醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案電子化管理研究

劉書(shū)敏

[摘 要] 信息時(shí)代的到來(lái)，使得電子化文件逐步成為醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案的主要形式，極大地推動(dòng)了醫(yī)院辦公自動(dòng)化的發(fā)展，提高了醫(yī)院辦公室的工作效率。文章主要結(jié)合醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案電子化管理的現(xiàn)狀及全面推廣所存在的障礙，分析了實(shí)現(xiàn)辦公室文書(shū)檔案電子化的對(duì)策。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院辦公室；文書(shū)檔案；電子化管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文書(shū)檔案管理主要用于記錄醫(yī)院的發(fā)展政策及變更、人員的交替、榮譽(yù)以及財(cái)務(wù)狀況等，是醫(yī)院辦公室的重要工作內(nèi)容。而傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作主要以手工方式為主，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代化的辦公室文書(shū)檔案管理要求，因此，醫(yī)院需要加強(qiáng)辦公室文書(shū)檔案電子化管理的應(yīng)用。

一、醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案管理主要以紙質(zhì)存檔的方式為主，而很少采用電腦掃描存儲(chǔ)的方式，這樣很多重要文件就不存在備份。大多數(shù)檔案原件經(jīng)過(guò)反復(fù)借閱和使用，很可能存在發(fā)黃、字跡不清或者受損等現(xiàn)象，造成無(wú)法挽回的損失[1]。醫(yī)院辦公室文書(shū)的歸檔和使用需要經(jīng)過(guò)多個(gè)科室傳閱，其中很有可能會(huì)造成文檔原件污損或者丟失。在文件存檔過(guò)程中，辦公室并沒(méi)有明確的分類依據(jù)，完全是依據(jù)工作人員自身的理解來(lái)執(zhí)行，而對(duì)于一些年代較久遠(yuǎn)的文件，受工作人員專業(yè)水平的限制，很可能存在類別有無(wú)或者文件缺失的現(xiàn)象。對(duì)于文件的查詢，往往是采用詢問(wèn)年限—查找收發(fā)文登記本—逐條尋找—查找登記號(hào)—逐件翻找文件—復(fù)印的方式，其查詢方式比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力。如果遇到歸檔錯(cuò)誤或者文件缺失的情況，就需要將所有相關(guān)的檔案文件全部翻找一遍，大大增加了工作人員的工作量。

二、醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案電子化管理的重要性

醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案采用電子化管理方式，更多地采用電腦掃描、照相等方式對(duì)文件存檔備份，為檔案管理提供了新的管理渠道，同時(shí)極大地規(guī)避了檔案文件丟失或損壞帶來(lái)的損失。電子化的管理方式可以最大程度上保護(hù)檔案原件，避免原件因大量使用而出現(xiàn)損壞。一般情況下，辦公室文書(shū)檔案文件經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示后需要在各個(gè)科室傳閱學(xué)習(xí)，很容易存在拖遲歸檔或者原件丟失，這樣造成政策性文件很難在全院范圍內(nèi)得到傳達(dá)。而采用電子化管理方式后就可以利用醫(yī)院的局域網(wǎng)將相關(guān)檔案文件以文件共享的方式供全院學(xué)習(xí)，不僅提高了檔案文件學(xué)習(xí)的時(shí)效性和價(jià)值性，而且有效保障了檔案文件的完整性[2]。

辦公室文書(shū)電子化管理使得工作人員可以借助電腦及相關(guān)軟件對(duì)文件資料進(jìn)行存儲(chǔ)、分類以及統(tǒng)計(jì)等，不僅使歸檔分類工作更加清晰明確，井然有序，而且極大地方便了檔案文件的查閱，只要在計(jì)算機(jī)中輸入相應(yīng)的搜索關(guān)鍵詞，就可以找到相應(yīng)文件進(jìn)行打印，這樣大大節(jié)省了工作人員查找文件的時(shí)間，提高了工作效率。

三、醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案電子化管理所存在的問(wèn)題

（一）管理者對(duì)文書(shū)檔案信息化管理的重視程度較低

部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)過(guò)于注重學(xué)術(shù)內(nèi)容的研究，而對(duì)現(xiàn)代化管理方式的應(yīng)用則不夠重視，因此并沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到電子化文書(shū)檔案管理的重要性，使得醫(yī)院的檔案管理模式落后。再加上文書(shū)檔案電子化管理的實(shí)施也需要投入大量的人力和物力資源，不僅需要大量的資金支持，而且需要耗費(fèi)大量的精力，過(guò)程繁瑣，使得管理者不愿意花心思去實(shí)施變革[3]。盡管有些醫(yī)院著手實(shí)施辦公室文書(shū)檔案電子化管理方式，但是相關(guān)工作人員的專業(yè)水平并不能滿足電子化管理要求，這也使得電子化檔案管理的職能并不能充分發(fā)揮出來(lái)。

（二）文書(shū)檔案管理質(zhì)量有待提高

醫(yī)院辦公室檔案電子化管理受到社會(huì)、醫(yī)院和周圍環(huán)境等諸多因素的限制，很難得到全面有效的實(shí)施與運(yùn)用，使得很多檔案管理部門(mén)仍然以傳統(tǒng)的人工方式為主。因此，要想在醫(yī)院辦公室全面實(shí)行檔案電子化管理還需要加大學(xué)習(xí)探究的力度，并逐步提升管理質(zhì)量。尤其是在文書(shū)檔案的資源共享、儲(chǔ)存和分類等方面，醫(yī)院的管理仍然比較粗糙，需要不斷朝著精細(xì)化的管理方向發(fā)展[4]。

（三）信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完善

現(xiàn)階段，部分醫(yī)院辦公室并未配置全面的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，嚴(yán)重影響到辦公室文書(shū)檔案電子化管理的實(shí)施應(yīng)用，這主要是因?yàn)獒t(yī)院的資金投入力度不足。同時(shí)，醫(yī)院對(duì)于信息化管理系統(tǒng)軟件不夠了解，在采購(gòu)軟件系統(tǒng)時(shí)或多或少會(huì)存在安全性較差的問(wèn)題，這樣不僅影響到管理工作的保密性和安全性，而且使得檔案管理工作的準(zhǔn)確度受到嚴(yán)重的影響，甚至影響到醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，阻礙醫(yī)院的長(zhǎng)期發(fā)展。

（四）缺乏文書(shū)檔案信息化管理的專業(yè)人才

電子化的社會(huì)背景下，醫(yī)療行業(yè)的檔案管理工作面臨著檔案信息量大，內(nèi)容復(fù)雜和工作量增加等問(wèn)題，使得工作人員的工作壓力顯著增加。而我國(guó)醫(yī)院的辦公室文書(shū)檔案電子化管理工作的發(fā)展程度還處于起步階段，相關(guān)檔案管理工作的專業(yè)人才培養(yǎng)并不到位，以至于該行業(yè)的人才供應(yīng)不足，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

四、實(shí)現(xiàn)辦公室文書(shū)檔案電子化管理的對(duì)策

（一）實(shí)施精細(xì)化的管理方法

辦公室文書(shū)檔案電子化精細(xì)化管理主要從日常工作著手，相關(guān)工作人員可以堅(jiān)持利用辦公軟件記錄每天的工作日記，以將辦公室每天的日常工作情況的明日的工作計(jì)劃能夠詳細(xì)記錄起來(lái)。同時(shí)，對(duì)于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的政策文件同時(shí)實(shí)行電子目錄登記和紙質(zhì)版登記的管理方法。對(duì)于以郵件形式發(fā)送的文件可以按照郵箱種類分類管理，方便不同科室的工作人員進(jìn)行查詢。檔案文件也可以按照不同科室加以分類存放。同時(shí)，還應(yīng)該安排專門(mén)的工作人員對(duì)醫(yī)院的以往檔案進(jìn)行電子目錄的整理，采取紙質(zhì)版和電子版雙重備份存檔的方式，以確保檔案文件的完整性和系統(tǒng)性[5]。

（二）加大辦公室文書(shū)檔案電子化管理的人力物力財(cái)力投入

文書(shū)檔案電子化管理需要構(gòu)建合理的內(nèi)部局域網(wǎng)，通過(guò)這種最基本的服務(wù)體系使得各種分散的檔案信息資源得以有效的整合與連接。這種服務(wù)模式也可以充分挖掘檔案信息資源的利用價(jià)值，為檔案信息資源的利用提供更加安全可靠便捷的服務(wù)途徑，與此同時(shí)，還能夠充分提高不同醫(yī)院之間的交流與合作。不同科室也需要提高檔案歸檔意識(shí)，對(duì)辦公室文書(shū)檔案電子化管理加強(qiáng)宣傳，使得基層人員逐步轉(zhuǎn)換工作思維，積極配合辦公工作人員收集歸檔檔案文件資料，做好電子資料和紙質(zhì)資料的存儲(chǔ)、管理和使用，以有效保障檔案原件的完整性，并使得各項(xiàng)檔案信息得到整合和共享。這樣，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)識(shí)發(fā)現(xiàn)電子檔案的優(yōu)勢(shì)與利用價(jià)值時(shí)，就會(huì)大力增加檔案電子化管理的各項(xiàng)資源投入。

（三）實(shí)現(xiàn)辦公室工作隊(duì)伍的年輕化，樹(shù)立新型的管理觀念

工作人員是辦公室檔案工作的直接推動(dòng)者。工作人員的電子檔案管理水平直接關(guān)系到檔案電子化管理工作推動(dòng)的順利程度。因此，醫(yī)院辦公室需要積極引進(jìn)年輕化的先進(jìn)人才，為檔案管理工作隊(duì)伍注入新的活力，以提高辦公室檔案電子化管理方式的推廣速度。同時(shí)，醫(yī)院還應(yīng)該積極建立檔案管理工作激勵(lì)機(jī)制，采用全新的管理理念和管理工作力流程，以促進(jìn)檔案管理工作的革新，推動(dòng)文書(shū)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和電子化。

（四）完善安全制度，做好辦公室電子檔案的存儲(chǔ)和維護(hù)工作

辦公室檔案資料具有保密性的特征，尤其是電子檔案的存儲(chǔ)更需要借助檔案信息網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理制度的保障。辦公室要設(shè)置專門(mén)的計(jì)算機(jī)管理部門(mén)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的專項(xiàng)管理，及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，并自動(dòng)升級(jí)防火墻和殺毒軟件。同時(shí)，還需要對(duì)重要的檔案文件設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，并實(shí)施加密備份的保管方式。計(jì)算機(jī)的服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施需要著重維護(hù)，以保障數(shù)據(jù)傳輸和保存過(guò)程中的安全穩(wěn)定性。同時(shí)，計(jì)算機(jī)等文件資料的保管設(shè)施和環(huán)境也需要嚴(yán)格按照技術(shù)要求來(lái)布置，以避免計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障問(wèn)題造成電子文檔的損壞。

五、結(jié)語(yǔ)

信息化的社會(huì)背景下，醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案電子化管理是必然的發(fā)展趨勢(shì)。醫(yī)院需要正確認(rèn)識(shí)文書(shū)檔案電子化管理工作的重要性，并明確推進(jìn)過(guò)程中所存在的問(wèn)題，積極尋求科學(xué)合理的解決辦法，以加快辦公室管理理念的創(chuàng)新和管理方法的應(yīng)用推廣，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案管理的電子化和現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)：

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