淺論信息化的會計檔案管理

王小波

摘要：促進信息化和工業(yè)化深度整合，不斷完善信息基礎設施，助推信息技術產業(yè)的發(fā)展，為信息化工作的全面推廣指引了方向和提供了動力。檔案信息化建設如今已經成為了信息化建設時代的一項重要工作內容，有助于實現檔案管理的規(guī)范化以及現代化建設，也成為了單位適應新時代的一項重要性。單位要迎合當前的時代要求，充分發(fā)揮會計檔案的利用價值，就要在信息化建設方面加大力度，利用信息化的管理方法彌補傳統(tǒng)檔案管理當中存在的不足。

關鍵詞：信息化;會計檔案;管理

伴隨現代科技的快速發(fā)展，現代化的信息技術開始在諸多領域廣泛應用，而會計檔案管理也因此步入到了一個電子化與信息化的時代。會計檔案是單位財務管理工作當中形成的，是單位的重要資源，也是單位長效建設的根據。只有做好會計檔案的科學化管理工作，彌補檔案管理當中存在的缺陷和不足，才能夠真正為會計工作的發(fā)展和有關決策的制定提供必要根據。信息化建設無疑是重要方向和必然趨勢，所以單位要完善管理條件，加大現代技術手段的應用力度，利用信息化手段進行會計檔案管理體系建設，促進檔案資源的開發(fā)與利用。

一、信息化背景下會計檔案的特點

信息化時代下的單位發(fā)展必須和時代建設相適應，走可持續(xù)性發(fā)展以及與時俱進的發(fā)展道路。相應的單位會計檔案管理工作，也需要在信息化建設上做好理論研究以及實踐分析，了解信息化會計檔案管理給單位提出的要求。第一，會計檔案信息化管理要求建設電子檔案，而電子檔案載體對環(huán)境的要求很高。這就需要在電子檔案載體的應用上提供一系列的環(huán)境保障，以免信息毀損。第二，會計檔案內容豐富，領域寬泛。電子化的會計檔案，既涉及到傳統(tǒng)層面上的會計檔案信息，比如原始單據、會計憑證、賬目報表等等，還涉及到存儲于硬盤和其他介質當中的電子數據，極大程度上提高了檔案內容的豐富性和全面性。第三會計檔案顯現出極大的共享性與高速性特征。在信息化背景下，單位會計電子檔案在實際處理當中運用的是計算機設備，不管是信息處理還是數據整合，在速度上都明顯加快，同時也可以基于網絡平臺進行信息傳遞，促進信息共享，充分體現會計檔案的應用價值。

二、信息化背景下會計檔案信息化管理的措施

2.1健全會計檔案信息化管理制度

對于單位的規(guī)范化建設以及長遠發(fā)展來說，對會計檔案進行整理與開發(fā)利用是單位完善財務管理體系的必要舉措。傳統(tǒng)的檔案管理方法比較落后，不利于對信息的長久保存和合理利用。在信息化時代下，通過會計檔案信息化管理建設能夠給單位的會計工作提供必要根據，保證相關決策的科學性和有效性。而信息化的會計檔案管理必須要有完備的管理制度作為約束和規(guī)范，因為會計檔案當中涉及到的都是單位的重要數據，所以在管理工作中要小心謹慎，避免差錯，并建立規(guī)范化的會計檔案信息化管理制度。首先需要確定電子會計檔案的傳播和管理流程，在對數據與信息進行整理之后，需要嚴格依照規(guī)范要求，做好刻盤備份工作，之后再進行保存保管和分類存放，由專門人員定期維護和檢查，保證會計檔案完整。其次，要對檔案管理規(guī)范進行詳細說明，比如指出檔案查閱時要經過嚴格審批程序，要求檔案管理者要依照制度規(guī)范進行管理，嚴肅處理違規(guī)操作行為。最后，單位要構建會計檔案信息化管理的安全保障制度，給出安全管理工作要遵循的原則和流程，維護信息存儲安全和系統(tǒng)運營安全，同時還需要構建內外網隔離措施，完善異地災備系統(tǒng)，全方位保證檔案信息化管理安全。

2.2保證電子化檔案保存環(huán)境安全

信息化的會計檔案管理需要把各項信息用電子化形式保存保管下來。電子檔要有現代化設備作為保存條件，并保證了環(huán)境的安全性。如今單位的會計檔案保存，通常是電子與紙質檔案并存的，其中電子檔案能夠為查詢利用提供極大的便利，而紙質檔案則顯得比較可靠，可以在電子檔案數據資料出現差異時進行校對比照。在保存電子檔案時，需要做好備份工作，避免保存過程中出現毀損的問題，所以備份的磁盤與圓盤要分別保存。存放電子檔案的房間溫度要進行把控，保持有效通風，同時還需要做好防火、防潮和防磁工作。入庫之后的磁盤必須保存在特制防磁柜當中，避免出現病毒感染等問題。在利用會計信息化系統(tǒng)進行檔案管理時，也需要做好系統(tǒng)的安全建設，引入保密技術和其他的技術手段，做好信息安全保障工作。

2.3提升檔案管理人員的專業(yè)素質

檔案管理人員的專業(yè)素質和檔案資料的管理建設存在著非常密切的關系，特別是在如今的信息化時代背景下，如果檔案管理人員素質不高，就不能夠滿足會計檔案信息化管理的要求，也不能夠在檔案信息的利用額上做出應有貢獻?；谶@樣的情況，單位首先要提高檔案管理者的思想認識，使其正確認識會計檔案管理和實現信息化管理的必要性，改變他們以往在檔案管理當中過于隨意的情況。其次，單位要定期對檔案管理人員進行教育培訓，規(guī)范他們的管理操作，既要為他們補充必要的財務專業(yè)知識，也要提高他們的信息素質和信息化系統(tǒng)的操作能力，以免在管理工作當中出現誤差。除此以外，企業(yè)還需要招收專門的計算機人才負責對會計檔案管理信息化系統(tǒng)進行維護和技術支持，特別注重維護系統(tǒng)安全。

在會計信息化持續(xù)發(fā)展和單位變革管理方式的背景下，會計檔案的信息化管理成為了單位創(chuàng)新檔案管理工作的必要舉措，所以單位立足實際深入研究信息化背景下，促進會計檔案數字化與現代化管理，有著極高的實踐價值。單位需要對會計檔案信息化管理的要求與特征進行分析和把握，了解信息化建設的要求，在此基礎之上通過變革會計檔案管理模式為信息化管理的實現提供系列保障條件，滿足當前階段單位創(chuàng)新發(fā)展的要求。

參考文獻：

[1]宋志剛.關于資產管理公司財務會計工作的若干思考[J].經營管理者.2017 （17）