市政工程檔案的管理策略

董永紅

摘 要： 隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，我國的市政工程建設(shè)有了很大進展，在市政工程建設(shè)與管理過程中，做好市政工程施工期間的各類文字資料與影像資料等的管理工作顯得尤為重要。這些檔案資料是市政工程整個建設(shè)過程中最真實、最具體的記錄，可為市政工程后續(xù)管理、維修、擴建等提供可靠依據(jù)。因此，要提高對市政工程施工檔案管理的重視，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，不斷提升其管理水平和管理質(zhì)量，為實現(xiàn)檔案資料的高效利用而發(fā)揮作用。

關(guān)鍵詞： 市政工程;施工檔案;檔案管理;問題;對策

【中圖分類號】TU99 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.30.277

引言：市政工程檔案記錄了市政工程完整的施工過程，從工程項目的施工計劃、施工準備一直到最后市政工程的動工、完工等各個環(huán)節(jié)都有完整詳細的記錄。這些檔案資料對以后的城市建設(shè)工作有著非常重要的意義，因此如何有效發(fā)揮市政工程檔案的作用是當(dāng)前市政管理工作者應(yīng)當(dāng)認真思考的重要問題。

1 加強市政設(shè)計檔案管理的重要意義

市政設(shè)計檔案的管理水平直接關(guān)系到檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。近年來，我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展加速，因此，必須做好市政設(shè)計檔案管理工作，越來越多的市政設(shè)計企業(yè)對于檔案管理工作的核心理念更加重視，在前進路上要更加大膽地進行市政設(shè)計檔案管理新模式的摸索。只有把檔案管理工作作為市政設(shè)計企業(yè)日常管理的一部分來抓，才能明確未來的前進方向，同時對于提高市政設(shè)計企業(yè)的整體管理質(zhì)量與效率有著重要的推動作用。

2 目前市政工程檔案管理存在的主要問題

2.1 檔案不齊全，存檔質(zhì)量差

市政工程施工流程較為復(fù)雜，整個工程施工期間需要的文件資料數(shù)量較多，因此需要做好海量工程文件資料的管理，只有這樣才能為工程的順利進行及后續(xù)管理提供依據(jù)。然而在檔案管理實踐中，相關(guān)工作人員往往將工作重點放在實體工程的建設(shè)進度和質(zhì)量上，忽視對工程建設(shè)細節(jié)的記錄，從而導(dǎo)致工程施工檔案資料的缺失，也就無法為工程后續(xù)管理工作提供全面的資料。有些規(guī)模較小的市政工程項目，甚至對基本的文件資料都沒有進行收集和歸檔，導(dǎo)致市政工程施工檔案嚴重殘缺。另外，市政工程建設(shè)期間，相關(guān)文件資料收集歸檔不及時，以及工作人員規(guī)范管理意識差、標準操作程度低等問題的存在，都會引發(fā)檔案丟失、破損等情況的發(fā)生，嚴重影響了市政工程施工檔案的存檔質(zhì)量。

2.2 市政設(shè)計檔案管理內(nèi)容相對簡單

目前市政設(shè)計檔案服務(wù)僅限于檔案實體的服務(wù)，沒有對檔案價值進行深入的探索和發(fā)展。單一的原始檔案服務(wù)，很難適應(yīng)信息化水平顯著提高的當(dāng)下社會。這樣，檔案使用的及時性受到了嚴重影響。

2.3 市政工程監(jiān)督檔案信息化集成難度大

為了監(jiān)督工作有序開展，對于一些沒有明文規(guī)定統(tǒng)一，但作為行為檢查記錄和監(jiān)督機構(gòu)動態(tài)管理過程文件，也應(yīng)當(dāng)保存歸檔。這些表單、文件，每個監(jiān)督機構(gòu)有不同的要求，尤其是市政監(jiān)管工程涉及橋梁、道路、給排水、構(gòu)筑物、環(huán)境整治、搶險救災(zāi)等各個方面，數(shù)量多、情況復(fù)雜，每個工程存在特殊性、唯一性，檔案內(nèi)容無法統(tǒng)一，檔案條目編制規(guī)范度較低。

3 解決市政工程施工檔案管理問題的有效對策

3.1 提升存檔質(zhì)量，健全管理機制

為確保市政工程施工檔案存檔質(zhì)量，要從工程建設(shè)初期開始，在每個不同的項目管理部門抽調(diào)專職檔案管理人員組建專門的管理機構(gòu)，建立健全檔案管理制度，明確檔案管理目標與檔案管理職責(zé)，并要求市政工程施工檔案管理工作隨著工程建設(shè)進程的推進而同步進行，只有這樣才能確保檔案資料的完整與真實。檔案管理人員要嚴格按照檔案管理流程實施規(guī)范化管理，檔案資料的收集、整理、審核、歸檔和移交等各環(huán)節(jié)需要多部門共同配合協(xié)作才能完成。

3.2 市政設(shè)計檔案資源整合

檔案資源的統(tǒng)一管理，可以避免檔案管理工作中存在的分散管理、各自為政等弊端。此外，統(tǒng)一檔案管理能有效保證檔案管理環(huán)節(jié)的安全效果。具體來說，在進行檔案資源整合時，首先要根據(jù)實際情況建立和完善檔案體系，增強檔案管理的綜合專業(yè)水平。第二，做好資源整合工作，還能促使檔案管理機構(gòu)的設(shè)置變得更加有序、合理，及時發(fā)現(xiàn)機構(gòu)設(shè)置方面存在的種種弊端與不足。這一過程中，要解決好檔案管理環(huán)節(jié)中不同部門之間存在的各自為政的問題。

3.3 維護網(wǎng)絡(luò)信息

為響應(yīng)國家推行的市場監(jiān)管與工程質(zhì)量安全監(jiān)管信息化和誠信體系建設(shè)，在監(jiān)督檔案信息化改革的建設(shè)初期就應(yīng)預(yù)留數(shù)據(jù)傳輸接口，并考慮到后續(xù)信息交互，滿足數(shù)據(jù)源獲取和資源融合的共享需求。數(shù)據(jù)交互的資源共享必然帶來網(wǎng)絡(luò)安全隱患，首先在系統(tǒng)軟件的開發(fā)建設(shè)時就要研發(fā)安全保障的技術(shù)，既要防止病毒和木馬篡改數(shù)據(jù)，更要防止黑客惡意攻擊。其次是定期做好系統(tǒng)安全維護升級，再者應(yīng)當(dāng)引進具有專業(yè)資質(zhì)的第三方信息安全管理團隊，定期進行漏洞監(jiān)測，協(xié)助系統(tǒng)管理，共同維護網(wǎng)絡(luò)信息安全環(huán)境。

3.4 吸取市政工程檔案中的城市建設(shè)經(jīng)驗

市政工程檔案所記載的內(nèi)容不僅可以作為日后開展市政工程管理工作的依據(jù)，更重要的是可以為城市的建設(shè)與發(fā)展提供寶貴經(jīng)驗。市政工程檔案中存儲了很多城市建設(shè)運用到的技術(shù)成果和管理經(jīng)驗，看不同時代的市政工程檔案就像是在讀城市的發(fā)展史。這些經(jīng)驗可以運用到現(xiàn)代城市建設(shè)中去，讓城市建設(shè)越來越科學(xué)化、智能化。因此，市政管理部門應(yīng)當(dāng)充分重視對市政工程檔案的了解和掌握，積極學(xué)習(xí)發(fā)達城市的建設(shè)經(jīng)驗。為了更好地吸收市政工程檔案中記載的城市建設(shè)經(jīng)驗，不同城市之間可以進行交流，對市政工程檔案中值得學(xué)習(xí)的經(jīng)驗充分挖掘和利用。

結(jié)語：綜上所述，市政工程建設(shè)關(guān)系到城市發(fā)展，關(guān)系到人們的生產(chǎn)生活，市政工程施工檔案可直接反映出整個項目的建設(shè)過程，是市政工程建設(shè)的重要組成部分。近年來，隨著市政工程建設(shè)難度的加大和建設(shè)標準的提升，使得市政工程施工檔案管理難度也隨之加大。因此，需要相關(guān)人員根據(jù)市政工程檔案特點，從優(yōu)化和創(chuàng)新管理模式、提升檔案管理人員的專業(yè)水準、構(gòu)建完善的檔案管理機制、拓展檔案管理信息化技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域等多角度入手，確保施工檔案資料的完整性和系統(tǒng)性，最大限度地提升檔案資料技術(shù)優(yōu)勢和社會價值，為促進市政工程步入良性發(fā)展軌道貢獻力量。

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