國省干線公路建設(shè)項目工程檔案規(guī)范管理

張夏玲

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展，公路建設(shè)項目工程檔案管理工作的重要性日益突顯。在工程建設(shè)項目中工程檔案管理是各項技術(shù)標準的記錄和法律憑證，工程檔案規(guī)范管理對指導(dǎo)公路后期的維護、使用對確保公路建設(shè)質(zhì)量具有非常重要的現(xiàn)實意義。文章從國省干線公路建設(shè)項目工程檔案管理的內(nèi)容為切入點，分析了當前國省干線公路建設(shè)項目工程檔案管理存在的困境，并提出了對規(guī)范管理國省干線公路建設(shè)項目工程檔案的有效路徑。

關(guān)鍵詞：國省干線公路;項目工程;檔案;管理

國省干線公路建設(shè)項目工程涉及面廣、線路長、參建單位多，具有諸多檔案，受多種因素的影響，在當前的建設(shè)項目中還存在管理制度不健全、檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升、檔案管理不規(guī)范化等問題，因此，我們需認真分析國省干線公路建設(shè)項目工程檔案管理的內(nèi)容，根據(jù)管理內(nèi)容，規(guī)范檔案管理工作。

1 國省干線公路建設(shè)項目工程檔案管理的內(nèi)容

第一，涉及專業(yè)廣、文件形式多樣是國省干線公路建設(shè)項目工程檔案管理的特征，所以檔案管理部門需構(gòu)建科學(xué)的制度，對國省干線公路建設(shè)工程項目的文件資料收集、整理進行規(guī)范，為提高檔案管理效率，還需根據(jù)建設(shè)項目的特征，構(gòu)建檔案管理實施方法;第二，檔案管理人員根據(jù)檔案管理條例或是方法，指導(dǎo)公路檔案收集、整理以及歸檔過程中所面臨的問題，同時還要對公路建設(shè)項目工程的變更設(shè)計申請、會議紀要等文件格式、文件題名以及案卷題名提出相應(yīng)地要求，以便為今后利用或是查閱項目工程檔案奠定良好的基礎(chǔ)[1];第三，眾所周知，公路工程是一項惠民工程，對原材料要求高，因此，原材料質(zhì)量證明文件繁多，組卷形式不同。為查閱或是利用檔案帶來了諸多困難。為保障質(zhì)量證明材料的有序性和完整性，檔案管理部門會采用“質(zhì)量證明文件匯總表”、“產(chǎn)品質(zhì)量合格證細則表”，要求指導(dǎo)證明材料的組卷方式和表格內(nèi)容的填寫;第四，對于竣工圖檔案的規(guī)范，除實施基本的圖紙制作及案卷填寫及裝訂外，還要對相關(guān)的設(shè)計變更內(nèi)容進行明確標注，并依據(jù)管理規(guī)范填寫“設(shè)計變更與竣工圖修改對照表”，以滿足檔案規(guī)范管理要求，便于后續(xù)相關(guān)資料的查閱。

2 國省干線公路建設(shè)項目工程檔案管理困境

2.1 缺乏健全的檔案管理制度

由于國省干線公路建設(shè)的特殊性，其檔案管理需要多個單位的共同進行，如，施工單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位等，當前有部分領(lǐng)導(dǎo)人沒有認識到檔案管理工作的重要性，認為檔案管理可有可無，不重視對檔案管理制度的健全，導(dǎo)致在檔案管理工作開展的過程中缺乏一個標準。特別是在國省干線公路建設(shè)項目招投標或是施工合同的簽訂中，在責任制度中并沒有將工程檔案管理納入其中，導(dǎo)致監(jiān)理單位或是施工單位沒有專業(yè)的檔案管理人員來管理工程檔案，缺乏具有可操作性的制度或辦法，以實現(xiàn)對檔案管理工作的規(guī)范和指導(dǎo)。甚至在當前的國省干線公路建設(shè)項目檔案管理中還存在無固定庫房、無專用工具、無專人的檔案管理局面，導(dǎo)致工程檔案管理工作不盡如人意。

2.2 工程檔案完整性不夠

作為一個動態(tài)過程，國省干線公路建設(shè)項目工程從立項、設(shè)計、施工再到工程竣工驗收，工程項目檔案資料都處在一個活躍進行過程中，驗收單位在驗收項目后，檔案才比較穩(wěn)定。參建單位多、涉及專業(yè)廣，是國省干線公路建設(shè)項目顯著特征。在這過程中有部分施工人員不了解相關(guān)法律法規(guī)，建設(shè)單位存在重建設(shè)輕管理，在很大程度上忽視了對工程圖紙管理和建設(shè)文件材料的管理，同時也談不上根據(jù)實際情況，編制工程竣工圖紙和管理檔案，自然無法保障工程檔案的準確性、完整性以及系統(tǒng)性[2]。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提升

國省干線建設(shè)項目工程檔案管理一方面要求檔案管理人員掌握檔案管理知識，另一方面還要了解熟悉公路路基、路面等建設(shè)技術(shù)。對此就要求檔案管理人員具備較高的職業(yè)素養(yǎng)?？v觀當前檔案管理人員綜合素養(yǎng)較低，缺乏責任心，不清楚檔案的收集、歸檔、整理等工作，嚴重影響了工程檔案管理。另外，由于檔案管理人員主要是由兼職人員來擔任的，所以經(jīng)常出現(xiàn)輪崗現(xiàn)象，導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)了一些混亂現(xiàn)象。

3 加強國省干線公路建設(shè)項目工程檔案管理路徑

3.1 構(gòu)建檔案管理制度，規(guī)范公路檔案工作

為規(guī)范國省干線公路建設(shè)項目工程檔案管理工作，我們需實行工程檔案管理責任制度，通過制度進一步明確各個部門和檔案管理人員的職責，進而把責任落實到檔案形成、管理、收集、整理等環(huán)節(jié)中。基于此，第一，國省干線公路建設(shè)工程項目要構(gòu)建完善的項目檔案工作制度，在建設(shè)管理程序中納入檔案管理，結(jié)合實際，構(gòu)建檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責任制度，工程檔案管理應(yīng)聯(lián)系實際，加強責任管理體系建設(shè)，即依據(jù)相應(yīng)隸屬關(guān)系，將檔案工作納入分級管理領(lǐng)域，建立行政領(lǐng)導(dǎo)責任制、參建單位領(lǐng)導(dǎo)責任制及專職人員管理責任制等，通過工程項目管理的同步管理、驗收及考核，提升對日常檔案資料的收集與管理實效。第二，成立一個獨立崗位，專門負責檔案收集、整理以及保管工作，建設(shè)單位在國省干線公路工程項目建設(shè)初期，就要結(jié)合實際，督促各個單位選擇綜合能力強、素質(zhì)高的檔案管理人員來收集、整理公路建設(shè)項目檔案，以便工程建設(shè)與項目建設(shè)檔案材料積累、整理及規(guī)范的同步，真正意義上將項目檔案管理工作貫穿于項目建設(shè)的全過程;第三，構(gòu)建監(jiān)督制度，通過制度將管理措施、責任具體落實到人頭，最大限度地確保工程檔案管理的有效性、完整性以及及時性。

3.2 提高檔案管理科學(xué)性，做好檔案管理工作

為確保檔案管理的規(guī)范性，國省干線公路建設(shè)項目各參建單位，要嚴格根據(jù)項目檔案管理的規(guī)定和標準，根據(jù)國省干線公路建設(shè)項目的特征，抓好重點環(huán)節(jié)，及時、準確的收集資料，同時并嚴格根據(jù)相關(guān)要求整理檔案、保管檔案。第一，建設(shè)單位要指導(dǎo)其他參建單位在工程建設(shè)項目施工前期就要做好文件的收集、整理工作，從而更好地為今后檔案資料的利用提供便利;第二，建設(shè)單位要在公路工程項目工程開工準備階段，加強與相關(guān)項目單位的交流和溝通，構(gòu)建竣工檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，另外還必須要認真指導(dǎo)或是檢查項目檔案管理方法;第三，公路施工階段，會產(chǎn)生大量的施工資料，因此，在這個階段，建設(shè)單位要重點指導(dǎo)項目檔案人員文件材料的填寫是否規(guī)范、案卷或是預(yù)立卷的構(gòu)成是否合理，同時還要指導(dǎo)重點檢查容易出錯或是疏忽的案卷材料，通過這樣的舉措，從整體上促使案卷內(nèi)在質(zhì)量的全面提升;第四，項目竣工驗收階段。在檔案整理工作中，專項驗收是非常關(guān)鍵的，所以檔案管理人員做好檔案整理和歸檔工作，確保檔案的統(tǒng)一性和規(guī)范性。以便為后續(xù)的檔案查閱和利用服務(wù)提供便利。

3.3 重點加強培訓(xùn)教育，提高人員綜合素養(yǎng)

為規(guī)范管理國省干線公路建設(shè)項目工程檔案，有關(guān)部門要定期組織檔案管理人員，進行專項業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)對新政策、法律法規(guī)進行了解，提高自身專業(yè)水平;第二，通過“ 走出去”的方式，組織檔案人員進行同一類型的參建單位進行交流學(xué)習(xí)，通過交流學(xué)習(xí)，不斷促使自身綜合素養(yǎng)的提升。另一方面，還要發(fā)揮參建單位互幫互帶的作用，或是讓一些優(yōu)秀檔案管理人員對部分業(yè)務(wù)能力有待提升的人員進行“精準幫扶”通過交流、交底學(xué)習(xí)，促使檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升，為規(guī)范檔案工作奠定良好基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

國省干線公路建設(shè)項目工程是國家基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不可或缺的重要部分，完善規(guī)范的檔案是公路工程實體的永久見證。因此，國省干線公路建設(shè)單位要認真分析當前存在的問題，并結(jié)合實際健全管理體制，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，以便規(guī)范公路檔案工作，更好地為社會服務(wù)。

參考文獻

[1]楊楠.高速公路工程項目檔案管理特點、目標及對策研究[J].蘭臺內(nèi)外，2017（03）：56.

[2]鐘寶珍.高速公路建設(shè)項目檔案管理關(guān)鍵控制點的探討[J].城建檔案，2014（10）：58-59.