房地產(chǎn)工程項(xiàng)目檔案收集“難”的現(xiàn)狀及對(duì)策研究

摘 要：收集是房地產(chǎn)項(xiàng)目工程檔案工作的首要環(huán)節(jié)，做好房地產(chǎn)工程項(xiàng)目檔案收集工作，是做好房地產(chǎn)工程檔案整理、編目、編研的前提和基礎(chǔ)。本文針對(duì)房地產(chǎn)工程項(xiàng)目檔案收集“難”的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、主要原因，提出了解決房地產(chǎn)工程項(xiàng)目檔案收集“難”的對(duì)策措施，為進(jìn)一步做好房地產(chǎn)項(xiàng)目工程檔案收集工作提供參考，具有積極的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)工程項(xiàng)目檔案;檔案收集;問題;對(duì)策

房地產(chǎn)工程項(xiàng)目檔案（以下簡(jiǎn)稱“項(xiàng)目檔案”），是指房屋施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字圖表、聲像各種載體材料。房地產(chǎn)工程項(xiàng)目檔案是鑒定工程質(zhì)量，加強(qiáng)房屋管理、維修和改擴(kuò)建的重要依據(jù)。收集是房地產(chǎn)檔案工程工作的首要環(huán)節(jié)，做好房地產(chǎn)工程項(xiàng)目檔案收集工作，是做好房地產(chǎn)工程檔案整理、編目、編研的前提和基礎(chǔ)。

1 房地產(chǎn)工程項(xiàng)目檔案收集“難”的現(xiàn)狀

1.1 項(xiàng)目檔案收集不成套

房地產(chǎn)工程項(xiàng)目檔案形成單位眾多，施工方案、施工總結(jié)由施工單位形成，工程項(xiàng)目監(jiān)理檔案則是由監(jiān)理單位形成，竣工驗(yàn)收則是驗(yàn)收部門負(fù)責(zé)，由于房地產(chǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，參與單位眾多，項(xiàng)目檔案收集環(huán)節(jié)如把關(guān)不嚴(yán)，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目檔案不成套。如，某小區(qū)2#樓工程項(xiàng)目檔案，在整理過程中發(fā)現(xiàn)前期工程資料不全，后期從城建部門復(fù)印補(bǔ)充;某小區(qū)營(yíng)業(yè)房決算資料水電安裝工程合同丟失，通過重新補(bǔ)簽才把資料補(bǔ)全。

1.2 項(xiàng)目檔案收集不準(zhǔn)確

房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案形成時(shí)間長(zhǎng)，施工人員檔案業(yè)務(wù)知識(shí)欠缺，而專門從事項(xiàng)目檔案收集工作又不懂工程技術(shù)知識(shí)，往往存在交什么收什么，難以確定項(xiàng)目檔案內(nèi)容真實(shí)反映工程建設(shè)過程及竣工實(shí)際情況。如，竣工圖紙更改缺少記錄，施工單位以改動(dòng)設(shè)計(jì)圖直接作為竣工圖，竣工圖編制不完整等，影響了項(xiàng)目檔案收集的準(zhǔn)確性。

1.3 項(xiàng)目檔案收集不及時(shí)

房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整，要做到項(xiàng)目檔案設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收時(shí)，檔案收集同步推進(jìn)。但從現(xiàn)實(shí)情況來看，房地產(chǎn)項(xiàng)目由于建設(shè)周期長(zhǎng)，檔案人員少，重項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度，輕檔案管理的現(xiàn)象較為普遍。從而導(dǎo)致重要工程項(xiàng)目檔案收集不及時(shí)，影響了后期的檔案分類、整理、編研等工作效率。

2 房地產(chǎn)工程項(xiàng)目檔案收集“難”的原因

2.1 意識(shí)不夠強(qiáng)

重項(xiàng)目建設(shè)輕項(xiàng)目檔案的意識(shí)較為濃厚，將更多的人力、物力、財(cái)力投放至項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度、質(zhì)量上，對(duì)于項(xiàng)目檔案的收集重視程度不夠。項(xiàng)目檔案收集是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作、專業(yè)性和長(zhǎng)期性工作，由于檔案收集意識(shí)不強(qiáng)，人員調(diào)動(dòng)時(shí)，常出現(xiàn)收集的資料移交不及時(shí)、不規(guī)范，導(dǎo)致項(xiàng)目資料散失。

2.2 網(wǎng)絡(luò)不健全

房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案收集涉及的部門多，環(huán)節(jié)多，參與人員眾多，但往往存在將項(xiàng)目檔案收集看作為文書人員個(gè)人的事情，其他人員配合的主動(dòng)性意識(shí)不強(qiáng)，部門間的協(xié)作配合不力，項(xiàng)目檔案收集網(wǎng)絡(luò)不健全，尚未建立起橫跨住房、房企、財(cái)政等各部門、縱跨企業(yè)內(nèi)部的項(xiàng)目檔案收集網(wǎng)絡(luò)，使得項(xiàng)目檔案收集效率較低。

2.3 制度未落實(shí)

從房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案收集來看，相關(guān)的檔案工作制度不夠健全，檔案管理制度缺乏有章可循。檔案人員“三參加”（參加重要會(huì)議、參加竣工驗(yàn)收、參加設(shè)備開箱）未得到充分的貫徹落實(shí)，影響了項(xiàng)目檔案資料的收集質(zhì)量。

2.4 業(yè)務(wù)不熟練

房地產(chǎn)項(xiàng)目開發(fā)企業(yè)從事檔案收集工作的，大多是兼職人員，缺少專業(yè)系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，常出現(xiàn)從事項(xiàng)目檔案工作者“兼而不管”“管而不會(huì)”的現(xiàn)象，工作的專業(yè)性、責(zé)任心和積極性不強(qiáng)。

3 房地產(chǎn)工程項(xiàng)目檔案收集“難”的對(duì)策

3.1 明確收集范圍，把握收集標(biāo)準(zhǔn)

熟練掌握房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案的收集范圍和收集標(biāo)準(zhǔn)，做到按要求和規(guī)定做好檔案收集。具體來說，主要包括：工程準(zhǔn)備階段文件、工程監(jiān)理文件、項(xiàng)目施工文件、竣工驗(yàn)收文件、竣工圖、聲像資料，以及房地產(chǎn)權(quán)登記確權(quán)、房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更資料等等。以工程準(zhǔn)備階段和項(xiàng)目施工階段文件收集為例，前者主要包括房地產(chǎn)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃書、征地報(bào)告及其批復(fù)、征地紅線圖、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、施工圖審查文件等等;后者則主要包括圖紙會(huì)審記錄、工程定位測(cè)量獲得的相關(guān)資料、工程洽商記錄，以及砂漿、混凝土實(shí)驗(yàn)報(bào)告等等。具體的收集標(biāo)準(zhǔn)則嚴(yán)格按照《歸檔文件管理辦法》的相關(guān)要求，確保字跡工整、材料合乎標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容規(guī)范、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確等等。

3.2 強(qiáng)化收集宣傳，完善收集制度

加強(qiáng)房地產(chǎn)及檔案領(lǐng)域的法律法規(guī)宣傳，不斷提升檔案從業(yè)者的意識(shí)，提升檔案工作能力和水平。建立健全房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案規(guī)章制度建設(shè)，使項(xiàng)目檔案收集做到有章可循、有據(jù)可依。一方面，在房地產(chǎn)項(xiàng)目立項(xiàng)始，加強(qiáng)《檔案法》《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》等相關(guān)檔案法律法規(guī)的宣傳，強(qiáng)化檔案從業(yè)者的檔案意識(shí)，自覺地運(yùn)用檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)和要求做好房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案收集，使收集工作更加的制度化、法制化。另一方面，要建立健全檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。根據(jù)房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案收集的特點(diǎn)和現(xiàn)實(shí)需要，制定《文件資料收集歸檔制度》《檔案鑒定細(xì)則》《檔案崗位職責(zé)內(nèi)容》《檔案統(tǒng)計(jì)制度》《檔案庫(kù)房管理規(guī)定》等等，確保檔案收集規(guī)范、科學(xué)、有序。

3.3 深入基層一線，主動(dòng)做好收集

房地產(chǎn)項(xiàng)目參與單位眾多、參與人員眾多，檔案收集需要各個(gè)單位、各個(gè)部門以及具體從事人員的鼎力配合和大力支持。首先，要多方聯(lián)動(dòng)，群策群力，依靠住建、規(guī)劃、房企、財(cái)政等部門或企業(yè)的協(xié)作配合，從房地產(chǎn)項(xiàng)目的規(guī)劃、審批、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)做好檔案資料收集，確保檔案應(yīng)收盡收;其次，要加強(qiáng)指導(dǎo)，深入一線。房地產(chǎn)檔案從業(yè)者要深入基層建設(shè)、管理部門或單位一線，加強(qiáng)檔案收集業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，切實(shí)解決一線人員檔案收集業(yè)務(wù)知識(shí)薄弱的問題，強(qiáng)化源頭指導(dǎo)，未雨綢繆。再次，要發(fā)動(dòng)社會(huì)力量，強(qiáng)化收集。利用“檔案宣傳月”等特殊時(shí)間階段，加強(qiáng)房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案收集宣傳，加強(qiáng)重要項(xiàng)目檔案資料的公開征集、有償征集等，進(jìn)一步豐富房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案內(nèi)容。

4 結(jié)語

房地產(chǎn)工程項(xiàng)目周期長(zhǎng)，涉及部門眾多，參與人員廣泛，做好房地產(chǎn)工程項(xiàng)目檔案收集工作是檔案管理的前提和基礎(chǔ)，為后期房地產(chǎn)工程項(xiàng)目檔案的分類、整理、編研和利用打下扎實(shí)基礎(chǔ)，對(duì)鑒定房地產(chǎn)工程項(xiàng)目質(zhì)量，加強(qiáng)房屋管理、維修和改擴(kuò)建等提供重要依據(jù)，是實(shí)現(xiàn)居者有其屋，構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的重要保障，

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作者簡(jiǎn)介

黃忠君（1981-），男，本科，湖南寧鄉(xiāng)人，從事房地產(chǎn)項(xiàng)目工程檔案管理研究。