探析檔案意識和檔案宣傳對醫(yī)院綜合檔案室發(fā)展的作用

王金宇

摘 要：檔案記錄著一個單位的發(fā)展歷史，通過檔案可以充分的了解過去，把握現(xiàn)在，預見未來。隨著新時代的發(fā)展，檔案領域的深入研究，做好檔案管理工作對于促進醫(yī)院進一步發(fā)展，同時構(gòu)建良好的醫(yī)院文化具有重要作用。鑒于此，本文從醫(yī)院綜合檔案室的發(fā)展現(xiàn)狀出發(fā)，探析檔案意識和檔案宣傳對醫(yī)院綜合檔案室發(fā)展的作用，以進一步提高醫(yī)院檔案管理工作。

關鍵詞：檔案意識;檔案宣傳;醫(yī)院綜合檔案室;發(fā)展;作用

檔案管理是指直接將檔案實體和檔案信息進行統(tǒng)一管理，并提供利用服務于各項業(yè)務工作的總稱，是單位行政管理工作中的重要組成部分[1]。而醫(yī)院綜合檔案室的檔案管理業(yè)務涉及更為廣泛，主要包括文書、人事、會計、基建、病案、照片、聲像、實物（檔案）等，是醫(yī)院在知識產(chǎn)權(quán)上的主要象征，也是一項無形資產(chǎn)。這有利于醫(yī)院在發(fā)展建設過程中開展各項工作，進而推動醫(yī)院文化建設[2]。因此，重視醫(yī)院檔案，加強醫(yī)院檔案管理就顯得尤為重要。

1 醫(yī)院綜合檔案室的發(fā)展現(xiàn)狀

1.1 檔案管理重視度逐漸提升

近年來，各單位對于檔案的運用及處理的重視程度都在不斷提升，醫(yī)院部門也意識到了檔案對于當前工作的借鑒與指導作用，對此加強了對檔案的整合，逐步對檔案資源進行開發(fā)與利用。

1.2 對于檔案整理逐漸精細化

隨著人們對檔案關注度的逐漸提升，對于檔案資源的開發(fā)也有了新的認知，并且有了主動歸檔的意識，在實際工作中能夠主動將自己的資源進行有效提煉與歸檔;而隨著計算機技術的普及，在檔案整理過程中開始將其應用其中，在原有的基礎上進行合理歸類，使得檔案整理工作越發(fā)精細化，同時也有效促進了檔案整理工作的進一步發(fā)展。

1.3 檔案管理開始向信息化時代邁進

以往的綜合檔案室對于檔案的整理均以紙質(zhì)形式來記錄與儲存各種信息，需要一定空間范圍來進行收藏，并且在翻閱時需要消耗大量的時間和精力。而隨著檔案信息化建設的實現(xiàn)，將收集的信息完整準確的納入計算機網(wǎng)絡中，通過構(gòu)建綜合檔案室信息化體系作為儲存信息平臺，既節(jié)省了空間，也便于對信息資料的隨時查閱，只需通過搜索關鍵詞即可查到相關資料，實現(xiàn)了傳統(tǒng)向信息化的過度。

2 醫(yī)院綜合檔案進一步發(fā)展的必經(jīng)過程

2.1 積極的檔案意識是綜合檔案室發(fā)展的根本

檔案意識是指檔案管理者對檔案工作的主觀映像，即對檔案工作性質(zhì)、地位及作用的認識[3]，而積極的檔案意識主要體現(xiàn)在以下幾點。

1）健全檔案管理工作制度。檔案管理作為標準化管理工作，應具有規(guī)范性、可行性、操作性的管理制度，對于檔案的整理標準、文檔歸類、歸檔范圍、收交時間、責任人應進行明確規(guī)定。另外院內(nèi)分管領導具有承上啟下作用，理應重視檔案工作，同時具有長遠發(fā)展意識。

2）提高檔案管理人員的業(yè)務水平。隨著檔案工作的深入發(fā)展，對于檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)也有了新的要求。檔案工作的信息化，要求檔案工作人員在原有知識的基礎上需對新知識給予最大程度的補充與更新。檔案工作者作為檔案開發(fā)利用的主體，其可直接影響檔案工作的質(zhì)量、檔案開發(fā)利用的成效以及綜合檔案室的持續(xù)性發(fā)展[4]。因此，檔案管理部門需盡快改變檔案隊伍保管型人員過多、結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)狀，建立一支具有高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理、可適應社會變化的隊伍。

3）檔案管理的信息化技術的應用。在新時代的發(fā)展下，檔案工作也順應時代的發(fā)展，各個部門逐漸開始將現(xiàn)代化科技信息技術應用其中。同時，建立起培訓機制，培訓課程可按照檔案信息化建設對管理人員的需求進行針對性擬制，每期培訓結(jié)束后對參與人員進行專業(yè)知識技術考核，了解其對專業(yè)技能的把握程度，進而針對性的調(diào)整下一階段的培訓內(nèi)容。在此階段員工在汲取更廣泛工作經(jīng)驗的同時，還可創(chuàng)造出多元化的平臺宣傳檔案，進而提高各科室領導及兼職檔案人員的認識，全面提高檔案意識。

2.2 檔案宣傳是綜合檔案室可持續(xù)發(fā)展的重要途徑

我國《檔案法》與《檔案法實施辦法》頒發(fā)后，對于檔案宣傳有了加強[5]。而對于檔案宣傳在國家法律法規(guī)頒布的同時，還需采取積極手段宣揚檔案，在無形中促進醫(yī)院各級各類人員檔案意識的提高，兩者相輔相成，使得“真材”有“用武之地”。

1）檔案宣傳——對于檔案管理人員。首先全面動員檔案管理人員，讓全體人員認識到檔案工作的重要性，同時通過檔案管理人員帶動并影響各科室各級人員的檔案意識，使其在日常工作中能夠主動提供醫(yī)療、教學、科研、重大活動等相關資料，改變以往只靠檔案人員收集、尋覓、索求的被動局面[6]。

2）檔案宣傳——對于醫(yī)院。醫(yī)院整體需轉(zhuǎn)變對檔案管理的傳統(tǒng)思想觀念，提高對檔案管理的重視程度，可通過召開關于檔案整理的座談會，研討如何將醫(yī)療業(yè)務中的檔案整理工作做好;辦公自動化系統(tǒng)投入使用后，其所產(chǎn)生的為文件數(shù)量比原始紙質(zhì)文件多，若各科室兼職檔案員對歸檔范圍理解不夠，可舉辦關于此類專題的培訓，以避免電子文件歸檔過濫。其次，需抓好宣傳時機，例如醫(yī)院的文化藝術節(jié)、晚會、周會、每月的院報、每年的國際檔案紀念日等都是最佳宣傳時機。宣傳內(nèi)容除了宣傳檔案法律法規(guī)外，還可通過列舉相關違法案例，加深人員對檔案的了解[7]。同時通過提取典型利用檔案解決民生問題的案例，宣傳檔案與民眾的相關性，既可以吸引眼球、引起共鳴，還可以樹立正確的全院檔案意識，使每位工作人員都能夠成為檔案資源的創(chuàng)造者和利用者[8]。另外，宣傳形式在利用醫(yī)院電子屏、板報、橫幅外，還可通過院報、電視、院內(nèi)局域網(wǎng)、向各科室內(nèi)發(fā)放宣傳冊子等方式，宣傳醫(yī)院檔案收集及利用的重要性。同時抓住宣傳重點，由于醫(yī)院辦公室主任和分管醫(yī)院領導對檔案工作的開展有著重要作用，因此將其列為主要宣傳對象，爭取領導參與，以便更好地開展檔案工作。

3 結(jié)語

隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，醫(yī)院對檔案的需求也急劇提升，加強醫(yī)院檔案工作人員對檔案工作的認識，提高醫(yī)院檔案工作人員的檔案意識，調(diào)動檔案工作人員的積極性、主觀能動性是目前醫(yī)院檔案管理工作的首要任務。另外，有效的檔案宣傳可在無形中促進醫(yī)院各級各類人員檔案意識的提高，因此，唯有不斷提高檔案意識，不斷強化檔案宣傳，才可以讓更多人充分了解檔案的重要性，尤其是兼職檔案管理隊伍，使檔案真正成為反映醫(yī)院全面進步的歷史和文化、體現(xiàn)醫(yī)院價值的重要支撐，充分發(fā)揮檔案資源的巨大潛能，實現(xiàn)檔案工作與醫(yī)院各項項目發(fā)展的有效結(jié)合。

參考文獻

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