油田檔案管理工作的觀念和方法創(chuàng)新

摘 要：隨著石油企業(yè)體制改革的深入開(kāi)展，油田企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)作模式和機(jī)制體制發(fā)生了很大的變化，特別是相關(guān)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)共享后，油田企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)和發(fā)展速度都在直線上升。但是，隨著體制改革對(duì)油田企業(yè)也提出了新的要求，要求油田企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中必須重視檔案管理工作，為油田企業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。目前，油田企業(yè)都開(kāi)展了內(nèi)部的檔案管理工作，但總體來(lái)說(shuō)，油田企業(yè)檔案管理參差不齊，依然存在著諸多問(wèn)題，導(dǎo)致油田檔案管理的效率不高，無(wú)法發(fā)揮其積極作用。本文將列舉油田檔案管理的作用，具體分析當(dāng)前油田企業(yè)在開(kāi)展油田檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，并提出油田企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化觀念和方法創(chuàng)新的具體措施。

關(guān)鍵詞：油田企業(yè);檔案管理;觀念;方法

油田檔案管理是指在油田企業(yè)發(fā)展過(guò)程中對(duì)相關(guān)的資料、生產(chǎn)信息、重大經(jīng)營(yíng)成果等進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的業(yè)務(wù)工作。油田檔案管理在油田企業(yè)發(fā)展過(guò)程中起到了重要的作用，可以幫助油田企業(yè)了解到自身的經(jīng)營(yíng)狀況，記錄油田企業(yè)科研生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要成果和經(jīng)驗(yàn)，為企業(yè)未來(lái)發(fā)展指明方向。目前，各油田企業(yè)在檔案管理工作中都進(jìn)行了卓有成效的改革、創(chuàng)新探索，都在積極地推動(dòng)檔案管理不斷向現(xiàn)代化管理方向邁進(jìn)，但在實(shí)際工作過(guò)程中仍存在著重視程度不夠、檔案管理團(tuán)隊(duì)素質(zhì)不夠、硬件基礎(chǔ)設(shè)施投入不夠、檔案管理模式滯后于油田企業(yè)科研、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作現(xiàn)代代化管理水平的現(xiàn)象，影響著油田企業(yè)的檔案管理工作和油田企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。如何規(guī)范油田檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化觀念并進(jìn)行創(chuàng)新，成為推檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵因素。

一、油田檔案管理工作的重要性

首先，油田企業(yè)發(fā)展，依賴于企業(yè)的整體發(fā)展戰(zhàn)略和目標(biāo)，能否制定出科學(xué)的目標(biāo)，決定著油田企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。而科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的制定，離不開(kāi)油田檔案管理工作，只有油田企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者真正了解油田企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況，才能夠制定出科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略。油田檔案管理記錄著油田企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)情況、各部門在工作過(guò)程中的具體數(shù)據(jù)、油田企業(yè)發(fā)展的重大科研經(jīng)營(yíng)成果。通過(guò)對(duì)這些信息進(jìn)行記錄，可以幫助油田企業(yè)的管理者和領(lǐng)導(dǎo)者真正地了解油田企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，從而制定出科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略，促進(jìn)油田企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。另一方面，油田企業(yè)在檔案管理過(guò)程中，將企業(yè)發(fā)展的真實(shí)數(shù)據(jù)、經(jīng)營(yíng)成果記錄下來(lái)，有利于社會(huì)各界對(duì)油田企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果的認(rèn)定，讓社會(huì)各界了解到油田企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況，有利于吸引投資，擴(kuò)大油田企業(yè)規(guī)模，促進(jìn)油田企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的提高，最終促進(jìn)油田企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

二、油田企業(yè)在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題

1.對(duì)油田檔案管理的重視程度不夠

在對(duì)油田企業(yè)了解過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)許多油田企業(yè)都存在著一個(gè)嚴(yán)重的共性問(wèn)題，就是對(duì)油田檔案管理的重視程度不夠，導(dǎo)致油田企業(yè)檔案管理的各項(xiàng)工作進(jìn)展困難。首先，有部分油田企業(yè)的管理者和領(lǐng)導(dǎo)者沒(méi)有看到檔案管理在促進(jìn)油田企業(yè)發(fā)展過(guò)程中所起到的積極作用，不重視油田檔案管理，沒(méi)有加強(qiáng)對(duì)油田檔案管理工作的投入，導(dǎo)致油田企業(yè)的檔案管理工作流于形式，無(wú)法發(fā)揮油田檔案管理的積極作用，這些企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者普遍都將工作的重心放在促進(jìn)提高生產(chǎn)經(jīng)濟(jì)水平和效益上，認(rèn)為企業(yè)的檔案管理并不會(huì)為企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益。但是實(shí)際上，雖然有油田檔案管理在短期內(nèi)不會(huì)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，但長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，帶給油田企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益是巨大的。其次，不僅企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者不重視檔案管理工作，甚至絕大部分員工也不重視油田檔案管理工作，認(rèn)為油田檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的整理材料和檔案，沒(méi)有什么技術(shù)含量，并且少數(shù)檔案管理工作人員在工作中也缺乏對(duì)自身工作的重視，工作態(tài)度敷衍，導(dǎo)致油田企業(yè)的檔案管理工作效率不高，難以發(fā)揮油田檔案管理的積極作用。最后是自我驅(qū)動(dòng)的缺失。指的是從事檔案工作主動(dòng)及自覺(jué)性。在新時(shí)代下，油田發(fā)展多將注意力放在生產(chǎn)建設(shè)的領(lǐng)域范圍內(nèi)，對(duì)檔案管理有關(guān)服務(wù)性工作開(kāi)展不重視。這表現(xiàn)為油田將集中人力、物力，調(diào)配至一線生產(chǎn)，而當(dāng)一些退休員工家屬放在檔案工作中，這無(wú)法將油田檔案工作以及其發(fā)展緊密結(jié)合。

2.油田檔案管理團(tuán)隊(duì)專業(yè)性不高

此外，在油田檔案管理工作中，有部分油田企業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)專業(yè)性較差，導(dǎo)致油田檔案管理工作效率較低。一方面，隨著我國(guó)中石化體制改革，對(duì)油田檔案管理的要求不斷提高，并且隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，油田檔案管理逐漸與信息化技術(shù)相結(jié)合，開(kāi)啟了數(shù)字化檔案管理模式，檔案管理模式上的一系列變化勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致對(duì)油田檔案管理人員的要求不斷提高，要求檔案管理人員在具備業(yè)務(wù)能力的同時(shí)還要熟練掌握信息化技術(shù)。然而，大多數(shù)油田企業(yè)的檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)層次不齊，檔案管理崗位的員工學(xué)歷層次較低、專業(yè)能力較差，并且有不少的員工并非是檔案管理專業(yè)出身，對(duì)于現(xiàn)代檔案管理的知識(shí)也難以掌握，在日常工作中只能做一些簡(jiǎn)單的資料整理、分類工作，難以有效挖掘檔案信息的隱藏價(jià)值，并且在日常工作過(guò)程中缺乏積極性和創(chuàng)造性，不能夠創(chuàng)新工作模式，促進(jìn)油田檔案管理的創(chuàng)新性發(fā)展，并且普遍缺乏信息技術(shù)能力，難以適應(yīng)數(shù)字化的檔案管理模式。

3.油田檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善

在油田檔案管理工作中檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施還不夠健全。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理與信息技術(shù)進(jìn)行了深度的融合，數(shù)字化的檔案管理模式逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，大幅度地提高了檔案管理的效率和質(zhì)量，通過(guò)數(shù)字化管理，更容易對(duì)檔案進(jìn)行分類和查找，并且還可以通過(guò)大數(shù)據(jù)和云計(jì)算對(duì)油田檔案進(jìn)行分析。

4.檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度不高

此問(wèn)題是當(dāng)前國(guó)內(nèi)檔案管理普遍存在的，我們國(guó)家的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作由上世紀(jì)八十年代才開(kāi)始，國(guó)家有關(guān)部門已擬定了一套的標(biāo)準(zhǔn)化文件，這讓我們國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)化形成了一個(gè)體系。但由于檔案本身非常復(fù)雜，而且我們國(guó)家的管理體系也較為復(fù)雜，分散的管理是當(dāng)前最突出的一個(gè)問(wèn)題。同樣的，對(duì)于油田檔案的管理工作，在表面上也有一套系列的制度，但制度的覆蓋面并不完善，在制度落實(shí)中也存在極大問(wèn)題，所以就造成了檔案由收集開(kāi)始就不規(guī)范，少數(shù)部門以及單位需要?dú)w檔的資料重視度不足。同時(shí)，在檔案整理中，缺少統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，合理編號(hào)亂、類別不清，目錄和實(shí)際內(nèi)容不相符等問(wèn)題，查找資料無(wú)法及時(shí)、準(zhǔn)確，檔案管理的入庫(kù)以及輸入耗時(shí)耗力，影響了其利用價(jià)值。

5.檔案信息化發(fā)展不足

當(dāng)前多數(shù)油田對(duì)于早期以及較珍貴，利用率高的紙質(zhì)檔案進(jìn)行了數(shù)字化加工處理，一是在于更好保護(hù)檔案，二是提升檔案的利用率。在這方面需要做得比較好，對(duì)檔案進(jìn)行了數(shù)字化的加工處理，并且開(kāi)展遠(yuǎn)程傳輸服務(wù)，為施工隊(duì)伍也能提供高效服務(wù)。但也存在了很多問(wèn)題。例如有的時(shí)間較久的新聞錄像無(wú)法識(shí)別，05年之前沒(méi)有轉(zhuǎn)化格式，且使用的機(jī)器淘汰，只有05年之后的光盤儲(chǔ)存可以利用。如果無(wú)法及時(shí)處理，記錄油田發(fā)展的部分真實(shí)歷史也就無(wú)法保存。再加上庫(kù)存檔案數(shù)學(xué)化加工的任務(wù)龐大，該工作剛起步，無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

三、油田檔案管理理論創(chuàng)新分析

以科學(xué)發(fā)展觀作為指導(dǎo)，融入國(guó)家檔案工作的要求，宣傳有關(guān)法規(guī)并構(gòu)建完善的制度，加大依法治檔的工作力度，做好信息化服務(wù)的建設(shè)。全面提升油田檔案的管理水準(zhǔn)并加快檔案工作的發(fā)展，促進(jìn)油田經(jīng)濟(jì)持續(xù)、有效的發(fā)展。

做好信息化建設(shè)以及后續(xù)配套研究及執(zhí)行工作。將聲像檔案，如油田電視新聞、錄音等歸入至系統(tǒng)化的管理范圍中，解決檔案信息資源數(shù)據(jù)在線以及容易存儲(chǔ)等問(wèn)題。

開(kāi)展電子檔案的存儲(chǔ)、采集、利用等工作。將聲像檔案與油田檔案網(wǎng)站相連，構(gòu)建發(fā)布平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)瀏覽和在線查閱，開(kāi)拓管理系統(tǒng)功能。

四、如何規(guī)范油田檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化觀念、創(chuàng)新檔案管理方法

1.提高對(duì)油田檔案管理的認(rèn)識(shí)

首先，想要規(guī)范油田檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化觀念，創(chuàng)新檔案管理方法，就要提高油田企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者、管理者及內(nèi)部員工對(duì)于油田檔案管理的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)油田檔案管理的重視程度。首先，油田企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者要看到油田檔案管理對(duì)油田企業(yè)發(fā)展的積極作用，加強(qiáng)對(duì)油田檔案管理的重視程度，加強(qiáng)資金、技術(shù)投入，并根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況完善油田檔案管理模式。其次，油田企業(yè)要建立檔案管理人員晉升渠道，給檔案管理人員創(chuàng)造成長(zhǎng)空間和實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值的平臺(tái)，激發(fā)檔案管理人員工作熱情和創(chuàng)造性開(kāi)展工作的積極性，幫助油田企業(yè)員工樹(shù)立正確的思想觀念，對(duì)檔案管理員工來(lái)說(shuō)還要提高其責(zé)任意識(shí)，幫助檔案管理員工認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性和價(jià)值，更好地完成日常工作，提高工作的效率，促進(jìn)油田檔案管理效率的提高。

2.加強(qiáng)油田檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

其次，還要加強(qiáng)對(duì)油田檔案管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)化建設(shè)，通過(guò)強(qiáng)大的人才支撐確保油田檔案管理工作的高效運(yùn)行。在管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)過(guò)程中，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者首先要提高人才招聘的門檻，招聘專業(yè)能力較強(qiáng)并且掌握一定信息技術(shù)的優(yōu)秀管理人才，提高人才準(zhǔn)入的門檻，提高油田檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體專業(yè)化水平，油田企業(yè)還可以通過(guò)與高校進(jìn)行合作的方式，鼓勵(lì)檔案管理專業(yè)的學(xué)生到企業(yè)進(jìn)行學(xué)習(xí)，為高校建立實(shí)習(xí)基地，促進(jìn)人才的流入，保障油田檔案管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)性。其次，對(duì)于內(nèi)部已有的油田檔案管理員工，還要定期開(kāi)展培訓(xùn)工作，通過(guò)定期培訓(xùn)，不斷提高油田檔案管理員工的專業(yè)能力和信息化技術(shù)以及創(chuàng)新能力，促進(jìn)油田檔案信息管理工作的高效開(kāi)展。最后，還要對(duì)油田企業(yè)檔案管理員工開(kāi)展定期考核工作，通過(guò)考核企業(yè)的管理者和領(lǐng)導(dǎo)者可以及時(shí)了解員工的實(shí)際工作情況和專業(yè)能力水平，科學(xué)的制定出下一步的培訓(xùn)計(jì)劃，通過(guò)考核，還可以激勵(lì)檔案管理員工不斷提高其自身的專業(yè)能力，促進(jìn)油田企業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)整體水平的提高。

同時(shí)，提高責(zé)任意識(shí)，保護(hù)檔案的安全。檔案安全是每一個(gè)檔案工作者的首要責(zé)任。落實(shí)檔案管理工作的八防，確保必要的借閱及利用。完善庫(kù)房裝備和內(nèi)部建設(shè)。

3.加強(qiáng)油田檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

最后，還要不斷加強(qiáng)油田檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者要看到信息化時(shí)代下油田檔案信息管理數(shù)字化變革的必要性，加強(qiáng)科技投入，引進(jìn)先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，確保信息化油田檔案管理的順利進(jìn)行。在完善電子基礎(chǔ)設(shè)施的同時(shí)，將利用率高、企業(yè)科研生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要頻繁，關(guān)系企業(yè)員工個(gè)人重要信息的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案在平臺(tái)上進(jìn)行存儲(chǔ)和分類，并通過(guò)云計(jì)算和大數(shù)據(jù)準(zhǔn)確進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。在企業(yè)內(nèi)部建立資源共享平臺(tái)，一次投入一次加工，避免重復(fù)投入建設(shè)，做到投入最小化，信息資源共享最大化。最后還要注意平臺(tái)安全問(wèn)題，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保護(hù)的技術(shù)投入，保障油田企業(yè)的數(shù)據(jù)安全，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)竊取、數(shù)據(jù)泄露等風(fēng)險(xiǎn)。

4.完善檔案管理制度

構(gòu)建起完善的檔案工作制度，需要從以下幾點(diǎn)進(jìn)行：

一是所擬定的規(guī)章制度，要科學(xué)、合理，所建設(shè)的制度也要和油田的特點(diǎn)以及實(shí)際檔案管理需要相結(jié)合，以此才能更好適應(yīng)油田的檔案管理需求。

二是簡(jiǎn)單且具有實(shí)用性。所擬定的制度要具有可操作性，其構(gòu)建主要是以其簡(jiǎn)單容易、方便、實(shí)用、可操作性作為目的，這樣才能更好發(fā)揮制度的規(guī)范、指導(dǎo)作用。

三是堅(jiān)持制度的制約是具有雙向性的，可以制約領(lǐng)導(dǎo)的同時(shí)對(duì)員工同樣起到制約的作用。領(lǐng)導(dǎo)的形象、行為影響著制度的執(zhí)行，而員工是油田單位的主要群體，是制度主要制約的對(duì)象以及執(zhí)行人員。

四是需要堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。油田檔案部門需要后檔案制度主管部門，也是執(zhí)行的部門，在當(dāng)前的制度執(zhí)行過(guò)程中，需要做好有功要獎(jiǎng)，而有錯(cuò)則要罰，突出制度的有效性、可信性及權(quán)威性。

5.做好檔案信息化建設(shè)工作

以檔案信息化建設(shè)的發(fā)展作為機(jī)會(huì)，堅(jiān)持在于重點(diǎn)開(kāi)展推動(dòng)全局發(fā)展，做好基礎(chǔ)工作，力爭(zhēng)用最短的時(shí)間把油田檔案信息化水平提升一個(gè)等級(jí)。

重點(diǎn)開(kāi)展。開(kāi)展信息化建設(shè)的試點(diǎn)工作，抽取專業(yè)人員構(gòu)建成團(tuán)隊(duì)，配合專業(yè)人員做好系統(tǒng)服務(wù)器以及軟件安裝的調(diào)度，制作ERP以及OA接口，實(shí)現(xiàn)對(duì)接，普及安裝用戶的終端的軟件，將原數(shù)據(jù)導(dǎo)入至新系統(tǒng)，構(gòu)建起覆蓋全企業(yè)的檔案信息管理系統(tǒng)。

全局推進(jìn)。加快配套設(shè)施的構(gòu)建，讓全局的檔案信息化設(shè)施的設(shè)備可以全部到位，開(kāi)展紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工以及處理的工作，將檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建起真正意義的資源融合、檢查、閱讀等平臺(tái)，發(fā)揮檔案信息化作用，向著數(shù)字化的檔案前進(jìn)。

規(guī)范做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)工作，完善檔案目錄、電子文件以及各種檔案的專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)體系的構(gòu)建，拓展數(shù)據(jù)庫(kù)資源。

結(jié)束語(yǔ)

油田檔案管理工作能夠促進(jìn)油田企業(yè)不斷發(fā)展，為油田企業(yè)帶來(lái)長(zhǎng)遠(yuǎn)的經(jīng)濟(jì)利益。因此，油田企業(yè)的管理者和領(lǐng)導(dǎo)者要看到油田檔案管理的積極作用，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理的重視程度，加強(qiáng)技術(shù)、資金、人才投入，加強(qiáng)油田檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)、加強(qiáng)油田檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，與信息化技術(shù)相結(jié)合創(chuàng)新油田檔案管理的模式和方法。在實(shí)際工作過(guò)程中，還要不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題，促進(jìn)油田檔案管理工作的有序開(kāi)展，從而促進(jìn)油田企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作向更好發(fā)展。

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（作者單位：中石油長(zhǎng)慶油田分公司檔案館）

作者簡(jiǎn)介：李紅霞（1973-），女，漢族，陜西商州人，本科，中石油長(zhǎng)慶油田分公司檔案館 檔案館員，研究方向：檔案管理。