檔案管理員檔案管理工作的現(xiàn)狀

石建國

摘 要：結(jié)合實(shí)踐來看，檔案管理具有復(fù)雜性和繁瑣性，管理過程中的諸多環(huán)節(jié)都需要秉持謹(jǐn)慎的態(tài)度認(rèn)真對(duì)待，檔案管理關(guān)系著資料信息的客觀反映，因此，檔案管理員在工作中不可出任何差池。

關(guān)鍵詞：檔案管理員;檔案管理;工作;現(xiàn)狀;優(yōu)化策略

1 檔案管理員檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1）檔案管理存在脫節(jié)問題。隨著信息更新迭代加快，檔案管理工作愈加繁重，也讓檔案日常管理趨于細(xì)致化和規(guī)范化。其中，檔案管理員負(fù)責(zé)辦理單位一系列文件，包括文件的制定、復(fù)印、發(fā)放、傳播、辦理和保存等;檔案管理工作主要負(fù)責(zé)文件的搜集、整理、保管、檢索、歸檔、供給利用和調(diào)閱;文書編制工作負(fù)責(zé)文件的擬定、流傳和整理，而檔案管理工作負(fù)責(zé)文件的收集、整理和保管，它們是緊密聯(lián)系的。雖然檔案管理只是整個(gè)文書工作的環(huán)節(jié)之一，但是，卻對(duì)整體發(fā)揮著不容小覷的作用，然而，許多單位將文書事務(wù)與檔案管理事務(wù)區(qū)別對(duì)待，忽略了檔案編制與檔案管理工作的關(guān)聯(lián)，導(dǎo)致檔案管理存在脫節(jié)問題。檔案管理環(huán)節(jié)在整個(gè)文書工作中處于被忽視的地位，這就很容易使得著手檔案管理的人員對(duì)本職工作有所懈怠，而檔案管理環(huán)節(jié)與整體的脫節(jié)也使得文書工作缺乏整體性，檔案管理不到位也更容易使得前面環(huán)節(jié)的努力成為徒勞。

2）檔案編制管理缺乏規(guī)范。許多單位檔案文書編制工作操作不嚴(yán)謹(jǐn)，用紙和裝訂使用不規(guī)范。達(dá)不到國家關(guān)于檔案管理工作的規(guī)定，降低了檔案的保管質(zhì)量。有些單位檔案編制與檔案管理工作的版記不周全，缺少嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母戒浀怯浺?guī)則。檔案編制工作的類別也不具體，容易混淆。目前，我國對(duì)于文書雖然有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膮^(qū)分，但是在實(shí)際工作中，易產(chǎn)生很多方面的問題，從而給檔案編制工作造成一些麻煩。除此之外，在公文處理辦法、文件歸檔、檔案管理等方面都還存在一些不規(guī)范。目前，我國關(guān)于檔案的管理研究不多，盡管近年來關(guān)于檔案規(guī)范的研究正在不斷增加，各個(gè)地區(qū)也都在探索和嘗試建立相關(guān)規(guī)范，但在實(shí)際的歸檔過程中有時(shí)還是會(huì)降低要求，這樣就很難保證檔案的質(zhì)量，從而使其缺乏客觀性和完整性，導(dǎo)致建立檔案的工作背離了其原始意義。檔案的建設(shè)也將變得更加混亂，相關(guān)部門的管理將變得更加乏味且難以管理。同時(shí)，檔案信息共享工作受到阻礙，在一定程度上阻礙了檔案館的可持續(xù)發(fā)展。

3）部分檔案管理員管理意識(shí)淡薄。一直以來，單位對(duì)檔案管理工作都缺乏重視，這也使檔案管理員整體專業(yè)素質(zhì)不高、相關(guān)意識(shí)淡薄。同時(shí)檔案管理員流動(dòng)性不僅不助于文書檔案辦理水準(zhǔn)的提高，而且還會(huì)使檔案管理員缺乏職業(yè)責(zé)任感和專業(yè)性。有的單位雖然有專門的文書檔案管理員，但其學(xué)識(shí)和專業(yè)素養(yǎng)并不能順應(yīng)當(dāng)代檔案工作的需求。有的檔案管理員也并不熟悉《歸檔文件整理規(guī)則》的規(guī)定，只是一個(gè)勁地催收文件，未能考慮到材料收集的實(shí)際情況，收到文件后并不做相關(guān)的一系列專業(yè)的檢查，或則保管期限劃分錯(cuò)誤等等。同時(shí)，由于檔案管理員有一部分是年齡偏大的檔案管理員，這部分人員雖然在文書事務(wù)與檔案管理事務(wù)中有豐富的經(jīng)驗(yàn)，但對(duì)于信息化知識(shí)的掌握較少，這就使其無法與如今迅速發(fā)展的檔案信息化管理工作要求相適應(yīng)，不利于文書檔案信息化工作的開展。

2 檔案管理員做好檔案管理工作的優(yōu)化策略

1）強(qiáng)化“文檔一體化”的意識(shí)。當(dāng)前我國電子文檔的技術(shù)目前仍有待提高，因而電子檔案的處理與編制比紙質(zhì)文件的處理有更多、更繁雜、更難辦的問題。每個(gè)檔案管理員需要以身作則，對(duì)于新出現(xiàn)事物或技術(shù)要積極面對(duì);于自身而言，不要局限于文檔管理工作，要把目光放在長遠(yuǎn)發(fā)展上，從長遠(yuǎn)角度來看，做好當(dāng)前的文檔管理，就是為未來作鋪墊，因而要時(shí)刻謹(jǐn)記對(duì)歷史負(fù)責(zé)，依據(jù)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)定，勇于鉆研電子文檔辦理的規(guī)則、方式與體系，引導(dǎo)電子文檔的實(shí)際辦理?！拔臋n一體化”意識(shí)不僅僅需要檔案管理員進(jìn)行強(qiáng)化，同樣也需要各個(gè)部門充分尊重“文檔一體化”的意識(shí)并主動(dòng)配合檔案管理員進(jìn)行管理工作。首先，與檔案管理工作具有密切聯(lián)系的各個(gè)部門都應(yīng)該開展意識(shí)強(qiáng)化活動(dòng)，將“文檔一體化”意識(shí)深入人心，從而使得檔案管理工作進(jìn)行更為順利。其次，對(duì)于“文檔一體化”意識(shí)的落實(shí)也應(yīng)該加強(qiáng)監(jiān)督，當(dāng)檔案管理過程中出現(xiàn)任何阻礙因素時(shí)，可以通過意見反應(yīng)通道直接上報(bào)，從而使得檔案管理過程更為通暢。

2）強(qiáng)化“全過程管理”工作。在檔案管理的全部環(huán)節(jié)中應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理員對(duì)檔案管理工作崗位的職業(yè)職責(zé)，確保每項(xiàng)工作流程的質(zhì)量，只有責(zé)任優(yōu)先，才能為“全過程管理”提供質(zhì)量保障。單位要擬定有關(guān)文件保管規(guī)則，依據(jù)當(dāng)前我國的檔案管理制度以及相關(guān)法律規(guī)定，制定具體的文書處理辦公規(guī)定，掌握文檔歸納和辦理等事務(wù)，提高文書與檔案管理事務(wù)的可行性和可操作性。要理順辦理系統(tǒng)，不斷完善管理體制，建立安全科學(xué)的組織體系，創(chuàng)設(shè)一支優(yōu)秀、專業(yè)的事業(yè)隊(duì)伍，為檔案的全過程管理打下堅(jiān)定的基礎(chǔ);不斷引進(jìn)信息時(shí)代先進(jìn)的裝備和技術(shù)，與單位的現(xiàn)代化同步發(fā)展，并配備性能優(yōu)良的設(shè)備，強(qiáng)化操作的熟練性，使檔案管理工作更加層次、科學(xué)、統(tǒng)一?！叭^程管理”能夠使得檔案管理工作更具完整性，管理工作貫穿始終能夠有效為文書檔案文件資料保駕護(hù)航，全過程的管理和全過程的監(jiān)督能夠以實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)信息記錄檔案的實(shí)際情況。除此之外，“全過程管理”也更有助于及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中出現(xiàn)的資料遺失、信息錯(cuò)誤等問題，早發(fā)現(xiàn)早解決才更有助于保障檔案收集保存的真實(shí)性和完整性。

3）完善電子檔案的組織和管理。隨著信息時(shí)代的來臨，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)被普遍的運(yùn)用到檔案管理工作之中，對(duì)文書事務(wù)與檔案辦理事務(wù)提出了更廣、更深的需求。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展以及信息化平臺(tái)的搭建，檔案管理有了更為便利的工作條件，電子檔案能夠更大限度的克服紙質(zhì)檔案收集和保存過程中的問題，同時(shí)，電子檔案組織和管理的有序性和嚴(yán)謹(jǐn)性更能夠獲得管理工作的青睞，除此之外，電子檔案是時(shí)代發(fā)展的一種趨勢，對(duì)于電子檔案的組織和管理進(jìn)行完善更能夠應(yīng)對(duì)時(shí)代新挑戰(zhàn)。實(shí)踐證實(shí)，無規(guī)矩不成方圓，在單位內(nèi)部制定一項(xiàng)科學(xué)有效的制度，有助于監(jiān)督并提高員工的工作效率，鑒于部分單位存在電子檔案體制不健全因素，制定相應(yīng)的制度規(guī)范是勢在必行的。因此，各單位需要根據(jù)自身的現(xiàn)狀和發(fā)展成效，建立一套科學(xué)的檔案管理體系，并督促落實(shí)。才會(huì)提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，推進(jìn)單位各項(xiàng)日常經(jīng)營生產(chǎn)活動(dòng)可持續(xù)健康發(fā)展。同時(shí)，單位要注重組織相關(guān)檔案管理員學(xué)習(xí)電子信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，鼓勵(lì)檔案管理員不斷學(xué)習(xí)，熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將現(xiàn)代科技知識(shí)運(yùn)用到文檔信息資源的處理、保管和利用中，提高檔案信息化管理水平。

4）加強(qiáng)檔案的日常管理，以確保信息安全。檔案信息平臺(tái)的日常管理是否規(guī)范化，決定了檔案的安全性和日常運(yùn)行的穩(wěn)定性。因此，檔案管理員必須在日常檔案管理工作中保持電子信息的機(jī)密性，嚴(yán)格實(shí)行不聯(lián)網(wǎng)的保密性。由于互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)中充斥著各種病毒。作為檔案館建設(shè)的重要組成部分，檔案平臺(tái)在受到惡意攻擊時(shí)很難處理，這將導(dǎo)致整個(gè)平臺(tái)系統(tǒng)癱瘓，嚴(yán)重影響正常工作，更甚者還會(huì)造成檔案泄密。在檔案管理的過程中，需要防止外部網(wǎng)絡(luò)訪問，以防止平臺(tái)受到惡意破壞。在日常管理中，必須確保檔案內(nèi)容不會(huì)泄漏。檔案平臺(tái)涉及更多的個(gè)人隱私。檔案管理員要嚴(yán)格遵守保密職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)各種保密制度的研究，不允許將任何與工作有關(guān)的文件帶出辦公室。同時(shí)，更需要定期地做好數(shù)據(jù)備份。防止在發(fā)生意外情況時(shí)丟失歸檔中的信息。意外斷電或平臺(tái)系統(tǒng)故障可能會(huì)導(dǎo)致平臺(tái)數(shù)據(jù)庫中的信息丟失。因此，在檔案管理的過程中，管理人員應(yīng)定期備份數(shù)據(jù)庫，以保護(hù)數(shù)據(jù)庫信息。

參考文獻(xiàn)

[1]劉波.基于檔案管理員檔案管理工作的現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2019，（006）：107-108.

[2]李媛媛，張海濤.檔案管理員檔案管理工作的現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].卷宗，2018，8（032）：65.

[3]金驚哲.淺談基層檔案管理員如何做好文書檔案工作[J].赤子，2019，（020）：175.

[4]孫麗華.檔案管理員的素質(zhì)與檔案管理[J].名城繪，2018（5）：631-631.

[5]苗媛媛.信息化背景下檔案管理員素質(zhì)建設(shè)探析[J].科技風(fēng)，2019，（015）：196.