芻議信息化背景下如何優(yōu)化事業(yè)單位文書(shū)檔案管理

侯蕊

摘 要：文書(shū)檔案管理作為事業(yè)單位各項(xiàng)工作順利開(kāi)展的重要組成部分，對(duì)保障事業(yè)單位長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展起著積極作用，主要包含單位日常報(bào)告內(nèi)容、重要通知以及會(huì)議記錄等等，是對(duì)事業(yè)單位日常工作以及過(guò)去經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，為事業(yè)單位下一步工作發(fā)展提供指導(dǎo)意見(jiàn)。而傳統(tǒng)的事業(yè)單位文書(shū)檔案管理過(guò)程中，檔案多用紙質(zhì)盒子保存，數(shù)字存儲(chǔ)方式僅是作為補(bǔ)充的內(nèi)容，而隨著我國(guó)信息技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展，電子設(shè)備的廣泛應(yīng)用，這也對(duì)事業(yè)單位文書(shū)檔案的管理工程帶來(lái)一定的變革，管理方法及管理形式上都發(fā)生了極大地改變，檔案管理效率和管理質(zhì)量大大提升，更好的適應(yīng)我國(guó)社會(huì)發(fā)展需要，這對(duì)今后事業(yè)單位長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展起著積極作用。

關(guān)鍵詞：信息化;事業(yè)單位;文書(shū)檔案;管理

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)技術(shù)的高速發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域也積極開(kāi)展了對(duì)新技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)促進(jìn)整個(gè)社會(huì)的發(fā)展起著積極作用。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，文書(shū)檔案管理作為其日常各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)新技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案信息化水平，對(duì)保障檔案管理效率和管理質(zhì)量有著重要意義。本文就信息化背景下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行合理的分析，找到管理中存在的問(wèn)題并提出有效解決對(duì)策，以期早日實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理文書(shū)檔案管理。

1 信息化對(duì)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的影響

隨著我國(guó)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用發(fā)展，對(duì)人類(lèi)的生活帶來(lái)極大地變革，要想充分發(fā)揮事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的價(jià)值，就應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，提高檔案管理數(shù)字化水平。而傳統(tǒng)的文書(shū)檔案存儲(chǔ)多以紙質(zhì)存儲(chǔ)方式，這種存儲(chǔ)方式存在很多的不足之處，容易受潮或利用起來(lái)比較困難等等，這都在無(wú)形中耗費(fèi)大量的時(shí)間精力，而且在檔案整理的過(guò)程中也經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些人為因素失誤而導(dǎo)致歸檔失誤，企業(yè)無(wú)法對(duì)檔案信息進(jìn)行有效利用，特別是一些重要文件，如果沒(méi)有做好保存工作或是出現(xiàn)丟失的情況，這對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)無(wú)疑是巨大的損失[1]。

事業(yè)單位通過(guò)開(kāi)展信息化的文書(shū)檔案管理則可以很好地避免上述問(wèn)題的出現(xiàn)，新技術(shù)的應(yīng)用能夠極大地彌補(bǔ)傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理中的不足，不受時(shí)間和空間的限制，使得文書(shū)檔案的容量得到進(jìn)一步提升，還能實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行合理分類(lèi)，提高檢索效率以及檔案利用率;此外，信息化管理方式的安全性能可以很好地維護(hù)檔案的安全，避免人為因素或丟失、潮濕等對(duì)檔案信息的完整度帶來(lái)影響，節(jié)省了大量人力和資金成本的支出，極大地提高了文書(shū)檔案管理工作效率。

2 事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化存在的問(wèn)題

信息化文書(shū)檔案管理雖然具有一定的先進(jìn)性，可以大大提高檔案的利用效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案長(zhǎng)期有效保存，但在實(shí)踐的過(guò)程中，也存在很多的問(wèn)題，這就需要檔案管理人員不斷提升自身的檔案管理意識(shí)，應(yīng)合理應(yīng)用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的有效管理，具體管理問(wèn)題主要包含以下幾方面內(nèi)容：

2.1 事業(yè)單位文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力有待提高

受到傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理的影響，使得事業(yè)單位文書(shū)檔案管理人員在對(duì)信息化檔案管理模式應(yīng)用時(shí)出現(xiàn)無(wú)法適應(yīng)的情況，重視起檔案管理工作在單位中的積極作用，不具備先進(jìn)的檔案管理意識(shí)，使得文書(shū)檔案管理信息化就成為空談，而且在這種新舊觀念影響下，反而阻礙了事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作有效開(kāi)展。

2.2 事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化設(shè)施不足

一方面，由于事業(yè)單位文書(shū)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力不足，對(duì)新技術(shù)無(wú)法展開(kāi)有效的應(yīng)用，造成了設(shè)備資源浪費(fèi)情況，隨著時(shí)間的推移，一些設(shè)備由于長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有使用其各項(xiàng)功能也出現(xiàn)了退化情況，如果不及時(shí)的進(jìn)行維護(hù)則會(huì)造成設(shè)備老化報(bào)廢情況，使得文書(shū)檔案管理遲遲無(wú)法得到有效開(kāi)展。

2.3 事業(yè)單位文書(shū)檔案管理人員思想創(chuàng)新性不足

事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作是一項(xiàng)比較繁瑣的工作，但由于事業(yè)單位管理人員重視程度不足，使得檔案管理人員的工作態(tài)度也比較懶散，對(duì)于繼續(xù)整改的內(nèi)容也常常拖延，大大降低了文書(shū)檔案管理工作的工作效率，也無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理，也就很難及時(shí)的發(fā)現(xiàn)信息化檔案管理模式中的不足，無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化檔案管理模式。

2.4 事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化制度不完善

在傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理多以紙質(zhì)檔案為主，使得檔案管理工作經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，雖然很現(xiàn)階段一些事業(yè)單位已經(jīng)開(kāi)展了對(duì)信息化檔案管理應(yīng)用，但由于制度方面不健全加大了文書(shū)檔案管理的難度。例如雖然信息化模式下的文書(shū)檔案管理可以避免環(huán)境因素對(duì)檔案完整度的影響，但信息化的網(wǎng)絡(luò)安全性也成為企業(yè)所關(guān)注的重點(diǎn)，如果不慎造成檔案信息泄露，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)將會(huì)是巨大的損失。

3 信息化背景下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理優(yōu)化

3.1 提高事業(yè)單位文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力水平

信息化背景下優(yōu)化事業(yè)單位文書(shū)檔案管理內(nèi)容和形式，需要檔案管理人員的全員全過(guò)程參與，他們的思想和行為直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量。所以，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理部門(mén)要對(duì)檔案管理人員和相關(guān)人員進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)與練習(xí)，從思想到能力上全面提升，讓他們意識(shí)到自身工作的重要性，通過(guò)不斷地吸收新的知識(shí)、提高專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)、提高工作效率，實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值和人生價(jià)值[2]。

3.2 建立完善的文書(shū)檔案管理制度

維護(hù)檔案的完整與安全是檔案管理工作的核心，因此，這也要求事業(yè)單位應(yīng)積極開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作的調(diào)整，并將檔案安全落實(shí)到維護(hù)管理各個(gè)環(huán)節(jié)中來(lái)，提高文書(shū)檔案管理人員的安全意識(shí)，將檔案安全工作落到實(shí)處中來(lái)，切不可出現(xiàn)內(nèi)部員工泄密的情況，同時(shí)為了進(jìn)一步提升檔案管理的安全性，還要外聘專(zhuān)業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理人員做好外部保障工作，對(duì)網(wǎng)略系統(tǒng)層層監(jiān)控，避免出現(xiàn)信息泄露事件發(fā)生。

3.3 更新升級(jí)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理軟硬件設(shè)施

文書(shū)檔案管理的軟硬件設(shè)施配置應(yīng)進(jìn)行合理的規(guī)劃，以促進(jìn)檔案管理信息化工作順利開(kāi)展，只有保證硬件設(shè)施的工作效率才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的合理應(yīng)用，同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)系統(tǒng)支持下，需要不斷提升信息系統(tǒng)的性能，以好的適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理需要[3]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，雖然我國(guó)文書(shū)檔案管理信息化時(shí)間較短，在應(yīng)用的過(guò)程中也存在很多的問(wèn)題，但就當(dāng)下我國(guó)社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，信息化已經(jīng)成為各個(gè)領(lǐng)域發(fā)展的主流模式，也必將引領(lǐng)者各行各業(yè)的發(fā)展，即便信息化管理方式在事業(yè)單位應(yīng)用中存在一些小問(wèn)題，但這些問(wèn)題都只是暫時(shí)的，只要采取有效的措施解決這一問(wèn)題，相信不久的將來(lái)我國(guó)事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作也必將得到質(zhì)的飛躍。

參考文獻(xiàn)

[1]宋夏南.淺談信息化條件下文書(shū)檔案的價(jià)值及保護(hù)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（01）：47-48.

[2]陳旭.數(shù)字化時(shí)代縣級(jí)政府辦公室文書(shū)檔案“雙套制”管理研究[D].吉林大學(xué)，2017.

[3]劉曉艷.淺析信息化背景下文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（12）：158.