醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理策略探究

摘 要：在醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生數(shù)量龐大的文書檔案。針對(duì)這些文書檔案進(jìn)行管理，一方面能夠確保醫(yī)院運(yùn)營(yíng)工作中產(chǎn)生的各類信息的準(zhǔn)確性和完整性，另一方面也能夠體現(xiàn)出醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)和管理工作水平。在本文中，最主要的研究?jī)?nèi)容就是當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院在文書檔案規(guī)范化管理中存在的主要問(wèn)題。同時(shí)，本文也將針對(duì)這些問(wèn)題制定有效的解決方案，從而促進(jìn)醫(yī)院文書檔案管理的規(guī)范化程度得到更進(jìn)一步的提升。在具體研究?jī)?nèi)容方面，本文將分別從億元對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)、原始材料積累工作以及檔案管理制度三個(gè)方面分析相關(guān)問(wèn)題和解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：文書檔案;規(guī)范化管理;管理制度

經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展推動(dòng)了醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進(jìn)步。而在這一過(guò)程中，醫(yī)院文書檔案管理工作的內(nèi)容也變得越來(lái)越復(fù)雜，同時(shí)工作量也變得越來(lái)越大。在這樣的情況下，對(duì)文書檔案進(jìn)行規(guī)范化管理成為醫(yī)院檔案管理工作的開展趨勢(shì)。但是在我國(guó)一些醫(yī)院中，由于醫(yī)院管理層和工作人員對(duì)檔案管理工作缺乏重視等原因，導(dǎo)致檔案管理工作的規(guī)范化程度難以得到更進(jìn)一步的提升。正是基于這一背景，本文將針對(duì)醫(yī)院文書檔案管理規(guī)范化的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行重點(diǎn)研究。

1 文書檔案規(guī)范化管理的意義

對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，文書檔案是重要的信息資料來(lái)源之一。在醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)和管理活動(dòng)中具有至關(guān)重要的作用。在具體構(gòu)成方面，醫(yī)院的文書檔案大部分屬于各部門之間的來(lái)往公文。而針對(duì)醫(yī)院文書檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，主要意義包括以下幾個(gè)方面：首先，規(guī)范化管理有助于醫(yī)院管理層快速查詢本單位的信息資料，并在這一基礎(chǔ)上提升醫(yī)院管理層決策的效率與科學(xué)性。其次，在進(jìn)行文書檔案管理的過(guò)程中，規(guī)范化的文書檔案管理有利于患者及時(shí)查詢到醫(yī)院的信息資料，繼而全面了解自身的實(shí)時(shí)治療與康復(fù)進(jìn)程。從這一角度上看，規(guī)范化的文書檔案管理有利于提升患者對(duì)醫(yī)院的滿意度[1]。第三，針對(duì)文書檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，有助于醫(yī)院解決自身在檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并在這一基礎(chǔ)上促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作水平的進(jìn)一步提升。

2 醫(yī)院文書檔案規(guī)范化管理中存在的問(wèn)題

1）醫(yī)院對(duì)檔案管理的重視程度有限。在我國(guó)的一些醫(yī)院中，醫(yī)院管理層和工作人員對(duì)文書檔案管理工作的重視程度有限，成為影響這項(xiàng)工作規(guī)范化進(jìn)程的重要因素之一。在具體表現(xiàn)方面，首先，在當(dāng)下，我國(guó)一些醫(yī)院的管理層認(rèn)為文書檔案管理工作并不重要，因而在檔案管理資金與設(shè)備投入方面的力度并不大。因此，很多醫(yī)院至今仍然采用傳統(tǒng)的手工檔案管理方式進(jìn)行文書檔案管理。其次，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，由于管理層和工作人員不夠重視，使一些醫(yī)院并未定期組織檔案管理人員培訓(xùn)，而檔案管理人員參加培訓(xùn)的積極性也不高，這也是影響文書檔案管理規(guī)范化的重要因素之一。

2）原始材料積累工作存在被動(dòng)性。在文書檔案管理工作中，材料收集工作水平的高低，是確保文書檔案管理水平的基礎(chǔ)保障。而在我國(guó)的一些醫(yī)院中，檔案原始材料的積累和管理卻存在較大的被動(dòng)性，因而導(dǎo)致檔案管理工作水平無(wú)法得到進(jìn)一步提升。在具體表現(xiàn)方面，首先，當(dāng)前一些醫(yī)院在進(jìn)行文書檔案管理的過(guò)程中并未對(duì)收集到的各類檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格分類，而是將不同類型的檔案資料進(jìn)行混合管理，這就導(dǎo)致檔案管理工作的效率低下[2]。其次，在一些醫(yī)院中，針對(duì)紙質(zhì)檔案資料的儲(chǔ)存與管理工作職責(zé)比較混亂，且缺乏安全的存儲(chǔ)環(huán)境，導(dǎo)致文書檔案資料丟失、受潮、損壞的問(wèn)題無(wú)法得到有效解決。

3）缺乏完善的檔案管理制度保障。在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，部分醫(yī)院雖然形成了比較完善的醫(yī)療管理制度，但在醫(yī)療管理制度中不包括文書檔案管理制度。因此，在這些醫(yī)院中，針對(duì)文書檔案進(jìn)行的管理相對(duì)比較松散，也沒有通過(guò)有效的監(jiān)督和考核機(jī)制對(duì)檔案管理工作的效率與質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)。在這樣的情況下，一旦出現(xiàn)檔案丟失、受潮、損毀、檔案信息錯(cuò)誤等文書檔案管理，相關(guān)部門和人員往往相互追責(zé)，并在這一基礎(chǔ)上影響了檔案管理工作的有序開展。同時(shí)，在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，部分醫(yī)院由于缺乏完善的管理制度，對(duì)檔案管理工作人員的行為無(wú)法形成有效地約束，導(dǎo)致檔案管理工作中存在的玩忽職守問(wèn)題長(zhǎng)期無(wú)法得到有效控制[3]。

3 強(qiáng)化文書檔案規(guī)范化管理水平的對(duì)策

1）強(qiáng)化醫(yī)院管理層對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。在進(jìn)行文書檔案管理工作的過(guò)程中，醫(yī)院管理層和檔案管理人員首先需要做到的就是提升對(duì)檔案管理工作的重視程度。具體來(lái)說(shuō)，首先，管理層需要積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理學(xué)的相關(guān)知識(shí)，并在對(duì)檔案管理工作內(nèi)容與重要性產(chǎn)生正確認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，提升對(duì)檔案管理工作的重視程度。其次，在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，醫(yī)院管理層需要進(jìn)一步加大檔案管理資金和設(shè)備的投入力度。第三，在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，醫(yī)院還需要針對(duì)檔案管理人員進(jìn)行更加全面的培訓(xùn)，提升其工作能力和工作積極性[4]。

2）落實(shí)檔案管理的崗位責(zé)任制。文書檔案管理工作涉及醫(yī)院的多個(gè)部門，而不同部門在進(jìn)行文書檔案管理工作的過(guò)程中也存在不同的工作側(cè)重點(diǎn)。例如，醫(yī)療部門和護(hù)理部門在工作中更加傾向于收集相關(guān)的信息資料并加以利用。檔案管理部門更加側(cè)重于對(duì)檔案資料進(jìn)行妥善保管，并對(duì)其進(jìn)行分類整理。而在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，醫(yī)院需要進(jìn)一步落實(shí)文書檔案管理責(zé)任制，并在這一基礎(chǔ)上對(duì)不同部門和不同人員的檔案管理工作職責(zé)進(jìn)行明確劃分。只有如此，才能為檔案管理工作效率的提升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。而在進(jìn)行崗位責(zé)任制建設(shè)的過(guò)程中，必須對(duì)檔案分類、儲(chǔ)存以及管理的責(zé)任制進(jìn)行明確的劃分，并在這一基礎(chǔ)上健全相關(guān)的管理機(jī)制。

3）強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理制度。在醫(yī)院的各項(xiàng)管理制度中，檔案管理制度也是重要的組成部分之一。而對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，想要進(jìn)一步提高檔案管理水平，就必須對(duì)當(dāng)前的檔案管理制度進(jìn)行完善和創(chuàng)新。在具體措施方面，首先，醫(yī)院需要建立并不斷完善針對(duì)檔案管理工作的管理和監(jiān)督制度，并在這一基礎(chǔ)上對(duì)檔案管理工作人員的工作方法和工作行為進(jìn)行嚴(yán)格考核。只有如此，才能有效避免檔案管理工作中存在的玩忽職守等行為，提升文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。其次，在針對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善的過(guò)程中，醫(yī)院還需要建立針對(duì)檔案管理工作的量化考核機(jī)制，從而通過(guò)量化考核對(duì)檔案管理工作人員的具體行為進(jìn)行量化評(píng)估[5]。第三，在完善檔案管理制度的過(guò)程中，醫(yī)院還需要建立健全配套的監(jiān)督機(jī)制，并在這一基礎(chǔ)上對(duì)檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)督。只有利用完善的檔案管理制度進(jìn)行檔案管理，才能確保醫(yī)院文書檔案管理工作的水平得到進(jìn)一步提升。

4 結(jié)論

綜上所述，在醫(yī)院的各項(xiàng)運(yùn)營(yíng)和管理工作中，檔案管理工作的重要性毋庸置疑。而在我國(guó)一些醫(yī)院中，由于管理層和工作人員的重視程度比較有限，導(dǎo)致文書檔案管理工作的效率與質(zhì)量難以得到進(jìn)一步提升。具體來(lái)說(shuō)，當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題主要存在于重視程度、崗位責(zé)任制和管理制度等幾個(gè)方面。針對(duì)這幾個(gè)方面存在的問(wèn)題，本文進(jìn)行了深入研究，并制定了解決方案，希望能夠幫助我國(guó)的醫(yī)院進(jìn)一步提升自身的文書檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

劉艷，女，漢族，湖北襄陽(yáng)人，本科，館員，研究方向：檔案管理。