文書檔案數(shù)字化管理的策略管窺

張文濤

摘 要：文書檔案是單位的重要信息資源，不僅記錄著單位發(fā)展的歷史過程，對單位的日后發(fā)展也起著重要的指導作用。在這個信息技術發(fā)展迅速的時代，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經不適合當前時代的發(fā)展了，為滿足信息時代人們對文書檔案的新要求，相關部門實施了文書檔案數(shù)字化管理。本文分析了文書檔案數(shù)字化管理的意義，制定了文書檔案數(shù)字化管理的策略，希望能夠推動我國文書檔案數(shù)字化管理建設取得良好的發(fā)展。

關鍵詞：文書檔案;數(shù)字化管理;策略

引言

如今信息技術已經被廣泛應用于各行各業(yè)當中，對推動我國的經濟發(fā)展起著重要作用。文書檔案作為檔案的重要組成部分，在社會中發(fā)揮的作用也逐漸突顯出來，紙質版的檔案在長時間的儲存過程中易發(fā)生頁面破碎、字跡模糊等現(xiàn)象，不利于檔案信息的反復查閱，在管理上耗費的人力物力也比較大，且整體的管理效率不高。因此，為了確保文書檔案管理能夠更好地儲存和管理，就要創(chuàng)新文書檔案的管理方式，與信息技術相結合，創(chuàng)造出更多有價值的文書檔案信息，這樣才能滿足時代發(fā)展對檔案信息管理的要求。

1 文書檔案數(shù)字化管理概述

1.1文書檔案數(shù)字化化管理

文書檔案的數(shù)字化管理模式主要是應用數(shù)字化技術，利用計算機無線網絡，通過文字識別技術獲得圖片文件，并利用先進的存儲管理手段將圖片儲存于數(shù)據(jù)庫中，同時憑借網絡技術實現(xiàn)文書檔案的數(shù)字化管理。它可以實現(xiàn)網絡共享和文書檔案的遠程傳遞，建立完整的檔案管理體系，還能通過網絡實現(xiàn)文書檔案的智能檢索，提高文書檔案的利用率。另外，還能確保對文書檔案保護的力度，避免檔案信息丟失帶來不必要的麻煩，將紙質檔案和數(shù)字化檔案有效結合起來，最大限度地節(jié)省資源，提高檔案管理的效率。

1.2建立文書檔案數(shù)字化管理的意義

建立數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢眾多，主要表現(xiàn)在以下方面：

（1）提高檔案管理的工作效率。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作所有的工作環(huán)節(jié)都是人工跟進的，由于檔案管理涉及內容廣泛且復雜，大部分的資料都是單位的重要資料，整理起來費時費力，很容易因工作人員大意出現(xiàn)內容上的錯誤，降低檔案管理效率。而建設文書檔案信息化管理，可以利用互聯(lián)網手段，對存檔的資料進行云儲存，這樣在資料的收集、整理、分類和移交等工作內容上可以有效的節(jié)省時間，而且只要確保網絡上的存檔真實可靠，在查閱過程中就不會出現(xiàn)其他錯誤，能夠確保檔案管理工作的順利開展，提高文書檔案管理的工作效率[1]。

（2）確保檔案管理的安全性。傳統(tǒng)的紙質文書檔案在轉移和使用過程中容易丟失或因外界因素受到損壞，破壞檔案的安全性和完整性。文書檔案信息化管理模式可以將紙質檔案轉化為電子檔案，傳到網絡上的檔案可以進行計算機云備份，即便檔案丟失也可以在網上迅速查到備份文件，杜絕檔案丟失問題的發(fā)生，有效的保障了檔案的安全性。但是網絡上也具有一定的風險，所以要隨著信息技術的發(fā)展對檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)定期升級更新。

（3）提高檔案的信息傳遞和共享化。建立文書檔案數(shù)字化管理模式后，能夠促進文書檔案信息資源的再利用，利用無線網絡促進文書檔案信息資料的快速傳輸，檢索文書檔案信息方便快捷，能夠實現(xiàn)文書檔案信息在不同區(qū)域、行業(yè)以及國家之間的即時共享，這也是實現(xiàn)現(xiàn)代信息資源共享和共建發(fā)展的潮流與趨勢，為文書檔案管理提供了新的發(fā)展方向。

2 構建文書檔案數(shù)字化管理模式的策略

2.1提高文書檔案管理人員的素質

要想實現(xiàn)文書檔案數(shù)字化管理，離不開文書檔案管理人員的共同努力，管理人員在構建文書檔案數(shù)字化管理模式中起著重要的推到作用?，F(xiàn)階段我國文書檔案管理工作中有一部分是非專業(yè)出身的管理人員，還有檔案管理人員的老齡化問題等都是制約文書檔案信息化發(fā)展的重要因素，這些問題給構建文書檔案信息化管理帶來了一定困難。因此，相關單位就要注意提高文書檔案管理人員的素質，除此之外還要引進相關專業(yè)的管理人才，增加單位優(yōu)秀管理人員的儲備。各單位還要積極完善人才管理制度，采用有效方法調動員工的積極性，促進文書檔案管理人員數(shù)字化管理的自覺性，可將檔案數(shù)字化管理能力與其工資、職位晉升掛鉤，建立獎懲機制，這樣才能促進全體檔案管理人員積極地投入到文書檔案數(shù)字化管理模式建設中，共同做好文書檔案數(shù)字化管理工作[2]。

2.2建立文書檔案信息數(shù)據(jù)庫

建立文書檔案信息數(shù)據(jù)庫是管理技術創(chuàng)新的主要手段，通過與信息技術的結合建立全文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫兩種模式，保證兩者之間數(shù)據(jù)信息的兼容性，實現(xiàn)文書檔案信息的高效利用。各單位在構建文書檔案數(shù)據(jù)庫時，也可結合自身實際情況和參照相關技術規(guī)范完成文書檔案數(shù)字化管理操作，亦能促進其文書檔案數(shù)字化管理水平提升。另外，還要將檔案工作進行標準規(guī)劃的統(tǒng)一執(zhí)行，利用互聯(lián)網手段為管理人員提供專業(yè)配置上的支持，讓管理人員對檔案進行統(tǒng)一的維護和管理，有利于進一步提升檔案的管理效率。

2.3構建統(tǒng)一的文書管理數(shù)字化平臺

統(tǒng)一的數(shù)字化平臺是提高檔案數(shù)字化管理效率的有效手段，要對文書檔案數(shù)字化工作模式進行適當調整，優(yōu)化文書檔案管理工作內容的細節(jié)，這樣才能促進文書檔案管理工作的穩(wěn)定開展。另外，還要確保相關管理部門之間的溝通，調整文書檔案的使用方式，優(yōu)化配置與合理利用檔案管理部門內部資源，積極構建相對安全可靠的網絡信息化系統(tǒng)，努力實現(xiàn)文書檔案信息資源的共享。只有這樣才能促進文書檔案數(shù)字化管理模式的應用效果全面提升[3]。

結語

綜上所述，建設文書檔案信息化管理模式意義重大，相較于傳統(tǒng)的紙質版文書檔案編輯更加靈活，管理更加方便快捷，能夠實現(xiàn)文書檔案信息資源共享。所以，相關部門要提高對文書檔案管理工作的重視，對檔案管理人員的綜合素質提出高標準嚴要求，加速推進文書檔案數(shù)字化建設管理，及時創(chuàng)新文書檔案管理理念，積極構建文書檔案管理數(shù)字化平臺，通過這些措施，才能構建相對完善的文書檔案數(shù)字化管理體系，從而不斷提高文書檔案管理水平。

參考文獻

[1]韓娟.文書檔案數(shù)字化管理的策略探究[J].蘭臺內外，2019，0（26）

[2]杜娟.新形勢下文書檔案數(shù)字化管理的策略研究[J].治黃科技信息，2016，0（3）

[3]朱婷.基于文檔一體化的文書檔案信息化管理策略[J].辦公室業(yè)務，2020，0（2）