企業(yè)檔案的收集與歸檔

李慧

摘 要： 檔案作為企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，在企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和各項(xiàng)管理活動(dòng)中發(fā)揮著積極作用，但應(yīng)歸未歸、保管利用不規(guī)范等問題嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案資源的完整與安全。

關(guān)鍵詞： 歸檔范圍;保管期限;收集要點(diǎn);整理規(guī)則

【中圖分類號(hào)】G271 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.30.278

1 企業(yè)檔案的定義

企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件。企業(yè)文件材料是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)和管理等活動(dòng)過程中形成的各種門類和載體的記錄。

2 歸檔范圍與保管期限

2.1 如何理解歸檔范圍。企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件都應(yīng)納入歸檔范圍。其主要來源主要是本企業(yè)形成的文件;本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等接收的文件;所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件;本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件;本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件。企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理范圍和業(yè)務(wù)活動(dòng)類型制定文件歸檔范圍和保管期限表。主要有文書、科技（科研、基建、設(shè)備）、人事、會(huì)計(jì)檔案;機(jī)關(guān)履行行業(yè)特有職責(zé)形成的專業(yè)檔案;照片、錄音、錄像等音像檔案;生產(chǎn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、電子郵件、網(wǎng)頁(yè)信息、社交媒體檔案;印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、證書、公務(wù)禮品等實(shí)物檔案;項(xiàng)目建設(shè)類文件應(yīng)依據(jù)企業(yè)在項(xiàng)目建設(shè)中的性質(zhì)確定（建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位文件歸檔具體范圍參見《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》DA/T 28）;其他檔案。另外，各種形式的電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。

2.2 保管期限的確定。保管期限應(yīng)根據(jù)文件對(duì)企業(yè)、國(guó)家和社會(huì)所具有的現(xiàn)實(shí)和今后工作查考、憑證作用以及歷史研究?jī)r(jià)值確定。一般分為永久和定期兩種。凡是反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)本企業(yè)、國(guó)家和社會(huì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，列為永久保管;凡是反映本企業(yè)一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)間內(nèi)對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)工作有參考價(jià)值的文件，列為定期保管，可根據(jù)其參考利用價(jià)值分為30年和10年。

2.3 什么是檔案資源體系。完整的歸檔范圍;準(zhǔn)確的保管期限;完善的歸檔制度是檔案資源體系建設(shè)的關(guān)鍵要素。2014年中共中央辦公廳國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》中指出“以建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系、確保檔案安全保密的檔案安全體系為目標(biāo)，進(jìn)一步完善檔案工作體制機(jī)制，加大對(duì)檔案工作的支持保障力度，推動(dòng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展”。各單位檔案機(jī)構(gòu)要認(rèn)真履行職責(zé)，建立健全文件材料歸檔制度，及時(shí)制定或修訂本單位各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表，報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門審核后實(shí)施，做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。凡是應(yīng)歸檔的文件材料（包括應(yīng)歸檔的電子文件及傳統(tǒng)載體的照片、錄音、錄像等），要向本單位檔案機(jī)構(gòu)移交，任何部門和個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。對(duì)損毀、丟失檔案的，檔案行政管理部門要依法查處，并督促檔案形成單位積極予以補(bǔ)救。

3 收集要點(diǎn)與整理規(guī)則

收是檔案部門根據(jù)應(yīng)歸范圍向形成或經(jīng)辦部門、單位（個(gè)人）發(fā)出歸檔要求，并將應(yīng)歸文件進(jìn)行審核、鑒定和接收的過程;歸是形成或經(jīng)辦部門、單位（個(gè)人）根據(jù)歸檔要求，對(duì)應(yīng)歸文件進(jìn)行系統(tǒng)整理、組件或組卷后，編制交接清單經(jīng)本部門、單位領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后向檔案部門移交的過程。

3.1 收集要點(diǎn)。檔案工作應(yīng)做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。本單位印發(fā)文件：正文底稿一起歸檔，底稿要有擬稿人、會(huì)簽、領(lǐng)導(dǎo)簽，存檔的紙質(zhì)文件需加蓋章印，不可缺頁(yè)，完整、準(zhǔn)確并真實(shí)有效：外來文件：正文、批辦單一起歸檔，批辦單要完整填寫來文信息，按照領(lǐng)導(dǎo)批辦意見進(jìn)行辦理;會(huì)議記錄、紀(jì)要：原始手寫記錄需要存檔，同時(shí)也要將整理后的會(huì)議記錄附簽發(fā)稿一起歸檔，如有在會(huì)議中討論的議案、議題、請(qǐng)示報(bào)告等要一并附后歸檔;重要會(huì)議：諸如黨代會(huì)、職代會(huì)需要成套歸檔，一次會(huì)議作為一件歸檔;其他專項(xiàng)文件如人力資源管理文件，要跟進(jìn)相同事項(xiàng)進(jìn)行組件整理;照片、視頻文件歸檔要有拍攝人注明照片的“六要素”，事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等;視頻類文件要按照每件事形成的單獨(dú)一段歸檔，類似我們文件的按件歸檔。

3.2 檔案整理基本規(guī)則。歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系;歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用;歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理;歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。管理類文件的組件，歸檔文件一般以每份文件為一件，正文、附件為一件;文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;原件與復(fù)制件為一件;正本與翻譯本為一件;中文本與外文本為一件;報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）;簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件;會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件;來文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件;有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。歸檔文件排序，正文在前，附件在后;正本在前，定稿在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;原件在前，復(fù)制件在后;不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后;中文本在前，外文本在后;來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后;正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。管理類文件的年度判斷。將文件按其形成年度分類?？缒甓纫话銘?yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度?？缒甓刃纬傻臅?huì)議文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無法考證時(shí)，年度為其歸檔年度，并在附注項(xiàng)加以說明。

4 結(jié)語

企業(yè)檔案的收集與歸檔應(yīng)以國(guó)家檔案法律、法規(guī)為根本要求，堅(jiān)持依法管檔、高效用檔，從嚴(yán)規(guī)范檔案管理各環(huán)節(jié)，積極進(jìn)行檔案開發(fā)利用，不斷豐富和優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)，確保檔案保管和利用安全，提升檔案開發(fā)利用創(chuàng)新程度，為企業(yè)發(fā)展提供精準(zhǔn)、高效服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，DA/T42-2009（國(guó)家檔案局2009年11月2日發(fā)布，2010年1月1日實(shí)施）.

[2] 《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GBT18894-20106））.