醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理措施

鄭愛云

摘 要：不斷發(fā)展的社會經(jīng)濟(jì)為我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的建設(shè)與發(fā)展提供了有利條件。同時，文書檔案管理工作的重要性也隨著醫(yī)院的快速發(fā)展而愈加突顯，進(jìn)而成為醫(yī)院各項工作中的一項極為重要的工作。但由于這一工作具有工作量大特點，所以需要醫(yī)院應(yīng)引起高度重視，使之管理更加規(guī)范。針對這一情況，本文以醫(yī)院文書檔案管理為主要內(nèi)容，對其特點和特殊性進(jìn)行了分析，并深入探討了如何對其實施規(guī)范化管理，希望能夠為大家提供有效參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;文書檔案;規(guī)范化管理

醫(yī)院文書檔案中包含的內(nèi)容較多，諸如基建項目資料、會議記錄、合同、委托書、總結(jié)發(fā)展規(guī)劃統(tǒng)計資料以及年度工作計劃等均在其中，其作為一項文字材料在醫(yī)院開展各項活動中發(fā)揮了重要作用，包括黨務(wù)管理、行政管理以及醫(yī)療護(hù)理管理等。且醫(yī)院臨床科研的進(jìn)行也依賴于文書檔案，管理和利用好文書檔案，能夠充分發(fā)揮出醫(yī)院辦公室參謀助手作用。最近幾年，快速發(fā)展的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)，促使醫(yī)院管理工作更加規(guī)范化、制度化，由此也就愈加突顯了醫(yī)院文書檔案管理的作用。

1 醫(yī)院文書檔案管理的特點和特殊性

1.1 醫(yī)院文書檔案管理的特點

首先，文書檔案使用中的相關(guān)載體與內(nèi)容十分豐富多樣，其真實記錄了醫(yī)院發(fā)展歷程。醫(yī)院文書檔案中囊括了醫(yī)院的各種會議記錄、詳細(xì)的工作計劃以及戰(zhàn)略部署等內(nèi)容。其次，醫(yī)院文書檔案管理中需要展開有效的收集、保存和記錄，以為使用者隨時查閱提供便利，保證此類檔案保存中使用價值的有效性。最后，此項工作還與文書工作的關(guān)系十分密切，借助開展文書工作可以有效收集和整理檔案，當(dāng)文書工作質(zhì)量得到了提高，則在一定程度上也有利于提升醫(yī)院文書檔案管理水平。

1.2 醫(yī)院文書檔案管理的特殊性

相較于普通的檔案管理，醫(yī)院文書檔案管理更為特殊[1]。其主要體現(xiàn)在下述幾個方面：第一，主要的文件類型是各種業(yè)務(wù)文件，同時其中囊括了部分參考價值極高的黨務(wù)類文件;第二，在具體開展過程中，因為各種文件更新速度快，需要管理人員在開展文書檔案管理活動時有效利用各種指導(dǎo)性文件，保證文書檔案管理可以和醫(yī)院戰(zhàn)略部署的工作要求相符;第三，醫(yī)院工作人員在升職的過程中，文件數(shù)量將會顯著增多，由此就讓文書檔案管理變得十分困難，需要管理人員必須具備較高的文書檔案管理綜合水平。

2 醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理措施

2.1 樹立文書檔案規(guī)范化的管理意識

現(xiàn)階段，新醫(yī)改不斷深入，此形勢有利于整個醫(yī)療系統(tǒng)的轉(zhuǎn)型升級和良好發(fā)展，基于此，整個醫(yī)療系統(tǒng)，尤其是醫(yī)院均加大了改革力度[2]。在醫(yī)院管理系統(tǒng)中，文書檔案占據(jù)著重要位置，更應(yīng)積極改革，增強(qiáng)規(guī)范化管理意識，正確領(lǐng)會新醫(yī)改要求，有效把握時代發(fā)展方向，從而使規(guī)范化管理意識形成，且不斷增強(qiáng)。首先，對醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來說，應(yīng)對文書檔案管理工作引起重視，規(guī)范化的管理意識不可缺少，結(jié)合時代發(fā)展要求展開規(guī)范化改革，并把規(guī)范化管理意識充分滲透到醫(yī)院管理工作的每個環(huán)節(jié)中，立足于規(guī)范化管理將文書檔案錄入，確保醫(yī)院穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。其次，應(yīng)對規(guī)范化文書管理的意識展開大力宣傳，幫助醫(yī)院廣大職工樹立規(guī)范化意識，使其可以規(guī)范化管理意識為指導(dǎo)，促進(jìn)自身良好進(jìn)步，以及更好地開展相關(guān)工作，確保整個醫(yī)院工作的順利開展。

2.2 規(guī)范醫(yī)院文書檔案收集工作

收集工作是整個文書檔案管理工作中最為重要的一部分，開展收集工作可以將醫(yī)院文書檔案分散和集中管理的矛盾有效解決。這就需要醫(yī)院檔案室或檔案館加大業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)和調(diào)查力度，積極實施入室檔案或入館檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案的完整性和齊全性得到保證，使醫(yī)院文書檔案全宗更加完整[3]。所以，對醫(yī)院文書檔案收集予以規(guī)范，應(yīng)將下述幾個方面切實做好。第一，對醫(yī)院文書檔案的收集范圍予以明確，按類型開展收集工作。醫(yī)院文書檔案無論是各職能科室承辦，還是上級部門下發(fā)等需要歸檔的文件材料，均離不開檔案室或檔案館的檢查以及辦公室的把關(guān)，對文書檔案形成前的立卷要求以及文件字體要求等予以規(guī)范，根據(jù)類目開展分類整理工作，為收集工作提供方便。醫(yī)院要規(guī)范化開展檔案收集工作，將責(zé)任落實到具體人頭，以免導(dǎo)致醫(yī)院檔案文書材料收集不齊全。第二，醫(yī)院檔案室或檔案館應(yīng)對各科室、各部門開展收集工作的時間予以確定，確保第一時間收集。如應(yīng)在設(shè)備儀器安裝調(diào)試或開箱驗收登記的30天內(nèi)歸檔設(shè)備儀器文件材料，統(tǒng)一移交文書檔案材料，確保第一時間歸檔文書檔案。沒有在規(guī)定時間移交的，醫(yī)院檔案室或檔案館應(yīng)積極收集和催促文件。

2.3 建立規(guī)范化檔案制度

針對醫(yī)院檔案管理做進(jìn)一步加強(qiáng)，在積極開發(fā)檔案信息資源的同時，將其充分利用起來，確保醫(yī)院檔案工作可以和衛(wèi)生改革工作進(jìn)程保持同步，促進(jìn)衛(wèi)生事業(yè)各項工作順利開展，這是醫(yī)院開展檔案管理工作的主要目的所在。從某種程度上來說，醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院檔案管理水平的真實體現(xiàn)，其管理水平對檔案資料的完整性與質(zhì)量具有決定性影響。只有促進(jìn)本院文書檔案工作地位的有效提高，規(guī)范銜接文書工作和檔案工作，加大部門之間的合作力度，真正把這一工作落到實處，構(gòu)建完善的工作程序以及管理制度等為切入點，進(jìn)一步強(qiáng)化此項工作，使文書檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，才可以促進(jìn)文書檔案利用率提升，確保醫(yī)院良好發(fā)展。借助構(gòu)建完善的檔案管理規(guī)章制度和相關(guān)體系，高效開展檔案管理工作。如醫(yī)院可以立足于《檔案管理法》制定相關(guān)檔案管理制度，確保每份檔案從裝訂到最后的借閱等均有相應(yīng)的管理制度為依據(jù)，為檔案的銷毀、利用提供重要參考。

2.4 打造一支高素質(zhì)的管理人員隊伍

文書檔案管理工作在很大程度上影響著醫(yī)院的發(fā)展，所以必須積極打造一支專業(yè)知識扎實、素質(zhì)高的文書檔案管理隊伍[4]。第一，優(yōu)化選拔和利用醫(yī)院文書檔案管理人員的相關(guān)機(jī)制，盡可能選擇那些專業(yè)知識扎實的文書檔案管理人才，將那些未接受過專業(yè)檔案管理知識學(xué)習(xí)的人排除在外，如此便能有效提高醫(yī)院文書檔案管理水平。第二，在固定的時間組織檔案管理人員參加相關(guān)培訓(xùn)和教育工作，接受檔案管理專業(yè)知識以及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，借以提升其綜合素質(zhì)，增強(qiáng)他們的專業(yè)技能;同時提供較多的機(jī)會讓其外出進(jìn)修和學(xué)習(xí)，使之能夠及時了解與檔案相關(guān)的各種訊息，將諸多新理論和新技能掌握到;科學(xué)引導(dǎo)，讓其自主學(xué)習(xí)法律知識、計算機(jī)、英語等，拓寬其知識面，從而同檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展保持同步，提高工作效率，以堅實的基礎(chǔ)助力醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展[5]。

3 結(jié)語

總之，醫(yī)院文書檔案管理工作在很大程度上影響著醫(yī)院的整體運行與發(fā)展，可對醫(yī)院的各項活動進(jìn)行詳細(xì)且精確的記錄，便于后續(xù)查閱與利用，具有非常高的保存價值。立足于整體看，若要更加規(guī)范合理的開展醫(yī)院文書檔案管理工作，就一定要整合各項資源，借助完善制度以及創(chuàng)新管理模式等，以堅實的基礎(chǔ)助力文書檔案規(guī)范化管理的有效落實。

參考文獻(xiàn)

[1]寧佳.醫(yī)院文書檔案收集工作論述[J].蘭臺內(nèi)外，2019（36）：42-43.

[2]張超.醫(yī)院文書檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（23）：134+136.

[3]王鳳杰.醫(yī)院文書檔案規(guī)范化管理方案分析[J].東方企業(yè)文化，2019（S2）：19.

[4]賈方琦.醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀及改進(jìn)措施研究[J].經(jīng)貿(mào)實踐，2018（04）：238.

[5]陳穎.醫(yī)院文書檔案規(guī)范化管理措施新論[J].蘭臺世界，2016（S2）：157.