簡述新時代高校應(yīng)如何提高師生檔案意識

摘 要：高校師生的檔案意識決定了高校檔案工作的質(zhì)量和效果，對于高校文化建設(shè)具有不言而喻的重要作用。本文通過分析當(dāng)前高校師生檔案意識的現(xiàn)狀及不足，從領(lǐng)導(dǎo)重視、加強檔案宣傳和提升檔案服務(wù)意識三個方面提出了提高師生檔案意識的策略。

關(guān)鍵詞：高校;檔案;檔案意識

高校檔案作為高校歷史的真實客觀記錄，為高校管理、育人、教學(xué)、科研等工作提供檔案信息服務(wù)，是高校文化資源中不可或缺的珍貴寶藏。隨著信息時代的高速發(fā)展，公眾對于社會文化的需求不斷提升，高校檔案館向公眾開放的呼聲也越來越高，這對于高校檔案館是一個全新的挑戰(zhàn)和課題。高校檔案工作的順利開展依賴于全體師生的支持和參與，當(dāng)前高校師生檔案意識方面存在著明顯不足，嚴重制約了高校檔案工作的有序推進。

1 當(dāng)前高校師生檔案意識現(xiàn)狀及不足

1）高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不足。由于高校檔案館在高校中心工作中處于輔助地位，許多高校沒有對檔案工作提出具體的標(biāo)準(zhǔn)和要求，也沒有具體規(guī)定每年檔案室需要完成的工作量，導(dǎo)致高校師生在日常學(xué)習(xí)、工作過程中在檔案意識方面上較為松懈，進一步形成了高校檔案工作不受學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及師生重視的現(xiàn)象。同時，隨著信息時代的到來，檔案的類型和數(shù)量較以往大量增加，傳統(tǒng)檔案管理方式以不能適應(yīng)新時代的需求，具備新型檔案管理方面經(jīng)驗的人員配備不足，且嚴重缺乏具備檔案管理、計算機技術(shù)等專業(yè)的技術(shù)人員，使得高校大量的檔案歸類混亂，查詢難度巨大，高校眾多的檔案資源難以充分發(fā)揮其重要作用和價值功能，這對于高校文化建設(shè)和公共事業(yè)發(fā)展都是不可估量的損失。

2）高校檔案館宣傳意識不足。大多數(shù)高校檔案館偏居一隅，無人問津。檔案管理人員往往“閉門不出”，與學(xué)校各相關(guān)單位缺乏溝通交流，甚至檔案管理人員對自身的認識都很狹隘，僅僅人為自身的作用就是管理好學(xué)校的檔案，保證檔案不丟失就已經(jīng)完成了大部分工作，對于檔案宣傳、檔案分類方式的完善、應(yīng)用新技術(shù)改善檔案服務(wù)方式等方面意識有所欠缺，且很多檔案工作人員很少積極主動去宣傳檔案知識和檔案工作內(nèi)容，也拒絕學(xué)習(xí)新技術(shù)來改善檔案服務(wù)工作，甚至許多老師、學(xué)生都不知道檔案館在哪，也從未去過檔案館，而在學(xué)校官網(wǎng)查詢關(guān)于檔案館的信息都是多年未更新的數(shù)據(jù)，師生的檔案意識和對檔案的利用更是無從談起，檔案宣傳力度遠遠不夠，類似于學(xué)生檔案丟失如何補辦、學(xué)籍丟失查詢等本應(yīng)檔案館負責(zé)的工作，往往需要師生咨詢學(xué)生處或黨政辦才能找到正確的解決途徑，檔案宣傳意識不足嚴重降低了高校檔案利用效率。

3）檔案管理人員服務(wù)意識較差。由于傳統(tǒng)檔案工作人員都是“鐵飯碗”，對檔案工作缺乏熱情，再加上檔案工作往往是單調(diào)、枯燥、乏味的。不少高校檔案管理人員認為檔案工作就是為學(xué)校守好檔案，在日常工作中僅滿足于歸檔、查檔的傳統(tǒng)檔案服務(wù)，缺乏工作的積極性，工作中求穩(wěn)思想多，檔案服務(wù)意識較差，缺少學(xué)習(xí)的動力，服務(wù)手段落后，拒絕學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，多數(shù)檔案館僅提供檔案入館查詢，難以滿足網(wǎng)絡(luò)時代檔案利用者多樣化的檔案需求。

2 提高高校師生檔案意識的策略

1）高校領(lǐng)導(dǎo)給予檔案工作足夠的重視。新時代高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)正視檔案工作的重要性，在人、財、物方面給予檔案館應(yīng)有的支持，通過人才引進、內(nèi)部選拔等方式為高校檔案館配備專業(yè)素質(zhì)過硬、管理能力突出的檔案管理人員，通過講座、沙龍等方式，定期對檔案管理人員進行專業(yè)知識及技能培訓(xùn)，培養(yǎng)出一支優(yōu)秀的檔案管理人才隊伍。高校應(yīng)加快檔案數(shù)字化建設(shè)進程，升級檔案管理系統(tǒng)，更新并優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)功能，做好檔案系統(tǒng)與學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)的對接工作，將檔案數(shù)字化建設(shè)納入數(shù)字校園的整體規(guī)劃中，要讓相關(guān)部門在思想上充分認識檔案工作的重要性，讓單位領(lǐng)導(dǎo)加強對檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)，深刻認識到檔案工作是高校義不容辭的義務(wù)和責(zé)任。高校應(yīng)建立健全檔案管理制度，制定符合本校實際的檔案管理辦法和監(jiān)督機制，定期進行檔案工作的檢查、指導(dǎo)等，制定檔案工作考核標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案工作流程，細化檔案工作崗位職責(zé)內(nèi)容，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，將檔案工作劃入學(xué)校年度考核工作中去，使檔案工作向著更加科學(xué)、規(guī)范的方向發(fā)展。

2）加大檔案宣傳力度。新時代高校檔案部門應(yīng)主動與宣傳部、各學(xué)院等相關(guān)單位加強交流合作，利用好校慶日、開學(xué)季、畢業(yè)季、“國際檔案日” 等特殊節(jié)日，舉辦檔案專題展覽、知識競賽等活動，通過學(xué)校廣播站宣傳、發(fā)放紀念品等方式讓更多師生走進檔案，深入了解檔案知識和檔案工作，增強師生檔案意識，吸引廣大師生積極參與到高校檔案工作中來。高校檔案部門應(yīng)深入挖掘本校檔案中的優(yōu)勢資源，結(jié)合學(xué)校實際，編研出具有本校特色的、具有較高研究價值的檔案文化精品，為傳承高校精神、彰顯高校文化做貢獻。高校檔案館還可以定期舉辦“檔案館開放日”，為師生和社會公眾創(chuàng)造與檔案近距離接觸的機會，積極傳播高校精品文化，提升高校檔案社會影響力，為豐富社會公眾文化生活增添高校色彩。要做好檔案宣傳工作，同時需要從身邊的一些小事做起，例如在檔案館、圖書館等師生經(jīng)常去的地方放置一些檔案宣傳畫冊、檔案相關(guān)書籍，有效利用師生在圖書館、檔案館排隊等候時的碎片時間做好檔案宣傳工作，陳列在檔案館里的宣傳資料要定期更換、及時更新，要經(jīng)常給師生免費開放參觀檔案館的機會，從點點滴滴的小事上入手，提升高校檔案服務(wù)水平。

3）提升檔案管理人員服務(wù)意識。高校檔案管理人員直接影響到高校檔案服務(wù)水平，因此，高校檔案館應(yīng)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。這就要求檔案管理人員必須嚴格要求自己，提高自身政治素養(yǎng)，加強責(zé)任心和服務(wù)意識，這樣才能在枯燥的檔案工作中牢記初心使命，才能不斷提高高校師生檔案意識。隨著信息時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的入館查詢難以滿足公眾對于檔案信息服務(wù)的需求，高校檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，積極探索新的服務(wù)方式，高校檔案工作人員應(yīng)及時建立電子檔案系統(tǒng)，使檔案數(shù)據(jù)能夠規(guī)范化、電子化、信息化，使傳統(tǒng)的檔案方式逐步向無紙化的現(xiàn)代化管理方式前進。不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)手段和方法，加強檔案網(wǎng)站建設(shè)，實現(xiàn)檔案原文網(wǎng)上瀏覽及查詢，通過微信、公眾號、微博、郵件等方式為用戶提供便捷的檔案服務(wù)，讓檔案利用者足不出戶也能享受檔案信息服務(wù)。同時，高校檔案管理人員還應(yīng)和兄弟院校檔案館及其他社會機構(gòu)合作，實現(xiàn)檔案信息資源共建共享，提高檔案服務(wù)工作覆蓋面，最大程度滿足利用者的檔案需求。檔案工作人員還應(yīng)和高校行政人員、教師、學(xué)生等利用者主動交流，了解不同類別利用者的檔案利用需求及習(xí)慣，定期向利用者提供超前的、方便快捷的、個性化的檔案信息服務(wù)。

3 結(jié)語

高校檔案工作對于高校文化傳承、人才培養(yǎng)、行政管理都有著不可替代的重要作用。高校檔案工作的順利開展依賴于廣大師生的支持和參與，因此，提高高校師生檔案意識是高校檔案順利開展的基礎(chǔ)和前提。新時代高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予檔案工作足夠的重視，保障檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展;檔案部門應(yīng)加大檔案宣傳力度，提升師生檔案意識，彰顯高校檔案文化品牌;檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新服務(wù)意識和方式，向公眾提供超前的、個性化的檔案信息服務(wù)，為傳播高校文化、豐富社會公眾文化生活貢獻高校力量。

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作者簡介

趙悅（1991-），女，陜西省西安市人，圖書情報碩士，就職于西安醫(yī)學(xué)院，助理館員。