公立醫(yī)院文書檔案管理模式創(chuàng)新研究

馮新池

摘 要：檔案體現(xiàn)著醫(yī)院的過去、現(xiàn)在和未來，而連接這一時間過程的重要紐帶就是檔案管理工作。作為醫(yī)院日常工作中的重要組成部分，公立醫(yī)院文書檔案對于醫(yī)院工作質(zhì)量和效率的提高具有重要意義。本文首先對公立醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)狀進行了簡要分析，就創(chuàng)新公立醫(yī)院文書檔案管理模式提出了有效策略，旨在為公立醫(yī)院文書檔案管理模式創(chuàng)新提供一定參考。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院;文書檔案;管理;創(chuàng)新

在公立醫(yī)院行政管理和組織活動中，通過行政性公文等轉(zhuǎn)化而來的文件材料被稱為公立醫(yī)院文書檔案，作為醫(yī)院管理的必備工具，公立醫(yī)院文書檔案對于醫(yī)院的運營與發(fā)展而言具有重要的參考價值，與醫(yī)院的發(fā)展息息相關(guān)。隨著醫(yī)院管理的不斷變化，行政管理也發(fā)生了巨大改變，給公立醫(yī)院文書檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)?；诖耍嚓P(guān)人員要不斷地對公立醫(yī)院文書檔案管理工作進行創(chuàng)新，確保公立醫(yī)院文書檔案管理工作更加規(guī)范化、高效化。

1 公立醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)狀

1）缺乏檔案管理意識。對于大型公立醫(yī)院而言，其自身集合了醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健等功能于一體，由于醫(yī)院的核心業(yè)務(wù)是醫(yī)療工作，領(lǐng)導(dǎo)紛紛將關(guān)注的重點投向了醫(yī)療工作，這樣一來就會忽略文書檔案管理工作，自上而下的缺乏檔案管理意識是大多數(shù)公立醫(yī)院存在的現(xiàn)象，給醫(yī)院帶來負面影響[1]。比如：在醫(yī)院經(jīng)費保障方面存在不足，缺乏先進的檔案管理設(shè)施設(shè)備，檔案管理的現(xiàn)代化和安全性無法得到滿足;另外，由于缺乏檔案管理意識，檔案管理部門的相關(guān)工作人員對檔案管理工作缺乏積極地工作態(tài)度，檔案管理缺乏秩序性，將文書檔案與資料檔案混為一談，這對于公立醫(yī)院文書檔案管理工作的開展是十分不利的。

2）缺乏完善的檔案管理制度?，F(xiàn)階段，缺乏完善的檔案管理制度是大多數(shù)公立醫(yī)院文書檔案管理的表現(xiàn)之一。未在醫(yī)院內(nèi)部設(shè)置專門的部門進行管理，主要采用監(jiān)管的模式，也因此造成多個部門重復(fù)性管理的不良情況出現(xiàn)，檔案被各個科室做分散性保存，缺乏統(tǒng)一的檔案管理格局，在檔案發(fā)生損毀或丟失情況時，不能及時被發(fā)現(xiàn)，無法確保檔案的完整性和安全性。

3）缺乏與時俱進的管理方式。當前，醫(yī)院檔案管理工作遠遠落后于醫(yī)療業(yè)務(wù)管理工作，缺乏與時俱進的管理方式，在信息化建設(shè)方面缺乏力度，在檔案的存儲方面仍然是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件材料，無論是在管理、存儲方面還是在查閱方面都面臨巨大挑戰(zhàn)。盡管有些醫(yī)院建立了文書檔案管理信息系統(tǒng)，卻也只是在存儲形式方面進行了簡單的改變，由電子文檔代替了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，在檔案信息化管理體系的建設(shè)方面缺乏科學(xué)性、全面性和系統(tǒng)性[2]。

2 公立醫(yī)院文書檔案管理模式創(chuàng)新

1）創(chuàng)新文書檔案管理工作模式。檔案管理是一項系統(tǒng)且復(fù)雜的工作，在進行檔案管理時要堅持的原則就是建立統(tǒng)一性管理模式。通過在檔案的收集、歸檔、管理、利用等環(huán)節(jié)的管理工作中采取統(tǒng)一的管理模式，可以確保檔案的完整性和安全性[3]。創(chuàng)新檔案管理模式，首要的工作就是要創(chuàng)新檔案收集、存儲及利用等相關(guān)的檔案管理制度，檔案管理工作人員應(yīng)該切實將檔案管理制度的落實、執(zhí)行等工作納入崗位職責和工作目標中。在實行統(tǒng)一的標準化的檔案管理模式時可以運用相應(yīng)的行政手段，確保規(guī)范化、制度化的檔案管理工作可以逐漸向信息化檔案管理模式轉(zhuǎn)變。

2）創(chuàng)新文書檔案管理存儲模式。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案應(yīng)運而生，為檔案的管理、存儲及利用帶來了便利。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所體現(xiàn)出來的優(yōu)點就在于數(shù)據(jù)更加真實、安全、直觀，具有較高的普及性，無論是在法律效力還是在憑證效力方面都具有強大的優(yōu)勢，其缺點就是要想檔案的保存更加完整，對于物理空間的需求較大，還具有較高的環(huán)境要求。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，電子檔案的存儲更加便捷，沒有空間要求，不易損毀，在遠距離共享方面更是具有獨特的優(yōu)勢，電子檔案可以對文本、錄音、錄像等多種形式的檔案進行存儲，而電子檔案的缺點就在于缺乏足夠的安全性和穩(wěn)定性。在進行檔案管理的過程中，可以采取電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式，創(chuàng)新檔案管理存儲模式，實現(xiàn)優(yōu)勢互補，為檔案的歸檔保存提供雙層保障。在對電子文件進行歸檔時，必須要落實國家對于電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定和要求，保障電子文件的真實性、有效性和完整性。

在檔案存儲的具體工作中，首先要按照相關(guān)標準建立檔案室，為檔案管理工作提供充足的物理空間，檔案保護設(shè)備的選擇也要嚴格遵循國家安全標準，為紙質(zhì)檔案的存儲提供安全的環(huán)境。與此同時，要建立健全檔案銷毀機制，及時銷毀無效的檔案文件，為紙質(zhì)檔案的存儲提供充足的空間。其次，安裝數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，建立健全相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，比如醫(yī)院內(nèi)部構(gòu)建專門的檔案存儲數(shù)據(jù)庫，專門用于對檔案資料的存儲，同時針對其做好備份處理，避免數(shù)據(jù)資料遺失。

3）創(chuàng)新文書檔案管理收集途徑。醫(yī)院管理人員應(yīng)對檔案工作人員進行“檔案先行”理念的教育和引導(dǎo)工作，做到檔案的產(chǎn)生時間、地點與檔案的收集時間、地點同步。針對醫(yī)院的檔案管理工作，首先，應(yīng)從內(nèi)容收集上做出創(chuàng)新，擺脫醫(yī)院傳統(tǒng)文書檔案管理收集中存在的一些局限，將更多內(nèi)容信息納入文書檔案管理收集內(nèi)容中;其次，創(chuàng)新檔案收集方式，擺脫傳統(tǒng)的資料收集局限，以視頻、圖片、文字等形式來展現(xiàn)，充分豐富資源基礎(chǔ);再者，創(chuàng)新檔案收集手段，以醫(yī)院的重大事件為契機，比如院慶活動、院史館等，促進院內(nèi)各科室之間的交流與溝通，對工作人員收集檔案資料的工作進行指導(dǎo)，使室藏檔案得到不斷地豐富，進而促進醫(yī)院檔案資源的豐富[4]。

4）創(chuàng)新文書檔案的利用。首先，利用先進工作者的事例促進醫(yī)院文化的傳承與弘揚。具有文化屬性的檔案資源可以實現(xiàn)教育功能，達到宣傳醫(yī)院歷史和先進工作者事例的目的，有效將醫(yī)院的價值理念和行為準則傳遞給每一位醫(yī)護工作人員，促進院內(nèi)醫(yī)護人員自豪感和集體榮譽感的提升，使員工深刻感受到醫(yī)院文化內(nèi)涵，提高醫(yī)院文化的影響力。其次，推出檔案文獻史料編研成果，促進醫(yī)院文化的傳播。編史修志可以有效整合醫(yī)院文化，醫(yī)院豐富且全面的反映歷史原貌的檔案信息為編史修志提供了支撐。在編排檔案的過程中可以重新梳理和編排現(xiàn)有的歷史文化內(nèi)容，為醫(yī)院文化建設(shè)服務(wù)，使醫(yī)護人員更加了解醫(yī)院的歷史，增強醫(yī)護人員對于醫(yī)院的歸屬感，提高醫(yī)護人員的凝聚力[5]。再者，利用新媒體實現(xiàn)檔案管理成果的共享。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院可以在新媒體工具的支持下使檔案的利用價值得到更好的實現(xiàn)，通過建立醫(yī)院檔案管理微信公眾號、微信群等，向醫(yī)護人員和人民群眾傳遞醫(yī)院信息資源的開發(fā)成果，為醫(yī)院文化的傳播和傳承提供新的渠道。

3 結(jié)語

醫(yī)院的發(fā)展歷程會在醫(yī)院文書檔案中得到全面的體現(xiàn)，為了將文書檔案的作用更好地發(fā)揮出來，就要認識到當前醫(yī)院文書檔案管理模式存在的問題，并進行深入的研究，不斷探索醫(yī)院文書檔案管理模式的創(chuàng)新方法，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供有利基礎(chǔ)。

參考文獻

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[3]鄭越文.大數(shù)據(jù)環(huán)境下醫(yī)院文書檔案信息化管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（01）：122.

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