以歸納為文字以及圖像等。而如果從檔案的載體層面分析，則可以包含紙質(zhì)以及實物等。第二，文書檔案以及人事檔案。一般情況下，文書檔案主要反映日常行政管理活動。而人事檔案，主要包括干部檔案以及職工檔案等的管理。

2 知識管理理論指導(dǎo)下的科技館科普檔案工作

2.1 科普檔案工作重心應(yīng)轉(zhuǎn)變?yōu)橐蚤_發(fā)利用為導(dǎo)向的知識管理

科普檔案信息是科技館的重要知識資源，資源只有被開發(fā)利用才能體現(xiàn)其價值。充分開發(fā)利用科普知識資源能夠給科技館帶來良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。比如，某科學(xué)中心由于擅于利用科普檔案開發(fā)科普讀物，不僅大大降低了開發(fā)成本，還得到社會各界的贊譽(yù)。廣東科學(xué)中心將科普實驗檔案信息進(jìn)行編研，編撰了一套三冊科普叢書《“科學(xué)”？好玩》深受讀者喜愛，還分別榮獲2013年廣東省科普作品創(chuàng)作大賽一等獎以及2013年和2014年科技部頒發(fā)的全國優(yōu)秀科普作品獎。廣東科學(xué)中心還將其品牌科普項目“小谷圍論壇”各期的講座錄制成視頻光盤，使科普知識傳播更為便捷?？萍拣^科普檔案信息有效利用是多方面的，可以將科普檔案信息重組編制成各類科普圖書、宣傳資料直接分發(fā)給公眾，也可以制作成科普教育視頻短片，通過數(shù)字科技館來傳播科普知識，還可以將數(shù)字科技館的科普檔案信息直接與用戶共享等。多種渠道與方式來活化使用檔案知識資源，能使科技館獲得社會公眾更深刻的認(rèn)同，樹立起科普品牌，從而更好地發(fā)揮其應(yīng)有的社會價值，為提高全民科學(xué)素養(yǎng)作出更大的貢獻(xiàn)。

2.2 科技館科普檔案知識資源管理的實現(xiàn)

知識管理的運(yùn)動規(guī)律是：知識積累、知識運(yùn)用和知識創(chuàng)新這三者周而復(fù)始地循環(huán)運(yùn)動。提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案知識服務(wù)，實現(xiàn)檔案知識共享，促進(jìn)知識創(chuàng)新是科技館科普檔案知識管理的最終目標(biāo)。這一目標(biāo)的實現(xiàn)，需從檔案工作流程的設(shè)計入手，依據(jù)文件生命周期理論，把科技館科普工作的文件資料看作一個不可分割的文件連續(xù)體。按這種思路設(shè)計的檔案工作流程應(yīng)包括文件資料從產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、保存、共享利用和創(chuàng)新的全過程?？萍拣^科普檔案知識管理需要通過建立科普知識資源庫和構(gòu)建知識共享平臺來實現(xiàn)。通過知識共享平臺，科普檔案知識利用者可以便捷地查找利用到所需的知識，并能在平臺上對知識進(jìn)行重組產(chǎn)生新成果，新成果又能通過該平臺傳遞和共享?；ヂ?lián)網(wǎng)為這種服務(wù)方式的實現(xiàn)提供了極其便利的條件。值得注意的是，知識共享平臺要重視訪問權(quán)限的控制和知識資源的安全性問題。

3 優(yōu)化科技館科普檔案管理的對策

3.1 建立健全的科普檔案管理制度

科普檔案工作管理制度應(yīng)體現(xiàn)以下內(nèi)容：科普檔案收集的范圍、負(fù)責(zé)收集的部門、保管期限、整理規(guī)范、移交歸檔的時效、開發(fā)利用和鑒定銷毀的規(guī)定等。健全的科普檔案工作管理制度僅是基礎(chǔ)，要做好檔案工作關(guān)鍵還是在人。因此，建立有效的科普檔案管理員培訓(xùn)制度，對科技館檔案管理人員和相關(guān)的業(yè)務(wù)人員進(jìn)行必要培訓(xùn)，讓其理解科普檔案工作的重要性，熟悉科普檔案管理制度的內(nèi)容，掌握科普檔案的收集、整理規(guī)范，自覺按照科普檔案管理制度要求協(xié)同做好檔案管理工作，才能保障科普檔案管理制度的真正落實。

3.2 基于信息化技術(shù)管理科普檔案

為實現(xiàn)科技館科普檔案管理與現(xiàn)代科普知識傳播模式相適應(yīng)，科技館應(yīng)利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)管理科普檔案?？萍拣^應(yīng)借助當(dāng)代高科技的軟件技術(shù)，通過數(shù)字化信息系統(tǒng)，建立科技館內(nèi)基于科普檔案管理的信息化管理系統(tǒng)。這樣不僅可以簡化科普檔案的收集、整理、存檔過程，便于用戶查找科普檔案信息，而且使得科普檔案資源的開發(fā)利用更為便利高效。建立面對公眾的科普檔案數(shù)字檢索系統(tǒng)，使之與虛擬的數(shù)字科技館聯(lián)接，讓用戶登陸數(shù)字科技館就可以查詢、檢索出圖文并茂的科普檔案信息。這既能提高科普檔案的利用效率，又能使公眾在獲取科學(xué)知識的同時更加直觀地體驗科普檔案服務(wù)，從而使公眾對檔案的認(rèn)知有所改變，認(rèn)識到檔案工作其實是可以與生活娛樂息息相關(guān)的。

結(jié)語：科技創(chuàng)新成果的不斷涌現(xiàn)不僅豐富了科技館科普檔案的內(nèi)容，又使科技館科普檔案管理融入了更加豐富的先進(jìn)技術(shù)和方法。借助先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，科普檔案管理得到極大優(yōu)化，科普檔案資源得到深度開發(fā)利用，從而為科普工作提供了大量優(yōu)質(zhì)的知識資源。由此可見，科學(xué)技術(shù)在科普檔案管理的有效應(yīng)用充分發(fā)揮了科普檔案促進(jìn)科技館事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的作用。

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