深化檔案資源建設(shè)，提升企業(yè)檔案工作能力和治理能力現(xiàn)在化

何鳳鳳

摘 要：近些年來，我國信息技術(shù)的快速發(fā)展為企業(yè)檔案管理工作提供了一個新的途徑和方法，但是就目前的實際情況來看，很多企業(yè)檔案管理工作的信息化、數(shù)字化水平依然較低，難以對檔案資料進行充分的開發(fā)和利用?；诖耍恼率紫确治隽诵聲r期深化企業(yè)檔案資源數(shù)字化建設(shè)的重要意義，主要包括兩個方面：有利于提升企業(yè)檔案管理整體水平、企業(yè)檔案管理數(shù)字化符合時代發(fā)展趨;之后對現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作存在的主要問題進行了介紹，如檔案管理效率低下、檔案管理資源的開發(fā)利用不合理;最后，從合理收集檔案資料，開展數(shù)字化整理、著錄工作、重視應(yīng)用信息技術(shù)，構(gòu)建和完善企業(yè)數(shù)字檔案室等三個方面探討了提升企業(yè)檔案管理能力的途徑。

關(guān)鍵詞：檔案資源;工作能力;治理能力

隨著經(jīng)濟全球化的不斷發(fā)展和深化，世界各國已經(jīng)連接為一個整體，這一方面為我國企業(yè)的發(fā)展提供前所未有的機遇，另一方面也帶來了巨大的挑戰(zhàn)。面對日益激烈的市場競爭，企業(yè)必須不斷提升自身的核心競爭力才能夠始終立于不敗之地。而檔案管理工作作為企業(yè)日常管理工作重要的組成部分，對提升企業(yè)的核心競爭力起著重要的作用。因此，企業(yè)必須結(jié)合自身的實際情況，及時采取科學(xué)、合理的手段，深化檔案資源建設(shè)，從而能夠更加充分、有效、安全的開發(fā)利用檔案信息資源，進而使企業(yè)檔案工作能力和治理能力的現(xiàn)代化得到有效提升。

1 新時期深化企業(yè)檔案資源數(shù)字化建設(shè)的重要意義

1.1 有利于提升企業(yè)檔案管理整體水平

在企業(yè)數(shù)字化建設(shè)中，檔案數(shù)字化建設(shè)占有重要地位，發(fā)揮著非常重要的作用，在很大程度上革新了企業(yè)檔案管理工作。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)主要是為了更好的配置和管理檔案信息資源，從而實現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化和系統(tǒng)化，進而使新時代企業(yè)對利用檔案信息的實際需求得到充分的滿足。另外，在企業(yè)的發(fā)展過程中進行檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠使企業(yè)的信息化管理水平得到進一步提升，從而為企業(yè)的生產(chǎn)以及經(jīng)營管理提供更好的服務(wù)，有利于促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，企業(yè)一定要重視將先進的信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，對各類檔案信息資源進行深入的開發(fā)和利用，從而充分實現(xiàn)企業(yè)檔案工作能力和治理能力現(xiàn)在化[1]。

1.2 企業(yè)檔案管理數(shù)字化符合時代發(fā)展趨勢

目前，我國基本上已經(jīng)普及了計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在很大程度上提升了企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營管理工作的自動化和信息化程度，改變了文件產(chǎn)生和傳輸?shù)姆绞?，并且可以用電子文件的形式儲存各種文件。在未來的檔案管理工作中經(jīng)過數(shù)字化處理的各種電子文件必然是最為重要的構(gòu)成部分。信息資源將來會和材料資源以及能源等扮演同等重要的角色，其作為一種生產(chǎn)資料和無形的資產(chǎn)必將發(fā)揮出重要的作用?，F(xiàn)階段，企業(yè)加大力度開發(fā)和利用信息資源，并在此基礎(chǔ)上使開發(fā)利用水平不斷提高，也有利于科學(xué)發(fā)展觀在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營以及管理工作中的貫徹落實[2]。

2 現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作存在的主要問題

2.1 檔案管理效率低下

目前，還有相當(dāng)一部分企業(yè)仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方法開展檔案管理工作，并且在實際的管理工作中缺乏先進的檔案管理設(shè)備，同時也比較缺乏先進的儲存方式，一部分企業(yè)仍然以紙質(zhì)文檔為主，這不僅容易使檔案受到破壞，并還容易導(dǎo)致檔案遺失。另外，雖然一部分企業(yè)已經(jīng)將信息化、數(shù)字化管理手段應(yīng)用到了檔案管理工作中，但是由于檔案管理人員缺乏較高的信息技術(shù)水平，導(dǎo)致無法將信息化、數(shù)字化管理手段的作用充分發(fā)揮出來，實際上主要還是依靠人工手段管理檔案資料，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理效率比較低下[3]。

2.2 檔案管理資源的開發(fā)利用不合理

企業(yè)檔案管理工作主要是收集和保存企業(yè)生產(chǎn)以及經(jīng)營管理工作中的各種信息資料，目前大部分企業(yè)在開發(fā)利用檔案資料方面還處于比較低的水平，這主要是因為很多企業(yè)并沒有結(jié)合自身實際情況將檔案資源應(yīng)用和管理系統(tǒng)合理完善的構(gòu)建起來。

3 新時期深化檔案資源建設(shè)提升企業(yè)檔案管理能力的途徑

3.1 合理收集檔案資料，開展數(shù)字化整理、著錄工作

企業(yè)首先應(yīng)投入足夠的人力、物力以及財力建設(shè)和購買相關(guān)方面基礎(chǔ)設(shè)施以及硬件設(shè)備，并加大力度研發(fā)相應(yīng)的軟件，從而將符合企業(yè)實際情況檔案信息管理系統(tǒng)合理、完善的構(gòu)建起來，提高檔案管理工作的數(shù)字化水平。其次，企業(yè)檔案管理人員要注重收集各個方面的信息資料，使企業(yè)的檔案館藏更加的豐富，另外還要注意要充分保障歸檔材料的完整性，這是順利開展數(shù)字化整理、著錄工作的基礎(chǔ)。企業(yè)檔案管理當(dāng)然人員在開展數(shù)字化管理、著錄工作的過程中要將先進的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)充分利用起來，從而提高著錄效率，降低勞動強度，最大程度的減少整理和著錄差錯。數(shù)字化技術(shù)使以往的檔案資料整理和著錄模式發(fā)生了根本性的變化，檔案著錄的空間也因此得到了極大的拓展。利用數(shù)字化手段開展檔案資料整理和著錄工作，可以依靠先進的網(wǎng)絡(luò)編輯技術(shù)、檢索以及儲存技術(shù)，并通過計算機的信息處理功能就，更加高效、快捷、方便收集和整理信息并加以著錄，使檔案信息的利用率得到了極大的提升。

3.2 重視應(yīng)用信息技術(shù)，構(gòu)建和完善企業(yè)數(shù)字檔案室

為了更好的管理和利用檔案資料，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層一定要重視信息技術(shù)的應(yīng)用，通過現(xiàn)代化信息管理技術(shù)構(gòu)建起相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺，統(tǒng)一管理企業(yè)內(nèi)部的檔案信息資源，并在此基礎(chǔ)上將企業(yè)的數(shù)字檔案室建立起來，這樣一方面能夠企業(yè)檔案管理工作的管理效率得到有效的提高，通過數(shù)字檔案室的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)可以統(tǒng)一、高效的采集、整理、著錄和儲存，另一方面還能夠使檔案資料的安全性的得到充分的保障?；诰W(wǎng)絡(luò)信息管理平臺的數(shù)字檔案室是，應(yīng)設(shè)置登錄限制，內(nèi)部人員想要查找和利用相關(guān)方面的檔案信息，必須得到授權(quán)，并且要給不同的部門設(shè)置不同的查閱權(quán)限，與此同時檔案管理人員還要根據(jù)企業(yè)的具體要求合理劃分檔案資源。

3.3 建立健全企業(yè)檔案管理制度，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的作用

很長一段時間以來，大部分企業(yè)并不十分重視檔案管理工作，相關(guān)方面的規(guī)章制度也是不夠健全和完善，嚴重影響了檔案管理工作的順利開展，并且對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展也造成了不良影響。針對這種情況，企業(yè)首先要轉(zhuǎn)化以往的思想觀念，結(jié)合時代發(fā)展要求以及企業(yè)的實際情況，將合理完善的檔案管理制度構(gòu)建起來，從而使企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作更加的規(guī)劃、合理，只有這樣才能高效、有序的開發(fā)和利用檔案資料，將企業(yè)檔案的作用充分發(fā)揮出來。特別是在數(shù)字信息化背景下，企業(yè)的檔案管理工作中存在的漏洞和不足，可能會導(dǎo)致檔案信息泄露，對企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展產(chǎn)生嚴重威脅。

4 結(jié)束語

總而言之，隨著全體一體化的深入發(fā)展，企業(yè)之間的市場競爭日趨白熱化。在這種情況下，企業(yè)除了要積極研發(fā)或引進的生產(chǎn)技術(shù)，改革和創(chuàng)新經(jīng)營管理模式之外，還要重視借助我國信息技術(shù)快速發(fā)展的契機，對傳統(tǒng)檔案管理工作進行改革和創(chuàng)新，構(gòu)建起基于信息技術(shù)的數(shù)字檔案室，從而更加充分有效的開發(fā)利用檔案資料，提高企業(yè)的市場競爭力，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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